Rapport annuel au Parlement sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information 2022-2023

Table des matières

• Introduction
  • Objectif de la Loi sur l’accès à l’information
  • Mandat de Pêches et Océans Canada
• Structure organisationnelle
  • Organisation du Ministère
  • Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
• Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Rendement pour 2022-23
  • Aperçu des demandes présentées en 2022-23 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
    • Présomption de refus
    • Sources des demandes
    • Délai de traitement
    • Nombre de demandes actives reportées à la période de rapport suivante
    • Nombre de plaintes actives reportées à la période de rapport suivante
    • Prorogation des délais
    • Consultations
    • Survol des renseignements communiqués
    • Dispositions
    • Exemptions et exclusions
  • Répercussions de la COVID-19 sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information
  • Demandes non officielles
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices et procédures
• Publication proactive en vertu de la partie 2 de la LAI
• Initiatives et projets visant à améliorer l’accès à l’information
• Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes
• Surveillance de la conformité
• Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Annexe B : Rapport statistique de 2022-23 sur la Loi sur l’accès à l’information

Introduction

Objectif de la Loi sur l'accès à l'information

La Loi sur l’accès à l’information (Loi), est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Cette Loi accorde au public le droit d’accès aux renseignements relevant d’institutions fédérales, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.

Le paragraphe 94(1) de la Loi sur l’accès à l’information exige que le responsable de chaque institution fédérale prépare et soumette au Parlement un rapport sur l’application de la Loi dans cette institution à la fin de chaque exercice. Le présent rapport est également préparé et déposé conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Le présent rapport annuel décrit la façon dont le ministère de Pêches et Océans Canada (MPO) a appliqué la Loi sur l’accès à l’information pendant la période du 1er avril 2022 au 31 mars 2023.

Mandat de Pêches et Océans Canada

Le MPO est responsable de la protection des eaux canadiennes et de la gestion des ressources halieutiques et océaniques du Canada. Le MPO contribue à garantir des écosystèmes aquatiques sains et durables grâce à la protection de l’habitat et aux recherches scientifiques rigoureuses. Le MPO appuie la croissance économique dans les secteurs maritimes et des pêches et l’innovation dans des domaines comme l’aquaculture et la biotechnologie. Le MPO s’engage à collaborer avec les pêcheurs, les collectivités côtières et les peuples autochtones afin d’assurer leur prospérité à long terme, laquelle repose sur le poisson et les fruits de mer.

La Garde côtière canadienne (GCC) est un organisme de service spécial du MPO qui travaille pour assurer la sécurité de tous les navigateurs dans les eaux canadiennes et à protéger l’environnement marin du Canada. Elle soutient la croissance économique du Canada grâce au transport sûr et efficace lié au commerce maritime dans les eaux canadiennes et à l’extérieur de celles-ci. La GCC contribue à assurer la souveraineté et la sécurité du Canada par sa présence dans les eaux canadiennes. La GCC appuie également d’autres organisations gouvernementales en maintenant une flotte civile et une vaste infrastructure côtière.

Structure organisationnelle

Organisation du Ministère

Le MPO assure une présence partout au Canada. La plupart de ses employés travaillent hors de l’administration centrale nationale, dans l’une des sept régions du MPO ou des quatre régions opérationnelles de la GCC. L’administration centrale, située à Ottawa, établit des objectifs, des politiques, des procédures et des normes à l’échelle nationale pour le MPO et la GCC. Les régions sont responsables de l’exécution de programmes et d’activités selon les priorités nationales et régionales, ainsi qu’en fonction des paramètres nationaux de rendement.

Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le directeur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relevait du directeur général de la Direction des affaires publiques durant la période de rapport.

Le directeur de l’AIPRP est responsable de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces relatifs à l’AIPRP. Ce mandat permet de veiller à ce que soient assumées les responsabilités du MPO en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et que le traitement et la divulgation des renseignements soient effectués de manière conforme.

