Rapport d’audit interne

Audit de la gestion du matériel : aliénation des biens

Projet 6B297
Date: Octobre 2018

Table des matières

• Résumé
• Introduction
• Objectif de l'audit
• Portée et approche de l'audit
• Constatations de l'audit
• Conclusion
• Annexe A: Secteurs d'intérêt et critères d'audit
• Annexe B: Liste des recommandations et plans d'action de la direction

Résumé

L'objectif de l’audit était de veiller à ce qu'un cadre de gestion du matériel soit en place et fonctionne correctement afin de s'assurer que les biens sont éliminés conformément aux règlements, directives et politiques en vigueur. L’audit était axé sur la gouvernance et la responsabilité, l’environnement de contrôle, et l’intendance.

L’audit a été réalisé à l’Administration centrale nationale de Pêches et Océans Canada et comprenait des visites de sites dans les régions du Pacifique, du Centre et de l'Arctique, du Québec, des Maritimes et de Terre-Neuve. Un échantillon d'actifs mobiliers supérieurs à mille dollars (biens de garde et capital) et d'actifs mobiliers obligatoires inférieurs à mille dollars mis à la retraite au cours des années fiscales 2015-16 et 2016-17 a fait l'objet d'un test de transaction.

Pourquoi cet audit est-il important?

La gestion du matériel du gouvernement du Canada est gouvernée par les lois, les règlements et les politiques et est un point important pour garantir une gestion financière générale saine. La Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor précise l’orientation de la gestion des biens matériels du Ministère au cours de leur cycle vital. En ce qui concerne l’aliénation, requiert que l’aliénation des biens matériels excédentaires soit réalisée le plus efficacement possible et le plus tôt possible après être devenus excédentaires conformément aux exigences de prestation de programme de sorte à obtenir la valeur nette la plus élevée pour la Couronne.

Au 31 mars 2017, Pêches et Océans Canada se classait au cinquième rang des actifs en importance du gouvernement du Canada, avec des actifs immobilisés de 7,2 milliards de dollars pour une valeur comptable nette de 3,8 milliards de dollars. Certains des actifs du Ministère à la valeur comptable nette comprennent des machines et du matériel (près de 150 millions de dollars), de l’informatique (plus de 6,5 millions de dollars), des navires et des bateaux (619 millions de dollars), des aéronefs (267 millions de dollars) et des véhicules (21,5 millions de dollars). La responsabilité principale de la supervision de la gestion des biens meubles au sein du ministère incombe au secteur du dirigeant principal des finances. La gestion du matériel a été identifiée comme un domaine à risque élevé par le Ministère dans son plan d’audit axé sur les risques 2017-2020.

Principales constatations

• Des politiques, directives et lignes directrices ministérielles pour l’aliénation des biens existent et sont conformes aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor. L’orientation stratégique pour la gestion du matériel au sein du Ministère a été documentée et communiquée officiellement à travers la Directive sur la gestion des biens mobiliers et les Lignes directrices sur la gestion des biens mobiliers.

• Il n’y a pas d’organisme ou de comité directeur en place au niveau national pour surveiller les activités de gestion du matériel et la structure organisationnelle nationale actuelle de gestion du matériel n’offre pas de soutien uniforme pour informer, diriger, gérer et surveiller les activités de gestion du matériel du Ministère.

• Malgré le manque de soutien en matière de politique et de coordination de la part des Opérations de gestion financière et de gestion du matériel, les gestionnaires régionaux du matériel (avec rapports hiérarchiques au Opérations de gestion financière et de gestion du matériel) ont acquis une bonne compréhension de leurs rôles et responsabilités en matière d’aliénation des biens. Ils s'appuient mutuellement pour obtenir un soutien et des conseils afin d'interpréter et de mettre en oeuvre les exigences de la politique et ont développé des outils et des modèles régionaux pour les aider dans leurs responsabilités en matière de gestion du matériel.

