Rapport annuel sur la Loi sur l’accès à l’information de 2018-2019

Table des matières

Introduction

Objet de la Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information, qui est entrée en vigueur le 1er juillet 1983, accorde au public le droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents de l’administration fédérale, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.

L’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information exige que le responsable de chaque institution fédérale prépare et dépose au Parlement, à la fin de chaque exercice, un rapport sur l’application de la Loi dans cette institution.

Le présent rapport annuel décrit la façon dont Pêches et Océans Canada a appliqué la Loi sur l’accès à l’information pendant la période allant du 1er avril 2018 au 31 mars 2019.

Le mandat du ministère des Pêches et des Océans

Pêches et Océans Canada appuie la croissance économique forte et durable de nos secteurs maritimes et des pêches, et contribue à la prospérité de l’économie par le commerce mondial en soutenant les exportations et en favorisant le commerce maritime sécuritaire. Le Ministère appuie l’innovation nécessaire à une économie fondée sur le savoir au moyen de la recherche dans des secteurs en expansion, tels que l’aquaculture et la biotechnologie. Il contribue à un environnement propre et sain et à des écosystèmes aquatiques durables pour les Canadiens, en protégeant les habitats, en gérant les océans et en menant des recherches sur les écosystèmes.

La Garde côtière canadienne, en tant qu’organisme de service spécial de Pêches et Océans Canada, est responsable des services et des programmes qui appuient l’accomplissement des quatre responsabilités fondamentales du Ministère, tout en contribuant de façon très importante à la sûreté, à la sécurité et à l’accessibilité des voies navigables du Canada. La Garde côtière canadienne appuie également d’autres organisations gouvernementales en maintenant une flotte civile et une vaste infrastructure côtière.

Structure organisationnelle

Organisation du Ministère

Le Ministère assure une présence partout au Canada. La plupart de ses employés travaillent hors de l’administration centrale nationale, dans l’une des sept régions de Pêches et Océans Canada ou des quatre régions opérationnelles de la Garde côtière canadienne. L’administration centrale, située à Ottawa, établit des objectifs, des politiques, des procédures et des normes à l’échelle nationale pour l’ensemble du Ministère et de la Garde côtière canadienne. Les régions sont responsables de l’exécution de programmes et d’activités selon les priorités nationales et régionales, ainsi qu’en fonction des paramètres nationaux de rendement.

Organisation du Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le directeur de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels relève de la direction générale du Secrétariat exécutif qui, à son tour, relève du sous-ministre adjoint principal, Secteur des politiques stratégiques. Le directeur de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels est responsable de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de directives, de systèmes et de procédures efficaces en matière d’Accès à l’information et protection des renseignements personnels, ce qui permet d’assurer le respect des obligations du Ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, ainsi que le traitement et la divulgation appropriés de l’information.

Le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels comprend deux secteurs d’activité; l’un traite les demandes officielles en vertu de la Loi et l’autre s’acquitte de toutes les autres responsabilités relatives à l’application de la Loi au sein de Pêches et Océans Canada. Chacun des secteurs d’activité est géré par un directeur adjoint.

La Division des opérations, le secteur d’activité responsable du traitement des demandes et de la gestion des enjeux, est appuyée par :

La Division des politiques et de la protection des renseignements personnels s’acquitte de bon nombre des autres responsabilités liées à l’application de la Loi. La Division agit à titre de centre de décision pour le Secrétariat, offre des conseils aux représentants des ministères sur des questions complexes concernant l’accès à l’information, met à jour le chapitre Info Source du Ministère, conseille la haute direction sur les changements relatifs à la Loi sur l’accès à l’information et aux politiques connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et assure la liaison avec la communauté de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels.

