Rapport annuel sur la Loi sur l’accès à l’information de 2017 à 2018

Table des matières

Introduction

Objet de la Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information, qui est entrée en vigueur le 1er juillet 1983, accorde au public le droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents de l’administration fédérale, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.

L’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information exige que le responsable de chaque institution fédérale prépare et dépose au Parlement, à la fin de chaque exercice, un rapport sur l’application de la Loi dans cette institution.

Le présent rapport annuel décrit la façon dont Pêches et Océans Canada (MPO) a appliqué la Loi sur l’accès à l’information pendant la période allant du 1er avril 2017 au 31 mars 2018.

Mandat de Pêches et Océans Canada

Pêches et Océans Canada (MPO) appuie une croissance économique vigoureuse et durable de nos secteurs maritimes et des pêches. Il contribue également à une économie prospère axée sur le commerce mondial en soutenant les exportations et en favorisant un commerce maritime sécuritaire. Le Ministère appuie l’innovation nécessaire à une économie fondée sur le savoir au moyen de la recherche dans des secteurs en expansion, tels que l’aquaculture et la biotechnologie. Les activités du Ministère fournissent aux Canadiens un environnement propre et sain ainsi que des écosystèmes aquatiques durables grâce à la protection de l’habitat, à la gestion des océans, ainsi qu’à la recherche sur les écosystèmes.

La Garde côtière canadienne (GCC), un organisme de service spécial au sein de Pêches et Océans Canada, se charge des services et des programmes qui soutiennent l’atteinte des 3 résultats stratégiques du Ministère, tout en contribuant considérablement à la sûreté, à la sécurité et à l’accessibilité des voies navigables du Canada. La Garde côtière canadienne appuie également les autres organisations gouvernementales en fournissant une flotte civile et une vaste infrastructure côtière.

Structure organisationnelle

Organisation du Ministère

Pêches et Océans Canada est présent partout au Canada. La plupart de ses employés travaillent hors de l’administration centrale nationale, dans une des 6 régions du Ministère. L’administration centrale, située à Ottawa, établit des objectifs, des politiques, des procédures et des normes à l’échelle nationale pour l’ensemble du Ministère et la Garde côtière canadienne. Les régions sont responsables de l’exécution de programmes et d’activités selon les priorités nationales et régionales, ainsi qu’en fonction des paramètres nationaux de rendement.

Organisation du secrétariat de l’AIPRP

Le directeur du Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relève du directeur général du Secrétariat exécutif, qui à son tour relève du sous-ministre adjoint, Secteur des politiques stratégiques. Le directeur de l’AIPRP est responsable de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de directives, de systèmes et de procédures efficaces en matière d’AIPRP, ce qui permet d’assurer le respect des obligations du Ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, ainsi que le traitement et la divulgation appropriés de l’information.

Les secteurs d’activité qui traitent les demandes officielles en vertu de la Loi et ceux qui s’acquittent de toutes les autres responsabilités liées à l’administration de la Loi au sein du MPO se partagent le secrétariat de l’AIPRP. Les secteurs d’activité qui traitent les demandes sont :

Les 2 autres divisions, la Division de la politique et de la protection des renseignements personnels et la Division des projets stratégiques et de l’infrastructure, exercent les autres responsabilités relatives à l’administration de la Loi. La Division de la politique et de la protection des renseignements personnels (DPRP), qui fait office de Centre des politiques du Secrétariat, offre des conseils aux représentants du ministère sur des questions complexes concernant l’accès à l’information, met à jour le chapitre Info Source du Ministère, et coopère avec la communauté de l’AIPRP. Les autres responsabilités sont exécutées par la Division des projets stratégiques et de l’infrastructure (DPSI), qui assure le suivi du rendement ministériel et appuie les opérations en participant aux processus de dotation et à l’embauche de ressources contractuelles, en entretenant la technologie et en coordonnant l’accès au programme de formation sur l’accès à l’information afin d’assurer une bonne application continue de la Loi. La Division des projets stratégiques et de l’infrastructure est également responsable de diverses activités visant à préparer le ministère à la publication proactive de renseignements, conformément aux modifications législatives proposées à la Loi sur l’accès à l’information.