• Les processus gouvernant l’aliénation des biens ne sont pas toujours suivis de façon uniforme, ne sont pas toujours soutenus par des registres vérifiables, et les mesures de contrôle générales n’atteignent pas leurs objectifs visés.

• Un système financier à l'échelle du ministère, Abacus, est en place pour enregistrer et suivre les actifs meubles de plus de 1 000 $ (de garde et d'immobilisations) et les actifs obligatoires. Toutefois, les programmes utilisent les demandes indépendantes pour la gestion du matériel, ainsi que les feuilles de calcul.

• Les biens de garde ne sont pas toujours enregistrés et suivis dans le système financier du Ministère.

Conclusion

L’audit a permis de conclure que les éléments d'un cadre de gestion du matériel sont en place au sein du Ministère afin de s'assurer que les biens sont éliminés conformément aux règlements, directives et politiques en vigueur. Plus précisément, les Opérations de gestion financière et de gestion du matériel a élaboré des instruments politiques conformes aux exigences du Conseil du Trésor et a élaboré des processus, des pratiques et des outils normalisés visant à soutenir les exigences en matière de gestion du matériel du Ministère liées à l’aliénation des biens. Toutefois, il existe des pratiques non uniformes d'aliénation des biens au sein des régions, étant donné que les lignes directrices ministérielles ne reflètent pas les exigences régionales.

Il existe des opportunités de renforcer la structure organisationnelle afin de soutenir la gestion du matériel au sein du Ministère et d’établir une fonction de surveillance. Par ailleurs, des domaines à améliorer ont été mis en évidence en ce qui concerne les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte liés à la répartition des tâches, à la délégation d’autorité, et à la création, l’enregistrement et le suivi d'actifs, et en ce qui concerne l'enregistrement et le suivi de tous les biens de garde dans le système financier du Ministère.

Énoncé de conformité

L’audit a été réalisé conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne, comme le corroborent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité de la Direction générale de l’audit interne.

Introduction

La gestion du matériel du gouvernement du Canada est gouvernée par les lois, les règlements et les politiques. La gestion du matériel dans le respect des politiques, directives et règlements est un point important pour garantir une gestion financière générale. Le Conseil du Trésor entend par « matériel » tous les biens mobiliers, sauf l’argent et les registres, acquis par Sa Majesté du chef du Canada qui peuvent être déplacés d’un lieu à un autre tandis que le bien est utilisé. Les exemples de biens mobiliers comprennent, sans s'y limiter, les navires, les véhicules, le matériel scientifique, les armes à feu et l’équipement de surveillance.

La Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor précise l’orientation de la gestion des biens matériels du Ministère au cours de leur cycle vital. La Politique requiert que l’aliénation des biens matériels excédentaires soit réalisée le plus efficacement et plutôt possible après être devenus excédentaires. Ceci conforme aux exigences de prestation de programme de sorte à obtenir la valeur nette la plus élevée pour la Couronne, et conformément à la Directive sur l’aliénation du matériel en surplus du Conseil du Trésor.

Au 31 mars 2017, Pêches et Océans Canada (MPO) se classait au cinquième rang des actifs en importance du gouvernement du Canada, avec des actifs immobilisés de 7,2 milliards de dollars pour une valeur comptable nette de 3,8 milliards de dollars. Certains des actifs du MPO à la valeur comptable nette comprennent des machines et du matériel (près de 150 millions de dollars), de l’informatique (plus de 6,5 millions de dollars), des navires et des bateaux (619 millions de dollars), des avions (267 millions de dollars) et des véhicules (21,5 millions de dollars). La responsabilité principale de la supervision de la gestion des biens meubles au sein du ministère incombe au secteur de la Dirigeante Principale des Finances (DPF). Les opérations de gestion financière et de gestion du matériel (OGFGM) au sein du secteur de la DPF est chargé de représenter le MPO au niveau national sur tous les aspects de la gestion des biens mobiliers.