Au cours de la période visée par le rapport, la Division des politiques et de la protection des renseignements personnels a pris en charge les responsabilités qui relevaient auparavant de la Division de l’infrastructure et des projets stratégiques; les deux Divisions ont été fusionnées au début de cette période. Les nouvelles responsabilités assumées par la Division des politiques et de la protection des renseignements personnels dans le cadre de cette fusion comprennent le suivi du rendement ministériel et le soutien des opérations au moyen de processus de dotation, l’embauche de ressources contractuelles, l’entretien de la technologie et la coordination du programme de formation sur l’accès à l’information afin d’assurer une bonne application continue des Lois. La Division des politiques et de la protection des renseignements personnels est également responsable de diverses activités visant à préparer le Ministère à mettre en œuvre les modifications législatives proposées à la Loi sur l’accès à l’information qui figurent dans le projet de loi C-58, y compris la publication proactive de certains renseignements.

Le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels travaille avec un réseau de personnes-ressources dans chaque région et secteur pour qu’elles servent d’agents de liaison dans leurs sections respectives du Ministère.

Au total, au cours de la période visée par le présent rapport, le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels comptait environ 22,5 employés à temps plein affectés à l’application de la Loi sur l’accès à l’information, ce qui comprend les employés à temps plein, les consultants, le personnel des organismes et les employés occasionnels.

Ordonnance de délégation

Le ministre délègue la responsabilité de l’administration de la Loi sur l’accès à l’information de Pêches et Océans Canada au directeur ainsi qu’aux directeurs adjoints du Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. Une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs est fournie à l’annexe A.

Points saillants du rapport statistique pour 2018-2019

Le rapport statistique concernant la Loi sur l’accès à l’information est rédigé par des institutions gouvernementales pour aider le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à analyser les tendances et à assurer une surveillance.

Le rapport statistique de 2018-2019 de Pêches et Océans Canada concernant la Loi sur l’accès à l’information se trouve à l’annexe B. Les rapports statistiques des années précédentes peuvent être obtenus auprès du Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels sur demande.

Aperçu des demandes présentées en 2018-2019 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

L’analyse présentée dans cette section compare les données trouvées dans le rapport statistique de 2018-2019 de Pêches et Océans Canada concernant la Loi sur l’accès à l’information avec celles de 2015-2016, pour produire une analyse des tendances sur quatre ans.

En 2018-2019, Pêches et Océans Canada a reçu 491 demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ainsi que 88 demandes en suspens provenant de la période de rapport précédente. Le Ministère a traité 495 de ces 579 demandes et a reporté 84 demandes à la période de référence suivante.

Comme indiqué dans le tableau 1 ci-dessous, le taux de conformité pour 2018-2019 s’élève à 99,2 %; les données pour 2018-2019 révèlent que 495 de ces dossiers ont été clos dans le délai prescrit ou prolongé ou avant celui-ci. Seuls quatre des 495 dossiers clos ont été complétés en retard, et trois d’entre eux faisaient partie de l’arriéré préexistant, qui était volumineux et complexe. Le nombre de demandes traitées et réglées a augmenté par rapport à la période de déclaration précédente et les données disponibles indiquent un taux de conformité constant de 99 % ou plus au cours des trois dernières années.

Le tableau suivant illustre les fluctuations de la charge de travail au cours des quatre dernières années.

Tableau 1 : Aperçu des demandes présentées en 2018-2019 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
Nombre de demandes 2015-16 2016-17 2017-18 2018-19
Reçues pendant la période de rapport 424 504 466 491
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 193 76 103 88
Total des demandes à traiter pendant la période de rapport 617 580 569 579
Fermées pendant la période de rapport 541 477 481 495
Reportées à la période de rapport suivante 76 103 88 84
Taux de conformité du délai 81 % 99 % 99,6 % 99,2%

Source des demandes

Parmi les 491 demandes reçues au cours de la période de rapport, les trois catégories les plus importantes de demandeurs s’étant identifiés étaient les entreprises (secteur privé) avec plus du tiers des demandes (174), suivies par le grand public avec 94 demandes (19 %) et des personnes qui ont refusé de s’identifier avec 84 demandes (17 %). Les autres demandes provenaient des médias (79), d’organisations (50) et du milieu universitaire (10).