Le Secrétariat de l’AIPRP est divisé en deux secteurs d’activité selon leurs principales fonctions, et les secteurs d’activité sont gérés par des directeurs adjoints. Un secteur d’activité est chargé du traitement des demandes officielles effectuées en vertu de la Loi, tandis que l’autre s’occupe des autres activités relatives à l’application de la Loi au sein du MPO.

La Division des opérations est responsable du traitement des demandes et de la gestion des enjeux, elle est appuyée par :

• l’unité de réception, qui supervise toutes les demandes reçues et assure la liaison avec les demandeurs, les programmes et les régions;
• un groupe de soutien administratif qui est chargé de numériser/ téléverser des documents, de la gestion des dossiers et du contrôle de la qualité;
• une équipe d’analystes et de consultants responsables du traitement général des demandes.

La Division des politiques et de la protection des renseignements personnels (DPRP) s’acquitte de bon nombre des autres responsabilités liées à l’application de la Loi. La DPRP agit à titre de centre de décision pour le Secrétariat et offre des conseils aux représentants du ministère sur des questions complexes concernant l’accès à l’information, met à jour le chapitre Info Source du MPO, enquête et répond aux incidents potentiels d'atteinte à la vie privée, fournit des conseils aux secteurs de programme et les aide à effectuer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, supervise les divulgations du MPO en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, supervise les divulgations proactives de renseignements, y compris les exigences de la partie 2 de la LAI, fournit des conseils à la haute direction sur les changements relatifs à la Loi et aux politiques connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), et assure la liaison avec la communauté de l’AIPRP.

La DPRP est également responsable de faire le suivi du rendement du Ministère, d’appuyer la Division des opérations dans le cadre des processus de dotation, d’embaucher des ressources contractuelles, de tenir à jour la technologie de gestion des cas, de diriger des projets stratégiques visant à améliorer l’exécution générale du programme d’AIPRP, et de coordonner le programme de formation sur l’accès à l’information afin d’assurer l’application efficace et continue de la Loi.

Le Secrétariat de l’AIPRP collabore avec un réseau de personnes-ressources dans chaque région et secteur pour qu’elles servent d’agents de liaison dans leurs sections respectives du Ministère.

Au total, au cours de la période couverte par le présent rapport, le Secrétariat de l’AIPRP a employé 23 équivalents temps plein (ETP) consacrés aux activités liées à la Loi sur l’accès à l’information. Ce chiffre comprend 19,5 employés à temps plein, 0,5 employé à temps partiel et occasionnel, 2,3 consultants et 0,8 étudiant.

Au cours de cette période de rapport, le MPO n’était partie à aucune entente de service au titre de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

La ministre délègue la responsabilité de l’administration de la Loi sur l’accès à l’information de Pêches et Océans Canada au directeur ainsi qu’aux directeurs adjoints du Secrétariat de l’AIPRP. Une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs est fournie à l’annexe A.

Rendement pour 2022-2023

Le rapport statistique concernant la Loi sur l’accès à l’information est rédigé par des institutions gouvernementales pour aider le SCT du Canada à analyser les tendances et à assurer une surveillance.

Le rapport statistique de 2022-23 du MPO concernant la Loi sur l’accès à l’information se trouve à l’annexe B. Les rapports statistiques des années précédentes peuvent être obtenus auprès du Secrétariat de l’AIPRP sur demande.

Aperçu des demandes présentées en 2022-23 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

L’analyse présentée dans cette section compare les données trouvées dans le rapport statistique de 2022-23 du MPO concernant la Loi sur l’accès à l’information avec celles de 2020-21, pour produire une analyse des tendances sur trois ans.

En 2022-23, le MPO a reçu 470 demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ainsi que 182 demandes en suspens provenant de la période de rapport précédente. Le Ministère a traité 499 de ces 652 demandes et a reporté 153 demandes à la période de référence suivante.

