Améliorations apportées à la politique en matière d'interprétation des règlements : Rapport sur les consultations auprès des intervenants

Contexte

La Commission sur la réduction de la paperasse a été annoncée par le premier ministre dans le budget de 2010. La Commission a été lancée en janvier 2011 dans le but de dresser la liste des principales sources d'irritation qui découlent des exigences réglementaires du gouvernement fédéral et de formuler des recommandations visant à réduire le fardeau des petites et moyennes entreprises.

En janvier 2012, la Commission a préparé le Plan d'action pour la réduction du fardeau administratif, qui définit plusieurs réformes des systèmes. Le gouvernement du Canada s'est engagé à mettre ces réformes systémiques en œuvre afin de créer un contexte commercial plus prévisible, de même qu'à rendre le système réglementaire du gouvernement plus transparent, plus responsable et plus prévisible.

Six réformes systémiques ont été regroupées en trois principaux champs d'action :

1. Réduire le fardeau des entreprises :
   • Règle du « un-pour-un »
   • Lentille des petites entreprises
2. Faciliter les affaires avec les organismes de réglementation :
   • Politiques d'interprétation
3. Améliorer les services et la prévisibilité :
   • Normes de service
   • Planification prospective
   • Fiches d'évaluation annuelle

Afin de faciliter les échanges avec les organismes de réglementation, Pêches et Océans Canada a publié la politique ministérielle en matière d'interprétation des règlements, laquelle constitue un document général exposant les engagements, les pratiques et les outils qui doivent être appliqués par Pêches et Océans Canada lorsqu'il fournit aux citoyens canadiens et aux entreprises des renseignements et des directives au sujet des règlements et des obligations réglementaires à respecter. Cette politique définit également les conditions selon lesquelles les réponses écrites aux questions pourraient être fournies.

Pêches et Océans Canada a élaboré plusieurs instruments de politique pour aider le Ministère à accomplir les tâches suivantes :

• Élaborer des exigences réglementaires exécutoires d'une manière collaborative;
• Promouvoir et assurer le respect des exigences réglementaires;
• Répondre aux questions des intervenants.

Voici quelques exemples de ces instruments de politique conçus pour faciliter les échanges avec les organismes de réglementation :

• Politique sur la protection des pêches;
• Guide pour soumettre une demande d'autorisation en vertu de l'alinéa 35(2)b) de la Loi sur les pêches;
• Guide de la pêche sportive dans les eaux à marées de la Colombie-Britannique et document Pêche en eau douce – Supplément Saumon. Ces deux documents décrivent le Règlement de pêche sportive de la Colombie-Britannique (1996) dans un langage clair et fournissent des renseignements de base sur les fermetures et les limites;
• Comment emballer correctement votre poisson pour le transport;
• Code national sur l'introduction et le transfert d'organismes aquatiques.

Un sondage de commentaires a été élaboré pour solliciter le point de vue des intervenants à propos du renforcement des pratiques de Pêches et Océans Canada en matière d'interprétation¹, c'est-à-dire la façon dont le Ministère fournit des renseignements ou des directives, ainsi que de la politique ministérielle en matière d'interprétation des règlements. Le Ministère a effectué des consultations auprès des intervenants en 2014-2015 par l'intermédiaire des mécanismes de consultation existants et a sollicité une rétroaction au sujet de la politique actuelle en matière d'interprétation des règlements. À la lumière de ces consultations, le rapport actuel cherche à déterminer les secteurs où des améliorations pourraient être apportées, de même que les mesures à prendre pour évaluer le succès de la mise en œuvre de la politique en matière d'interprétation réglementaire du MPO. Le rapport analyse les renseignements reçus et décrit la méthode utilisée par le Ministère pour recueillir les commentaires des intervenants. Il aborde également de façon détaillée les améliorations qui seront apportées au cours des deux prochaines années, ainsi que les paramètres à utiliser pour mesurer le succès. La population canadienne sera informée du rendement de Pêches et Océans Canada relativement à la mise en œuvre de ces améliorations d'ici le 31 mars 2017.

Méthodologie

Le principal objectif du sondage était de recueillir des commentaires, des idées et des recommandations auprès des intervenants relativement à la suite d'instruments de politique actuelle dans le but d'examiner et d'améliorer ces outils. Le sondage en ligne était composé de huit questions servant à recevoir des commentaires et de deux questions relatives à la distribution. Le sondage en ligne a été réalisé au moyen d'un échantillonnage non probabiliste, et visait 561 intervenants dans divers secteurs dont une grande partie des activités est réglementée par Pêches et Océans Canada. L'échantillonnage au jugé représentait un large éventail d'intervenants, d'intérêts et de clients. Les intervenants ont été invités directement à transmettre par courriel leurs commentaires sur la politique en matière d'interprétation des règlements au moyen des mécanismes de consultation existants. L'échantillon recueilli était représentatif de la composition proportionnelle des intervenants qui interagissent directement ou indirectement avec les lois et les règlements de Pêches et Océans Canada. Toutefois, il suffit d'aller sur le site Web de la Consultation sur la Politique en matière d'interprétation des règlements pour participer au sondage et fournir des commentaires.