En tant que ministère opérationnel, MPO exécute un bon nombre de ses programmes et activités principalement à travers ses régions et la GCC. Par conséquent, un grand nombre des actifs et des responsabilités liées à l’aliénation des biens sont également détenus dans les régions à divers lieux, comme dans les entrepôts, les détachements, les bureaux sur le terrain, les laboratoires, les bureaux du MPO et de la GCC et les ports et les navires de la GCC.

Le Ministère a déterminé que la gestion du matériel était un domaine à haut risque dans son plan d’audit axé sur les risques de 2017-2020. Le secteur de la DPF travaille sur une initiative, l’Initiative de rationalisation de la gestion du matériel (IRGM) afin d’améliorer l’évaluation de l’inventaire en favorisant l’uniformisation et l’utilisation des systèmes et des processus au sein du MPO en adoptant un système d'information de gestion du matériel commun (Maximo) qui est étroitement intégré au système financier ministériel (Abacus). L’intégration des systèmes Maximo et Abacus dans le cadre de l’IRGM a été réalisée, et les travaux réalisés pour déployer Maximo dans les régions sont en cours.

Objectif de l'audit

L'objectif de l’audit était de déterminer si un cadre de gestion du matériel est en place et fonctionne correctement au sein du Ministère afin de s'assurer que les biens sont éliminés conformément aux règlements, directives et politiques en vigueur. Plus précisément, l’audit a permis d’évaluer les points suivants :

1. Gouvernance et obligation de rendre compte

   • Si un cadre de supervision de la gestion du matériel est établi et fonctionne correctement.
   • Si une structure organisationnelle appuie l'atteinte des objectifs de gestion du matériel en matière d'aliénation des biens; et si l'autorité, les rôles, les responsabilités, et la reddition de comptes ont été définis clairement, sont consignés, ont été communiqués et sont compris.

2. Environnement de contrôle

   • Si la direction a mis en place des mesures de contrôle, des processus et des procédures conformes aux exigences politiques d'aliénation des biens et les évalue régulièrement.

3. Intendance

   • Si l’intendance, par le biais de mesures de contrôle efficaces, a atteint les résultats visés.

Portée et approche de l’audit

L’audit était axé sur l'aliénation des biens de tous les secteurs du MPO et de la GCC à l'Administration centrale nationale et dans les régions. L’audit a été mené à l’Administration centrale nationale et comprenait des visites de sites dans les régions du Pacifique, du Centre et de l'Arctique, du Québec, des Maritimes et de Terre-Neuve. Un échantillon des biens retirés au cours des exercices financiers 2015-2016 et 2016-2017 a été examiné aux fins de contrôle des transactions. L’audit n’a pas porté sur l’élimination des grands navires.

L’audit porte sur la période allant du 1^er avril 2015 au 30 septembre 2018.

Constatations de l’audit

1. Gouvernance et obligation de se rendre compte

L'Institut des auditeurs internes définit « la gouvernance » ainsi : tous les processus et structures mis en oeuvre pour étayer, diriger, gérer et surveiller les activités de l’organisation pour atteindre les objectifs de cette dernière. La gouvernance contribue à l'orientation stratégique, à la surveillance, à la prise de décisions et à l'imputabilité d'une organisation, ce qui la fait atteindre ses objectifs. Un cadre de supervision et une structure organisationnelle font partie de la gouvernance et de l’obligation de rendre compte.

Cadre de supervision

L’audit a permis d'examiner si un cadre de supervision de la gestion du matériel est établi et fonctionne correctement. Plus précisément, l’audit a permis d'examiner si :

• des directives et lignes directrices ministérielles pour l’aliénation des biens existent et sont conformes aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor; et,

• un mécanisme de surveillance pour surveiller le rendement et évaluer si le risque lié à l’aliénation des biens existe, et assurer la conformité aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor pertinentes ainsi qu’aux directives et aux lignes directrices du MPO liées à l’aliénation des biens.