Comme indiqué dans le tableau 1 ci-dessous, le taux de conformité du délai pour 2022-23 était de 92,2 %. Les données pour 2022-23 révèlent que 499 ont été traitées, de ces dossiers 460 ont été traitées dans le délai prescrit. Les données disponibles montrent un taux de conformité excellent au cours des trois dernières années.

Le tableau suivant illustre les fluctuations de la charge de travail au cours des trois dernières années.

La conformité pour la période 2022-23 demeure positive; les chiffres montrent que 92,2 % des demandes ont été fermées au plus tard à la date limite prévue par la Loi ou prorogée.

Présomption de refus

Lorsqu’une institution gouvernementale ne répond pas à une demande ou ne donne pas accès à un document (en tout ou en partie) dans les délais prévus par la Loi (30 jours civils ou la durée d’une prorogation), l’institution est réputée avoir refusé l’accès. Cette situation est communément appelée « présomption de refus ».

Au cours de la période de référence 2022-23, le Secrétariat de l’AIPRP a fermé 39 demandes (8 %) après la date limite prévue par la Loi.

La principale raison du retard dans les demandes achevées après le délai légal était l’interférence avec les opérations ou la charge de travail.

Sources des demandes

Parmi les 470 demandes reçues au cours de la période visée par le rapport, les trois principales catégories de demandeurs qui se sont identifiés sont : le grand public avec 158 demandes (34 %), suivi des entreprises du secteur privé avec 115 demandes (25 %), puis des médias avec 82 demandes (17 %). Les autres demandes provenaient de : organisations, avec 58 demandes (12 %); personnes qui ont refusé de s’identifier, avec 52 demandes (11 %); et du milieu universitaire, avec cinq demandes (1 %).

Délai de traitement

L’article 7 de la Loi oblige les institutions à fournir une réponse à un demandeur dans les 30 jours suivant la réception de sa demande ou à aviser le demandeur qu’une prorogation du délai est nécessaire. Parmi les 499 demandes traitées au cours de la période visée par le rapport, 237 demandes (47 %) ont été traitées dans un délai de 30 jours ou moins, 78 demandes (16 %) dans un délai de 31 à 60 jours, 92 demandes (18 %) dans un délai de 61 à 120 jours, 35 demandes (7 %) dans un délai de 121 à 180 jours, 28 demandes (6 %) dans un délai de 181 à 365 jours et 29 demandes (6 %) en plus de 365 jours.

Nombre de demandes actives reportées à la période de rapport suivante

Comme le montre le tableau 2, le MPO a reporté 153 demandes en suspens à la période de rapport suivante. Le tableau 2 donne un aperçu de ces demandes en fonction de la période de rapport au cours de laquelle elles ont été reçues. En date du 31 mars 2023, 75,82 % des demandes en suspens reportées des années précédentes à l’exercice 2023-24 respectaient les délais prévus par la Loi. De plus, la majorité (69,3 %) des demandes actives reportées en 2023-24 ont été reçues au cours de la période de rapport 2022-23.

Nombre de plaintes actives reportées à la période de référence suivante

Le tableau 3 présente le nombre de plaintes actives à la fin de la période de rapport, ventilé par la période de rapport précise au cours de laquelle les plaintes ont été reçues.

Prorogation des délais

L’article 9 de la Loi permet la prorogation du délai légal s’il est nécessaire de procéder à des consultations, ou si la demande se rapporte à un si grand nombre de documents que son traitement dans les délais prévus entraverait sérieusement le fonctionnement du Ministère.

Motifs des prorogations et dispositions des demandes

Au cours de la période de référence, 421 prorogations ont été accordées pour les raisons suivantes :

• Alinéa 9(1)a) – Les délais ont été prorogés pour 189 demandes, parce que celles-ci se rapportaient à un si grand nombre de documents que leur traitement dans les délais prévus aurait sérieusement entravé le fonctionnement du Ministère;
• Alinéa 9(1)b) – Les délais ont été prorogés 127 fois afin de permettre la consultation d’autres institutions ou organismes. Dans 12 de ces cas, les délais ont été prorogés aux fins de consultation de l’Unité des services juridiques du MPO à propos de l’application de l’article 69 relativement aux documents confidentiels du Cabinet, et pour 115 cas, les délais ont été prorogés aux fins de consultation avec d’autres ministères; et
• Alinéa 9(1)c) – Les délais ont été prorogés 105 fois afin de permettre la consultation de tiers.