Le Secrétariat de l’AIPRP travaille avec un réseau de personnes-ressources de l’AIPRP dans chaque région et secteur pour qu’elles servent d’agents de liaison dans leurs sections respectives du Ministère.

Au total, au cours de la période de rapport, le secrétariat de l’AIPRP a employé environ 17 employés à temps plein et 4 experts-conseils, employés d’une agence et/ou employés occasionnels affectés aux activités d’accès à l’information.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Le ministre délègue la responsabilité de l’administration de la Loi sur l’accès à l’information de Pêches et Océans Canada au directeur du secrétariat de l’AIPRP ainsi qu’aux directeurs adjoints. Une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs est fournie à l’annexe A.

Points saillants du rapport statistique 2017 à 2018

Le rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information est rédigé par des institutions gouvernementales en vue de permettre au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) d’analyser les tendances et d’assurer une surveillance.

Le rapport statistique de 2017 à 2018 du MPO sur la Loi sur l’accès à l’information se trouve à l’annexe B. Les rapports statistiques des années précédentes peuvent être obtenus auprès du secrétariat de l’AIPRP sur demande.

Aperçu des demandes présentées en 2017 à 2018 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

L’analyse présentée dans cette section compare les données trouvées dans le rapport statistique de 2017 à 2018 du MPO concernant la Loi sur l’accès à l’information avec celles de 2014 à 2015, pour produire une analyse des tendances sur 4 ans.

En 2017 à 2018, le MPO a reçu 466 demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ainsi que 103 demandes en suspens provenant de la période de rapport précédente. Le Ministère a traité 481 de ces 569 demandes et a reporté 88 demandes à la période de référence suivante.

Comme l’illustre le tableau 1 ci-dessous, la conformité est excellente pour une deuxième année consécutive et affiche une hausse par rapport à l'anée 2015 à 2016, où la conformité était alors de 81 %. Les données totales pour 2017 à 2018 révèlent que 99,6 % des dossiers ont été clos dans le délai prescrit ou prolongé ou avant celui-ci. Seuls 2 des 481 dossiers clos ont été complétés en retard, et ils faisaient partie de l’arriéré préexistant ainsi que volumineux et complexe.

Le tableau suivant illustre les fluctuations de la charge de travail au cours des 4 dernières années.

Tableau 1 : Aperçu des demandes présentées en 2017 à 2018 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
Nombre de demandes 2014 à 15 2015 à 16 2016 à 17 2017 à 18
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 512 424 504 466
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 186 193 76 103
Total des demandes à traiter pendant la période d’établissement de rapport 698 617 580 569
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 503 541 477 481
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 195 76 103 88
Taux de conformité du délai 82 % 81 % 99 % 99,6 %

Source des demandes

Parmi les 466 demandes reçues au cours de la période de rapport, les 3 catégories les plus importantes de demandeurs s’étant identifiés sont le secteur commercial/privé, qui représente plus du tiers de toutes les demandes (166), suivi par le grand public avec 130 demandes (28 %) et les médias avec 61 demandes (13 %). Les autres demandes provenaient de personnes qui ont refusé de s’identifier (54), d’organismes (47) et du secteur universitaire (8).

Demandes informelles

Les demandes d’accès informelles sont définies comme les demandes d’information qui sont présentées au secrétariat de l’AIPRP, mais qui ne sont pas traitées en vertu de la Loi. Depuis janvier 2012, le Secrétariat du Conseil du Trésor a commencé à exiger des ministères, la publication en ligne des résumés de leurs demandes d’accès à l’information afin de permettre au public d’en demander des copies de manière informelle. Aux fins du rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information, cette définition exclut ce qui suit :

En tenant compte de ces éléments, le MPO a traité 261 demandes d’accès informelles pour des documents communiqués antérieurement, une hausse de 71 % par rapport à l'année 2016 à 2017 (153 demandes).