Demandes non officielles

Les demandes d’accès non officielles sont définies comme les demandes d’information qui sont présentées au Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, mais qui ne sont pas traitées en vertu de la Loi. Depuis janvier 2012, le Secrétariat du Conseil du Trésor a commencé à exiger des ministères la publication en ligne des résumés de leurs demandes d’accès à l’information entières afin de permettre au public d’en demander des copies de manière informelle. Aux fins du rapport statistique concernant la Loi sur l’accès à l’information, cette définition exclut ce qui suit : les demandes présentées par des employés de Pêches et Océans Canada dans l’exercice de leurs fonctions, notamment les demandes de services internes pour l’examen de rapports sur des incidents de sécurité, de plaintes de harcèlement et d’évaluations ou vérifications internes; les demandes de conseils stratégiques; les réponses aux questions parlementaires et aux demandes des médias; l’examen de documents qui seront publiés en ligne. Compte tenu de ces mises en garde, Pêches et Océans Canada a traité 251 demandes d’accès non officielles pour des documents déjà publiés.

Parmi ces demandes, 95 % ont été traitées en moins de 30 jours.

Demandes fermées pendant la période de rapport

Mesures et délai de traitement

L’article 7 de la Loi oblige les institutions à fournir une réponse à un demandeur dans les 30 jours suivant la réception de sa demande ou à aviser le demandeur qu’une prorogation du délai est nécessaire. Parmi les 495 demandes traitées au cours de la période visée par le rapport, 291 demandes (59 %) ont été traitées dans un délai de 30 jours ou moins, 48 dans un délai de 31 à 60 jours, 79 dans un délai de 61 à 120 jours, 37 dans un délai de 121 à 180 jours, 35 (7 %) dans un délai de 181 à 365 jours et 5 (1 %) en plus de 365 jours.

En 2018-2019, le Ministère a répondu aux demandes de la façon suivante :

Exceptions et exclusions

La Loi sur l’accès à l’information accorde au public le droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents du gouvernement fédéral relevant des institutions fédérales, sous réserve d’exceptions précises et limitées. Ces exceptions sont appelées des « exemptions » et des « exclusions ». Les exemptions désignent les dispositions de la Loi qui autorisent ou obligent le responsable d’une institution fédérale à refuser l’accès à des renseignements demandés en vertu de la Loi.

En 2018-2019, les cinq exemptions les plus fréquemment invoquées ont légèrement changé par rapport à la période précédente.

Le tableau suivant montre les exemptions les plus fréquemment invoquées par le Ministère en 2018-2019.

Tableau 2 : Exemptions utilisées en 2018-2019
Article/alinéa Description S’applique à
19(1) Renseignements personnels 247 demandes
16(2) Application de la loi et enquêtes [y compris 16(2)a) et 16(2)c)] 167 demandes
21(1)(b) Consultations ou délibérations 155 demandes
20(1)(c) Renseignements qui risquent de causer des pertes ou profits financiers ou de nuire à la compétitivité d’une tierce partie  100 demandes
21(1)(a) Conseils et recommandations 97 demandes

Les exclusions désignent les dispositions de la Loi qui excluent certains documents de l’application de cette dernière. En vertu de l’article 68, la Loi sur l’accès à l’information ne s’applique pas aux documents publiés et, en vertu de l’article 69, aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine (documents confidentiels du Cabinet); ces articles ont tous deux été invoqués par le Ministère durant la période de rapport. Les documents publiés ont été exclus dans 57 demandes et les exclusions relatives aux documents confidentiels du Cabinet ont été appliquées dans 80 demandes.

Consultez l’annexe B pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des exemptions et des exclusions invoquées par Pêches et Océans Canada en 2018-2019, réparties par article, paragraphe et alinéa. Aux fins du présent rapport, si une exemption ou une exclusion a été invoquée à plusieurs reprises dans une même demande, elle sera signalée une seule fois dans l’annexe B.