Durée des prorogations

La durée d’une prorogation est liée au type de prorogation adopté. Par exemple, les consultations sur les documents confidentiels du Cabinet prennent souvent 120 jours, tandis que les processus d’avis aux tiers prennent habituellement 60 jours.

Des 421 prorogations accordées :

• 132 demandes ont été prorogées de 30 jours ou moins;
• 172 demandes ont été prorogées de 31 à 60 jours;
• 65 demandes ont été prorogées de 61 à 120 jours;
• 29 demandes ont été prorogées de 121 à 180 jours;
• 18 demandes ont été prorogées de 181 à 365 jours; et
• cinq demandes ont été prorogées de 365 jours ou plus.

Consultations

Lorsque d’autres institutions et organismes récupèrent de l’information qui concerne le MPO ou qui en provient en réponse aux demandes d’accès aux renseignements, ils peuvent consulter le Secrétariat de AIPRP du MPO pour obtenir des recommandations au sujet de la publication. Par autres institutions, on entend les institutions fédérales assujetties à la Loi sur l’accès à l’information. Les organisations comprennent les gouvernements provinciaux, territoriaux et municipaux, ainsi que les gouvernements d’autres pays.

Consultations traitées

En 2022-23, le MPO a reçu 163 demandes de consultation, et 17 autres sont restées en suspens depuis la période de rapport précédente, pour un total de 180 demandes. Le MPO a traité 169 des 180 demandes et a reporté les 11 autres à la période de rapport suivante.

Recommandations et délai de traitement

Parmi les consultations traitées en 2022-23 par le MPO, 132 concernaient d’autres institutions gouvernementales. De ce nombre, 93 (70 %) ont été traitées dans les 30 jours et 39 (30 %) ont nécessité un traitement de plus de 30 jours. Dans 96 cas (73 %), le MPO a recommandé que l’institution visée par la consultation communique l’information en entier.

Le MPO a traité 37 demandes de consultation provenant d’organismes en 2022-23 ; 22 (59 %) de ces consultations ont été effectuées dans les 30 jours et 15 (41 %) ont nécessité un traitement de plus de 30 jours.

Délais de traitement des demandes de consultation relatives aux documents confidentiels du Cabinet

Le Secrétariat de l’AIPRP consulte l’Unité des services juridiques du MPO à propos de l’application de l’article 69 relativement à toutes les exclusions (documents confidentiels du Cabinet). À l’occasion, les Services juridiques transmettent la consultation au Bureau du Conseil privé (BCP) pour avoir un avis supplémentaire. Aux fins du rapport statistique, lorsqu’une consultation est transmise de cette manière, elle est enregistrée comme consultation du Bureau du Conseil privé au lieu de consultation des Services juridiques.

Le Secrétariat de l’AIPRP a reçu des réponses directement des Services juridiques concernant six consultations en 2022-23. Trois réponses ont été reçus pour cette demande dans un délai de 30 jours et trois ont été reçus entre 61 et 120 jours. Aucune consultation sur les documents confidentiels du Cabinet n’a été transmise au Bureau du Conseil privé au cours de la période de rapport 2022-23.

Survol des renseignements communiqués

En 2022-23, le Secrétariat de l’AIPRP a traité en tout 792 147 pages pertinentes. Par rapport au total de 328 934 pages de l’année dernière, le nombre de pages traitées en 2022-23 a plus que doublé.

Parmi les pages pertinentes traitées, 609 419 pages (77 %) ont fait l’objet d’une communication totale ou partielle. En comparaison, en 2021-22, 128 169 pages (39 %) du processus des pages pertinentes ont été divulguées en entier ou en partie.