Constatations et analyse

Parmi les 561 intervenants ciblés, seulement 19 réponses ont été reçues, soit 3,3 % des personnes invitées à formuler des commentaires directement par courriel. Le sondage ayant été mis à la disposition du public et, en raison des exigences en matière de confidentialité, il est impossible de déterminer le nombre de répondants, parmi ceux qui ont été invités à formuler des commentaires par courriel électronique, l'ont effectivement fait. Cependant, ils ont permis de cerner des professions et des catégories qui s'harmonisent avec les intervenants directement sollicités.

Les commentaires reçus au cours du sondage sont résumés ci-dessous :

Domaines dans lesquels Pêches et Océans Canada connaît des succès :

• La page Web des lois et règlements du Ministère aide à disposer l'information, ainsi qu'à fournir de l'information utile, complète et accessible.
• Le Ministère aide les intervenants à se conformer aux exigences réglementaires en communiquant avec les intervenants lorsque des changements réglementaires surviennent, ou lorsque des initiatives réglementaires sont proposées, et en rendant les règlements accessibles en ligne.
• Les répondants ont trouvé la navigation sur le site Web du Ministère facile et simple.

Domaines dans lesquels Pêches et Océans Canada peut s'améliorer :

• Le Ministère pourrait davantage aider les intervenants à répondre aux exigences réglementaires en offrant des ateliers sur des lois, règlements, politiques et lignes directrices spécifiques, communiquant les changements réglementaires aux abonnés au moyen d'avis; en organisant les lois et les règlements en fonction des besoins administratifs; en améliorant les documents d'orientation pour inclure des activités particulières; en utilisant des exemples concrets pour aider à orienter les entreprises à se conformer aux règlements.
• Le Ministère pourrait améliorer l'utilisation d'un langage simple dans les documents en peaufinant de façon continue les guides et les foires aux questions; en utilisant un langage que les intervenants connaissent; en définissant clairement les termes utilisés dans les documents; et en communiquant les documents aux intervenants avant qu'ils soient publiés afin de garantir une clarté optimale.
• La majorité des répondants estiment qu'il n'y a pas suffisamment de documents de sensibilisation et d'orientation sur les nouveaux règlements, sur les règlements proposés ou sur le besoin de ces règlements. Ils aimeraient voir le Ministère : afficher plus d'information sur les projets de règlements, en augmentant la longueur des explications dans les sommaires en ligne; élaborer des documents d'orientation internes plus exhaustifs pour informer le personnel de façon à ce qu'il y ait plus d'uniformité dans la mise en œuvre de politiques à l'administration centrale nationale et dans les régions; mettre en œuvre un système qui informe les parties intéressées au sujet des projets de règlement ou les nouveaux règlements; veiller à ce que les documents ou éléments d'information affichés concernant les nouveaux règlements ou les modifications de règlements soient simples à comprendre et expliquer ce que les intervenants doivent faire pour se conformer.
• La majorité des répondants ont été en mesure de trouver les renseignements dont ils avaient besoin sur le site Web du Ministère et d'y accéder. Cependant, une grande partie des renseignements mis à leur disposition était considérée comme vague, ce qui a donné lieu à des questions de leur part auxquelles le personnel ministériel devra répondre.
• Le Ministère pourrait améliorer la conformité réglementaire au moyen de services en ligne, de sensibilisation ou d'éducation. Voici des exemples : Des applications sur appareil mobile personnalisées pour des services ou des activités spécifiques; de l'assistance téléphonique, par exemple une personne-ressource de Pêches et Océans Canada qui peut aborder les demandes de renseignements; une intégration accrue avec d'autres partenaires fédéraux et provinciaux, de façon à ce que les utilisateurs puissent assurer une pleine conformité à toutes les exigences réglementaires.

Recommandations

Compte tenu du vaste éventail de programmes sous l'égide de la politique en matière d'interprétation réglementaire, Pêches et Océans Canada propose d'adopter une approche de cycle de vie qui permettrait l'intégration de bon nombre des recommandations d'amélioration reçues des intervenants au cours de la période de consultation. Cela signifie que le Ministère œuvrera :

• à mettre en œuvre un modèle de service à la clientèle souple qui tient compte de la façon dont les Canadiens prennent connaissance de l'information, et à élaborer une Foire aux questions qui anticipe les préoccupations des intervenants;
• à utiliser un formulaire de commentaires électronique lié à chaque document d'information ou d'orientation de façon à ce que les commentaires des utilisateurs soient reçus d'une manière rationalisée, et que les commentaires puissent être directement reliés à chaque programme ou domaine;
• à rédiger des documents d'information et/ou d'orientation en langage simple, et à réviser le contenu périodiquement, le cas échéant, en fonction des suggestions de clients;
• à utiliser, le cas échéant, des outils plus interactifs pour communiquer avec les intervenants, y compris des webinaires, des ateliers, des diffusions en continu et du clavardage en direct, les médias sociaux, et l'affichage de vidéos qui expliquent les changements et utilisent des exemples concrets de ce que les changements signifient.