Format des renseignements divulgués

Lorsque le traitement d’une demande est terminé, le demandeur peut recevoir les renseignements sur support papier ou électronique, ou il peut consulter les documents dans un des bureaux de Pêches et Océans Canada. Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a donné accès, en totalité ou en partie, aux documents pertinents dans le cas de 357 demandes. Des renseignements ont été fournis sur support papier pour 16 de ces demandes (4 %), sur support électronique pour 335 demandes (94 %) et sur d’autres supports (audio et/ou vidéo) pour les 6 autres demandes (2 %).

Au cours des quatre dernières années, les demandeurs ont de plus en plus choisi de recevoir l’information par voie électronique; le pourcentage de communications électroniques a augmenté de façon constante depuis 2015-2016 pour atteindre 94 % en 2018-2019. Cette démarche tient compte des efforts en cours de Pêches et Océans Canada de fournir des documents qui sont facilement accessibles au public sans nuire à sa capacité de répondre dans les délais prescrits par la loi.

Complexité

En 2018-2019, le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a traité en tout 166 137 pages pertinentes. Parmi ces 166 137 pages pertinentes traitées, 95 145 pages ont fait l’objet d’une communication totale ou partielle, seulement 1 620 pages (1 %) des pages traitées ont fait l’objet d’une exemption ou d’une exclusion entière; et 820 pages (< 1 %) ont fait partie de demandes abandonnées par le demandeur.

Parmi les 495 demandes traitées au cours de la période visée par le rapport, 44 % (216 demandes) ont nécessité le traitement de moins de 100 pages pertinentes, 19 % (93 demandes) ont nécessité le traitement de 101 à 500 pages, 8 % (41 demandes) ont nécessité le traitement de 501 de 1 000 pages, 9 % (44 demandes) ont nécessité le traitement de 1001 à 5000 pages et moins de 1 % (4 demandes) ont nécessité le traitement de plus de 5 000 pages. Aucun dossier n’a été traité pour les 17 % de demandes restants. Ces demandes concernaient des dossiers qui n’existaient pas, ou qui ont été transférés à une autre institution.

Le Ministère a traité un certain nombre de demandes impliquant des facteurs qui en augmentaient la complexité, notamment :

Présomption de refus

L’élimination de l’arriéré du MPO a permis de réduire considérablement le nombre de demandes fermées après le délai prescrit, puisque les dossiers en retard ont cessé d’être reportés des périodes de rapport précédentes. Au cours des périodes de rapport 2016-2017 et 2017-2018, le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a fermé six demandes après le délai prescrit. En 2018-2019, le nombre a été réduit à quatre, soit moins de 1 % du total de demandes fermées.

La principale raison du retard pour les demandes fermées après le délai prescrit est liée au grand volume de pages pour chaque demande en plus de la complexité de la demande. Le traitement de ces demandes en respectant le délai prescrit n’était pas possible. De plus, le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels attribue à la fois les dossiers relatifs aux demandes d’accès et aux demandes de renseignements personnels aux mêmes équipes d’analystes, ce qui veut dire qu’une charge de travail accrue en matière de renseignements personnels peut avoir une incidence sur le traitement rapide des demandes d’accès. Les autres pressions incluaient le fait de donner suite aux plaintes et d’offrir des séances de formation aux employés du Ministère, deux éléments qui sont exigés par la loi et les politiques.

Prolongations

L’article 9 de la Loi permet la prorogation du délai légal s’il est nécessaire de procéder à des consultations, ou si la demande se rapporte à un si grand nombre de documents que son traitement dans les délais prévus entraverait sérieusement le fonctionnement du Ministère.

Motifs des prorogations et mesures prises pour les demandes

Au cours de la période de rapport de 2018-2019, le Ministère a adopté des délais de traitement pour les demandes, pour les raisons suivantes :

Durée des prorogations

La durée d’une prorogation est liée au type de prorogation adopté. Par exemple, les consultations sur les documents confidentiels du Cabinet prennent souvent 180 jours, tandis que les processus d’avis aux tiers prennent habituellement 60 jours.