Au cours de la période de rapport, le MPO a continué à recevoir des demandes par courrier postal; sur l’ensemble des demandes reçues, 22 l’ont été par la poste. Lorsque le traitement d’une demande est terminé, le demandeur peut recevoir les renseignements sur support papier ou électronique, ou il peut consulter les documents dans un des bureaux du MPO. Au cours de la période visée par le rapport, des renseignements ont été communiqués sur support papier pour 27 demandes.

Dispositions

En 2022-23, le MPO a répondu aux 499 demandes traitées de la façon suivante :

• Divulgués en totalité – Dans 81 cas traités (16 %), tous les renseignements pertinents ont été communiqués en totalité au demandeur.
• Divulgués en partie – Dans 260 cas traités (52 %), les renseignements ont été partiellement communiqués au demandeur.
• Exemption totale – Dans 14 cas traités (3 %), aucun renseignement pertinent n’a été communiqué au demandeur.
• Tous les renseignements ont été exclus – Dans trois demandes traitées (< 1 %), tous les renseignements ont été exclus parce que tous les renseignements demandés étaient susceptibles d’être exclus en vertu des articles 68, 68.1, 68.2, 69 ou 69.1 de la Loi.
• Aucun document – Dans 103 cas traités (21 %), aucun document pertinent ne relevait du MPO.
• Abandon de demande – Dans 37 cas traités (7 %), le demandeur a abandonné la demande, en la retirant officiellement ou en ne donnant pas suite à une communication de la part du Secrétariat de l’AIPRP, par exemple une demande de précisions.
• Ni confirmée ni infirmée – Dans une demande traitée (< 1 %), le MPO n’a pu ni confirmer ni infirmer l’existence des renseignements demandés.

Aucune demande n’a été traitée pour laquelle un transfert a été effectué vers une autre institution gouvernementale plus intéressée par le sujet, et aucune demande n’a été traitée pour laquelle le MPO a refusé d’agir avec l’approbation du commissaire à l’information.

Exemptions et exclusions

La Loi sur l’accès à l’information accorde au public le droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents du gouvernement fédéral relevant des institutions fédérales, sous réserve d’exceptions précises et limitées. Ces exceptions sont appelées des « exemptions » et des « exclusions ». Les exemptions désignent les dispositions de la Loi qui autorisent ou obligent le responsable d’une institution fédérale à refuser l’accès à des renseignements demandés en vertu de la Loi.

En 2022-23, les exemptions les plus fréquemment invoquées n’ont pas changé par rapport à la période précédente.

Le tableau suivant montre les trois exemptions les plus fréquemment invoquées par le MPO en 2022-23.

Les exclusions désignent les dispositions de la Loi qui excluent certains documents de l’application de cette dernière. La Loi ne s’applique pas aux documents publiés et, en vertu de l’article 68 et 69, aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine (documents confidentiels du Cabinet); ces articles ont tous deux été invoqués par le MPO durant la période de rapport. Les documents publiés ont été exclus dans 44 demandes et les exclusions relatives aux documents confidentiels du Cabinet ont été appliquées dans 46 demandes.

Consultez l’annexe B pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des exemptions et des exclusions invoquées par le MPO en 2022-23, présentées par article, paragraphe et alinéa. Aux fins du présent rapport, si une exemption ou une exclusion a été invoquée à plusieurs reprises dans une même demande, elle sera signalée une seule fois dans l’annexe B.

Répercussions de la COVID-19 sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information

Au cours de la période de rapport, la COVID-19 n’a pas eu d’incidence sur les activités de l’AIPRP du MPO.

Demandes non officielles

Les demandes d’accès non officielles sont définies comme les demandes d’information qui sont présentées au Secrétariat de l’AIPRP, mais qui ne sont pas traitées en vertu de la Loi. La Directive sur les demandes d’accès à l’information du SCT exige des ministères la publication en ligne des résumés de leurs demandes d’accès à l’information traitées afin de permettre au public d’en demander des copies de manière informelle. En 2022-23, le MPO a traité 266 demandes d’accès non officielles pour des documents déjà publiés.