La majorité de ces demandes (93 %) ont été traitées en moins de 30 jours.

Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

Disposition et délai de traitement

L’article 7 de la Loi oblige les institutions à fournir une réponse au demandeur dans les 30 jours suivant la réception de la demande ou à aviser le demandeur qu’une prorogation du délai est nécessaire. Des 481 demandes complétées pendant la période de référence :

En 2017 à 2018, le Ministère a répondu aux demandes de la façon suivante :

Exceptions et exclusions

La Loi sur l’accès à l’information accorde au public le droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents du gouvernement fédéral, sous réserve d’exceptions précises et limitées. Ces dérogations sont appelées des « exceptions » et des « exclusions ». Les exceptions désignent les dispositions de la Loi qui autorisent ou obligent le responsable d’une institution fédérale à refuser l’accès à des renseignements demandés en vertu de la Loi.

En 2017 à 2018, les 5 exemptions les plus fréquemment utilisées demeurent les mêmes que celles pour la période de rapport précédente.

Le tableau suivant montre les exceptions les plus fréquemment invoquées par le Ministère en 2017 à 2018.

Tableau 2 : Exemptions utilisées en 2017 à 2018
Articles Description S’applique à
19(1) Protège les renseignements personnels 251 demandes
21(1)b) Protège les délibérations de nature délicate du gouvernement 154 demandes
20(1)b) Protège les renseignements financiers, commerciaux, scientifiques, de tiers qui sont de nature confidentielle 91 demandes
21(1)a) Protège les avis ou recommandations de nature délicate du gouvernement 89 demandes
20(1)c) Protège les renseignements de tiers préjudiciables 86 demandes

Les exclusions désignent les dispositions de la Loi qui excluent certains documents de l’application de cette dernière. En vertu de l’article 68, la Loi sur l’accès à l’information ne s’applique pas aux documents publiés et, en vertu de l’article 69, aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine (documents confidentiels du Cabinet); ces articles ont tous 2 été invoqués par le Ministère durant la période de rapport. Les documents publiés ont été exclus de 69 demandes et 89 exclusions ont été invoquées pour les demandes de documents confidentiels du Cabinet.

Consultez l’annexe B pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des exceptions et des exclusions invoquées par Pêches et Océans Canada en 2017 à 2018, réparties par article, paragraphe et alinéa. Aux fins du présent rapport, si une exception ou une exclusion a été invoquée à plusieurs reprises dans une même demande, elle sera signalée qu’une seule fois dans l’annexe B.

Support des documents communiqués

Lorsque le traitement d’une demande est terminé, le demandeur peut recevoir les renseignements sur support papier ou électronique, ou il peut consulter les documents dans un des bureaux de Pêches et Océans Canada. Dans le cas de 343 demandes, le Ministère a donné accès, en totalité ou en partie, aux documents pertinents. Des renseignements ont été fournis sur support papier dans 53 (15 %) de ces demandes, sur support électronique dans 283 de ces demandes (83 %), et en d’autres formats (audio et/ou vidéo) pour 7 demandes (2 %).

Au cours des 4 dernières années, les demandeurs ont de plus en plus choisi de recevoir l’information par voie électronique. Les pourcentages de communications électroniques ont augmenté comme suit : 35 % en 2014 à 2015; 50 % en 2015 à 2016; 68 % en 2016 à 2017; 83 % en 2017 à 2018. Cela reflète les efforts déployés actuellement pour améliorer la valeur et le temps de réponse au public.

Complexité

En 2017 à 2018, le secrétariat de l’AIPRP a traité un total de 339 901 pages pertinentes comparativement à 243 828 pages en 2016 à 2017, ce qui représente une hausse de 39 %.

Sur les 339 901 pages pertinentes traitées :

Des 481 demandes completées pendant la période de rapport :

Aucun document n’a été traité pour les 19 % de demandes restants. Soit ces demandes concernaient des documents qui n’existaient pas, soit elles ont été transférées à une autre institution.