Des 350 prorogations accordées :

Consultations

Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Lorsque d’autres institutions et organismes récupèrent de l’information qui concerne Pêches et Océans Canada ou qui en provient en réponse aux demandes d’accès aux renseignements, ils peuvent consulter le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels pour obtenir des recommandations au sujet de la publication. Les autres institutions sont définies comme des institutions fédérales assujetties à la Loi sur l’accès à l’information. Les organismes comprennent les administrations des provinces et des territoires, les administrations municipales et les gouvernements d’autres pays.

En 2018-2019, Pêches et Océans Canada a traité 259 demandes de consultation; 241 demandes ont été reçues au cours de la période de rapport et 18 demandes étaient en suspens depuis la période précédente. Le Ministère a traité 238 de ces 259 demandes de consultation, et il en a reporté 21 à la période de rapport suivante.

Recommandations et délai de traitement

Les 190 demandes de consultation traitées en 2018-2019 par Pêches et Océans Canada concernaient d’autres institutions gouvernementales. De ce nombre, 144 (76 %) ont été traitées dans les 30 jours et seulement 9 (< 5 %) ont nécessité un traitement de plus de 60 jours. Dans 121 cas (63 %), Pêches et Océans Canada a recommandé que l’institution visée par la consultation communique l’information en entier.

En 2018-2019, Pêches et Océans Canada a traité 48 demandes de consultation provenant d’organismes; 41 de ces consultations ont été effectuées dans les 30 jours et seulement 2 ont nécessité un traitement de plus de 60 jours.

Délais de traitement des demandes de consultation relatives aux documents confidentiels du Cabinet

Le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels consulte l’Unité des services juridiques du Ministère à propos de l’application de l’article 69 relativement à toutes les exclusions (documents confidentiels du Cabinet). À l’occasion, les Services juridiques transmettent la consultation au Bureau du Conseil privé pour avoir un avis supplémentaire. Aux fins du rapport statistique, lorsqu’une consultation est transmise de cette manière, elle est enregistrée comme consultation du Bureau du Conseil privé au lieu de consultation des Services juridiques.

Le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a reçu des réponses directement des Services juridiques concernant 26 consultations en 2018-2019. Les temps de réponse pour ces consultations ont varié de 31 à 60 jours à plus de 365 jours, la majorité des réponses (10 demandes) ayant été obtenues entre 181 et 365 jours. Aucune consultation sur les documents confidentiels du Cabinet n’a été transmise au Bureau du Conseil privé au cours de la période de rapport 2018-2019.

Rapports sur les frais d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable rende compte tous les ans au Parlement des frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les droits perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Formation et sensibilisation

Le Ministère déploie des efforts considérables pour sensibiliser ses employés aux lois fédérales sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels ainsi qu’aux responsabilités connexes qui leur incombent, en offrant des séances de formation continue individuelles et communes. La formation portant sur l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels est obligatoire pour tous les cadres et les employés intérimaires qui occupent un poste de cadre du MPO pendant plus de quatre mois. Bien qu’il encourage les régions, les secteurs et les divisions à demander de la formation lorsqu’ils en ont besoin, le Secrétariat de l’AIPRP offre également des séances de sensibilisation semestrielles à tous les employés du Ministère.

Le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a offert de la formation et des séances de sensibilisation sur la divulgation proactive à de nombreux secteurs du Ministère et à la haute direction afin de préparer le Ministère à la sanction royale du projet de loi C-58.

Au cours de la période de rapport 2018-2019, le Ministère a offert de la formation sur l’AIPRP à 206 participants. Bien que certaines des séances portaient uniquement sur l’accès à l’information ou la protection des renseignements personnels, d’autres incluaient à la fois des éléments d'accès à l'information et la protection des renseignements personnels.