Formation et sensibilisation

Conformément aux exigences de la Politique sur la protection des renseignements personnels du MPO, les employés et les gestionnaires de tous les niveaux doivent suivre une formation sur la protection des renseignements personnels au moins une fois tous les cinq ans. À l’appui de cette politique, le MPO fait la promotion de la sensibilisation aux lois fédérales sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels et aux responsabilités correspondantes des employés du MPO au moyen d’une formation continue, d’un bulletin trimestriel, d’articles informatifs et d’activités de sensibilisation.

Le Secrétariat de l’AIPRP a continué d’offrir des formations aux employés et aux gestionnaires à tous les niveaux dans le cadre d’un calendrier de formation prévisible de 12 mois qui a été mis en œuvre au cours de l’exercice financier précédent. Le Secrétariat de l’AIPRP a également observé une augmentation des demandes de formation ad hoc, proposée sur demande et adaptée aux besoins des programmes.

Le contenu de la formation et de la sensibilisation a également été mis à jour régulièrement pour améliorer l’expérience d’apprentissage des participants dans un environnement hybride grâce à l’utilisation de divers outils interactifs et de technologies accessibles au bureau. La formation hybride a également permis au MPO de répondre aux besoins de formation de divers groupes au sein du ministère, y compris dans les régions. Au cours de la période de rapport 2022-23, 2 352 participants ont reçu une formation sur l’AIPRP dans le cadre des séances offertes par le Secrétariat de l’AIPRP. Ces séances ont porté sur le traitement des demandes d’accès à l’information, la protection et la gestion des renseignements personnels et le respect des exigences en matière de publication proactive.

Le Secrétariat de l’AIPRP a également déployé des efforts supplémentaires pour promouvoir l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) auprès des employés du MPO, ce qui s’est traduit par une augmentation de 9 % de la participation globale par rapport à l’exercice précédent. Au cours de cette période de rapport, 741 participants ont suivi les cours de formation de l’EFPC sur l’AIPRP.

Le tableau 5 présente toutes les activités de formation liées à l’AIPRP entreprises au cours de la période de référence.

En ce qui concerne plus particulièrement la partie 2 de la Loi qui traite de publication proactive, au cours de la période visée par le rapport, l’AIPRP du MPO a offert une séance d’information virtuelle bilingue aux employés qui ne font pas partie de l’AIPRP et qui doivent satisfaire aux exigences en matière de publication proactive, comme la publication des titres et des numéros de suivi des mémoires pour la ministre et le sous-ministre. Au cours de cette séance destinée aux participants de l’ensemble du ministère, l’AIPRP a donné un aperçu des exigences légales, a examiné le processus interne du MPO pour la publication des renseignements requis, et a partagé les pratiques exemplaires et les leçons apprises. Des séances ad hoc informelles ont également été organisées régulièrement pour les employés qui se sont impliqués dans la coordination de cet exercice mensuel au cours de la période de rapport.

Le Secrétariat de l’AIPRP a continué à publier divers articles afin de fournir aux employés des renseignements et des conseils sur les principes de protection de la vie privée ainsi que sur les procédures de demandes d’AIPRP et les pratiques exemplaires.

De plus, le Secrétariat de l’AIPRP a continué d’impliquer les contacts de l’AIPRP dans l’ensemble du ministère au moyen de réunions régulières. Ces réunions ont servi de forum supplémentaire pour partager de nouveaux renseignements et de l’orientation avec les contacts de l’AIPRP sur le processus global de recherche de documents, les publications proactives, les responsabilités et les attentes, et les possibilités d’amélioration au sein du ministère.