Le Ministère a complété un certain nombre de demandes impliquant des facteurs qui en augmentaient la complexité, notamment d'autres :

Présomption de refus

L’élimination de l’arriéré du MPO a permis de réduire considérablement le nombre de demandes fermées après le délai prescrit, puisque les dossiers en retard ont cessé d’être reportés des périodes de rapport précédentes. En 2015 à 2016, le secrétariat de l’AIPRP a fermé 103 demandes en retard, soit 19 % du total de demandes fermées. En 2016 à 2017, le nombre a été réduit à 6, soit 1 % du total de demandes fermées. En 2017 à 2018, seules 2 demandes ont été closes après le délai prescrit (moins de 1 %).

La principale raison du retard pour les 2 demandes concernait la charge de travail et le grand volume de pages pour chaque demande en plus de la complexité de la demande. Le traitement de ces demandes en respectant le délai prescrit n’était pas possible. De plus, le secrétariat de l’AIPRP attribue à la fois les dossiers relatifs aux demandes d’accès et aux demandes de renseignements personnels dans la même équipe d’analystes, ce qui veut dire qu’une charge de travail accrue en matière de renseignements personnels peut avoir une incidence sur le traitement rapide des demandes d’accès. Les autres pressions étaient de donner suite aux plaintes et d’offrir des séances de formation aux employés du Ministère, 2 éléments qui sont exigés par la loi et les politiques.

Prorogations

L’article 9 de la Loi permet la prorogation du délai légal s’il est nécessaire de procéder à des consultations, ou si la demande se rapporte à un grand nombre de documents et que son traitement dans les délais prévus entraverait sérieusement le fonctionnement du Ministère.

Motifs des prorogations et disposition des demandes

Au cours de la période de rapport, le Ministère a prorogé les délais de traitement des demandes, pour les raisons suivantes :

Des documents ont été communiqués en partie dans la majorité des cas (91 %) où les délais ont été prorogés.

Durée des prorogations

La durée d’une prorogation est liée au type de prorogation adopté. Par exemple, les consultations sur les documents confidentiels du Cabinet prennent souvent 180 jours, tandis que les processus d’avis aux tiers prennent habituellement 60 jours.

Des 340 prorogations adoptées :

Frais

En mai 2016, le président du Conseil du Trésor a émis une Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, qui impose aux organisations de renoncer à imposer des frais, excepté les frais d’application de 5 $. Par conséquent, le Ministère a cessé de facturer les frais de reproduction des copies papier des documents ainsi que les frais de recherche des documents pertinents à la suite d’une demande. De plus, le directeur de l’AIPRP peut renoncer à imposer des frais si, par exemple, l’information demandée présente un intérêt public évident. En 2017 à 2018, le Ministère a renoncé à facturer des frais ou les a remboursés dans 20 cas, pour un total de 100 $ et a recueilli 2 230 $ au nom du receveur général du Canada.

Consultations

Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Lorsque d’autres institutions et organismes récupèrent de l’information qui concerne le MPO ou qui provient du MPO en réponse aux demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, ils peuvent consulter le secrétariat de l’AIPRP pour obtenir des recommandations au sujet de la divulgation. Les organismes comprennent les administrations des provinces et des territoires, les administrations municipales et les gouvernements d’autres pays. Par autres institutions, on entend les institutions fédérales assujetties à la Loi sur l’accès à l’information.

En 2017 à 2018, le MPO a reçu 207 demandes de consultation au total. Seize demandes étaient en suspens depuis la période de rapport précédente. Le Ministère a complété 205 de ces 223 demandes de consultation, et il en a reporté 18 à la période de rapport suivante.

Recommandations et délai de traitement

Les 205 demandes de consultation complétées par le Ministère en 2017 à 2018 concernaient d’autres institutions gouvernementales. De ces demandes, 76 (37 %) ont été complétées en moins de 15 jours, 107 (52 %) ont été complétées sur une période de 16 à 30 jours, 18 (9 %) ont été complétées sur une période de 31 à 60 jours, 2 (1 %) ont été complétées sur une période de 61 à 120 jours et 2 (1 %) demandes de consultation ont nécessité un traitement de 121 à 180 jours. Dans 158 cas (77 %), Pêches et Océans Canada a recommandé que l’institution visée par la consultation communique l’information en entier.