Il est à noter que le Ministère cherche également à se conformer à l'exigence du Secrétariat du Conseil du Trésor de modifier les pages Web et de préparer du contenu ministériel en vue de la migration vers Canada.ca. Cet exercice aidera à aborder bon nombre des préoccupations liées au repérage d'information ministérielle et à l'accès à cette dernière, et à améliorer la capacité de rechercher du contenu en organisant mieux sa pertinence pour l'utilisateur.

Voici une illustration de l'approche de cycle de vie que le Ministère adoptera lors de l'affichage d'information liée à de nouvelles initiatives réglementaires, à des modifications réglementaires et/ou à des instruments politiques.

Planification : Mise en œuvre d'un modèle de service à la clientèle

Le Ministère s'est engagé à élaborer un modèle de service à la clientèle souple. Cela signifie qu'un plan de sensibilisation des intervenants sera élaboré par les progrrammes pour chaque nouvelle initiative réglementaire, modification réglementaire et/ou instrument politique qui sera affiché sur son site Web. Le plan de sensibilisation des intervenants prendra en compte les exigences conformément à la Directive du Cabinet sur la gestion de la réglementation (le cas échéant), et les nouvelles exigences dans le cadre du Plan d'action pour la réduction du fardeau administratif².

Le plan de sensibilisation des intervenants décrira les mécanismes de service qui permettraient d'assurer une sensibilisation aux nouvelles initiatives réglementaires, aux modifications réglementaires, et/ou aux instruments de politiques, et prendra en considération le bassin d'utilisateurs pour l'initiative (pêcheurs, propriétaires fonciers, construction). Le plan de sensibilisation des intervenants comprendrait également l'élaboration d'une Foire aux questions ou d'éléments d'information tels que « qu'est-ce que cela signifie pour moi? » ou « Les 5 choses les plus importantes à savoir », et envisagerait l'utilisation d'outils interactifs tels que des webinaires, des ateliers, des diffusions en continu et du clavardage en direct, des consultations en personne, les médias sociaux et des vidéos.

De plus, le plan pourrait prendre en compte la question à savoir si les Canadiens peuvent s'inscrire à une liste de distribution/des avis pour signaler des changements aux règlements et aux divers services aux parties intéressées. La liste de distribution pourrait, à tout le moins, informer les gens lorsque le site Web a été mis à jour et contient de nouveaux renseignements (p. ex., les pages de Plan prospectif).

Entrée en vigueur : Rationalisation de la façon dont les commentaires sont reçus

Le Ministère est résolu à rationaliser la façon dont les commentaires des intervenants sont reçus concernant les documents d'information et/ou d'orientation au moyen d'un formulaire électronique de rétroaction lié à chaque document d'information ou d'orientation. Cela permettra aux Canadiens de fournir des commentaires immédiatement sur des programmes et/ou des sujets particuliers, et d'entrer en contact directement avec le Ministère concernant tout commentaire ou toute question au sujet des initiatives.

Examen : Réponse aux intervenants et révision des documents d'information

Le Ministère est résolu à s'assurer que les documents d'information et/ou d'orientation soient rédigés dans un langage simple et que le contenu soit révisé périodiquement en fonction des suggestions/commentaires/demandes de renseignements reçus des clients au moyen de mécanismes de commentaires. Cela permettra au Ministère d'évaluer le langage simple de chacun des documents d'information ou d'orientation rendus disponibles et de mettre à jour de façon continue ces documents en utilisant des exemples réels provenant d'intervenants, le cas échéant.

Au besoin, et selon les commentaires reçus par le Ministère, d'autres outils interactifs pourraient être mis en œuvre pour communiquer avec les intervenants, y compris les webinaires, les ateliers, les diffusions en continu, les clavardages en direct, les consultations en personne et les vidéos.

Paramètres et cibles

Ces engagements seront mesurés sur une période de deux ans (d'ici mars 2017). Un rapport sera publié à ce moment-là pour décrire le rendement du Ministère en ce qui a trait à l'atteinte des améliorations dans les domaines d'intérêt concernés.

¹ Les pratiques d'interprétation sont les différentes façons dont Pêches et Océans Canada fournit de l'information et/ou de l'orientation en matière d'initiatives réglementaires, de modifications réglementaires et/ou d'instruments politiques.

² Comprend les plans prospectifs en matière de réglementation, la politique en matière d'interprétation réglementaire et les normes de service.