Directives et lignes directrices ministérielles. L’audit a révélé que des directives et lignes directrices ministérielles pour l’aliénation des biens existent et sont conformes aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor. L’orientation stratégique pour la gestion du matériel au sein du Ministère a été documentée et communiquée officiellement à travers la Directive sur la gestion des biens mobiliers (« directive ») et les Lignes directrices sur la gestion des biens mobiliers (« lignes directrices ») qui s’appliquent au MPO et à la GCC. La directive indique clairement les rôles, les responsabilités et les pouvoirs des principaux intervenants en ce qui concerne la gestion et l’aliénation des biens mobiliers. Les lignes directrices soutiennent la directive en présentant les processus et les procédures pour la gestion et l’aliénation des biens mobiliers. La directive et les lignes directrices du MPO sont conformes à la Politique sur la gestion du matériel, à la Directive sur l’aliénation du matériel en surplus et au Guide de gestion du matériel du Conseil du Trésor. De plus, les obligations de rendre compte et la délégation d’autorité pour l’approbation de l’aliénation des biens sont définies dans l’échéancier approuvé de la Délégation des pouvoirs de passation de marchés et de gestion des biens du MPO.

Mécanisme de surveillance. L’audit a révélé qu’il n’y a pas de mécanisme de surveillance permettant de surveiller le rendement, d’évaluer les risques liés à l’aliénation des biens, et d’assurer la conformité aux politiques, directives et lignes directrices pertinentes du Conseil du Trésor et du MPO. Il n’y a pas d’organisme ou de comité directeur en place au niveau national permettant de surveiller les activités de gestion du matériel. De plus, il y a un manque de représentation des OGFGM aux comités chargés des opérations du MPO et de la GCC à l’échelle nationale et à l’échelle régionale. La structure organisationnelle nationale actuelle de gestion du matériel n’offre pas de soutien uniforme pour informer, diriger, gérer et surveiller les activités de gestion du matériel du Ministère.

Les programmes, en tant qu’autorités techniques, sont responsables de la gestion du cycle de vie et de l’aliénation des biens, toutefois, ils dépendent des OGFGM en termes d’orientation, d’approbation et de coordination. Notamment, la composition des comités de la GCC est propre aux programmes de la GCC, sans représentation des OGFGM même si les instruments politiques du MPO sur la gestion du matériel demandent à leurs membres d'assister aux réunions au niveau stratégique au sein du Ministère, de communiquer avec les intervenants et de participer aux réunions au niveau du groupe de travail liées à la gestion des biens mobiliers.

Structure organisationnelle

L’audit a permis d’examiner si une structure organisationnelle appuie l'atteinte des objectifs de gestion du matériel en matière d'aliénation des biens; et si l'autorité, les rôles, les responsabilités, et la reddition de comptes ont été définis clairement, sont consignés, ont été communiqués et sont compris. Plus précisément, l‘audit a permis d'examiner si :

• l’autorité, les rôles, les responsabilités, et la reddition de comptes des principales personnes en ce qui concerne l’aliénation des biens sont clairement définis avec une répartition claire des fonctions, consignés et communiqués.

Autorité, rôles et responsabilités, et reddition de comptes. L’audit a révélé que la structure organisationnelle nationale actuelle de gestion du matériel n’offre pas de soutien uniforme pour informer, diriger, gérer et surveiller les activités de gestion du matériel du Ministère. Les OBGFM sont soutenus par la direction des Services du matériel et des acquisitions qui est responsable de développer, mettre en oeuvre, superviser et surveiller l'efficacité des instruments politiques du Ministère sur la gestion du matériel. Ces responsabilités sont déléguées au niveau ministériel au Centre d’expertise (CE) et au niveau régional au gestionnaire de la Division des politiques ministérielles sur la gestion du matériel qui a également une responsabilité hiérarchique et fonctionnelle envers les bureaux de gestion du matériel régionaux au sein du Ministère.