Le MPO n’a pas reçu de demandes de consultation provenant d’autres organismes en 2017 à 2018.

Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Le secrétariat de l’AIPRP consulte les Services juridiques du MPO sur l’application de l’article 69 relativement aux exclusions (documents confidentiels du Cabinet). À l’occasion, les Services juridiques transmettent la consultation au Bureau du Conseil privé (BCP) pour avoir un avis supplémentaire. Aux fins du rapport statistique, lorsqu’une consultation est transmise de cette manière, elle est enregistrée comme consultation du BCP au lieu de consultation des Services juridiques.

Le secrétariat de l’AIPRP a reçu des réponses directement des Services juridiques concernant 43 consultations en 2017 à 2018. Les délais de réponse pour ces consultations variaient entre un et 15 jours (5 demandes) et 121 et 180 jours (7 demandes).

Formation et sensibilisation

Le Ministère fait des efforts considérables pour sensibiliser ses employés aux lois fédérales sur l’accès à l’information ainsi qu’aux responsabilités connexes qui leur incombent, en offrant des séances de formation continue individuelles et de groupe. Bien que les régions, les secteurs et les divisions soient encouragés à demander de la formation selon les besoins, la formation portant sur l’accès à l’information est obligatoire pour tous les cadres et les employés intérimaires à un poste de cadre du MPO pendant plus de 4 mois.

Le secrétariat de l’AIPRP offre également des séances de sensibilisation à tous les employés du ministère, y compris les cours suivants :

Une nouveauté pour cet exercice financier, l’AIPRP a offert de la formation et des séances de sensibilisation sur la divulgation proactive à de nombreux secteurs du Ministère et à des tables de cadres supérieurs dans un effort pour préparer le Ministère pour la sanction royale du projet de loi C-58.

Dans l’ensemble, au cours de la période de rapport 2017 à 2018, le Ministère a offert de la formation et/ou des séances de sensibilisation sur l’accès à l’information à 293 participants. Ces données incluent toutes les séances (17) comportant un élément se rapportant à l’accès à l’information. Ainsi, même si certaines séances n’abordaient que l’accès à l’information, d’autres traitaient également d’éléments concernant la protection des renseignements personnels en plus de l’accès à l’information.

En plus de la formation offerte par le MPO, le Ministère encourage les employés à assister à la formation sur l’accès à l’information offerte par l’École de la fonction publique du Canada (ÉFPC). Le secrétariat de l’AIPRP a déployé des efforts accrus pour promouvoir la formation offerte par l’ÉFPC en 2017 à 2018, ce qui a probablement entraîné une hausse des apprenants par rapport à la période de rapport précédente. L’ÉFPC a offert des séances de formation sur l’accès à l’information à plus du double du nombre de participants du MPO (205 apprenants) que lors de l’exercice financier précédent (86 apprenants). Le tableau suivant présente toutes les activités de formation ayant trait à l’accès à l’information entreprises au cours de la période de rapport.

Tableau 3 : Activités de formation ayant trait à l’accès à l’information en 2017 à 2018
Type de formation Nombre d’apprenants
Formations du MPO : 17 séances 293
Formation de l’ÉFPC : Principes fondamentaux : Accès à l’information et protection des renseignements personnels (I015) et Accès à l’information au sein du gouvernement du Canada (I701) 205
Total 498

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Le 19 juin 2017, l’honorable Scott Brison, président du Conseil du Trésor, a déposé à la Chambre des communes le projet de loi C-58, Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois en conséquence.

Depuis le dépôt du projet de loi C-58, le secrétariat de l’AIPRP est activement engagé au sein de la communauté de l’AIPRP et de ses organismes de surveillance en ce qui a trait aux modifications législatives proposées afin de préparer le Ministère à la sanction royale. Le secrétariat continue de communiquer les effets du projet de loi à l’échelle du Ministère, et travaille avec des partenaires internes clés pour modifier les processus opérationnels afin de se préparer aux exigences de publication proactive. Parmi les initiatives, notons l’élaboration de procédures pour le traitement des titres des notes de service et des notes pour la période de questions, des conseils pour la publication proactive de trousses de documents d’information et de trousses pour les comparutions devant les comités parlementaires, et l’identification de rôles et responsabilités au sein du Ministère.