Politiques, lignes directrices et procédures

Le Secrétariat de l’AIPRP continue de mettre en œuvre les instruments politiques du SCT, y compris les révisions et les mises à jour introduites au cours de la période couverte par le rapport, ainsi que l’ensemble des politiques de l’AIPRP du ministère, le cas échéant. La série d'outils politiques a été élaborée pour aider les employés du MPO à comprendre leurs responsabilités en ce qui concerne la protection des renseignements personnels. L’ensemble de politiques comprend la Politique du MPO sur la protection des renseignements personnels, la Directive du MPO sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, la norme du MPO sur les atteintes à la vie privée, la norme sur la communication autorisée de renseignements personnels, ainsi que des outils connexes, comme les Lignes directrices sur la communication informelle de renseignements, l’Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : analyse des besoins, les modèles d’Avis de confidentialité et les formulaires de signalement d’atteinte à la vie privée.

Publication proactive en vertu de la partie 2 de la LAI

Aux fins de la partie 2 de la Loi, le MPO est une institution gouvernementale. Le cadre de divulgation proactive de MPO-GCC fournit de l’orientation pour faciliter un accès efficace aux renseignements grâce à un effort de conformité soutenu et à une compréhension détaillée des rôles et des responsabilités qui sont nécessaires pour une mise en œuvre efficace de la publication proactive en vertu de la Loi. Le cadre s’applique aux employés et aux gestionnaires, ainsi qu’aux étudiants, aux employés temporaires et aux employés occasionnels.

Le MPO est soumis à toutes les exigences des articles 74 à 78 et 82 à 88 de la Loi. Le tableau 6 énumère ces exigences, et les renseignements publiés de manière proactive conformément à ces sections de la Loisont disponibles sur le site web du MPO sous la rubrique Transparence et sur le Registre Ouvert Canada.

Au cours de la période du rapport, le MPO a maintenu un taux de 100 % de conformité pour toutes les publications proactives dans les délais prescrits par la Loi. Dans des cas rares et précis, les renseignements qui avaient été publiés de manière proactive ont été mis à jour pour refléter les changements nécessaires apportés aux renseignements publiés à l’origine.

Initiatives et projets visant à améliorer l’accès à l’information

Tout au long de la période de rapport, le Secrétariat de l’AIPRP a continué de développer sa stratégie numérique lancée au cours de la période de déclaration 2019-2020. Au cours de la période visée par le rapport, l’utilisation des Outils de gestion d’AIPRP en ligne (OGAEL) a augmenté pour les demandes soumises au MPO et les dossiers de réponse envoyés aux demandeurs. Le MPO a continué d’utiliser des solutions numériques telles que Connexion postel, WeTransfer et le courrier électronique pour faciliter la transmission des réponses de l’AI aux demandeurs.

La mise en œuvre par le Secrétariat de solutions numériques a permis au Ministère de continuer à respecter ses obligations législatives en matière de fourniture de documents recevables aux demandeurs, tout en réduisant son empreinte carbone.

Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes

Le Commissariat à l’information du Canada enquête sur les plaintes relatives à la gestion des demandes d’accès à l’information déposées contre les institutions fédérales. La commissaire à l’information dispose de vastes pouvoirs d’enquête pour aider à jouer un rôle de médiation entre les demandeurs mécontents et les institutions gouvernementales. La commissaire à l’information à des responsabilités et des pouvoirs d’ordonner aux institutions de rendre certains documents publics à la fin d’une enquête lorsqu’une plainte s’avère fondée. La commissaire peut également donner de telles ordonnances lorsque de nouvelles plaintes ne peuvent être résolues grâce au processus de résolution informel du Commissariat. En outre, le Commissariat à l’information peut désormais publier les résultats des enquêtes.