En plus de la formation offerte par le MPO, le Ministère encourage les employés à assister à la formation sur la protection des renseignements personnels offerte par l’École de la fonction publique du Canada (ÉFPC). Le Secrétariat de l’AIPRP a accru ses efforts pour promouvoir la formation de l’ÉFPC en 2018‑2019; des participants du Ministère (232 apprenants) ont suivi les cours de formation de l’École portant sur l’AIPRP pendant la période visée du rapport. Le tableau suivant présente toutes les activités de formation ayant trait à l’AIPRP entreprises au cours de la période de rapport.

Tableau 3 : Activités de formation ayant trait à l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels en 2018-2019
Type de formation Nombre d’apprenants
Formation du MPO  206
Formation de l’ÉFPC – Principes fondamentaux : Accès à l’information et protection des renseignements personnels (I015), et Accès à l’information au sein du gouvernement du Canada (I701) et Protection des renseignements personnels au sein du gouvernement du Canada (I702) 476
Total 682

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Le 19 juin 2017, l’honorable Scott Brison, président du Conseil du Trésor, a déposé à la Chambre des communes le projet de loi C-58, Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois en conséquence.

Depuis le dépôt du projet de loi C-58, le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels est activement engagé au sein de la communauté de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels et de ses organismes de surveillance en ce qui a trait aux modifications législatives proposées afin de préparer le Ministère à la sanction royale. Le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels continue de communiquer les effets du projet de loi à l’échelle du Ministère, et travaille avec des partenaires internes clés pour modifier les processus opérationnels afin de se préparer aux exigences de publication proactive. Parmi les initiatives, notons l’élaboration de procédures pour le traitement des titres des notes de service et des notes pour la période de questions, des conseils pour les besoins de la nouvelle publication proactive, et l’identification de rôles et responsabilités au sein du Ministère. Dans le cadre du plan d’action du Ministère pour l’état de préparation au projet de loi C-58, la trousse des documents d’information préparés pour informer le ministre et les titres des notes d’information rédigées à l’intention du ministre et du sous‑ministre ont été publiés de façon proactive.

Le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a continué d’affiner ses outils d’orientation et de les rendre accessibles sur son site Web interne.

Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications

Le Commissariat à l’information du Canada enquête sur les plaintes relatives à la gestion des demandes d’accès à l’information déposées contre les institutions fédérales. La commissaire à l’information dispose de vastes pouvoirs d’enquête pour aider à jouer un rôle de médiation entre les demandeurs mécontents et les institutions gouvernementales. La commissaire ne peut pas émettre d’ordonnances exécutoires à des institutions gouvernementales au cours d’une enquête, mais peut, avec le consentement du demandeur, faire une demande de contrôle judiciaire de l’affaire auprès de la Cour fédérale. Le site Web de l’organisme fournit davantage de renseignements sur les responsabilités et les activités du Commissariat.

En 2018-2019, Pêches et Océans Canada a reçu 20 nouvelles plaintes. Le Ministère a travaillé en collaboration avec l’officier responsable et a résolu 19 plaintes. Parmi les 19 plaintes réglées, 16 ont été reçues entre 2014-2015 et 2017-2018; les 3 autres plaintes ont été reçues en 2018-2019.

Le Ministère fait l’examen des résultats de chaque rapport sur les conclusions ou les recommandations de la Commissaire à l’information et, au besoin, intègre les leçons apprises aux processus opérationnels. Sur les 19 plaintes réglées au cours de la période de rapport, quatre étaient fondées et ont été réglées.

Surveillance et conformité

Pêches et Océans Canada fait tout son possible pour respecter les délais prescrits et surveille activement le temps consacré au traitement des demandes relatives à l’accès d’information. La surveillance commence dès que le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels reçoit une demande, qu’elle est saisie dans le système de gestion des cas et qu’elle est attribuée à un analyste. Toutes les demandes, y compris les demandes de consultation et les demandes de conseils non officiels ou d’examen des documents, sont saisies dans le système de gestion des cas aux fins de suivi. Ce suivi électronique des délais est essentiel, car les analystes travaillent sur de nombreuses demandes assorties d’actions ayant une échéance précise, à n’importe quel moment donné. Les analystes se réunissent avec leurs chefs d’équipe respectifs toutes les semaines en vue de définir les problèmes liés aux demandes qui pourraient entraîner des retards. Les problèmes sont soulevés auprès de l’équipe de gestion de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels, au besoin. La direction du QC  participe aux dossiers lorsqu’elle peut se servir de son pouvoir à titre de déléguée du ministre en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pour promouvoir le respect des délais et des produits à livrer.