Les autres travaux réalisés par le secrétariat de l’AIPRP au cours de la période de rapport comprennent une mise à jour du site Web de l’AIPRP interne du Ministère afin de retirer des conseils surannés, la publication de documents de communications sur les pratiques exemplaires du MPO et des conseils, et la présentation de renseignements sur la formation sur l’AIPRP offerte par le Ministère.

Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes ou des vérifications

Le Commissariat à l’information du Canada (CIC) enquête sur les plaintes relatives à la gestion des demandes d’accès à l’information déposées contre les institutions fédérales. La Commissaire à l’information dispose de vastes pouvoirs d’enquête pour aider à jouer un rôle de médiation entre les demandeurs mécontents et les institutions gouvernementales. La Commissaire ne peut pas émettre d’ordonnances exécutoires à des institutions gouvernementales au cours d’une enquête, mais peut, avec le consentement du demandeur, faire une demande de contrôle judiciaire de l’affaire auprès de la Cour fédérale. Le site Web de l’organisme fournit davantage de renseignements sur les responsabilités et les activités du Commissariat.

En 2017 à 2018, le MPO a reçu 12 nouvelles plaintes pour 10 dossiers différents. Le Ministère a travaillé en collaboration avec le CIC et a résolu 10 plaintes pour 10 dossiers différents. Six de ces plaintes complétées dataient de 2017 à 2018, et 4 plaintes ont été reportées au cours des exercices précédents.

Le Ministère fait l’examen des résultats de chaque rapport sur les conclusions ou les recommandations de la Commissaire à l’information et au besoin, intègre les leçons apprises aux processus opérationnels. Sur les 10 plaintes résolues au cours de la période de rapport, 6 étaient fondées et ont été résolues. Le Ministère a publié des dossiers ou des renseignements supplémentaires pour 2 des dossiers en réponse à une enquête de la CIC et a convenu d’une date d’engagement devancée pour la publication des documents au demandeur pour 2 dossiers. Aucune mesure n’était requise pour les 2 autres dossiers.

Enquête systémique

Le 27 mars 2013, Pêches et Océans Canada a été informé d’une plainte faite en vertu de la Loi et demandant que le Commissariat à l’information enquête sur une allégation « d’efforts systémiques faits par le gouvernement du Canada dans le but de nuire à l’accès rapide des Canadiens aux chercheurs gouvernementaux ». Le MPO figurait parmi les 7 institutions concernées dans cette enquête. La CIC a conclu l’enquête au début 2018 et a indiqué que les plaintes contre les institutions visées et le SCT étaient fondées.

La CIC a formulé 4 recommandations à l’intention du SCT en réponse aux préoccupations soulevées par l’enquête. Le SCT a répondu aux recommandations au nom des institutions visées; cette réponse détaillait les étapes entreprises par le gouvernement pour rendre la science fédérale plus accessible au public et habiliter les scientifiques fédéraux à parler librement de leur travail.

Les résultats de l’enquête seront publiés dans le rapport annuel de la CIC 409, prévu pour le printemps 2018.

Suivi de la conformité

Pêches et Océans Canada met tous les efforts pour respecter les délais prescrits et surveille activement le temps consacré au traitement des demandes relatives à la Loi sur l’accès à l’information. La surveillance commence dès que le secrétariat de l’AIPRP reçoit une demande, qu’elle est saisie dans le système de gestion des cas et qu’elle est attribuée à un analyste. Toutes les demandes, y compris les demandes de consultation et les demandes de conseils non officiels ou d’examen des documents, sont saisies dans le système de gestion des cas aux fins de suivi. Ce suivi électronique des délais est essentiel, car les analystes travaillent sur de nombreuses demandes assorties d’actions ayant une échéance précise, à n’importe quel moment donné. Les analystes rencontrent leurs chefs d’équipe toutes les semaines en vue d’identifier les problèmes liés aux demandes qui pourraient entraîner des retards. Les problèmes sont soulevés auprès de l’équipe de gestion de l’AIPRP, au besoin. Le directeur du secrétariat de l’AIPRP s’implique lorsqu’il doit exercer son pouvoir à titre de délégué du ministre en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pour promouvoir le respect des délais et des produits livrables.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Ordonnance de  délégation de pouvoirs