Au niveau ministériel, les responsabilités du CE indiquées dans la directive n’ont pas été assumées, notamment : la fourniture d'assistance, de conseils et d’orientations ; l’examen de la qualité de l’information dans le système financier du Ministère; la conduite d'activités de vérification des biens; et la surveillance de la conformité à l’échelle du Ministère aux instruments politiques du Conseil du Trésor. Également, au niveau régional, les principales activités n’ont pas été réalisées de manière uniforme, notamment : la surveillance des transactions de dépenses afin de veiller à ce que les biens mobiliers soient enregistrés dans le système financier ministériel (Abacus); la surveillance de l’exhaustivité et de l’exactitude des registres des actifs des régions dans le système financier ministériel; et la conduite d’une vérification physique indépendante des biens mobiliers de la région tous les cinq ans.

L’audit a également révélé que les responsabilités du CE sont soutenues par un poste de spécialiste principal qui était vacant depuis 2017, et a été pourvu au cours de l’audit. De plus, au cours des dernières années, les postes de gestionnaires du matériel régionaux et le poste de gestionnaire du matériel à l’échelle ministérielle ont été comblés par des affectations intérimaires. Tous ces postes ont été pourvus de façon permanente au cours de l’audit les OGFGM a également entrepris plusieurs initiatives visant à améliorer la conservation du personnel et progresse en vue de soutenir la fonction de gestion du matériel.

L’audit a révélé que malgré le manque de soutien en matière de politique et de coordination de la part des opérations de gestion financière et de gestion du matériel , les gestionnaires régionaux du matériel (avec rapports hiérarchiques aux OGFGM) ont développé une bonne compréhension de leurs rôles et responsabilités quant à l’aliénation des biens. Ils dépendent les uns des autres en termes de soutien et de conseils pour interpréter et mettre en oeuvre les exigences politiques, et ont élaboré des outils et des modèles régionaux afin de les aider à assumer leurs responsabilités en matière de gestion du matériel. La plupart des gestionnaires du matériel régionaux ont travaillé pour le MPO pendant de nombreuses années, un grand nombre d’entre eux occupant leur poste depuis plus de 20 ans. Par conséquent, un grand nombre d'entre eux ont une bonne compréhension de leurs rôles et responsabilités. Les gestionnaires du matériel régionaux reçoivent une formation en cours d’emploi et un apprentissage par des pairs en raison du contexte et de la nature de leur travail. Bien que la structure organisationnelle actuelle ne facilite pas les orientations et le soutien pertinents, les membres du personnel régionaux ont élaboré leurs propres outils. Les OGFGM soutient les membres du personnel et les encourage à obtenir la certification de spécialiste fédéral en gestion du matériel du Conseil du Trésor. Plusieurs employés sont inscrits au programme et deux d’entre eux ont obtenu leur certification avec succès.

Les gestionnaires de centre de responsabilité (GCR) sont les derniers gestionnaires des biens et sont responsables de la conservation et de l’aliénation des biens. L’audit a révélé que les rôles et les responsabilités des GCR varient selon les régions et également en fonction des programmes du MPO et de la GCC. Les GCR connaissent les instruments politiques ministériels pour la gestion du matériel, mais dépendent uniquement des OGFGM en termes de conseils et d’orientations sur la façon de procéder lorsqu’ils doivent aliéner un bien. Certains GCR n’ont pas connaissance de leur responsabilité consistant à veiller à ce que tous les achats de biens détenus soient suivis dans le système financier du Ministère.

L’audit a également révélé des incohérences dans le processus de vérification des biens annuel parmi les régions et les programmes. Certains GCR sont évalués sur le processus dans leurs ententes de rendement, certains effectuent le processus de façon ponctuelle et certains ne le réalisent pas du tout. De plus, la plupart des GCR interrogés n’ont pas reçu la formation portant sur la gestion du matériel et l’aliénation des biens. Les bureaux de gestion du matériel régionaux ont fait des efforts pour fournir un certain niveau de formation en élaborant des présentations, des guides d’utilisateur et en désignant les pouvoirs, et en organisant des séances de formation au besoin.

