Procédure pour les événements spéciaux à des fins d'assurances

Formulaire des événements spéciaux
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L'administration portuaire (AP) doit informer Pêches et Océans Canada (MPO) le plus rapidement possible de tout événement spécial susceptible d'avoir lieu sur le site. La notification d'un événement spécial devient ce qu'on appelle un changement important de risque. Ce changement important de risque nécessite un avis à l'assureur fourni par l'AP qui cherche à accueillir l'événement spécial. Dans cet avis, l'AP doit fournir des détails précis sur l'événement, qui sont nécessaires pour effectuer un examen approprié. Afin d'obtenir une autorisation de l'assureur en temps opportun, il est recommandé de transmettre la notification au minimum deux semaines avant la tenue de l'événement. Le MPO se réserve le droit de refuser toute activité jugée dangereuse pouvant présenter un risque pour la sécurité des personnes ou les installations.

Étapes à suivre pour les événements spéciaux organisés par l'administration portuaire :

1. L'AP doit faire une demande en complétant le formulaire des événements spéciaux et la faire parvenir à leur contact des PPB au minimum deux semaines avant la tenue de l'événement.
2. L'administration centrale (AC) des PPB recevra le formulaire du contact des PPB et le transmettra à l'assureur.
3. Suite à l'évaluation de la demande, l'assureur confirmera si une assurance supplémentaire est requise.
4. L'AC informera le contact des PPB de la réponse de l'assureur, qui en informera à son tour l'AP.

Étapes à suivre pour les événements spéciaux organisés ou co-organisés par un organisme de l'extérieur (c.-à-d. un tiers) :

1. L'AP doit faire une demande en complétant le formulaire des événements spéciaux et le faire parvenir à leur contact des PPB au minimum deux semaines avant la tenue de l'événement.
2. Le tiers doit obtenir une assurance responsabilité civile et en remettre une copie à l'AP avant l'événement.
3. Pour un événement spécial jugé à haut risque, le niveau de couverture recommandé peut varier (par exemple : feux d'artifice, permis d'alcool, etc.). Les événements sont évalués au cas par cas par l'assureur.
   

   Le certificat d'assurance responsabilité civile doit étendre le statut d'assuré additionnel à l'AP et à Pêches et Océans Canada, et comprendre une disposition selon laquelle un préavis de 30 jours doit être fourni avant l'annulation d'une police. En cas d'annulation, cet avis doit être donné par l'assureur du tiers à l'AP et aux PPB avant la tenue de l'événement.

4. L'AP doit transmettre une copie du certificat d'assurance à leur contact des PPB pour révision.
5. Sur réception des deux documents (formulaire des événements spéciaux et certificat d'assurance), le contact des PPB soumettra l'information à l'AC, qui le transmettra à l'assureur.
6. L'assureur pourra prolonger ou refuser la couverture, ou bien demander des renseignements additionnels. L'assureur avisera si le certificat d'assurance est délivré incorrectement, nécessite des corrections ou si la limite d'assurance est inadéquate pour l'exposition au risque.
7. La réponse de l'assureur sera transmise à l'AP par le contact des PPB.
8. L'AP (concédant) devra émettre une licence/permis (Permis d'utilisation) à l'organisateur de l'événement (titulaire). Cette licence/permis doit être signée avant l'événement.
9. L'AP doit soumettre une copie de la licence/permis au contact des PPB, qui en transmettra à son tour une copie à l'AC. Ce document est classé à l'interne et sera soumis à l'assureur en cas de réclamation découlant de l'événement spécial.