Description

Copie de l’ordonnance de délégation désignant le directeur et directeurs adjoints du secrétariat de l’AIPRP les pouvoirs, obligations et fonctions dont le ministre est, en qualité de responsable de Pêches et Océans Canada, investi par les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de son règlement mentionnés.

Annexe B : Rapport statistique de 2017 à 2018 sur la Loi sur l’accès à l’information

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Pêches et Océans Canada

Période d’établissement de rapport : 2017-04-01 au 2018-03-31

Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1  Nombre de demandes
Source Nombre de demandes
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 466
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 103
Total 569
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 481
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 88
1.2  Source des demandes
Source Nombre de demandes
Médias 61
Secteur universitaire 8
Secteur commercial (secteur privé) 166
Organisation 47
Public 130
Refus de s’identifier 54
Total 466

1.3  Demandes informelles

Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
174 69 18 0 0 0 0 261

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 4 42 6 0 0 0 0 52
Communication partielle 2 116 34 73 31 26 9 291
Exception totale 1 3 1 0 0 0 0 5
Exception partielle 0 1 0 4 2 0 0 7
Aucun document n'existe 33 48 5 0 0 0 0 86
Demande transmise 4 0 0 0 0 0 0 4
Demande abandonnée 22 5 3 1 1 0 1 33
Ni confirmée ni infirmée 2 1 0 0 0 0 0 3
Total 68 216 49 78 34 26 10 481
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
13(1)(a) 8 16(2) 36 18(a) 0 20.1 0
13(1)(b) 3 16(2)(a) 1 18(b) 4 20.2 0
13(1)(c) 20 16(2)(b) 1 18(c) 6 20.4 0
13(1)(d) 4 16(2)(c) 67 18(d) 0 21(1)(a) 89
13(1)(e) 0 16(3) 0 18.1(1)(a) 0 21(1)(b) 154
14 12 16.1(1)(a) 0 18.1(1)(b) 0 21(1)(c) 17
14(a) 21 16.1(1)(b) 1 18.1(1)(c) 0 21(1)(d) 5
14(b) 5 16.1(1)(c) 2 18.1(1)(d) 0 22 10
15(1) 8 16.1(1)(d) 0 19(1) 251 22.1(1) 1
15(1) - A.I.* 7 16.2(1) 0 20(1)(a) 2 23 71
15(1) - Déf.* 2 16.3 0 20(1)(b) 91 24(1) 28
15(1) - A.S.* 0 16.4(1)(a) 0 20(1)(b.1) 0 26 1
16(1)(a)(i) 0 16.4(1)(b) 0 20(1)(c) 86    
16(1)(a)(ii) 0 16.5 2 20(1)(d) 19    
16(1)(a)(iii) 0 17 1        
16(1)(b) 3            
16(1)(c) 21            
16(1)(d) 1            

*A.I. : Affaires internationales   Déf. : Défense du Canada    A.S. : Activités subversives

2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
68(a) 69 69(1) 0 69(1)(g) re (a) 32
68(b) 0 69(1)(a) 5 69(1)(g) re (b) 0
68(c) 0 69(1)(b) 0 69(1)(g) re (c) 17
68.1 0 69(1)(c) 1 69(1)(g) re (d) 7
68.2(a) 0 69(1)(d) 6 69(1)(g) re (e) 8
68.2(b) 0 69(1)(e) 3 69(1)(g) re (f) 10
    69(1)(f) 0 69.1(1) 0
2.4 Support des documents communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 11 35 6
Communication partielle 42 248 1
Total 53 283 7