Annexe A : Ordonnance de délégation

Ordonnance de  délégation de pouvoirs

Description

Copie de l’ordonnance de délégation désignant le directeur et directeurs adjoints du secrétariat de l’AIPRP les pouvoirs, obligations et fonctions dont le ministre est, en qualité de responsable de Pêches et Océans Canada, investi par les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de son règlement mentionnés.

Annexe B : Rapport statistique de 2018-2019 sur la Loi sur l’accès à l’information

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Pêches et Océans Canada

Période d’établissement de rapport : 2018-04-01 au 2019-03-31

Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1  Nombre de demandes
Source Nombre de demandes
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 491
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 88
Total 579
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 495
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 84
1.2  Source des demandes
Source Nombre de demandes
Médias 79
Secteur universitaire 10
Secteur commercial (secteur privé) 174
Organisation 50
Public 94
Refus de s’identifier 84
Total 491

1.3  Demandes informelles

Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
173 66 10 2 0 0 0 251

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 1 44 8 4 0 0 0 57
Communication partielle 2 112 36 73 37 35 5 300
Exception totale 0 1 0 1 0 0 0 2
Exception partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 33 59 2 0 0 0 0 94
Demande transmise 3 0 0 0 0 0 0 3
Demande abandonnée 27 8 2 1 0 0 0 38
Ni confirmée ni infirmée 0 1 0 0 0 0 0 1
Total 66 225 48 79 37 35 5 495
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
13(1)(a) 2 16(2) 123 18(a) 0 20.1 0
13(1)(b) 1 16(2)(a) 2 18(b) 3 20.2 0
13(1)(c) 9 16(2)(b) 0 18(c) 2 20.4 0
13(1)(d) 1 16(2)(c) 42 18(d) 0 21(1)(a) 97
13(1)(e) 1 16(3) 0 18.1(1)(a) 0 21(1)(b) 155
14 16 16.1(1)(a) 0 18.1(1)(b) 0 21(1)(c) 11
14(a) 26 16.1(1)(b) 0 18.1(1)(c) 0 21(1)(d) 3
14(b) 4 16.1(1)(c) 0 18.1(1)(d) 0 22 11
15(1) 11 16.1(1)(d) 0 19(1) 247 22.1(1) 0
15(1) - A.I.* 14 16.2(1) 0 20(1)(a) 0 23 67
15(1) - Déf.* 1 16.3 0 20(1)(b) 90 24(1) 21
15(1) - A.S.* 0 16.4(1)(a) 0 20(1)(b.1) 0 26 0
16(1)(a)(i) 0 16.4(1)(b) 0 20(1)(c) 100    
16(1)(a)(ii) 0 16.5 0 20(1)(d) 15    
16(1)(a)(iii) 0 17 0        
16(1)(b) 4            
16(1)(c) 12            
16(1)(d) 0            

*A.I. : Affaires internationales   Déf. : Défense du Canada    A.S. : Activités subversives

2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
68 a) 57 69(1) 0 69(1) g) re a) 30
68 b) 0 69(1) a) 6 69(1) g) re b) 0
68 c) 0 69(1) b) 0 69(1) g) re c) 20
68.1 0 69(1) c) 0 69(1) g) re d) 3
68.2 a) 0 69(1) d) 2 69(1) g) re e) 6
68.2 b) 0 69(1) e) 2 69(1) g) re f) 11
    69(1) f) 0 69.1(1) 0
2.4 Support des documents communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 2 53 2
Communication partielle 14 282 4
Total 16 335 6