Recommandations

Le dirigeant principal des finances devrait :

• 1. S’assurer qu’un mécanisme de supervision est établi pour que la gestion du matériel puisse évaluer les risques, surveiller le rendement et assurer la conformité aux exigences politiques en vigueur pour l’aliénation des biens.
• 2. S’assurer que la structure organisationnelle de gestion du matériel et le niveau de dotation répond aux exigences et aux besoins opérationnels du Ministère, notamment : fournir des orientations, des conseils, de la formation et effectuer des opérations et s'acquitter des responsabilités de surveillance conformément aux instruments politiques du MPO sur la gestion du matériel.

Réponse de la direction
La direction accepte les recommandations.

Le dirigeant principal des finances établira un cadre de surveillance des risques, de la performance et de la conformité.

Le dirigeant principal des finances examinera les rôles, les responsabilités et les niveaux de dotation en personnel pour identifier les lacunes dans l'organisation existante et mettra en oeuvre une stratégie de ressources humaines pour réduire les écarts.

2. Environnement de contrôle

Des mesures de contrôle internes solides devraient être en place et intégrées dans les pratiques opérationnelles afin de garantir la conformité de tous les utilisateurs aux politiques, directives et lignes directrices applicables pour protéger les biens matériels fédéraux des utilisations abusives, des vols ou des pertes. L’audit a permis d’examiner si la direction a mis en place des mesures de contrôle, des processus et des procédures conformes aux exigences politiques d'aliénation des biens et les évalue régulièrement. Plus précisément, l’audit a permis de déterminer si :

• des processus et des procédures uniformes à l’échelle nationale existent pour mettre en oeuvre les exigences politiques d’aliénation des biens; et,
• la direction évalue les mesures de contrôle sur l’aliénation des biens afin de gérer efficacement ses risques de façon régulière et si des mesures correctives sont mises au point pour combler les lacunes et répondre aux questions de conformité.

Processus et procédures uniformes à l'échelle nationale. L’audit a révélé que les gestionnaires du matériel régionaux n’ont pas adopté les processus et procédures nationaux. L’orientation sur l’aliénation des biens mobiliers est documentée et communiquée officiellement dans les lignes directrices du MPO, qui établissent les normes ministérielles minimales pour les employés du MPO et de la GCC. Les lignes directrices indiquent également les processus, les procédures et les formes requises à utiliser. Toutefois, certaines régions ont développé leurs propres pratiques et procédures pour l’aliénation des biens afin de compléter les lignes directrices et de répondre aux exigences régionales. Bien que les sites intranet régionaux du MPO disposent de liens vers les formes requises d’aliénation à l’échelle nationale, les régions utilisent leurs propres versions. Cela s'est traduit par des pratiques non uniformes d’aliénation des biens au sein du Ministère.

La direction évalue les mesures de contrôle. L’audit a révélé que les gestionnaires du matériel régionaux n’évaluent pas les mesures de contrôle existantes pour gérer les risques et élaborer des mesures correctives. Bien qu’ils aient connaissance des risques liés à l’aliénation des biens (comme un codage inapproprié, la saisie de données incorrectes et d'erreurs, et la sous-estimation des biens dans le système financier du Ministère), ils n’ont pas élaboré de mécanisme permettant d’évaluer la pertinence des mesures de contrôle existantes pour gérer de façon efficace ces risques et élaborer des mesures correctives.

3. Intendance

Des pratiques d’intendance appropriées et solides sont requises afin de veiller à la collecte de données complètes et exactes sur les stocks de matériels afin soutenir la prise de décisions éclairées et en temps opportun en ce qui concerne la gestion du matériel. L‘audit a examiné si l’intendance, par le biais de mesures de contrôle efficaces, a atteint les résultats visés. Plus précisément, l’audit a permis de déterminer si :

• les processus gouvernant l'aliénation des biens sont suivis de façon uniforme, sont soutenus par des registres vérifiables, et si les mesures de contrôle générales atteignent leurs objectifs visés;
• un système de gestion du matériel à l’échelle du Ministère est en place, est intégré dans le système financier ministériel du MPO, et est utilisé par le MPO et la GCC;
• les transactions de dépenses régionales sont surveillées afin d'assurer l'exactitude des biens enregistrés dans le système de gestion du matériel du MPO; et,
• le Centre d'expertise surveille les exercices de vérification des biens menés dans les régions et lance périodiquement, à l'échelle du Ministère, des exercices de vérification de biens particuliers.