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 57686 57686 52
Communication partielle 266130 138571 291
Exception totale 105 0 5
Exception partielle 670 0 7
Demande abandonnée 15310 0 33
Ni confirmée ni infirmée 0 0 3
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1000 pages traitées 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 42 697 6 1171 1 840 1 3573 2 51405
Communication partielle 114 2467 89 15257 26 11269 50 46622 12 62956
Exception totale 4 0 1 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 5 0 2 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 30 0 1 0 0 0 1 0 1 0
Ni confirmée ni infirmée 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 198 3164 99 16428 27 12109 52 50195 15 114361
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Estimation des frais Avis juridique Autres Total
Communication totale 4 0 0 24 28
Communication partielle 142 0 0 149 291
Exception totale 0 0 0 3 3
Exclusion totale 6 0 0 0 6
Demande abandonnée 2 0 0 18 20
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 154 0 0 194 348

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non-respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
2 2 0 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121  à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 2 2
Total 0 2 2
2.7  Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 : Prorogations

3.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes où le délai a été prorogé 9(1)(a) Entrave au fonctionnement 9(1)(b) Consultation 9(1)(c) Avis à un tiers
Article 69 Autres
Communication totale 1 0 2 1
Communication partielle 93 12 104 102
Exception totale 0 0 1 0
Exclusion totale 1 4 2 0
Aucun document n’existe 3 0 2 0
Demande abandonnée 5 1 2 4
Total 103 17 113 107
3.2  Durée des prorogations
Durée des prorogations 9(1)(a) Entrave au fonctionnement 9(1)(b) Consultation 9(1)(c) Avis à un tiers
Article 69 Autres
30 jours ou moins 32 1 37 1
31 à 60 jours 26 0 29 101
61 à 120 jours 15 9 24 5
121 à 180 jours 9 6 19 0
181 à 365 jours 16 1 4 0
Plus de 365 jours 5 0 0 0
Total 103 17 113 107
Partie 4: Frais
Type de frais Frais perçus Frais dispensés ou remboursés
Nombre de demandes Montant Nombre de demandes Montant
Présentation 446 2,230 $ 20 100 $
Recherche 0 0 $ 0 0 $
Production 0 0 $ 0 0 $
Programmation 0 0 $ 0 0 $
Préparation 0 0 $ 0 0 $
Support de substitution 0 0 $ 0 0 $
Reproduction 0 0 $ 0 0 $
Total 446 2,230 $ 20 100 $

Partie 5 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

5.1  Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 207 8539 0 0
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 16 1323 0 0
Total 223 9862 0 0
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 205 8373 0 0
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 18 1489 0 0
5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121  à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 70 80 8 0 0 0 0 158
Communiquer en partie 4 27 10 2 2 0 0 45
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 1 0 0 0 0 0 0 1
Autre 1 0 0 0 0 0 0 1
Total 76 107 18 2 2 0 0 205
5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121  à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autres 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie  6 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1000 pages traitées 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 5 17 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 4 35 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 6 24 1 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 19 143 1 63 0 0 0 0 0 0
121 à 180 4 114 1 0 0 0 2 355 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 38 333 3 63 0 0 2 355 0 0
6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1000 pages traitées 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Partie 7 : Plaintes et enquêtes
Article 32 Article 35 Article 37 Total
12 0 6 18
Partie 8 : Recours judiciaire
Article 41 Article 42 Article 44 Total
0 0 1 1

Partie 9 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

9.1  Coûts
Dépenses Montant
Salaires 1 674 813 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 1 090 202 $
• Contrats de services professionnels 563 614 $  
• Autres 526 588 $  
Total 2 765 015 $
9.2  Ressources humaines
Resources Années-personnes consacrées aux activités liées à l’accès à l’information
Employés à temps plein 16,89
Employés à temps partiel et occasionnels 0,54
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d’agence 3,59
Étudiants 0,00
Total 21,02

Remarque : Entrer des valeurs à 2 décimales.