En 2022-23, le MPO a reçu six lettres du Commissariat à l’information indiquant son intention d’ordonner au MPO de divulguer des documents faisant l’objet d’une demande d’accès à l’information. Quatre d’entre elles ont donné lieu à des ordres formels de la part du Commissariat à l’information, auxquels le MPO s’est conformé. En plus de ces ordres, le MPO a résolu des plaintes en effectuant de nouvelles recherches de documents, en divulguant des documents supplémentaires qui n’avaient pas été fournis initialement à l’AIPRP ou qui étaient protégés par des exemptions, ainsi qu’en engageant des discussions avec le Commissariat pour faire concorder la liste des plaintes détenues par le Commissariat et la liste des plaintes détenues par le MPO afin d’en assurer l’exactitude et de prendre des mesures sur les dossiers clés nécessitant une attention immédiate.

Rapports sur les frais d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable rende compte tous les ans au Parlement des frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les droits perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information
• Montant des frais : Les frais de traitement de 5,00 $ sont les seuls frais facturés pour une demande d’accès à l’information.
• Recettes totales : 2 130 $
• Frais annulés ou remboursé : 220 $.
• Coût de fonctionnement du programme : 1 910 $

Surveillance de la conformité

Le MPO s’efforce de respecter les délais prescrits et surveille activement le temps consacré au traitement des demandes d’accès à l’information. La surveillance commence dès que le Secrétariat de l’AIPRP du MPO reçoit une demande, qu’elle est saisie dans le système de gestion des cas et qu’elle est attribuée à un analyste. Toutes les demandes, y compris les demandes de consultation et les demandes de conseils non officiels ou d’examen des documents, sont saisies dans le système de gestion des cas aux fins de suivi. Ce suivi électronique des délais est essentiel, car les analystes travaillent sur de nombreuses demandes assorties d’actions ayant une échéance précise, à n’importe quel moment donné. Les analystes se réunissent avec leurs chefs d’équipe respectifs toutes les semaines en vue de définir les problèmes liés aux demandes qui pourraient entraîner des retards. Les problèmes sont soulevés auprès de l’équipe de gestion de l’AIPRP, au besoin. Le directeur et les directeurs adjoints du Secrétariat de l’AIPRP participent aux dossiers lorsqu’ils peuvent se servir de leur pouvoir à titre de délégués de la ministre pour promouvoir le respect des délais et des produits à livrer.

Le Ministère divulgue également des documents de manière proactive, notamment pour répondre aux exigences législatives de publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi. Le programme d’AIPRP examine les dossiers avant de les divulguer pour s’assurer que les renseignements divulgués sont conformes aux Lois. Le ministère a maintenu un taux de conformité de 100 % avec les exigences légales en matière de publication proactive tout en veillant à ce que les renseignements publiés soient conformes aux lois. L’une des pierres angulaires de ce succès peut être attribuée au cadre de divulgation proactive du MPO-GCC qui a été élaboré et mis en œuvre en 2019.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Description

Copie de l’ordonnance de délégation désignant le directeur et directeurs adjoints du secrétariat de l’AIPRP les pouvoirs, obligations et fonctions dont le ministre est, en qualité de responsable de Pêches et Océans Canada, investi par les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de son règlement mentionnés.

Annexe B : Rapport statistique de 2022-23 sur la Loi sur l’accès à l’information

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1  Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

1.3 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

2.5 Pages recommuniquées informellement

Section 3 – Demandes à la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

4.1 Disposition et délai de traitement

4.2 Exceptions

4.3 Exclusions

4.4 Format des documents communiqués

4.5 Complexité

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

4.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

4.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

4.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par disposition des demandes

4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

4.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par disposition des demandes

4.5.7 Autres complexités

4.6 Demandes fermées

4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

4.7 Présomptions de refus

4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

4.7.2 Demandes fermées au-dela des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)

4.8 Demandes de traduction

Section 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6 – Frais

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1  Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations à l'extérieur du gouvernement du Canada

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 – Enquêtes et compte rendus de conclusion

9.1 Enquêtes

9.2 Enquêtes et rapports des conclusions

Section 10 – Recours judiciaire

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes

10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers en vertu de l'alinéa 28(1)b)

Section 11 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

11.1 Coûts

11.2  Ressources humaines