Processus gouvernant l'aliénation des biens. L‘audit a révélé que les processus gouvernant l’aliénation des biens ne sont pas toujours suivis de façon uniforme, ne sont pas toujours soutenus par des registres vérifiables, et que les mesures de contrôle générales n’atteignent pas leurs objectifs visés. L‘audit a contrôlé un échantillon de registres de biens retirés pour les exercices financiers 2015-2016 et 2016-2017 en fonction des domaines les plus à risque d’utilisations abusives des biens ou de pratiques inappropriées d’aliénation. Des registres vérifiables manquaient pour 17 pour cent de l’échantillon. De plus, les tâches n’étaient pas toujours bien réparties. Dans la pratique, certains GCR sont en mesure d'acquérir des biens, de les garder, et d'approuver l'aliénation des biens par l'intermédiaire des services d'aliénation du gouvernement du Canada (GCSurplus). Cela signifie que les GCR dans des régions géographiquement dispersées et éloignées pourraient avoir lu et écrit des privilèges d'accès dans le système financier du Ministère. La probabilité d’utilisation abusive des biens augmente dans les secteurs Audit de la gestion du matériel : aliénation des biens 9 et les programmes régionaux où les opérations sont menées dans des régions géographiquement dispersées et éloignées. En effet, l’équipe d‘audit a été informée de cas d’utilisations abusives des biens pour usage personnel, ainsi que de prêts ou de transferts non approuvés. De plus, l’équipe d’audit a été informée par les gestionnaires du matériel régionaux que le bilan des actifs dans le système financier du Ministère peut être surestimé ou sous-estimé, et que certaines régions ont dû radier des actifs que l’on ne pouvait pas localiser physiquement.

Systèmes de gestion du matériel à l’échelle du Ministère. L‘audit a révélé qu’un système financier ministériel, Abacus, est en place et est utilisé par le MPO et la GCC pour enregistrer et suivre l’ensemble des biens mobiliers. Toutefois, les programmes utilisent les demandes indépendantes pour la gestion du matériel, ainsi que les feuilles de calcul. Deux systèmes de gestion des actifs indépendants, Maximo et MAINTelligence, sont utilisés par la GCC au niveau ministériel pour la gestion du cycle de vie du matériel. Ces systèmes offrent un modèle d’activités « du berceau au tombeau » pour l'ingénierie, la réparation et l'entretien, et le soutien logistique des actifs matériels ainsi que pour minimiser les coûts du cycle de vie des actifs. MAINTelligence est utilisé pour l'entretien de la flotte de grands navires et, jusqu'à récemment, Maximo a été utilisé essentiellement pour les actifs terrestres et la flotte de petits navires. En 2014, la GCC a commencé à utiliser Maximo pour la gestion de ses actifs matériels, et en 2016, un projet d'immobilisations de cinq ans a été approuvé pour passer à Maximo pour les grands navires de la GCC. Depuis, le Ministère a entrepris une IRGM afin d’améliorer l’évaluation de l’inventaire des actifs en favorisant l’uniformisation et l’utilisation des systèmes et des processus au sein du MPO en adoptant un système d'information de gestion du matériel commun qui est étroitement intégré à Abacus. L’intégration des systèmes Maximo et Abacus dans le cadre de l’IRGM a été réalisée au cours de l'année financière 2017-2018, et les travaux réalisés pour déployer Maximo dans les régions sont actuellement en cours. Toutefois, les programmes ne sont pas clairs si l’information contenue dans Abacus et Maximo n'est pas rapprochée.