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 5086 5086 57
Communication partielle 158611 90059 300
Exception totale 1620 0 2
Exception partielle 0 0 0
Demande abandonnée 820 0 38
Ni confirmée ni infirmée 0 0 1
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1000 pages traitées 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 49 477 4 834 3 2046 1 1729 0 0
Communication partielle 131 3411 85 14530 37 15813 43 43294 4 13011
Exception totale 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 34 0 4 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 216 3888 93 15364 41 17859 44 45023 4 13011
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Estimation des frais Avis juridique Autres Total
Communication totale 8 0 0 35 43
Communication partielle 153 0 0 108 261
Exception totale 1 0 0 1 2
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 1 0 0 7 8
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 163 0 0 151 314

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non-respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
4 2 1 0 1
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 1 0 1
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 2 2
61 à 120 jours 0 0 0
121  à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 1 1
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 1 2 4
2.7  Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 : Prorogations

3.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes où le délai a été prorogé 9(1) a) Entrave au fonctionnement 9(1) b) Consultation 9(1) c) Avis à un tiers
Article 69 Autres
Communication totale 4 1 4 2
Communication partielle 105 22 105 92
Exception totale 1 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n’existe 1 0 1 1
Demande abandonnée 5 0 3 3
Total 116 23 113 98
3.2  Durée des prorogations
Durée des prorogations 9(1) a) Entrave au fonctionnement 9(1) b) Consultation 9(1) c) Avis à un tiers
Article 69 Autres
30 jours ou moins 36 2 35 0
31 à 60 jours 30 0 29 94
61 à 120 jours 29 1 37 4
121 à 180 jours 13 19 10 0
181 à 365 jours 6 1 2 0
Plus de 365 jours 2 0 0 0
Total 116 23 113 98
Partie 4: Frais
Type de frais Frais perçus Frais dispensés ou remboursés
Nombre de demandes Montant Nombre de demandes Montant
Présentation 465 2,325 $ 26 130 $
Recherche 0 0 $ 0 0 $
Production 0 0 $ 0 0 $
Programmation 0 0 $ 0 0 $
Préparation 0 0 $ 0 0 $
Support de substitution 0 0 $ 0 0 $
Reproduction 0 0 $ 0 0 $
Total 465 2,325 $ 26 130 $

Partie 5 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

5.1  Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 195 9623 46 2175
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 14 950 4 269
Total 209 10573 50 2444
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 190 8049 48 2086
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 19 2524 2 358
5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121  à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 41 64 13 2 1 0 0 121
Communiquer en partie 6 29 24 6 0 0 0 65
Exempter en entier 1 1 0 0 0 0 0 2
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 2 0 0 0 0 0 0 2
Total 50 94 37 8 1 0 0 190
5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121  à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 11 17 2 0 0 0 0 30
Communiquer en partie 3 9 2 2 0 0 0 16
Exempter en entier 0 0 1 0 0 0 0 1
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 1 0 0 0 0 0 0 1
Autres 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 48

Partie  6 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1000 pages traitées 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 2 15 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 3 158 2 300 1 585 0 0 0 0
121 à 180 0 0 2 44 0 0 3 1771 0 0
181 à 365 1 21 1 107 2 755 6 5867 0 0
Plus de 365 jours 0 0 1 295 0 0 1 689 1 2397
Total 6 194 6 746 3 1340 10 8327 1 2397
6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1000 pages traitées 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Partie 7 : Plaintes et enquêtes
Article 32 Article 35 Article 37 Total
20 21 19 60
Partie 8 : Recours judiciaire
Article 41 Article 42 Article 44 Total
0 0 0 0

Partie 9 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

9.1  Coûts
Dépenses Montant
Salaires 1 449 841 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 649 656 $
• Contrats de services professionnels 584 480 $  
• Autres 65 176 $  
Total 2 099 497 $
9.2  Ressources humaines
Resources Années-personnes consacrées aux activités liées à l’accès à l’information
Employés à temps plein 17,87
Employés à temps partiel et occasionnels 0,72
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d’agence 3,85
Étudiants 0,00
Total 22,44