Transactions de dépenses régionales. L’audit a révélé l'existence de problèmes concernant les transactions de dépenses régionales. Plus précisément, les formulaires d'aliénation n’étaient pas toujours signés par des GCR disposant d’une délégation d’autorité active. Dans un échantillon de formulaires examinés, 54 pour cent des formulaires étaient signés par des GCR qui ne disposaient pas d’une délégation d’autorité active ou une signature manquait pour ces formulaires. De plus, le niveau requis de pouvoir de signature n’était pas toujours exercé. Dans 21 pour cent des aliénations échantillonnées, des formulaires régionaux ne disposant pas du niveau de pouvoir de signature approprié ont été utilisées.

L‘audit a également révélé que les biens ne sont pas toujours enregistrés et suivis dans le système financier du Ministère. Au moment de la saisie des factures, le personnel doit cocher la case « suivi à titre d’actif » dans le module des comptes créditeurs. À défaut d’effectuer un suivi à titre d’actif, l’actif ne sera pas créé ni suivi. Les gestionnaires du matériel régionaux pensent qu’une quantité importante de biens détenus n’ont pas été enregistrés, notamment les dépenses réalisées au moyen des cartes d'achat du gouvernement.

Recommandations

Le dirigeant principal des finances devrait :

• 3. S'assurer que les Lignes directrices sur la gestion des biens mobiliers du MPO reflètent les exigences régionales afin de garantir des pratiques pertinentes, des registres vérifiables, la preuve de la délégation d’autorité approuvée et de la répartition des tâches.
• 4. S’assurer que les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte liés à la répartition des tâches et à la délégation d’autorité sont examinés pour garantir une saine intendance, et ceux liés à la création d'actifs et à leur suivi sont clairement définis et communiqués aux gestionnaires afin que ceux-ci puissent s'acquitter de leurs responsabilités liées à la gestion du matériel et à l’aliénation des biens.
• 5. Explorer la faisabilité de faire de la saisie des données relatives aux services de garde (immobilisations) entre 1 000 dollars et 9 999 dollars hors taxes et les actifs obligatoires dans le module des comptes créditeurs du système financier du Ministère devient un champ «obligatoire» pour garantir leur enregistrement et leur suivi.

Réponse de la direction
La direction accepte les recommandations.

Le dirigeant principal des finances examinera et mettra à jour les lignes directrices du MPO sur la gestion des biens mobiliers et offrira de la formation dans le cadre de la mise en oeuvre de la délégation des autorités financière et des pouvoirs de dépense.

Le dirigeant principal des finances examinera les profils du système financier et offrira une formation dans le cadre de la mise en oeuvre de la délégation des autorités financière et des pouvoirs de dépense.

Le dirigeant principal des finances explorera la faisabilité de faire de la saisie des données relatives aux services de garde (immobilisations) et les actifs obligatoires dans le système financier du Ministère comme un champ «obligatoire».

Conclusion

L’audit a permis de conclure que les éléments d'un cadre de gestion du matériel sont en place au sein du Ministère afin de s'assurer que les biens sont éliminés conformément aux règlements, directives et politiques en vigueur. Plus précisément, les opérations de gestion des finances et du matériel a élaboré des instruments politiques conformes aux exigences du Conseil du Trésor et a élaboré des processus, des pratiques et des outils normalisés visant à soutenir les exigences en matière de gestion du matériel du Ministère liées à l’aliénation des biens. Toutefois, il existe des pratiques non uniformes d'aliénation des biens au sein des régions, étant donné que les lignes directrices ministérielles ne reflètent pas les exigences régionales.

Il existe des opportunités de renforcer la structure organisationnelle afin de soutenir la gestion du matériel au sein du Ministère et d’établir une fonction de surveillance. Par ailleurs, des domaines à améliorer ont été mis en évidence en ce qui concerne les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte liés à la répartition des tâches, à la délégation d’autorité, à la création, l’enregistrement et le suivi d'actifs, et en ce qui concerne l'enregistrement et le suivi de tous les biens de garde dans le système financier du Ministère.

Annexe A : Secteurs d’intérêt et critères d’audit

Annexe B – Liste des recommandations et plans d'action de la direction

La table suivante énumère les recommandations et les réponses présentées dans ce rapport.