Évaluation du Secrétariat canadien de consultation scientifique (SCCS)

Numéro de projet: 96175
Rapport final
4 mars, 2019

NOTE: Il y a un document visuel de deux pages qui présente l’information ci-dessous. La version visuelle est disponible en PDF.

1.0 Profil du programme

1.1 Secrétariat canadien de consultation scientifique (SCCS)

Le Secrétariat canadien de consultation scientifique (SCCS) est le principal processus officiel de Pêches et Océans Canada (MPO) pour obtenir des avis scientifiques afin d’éclairer les décisions stratégiques et de gestion pour toutes les priorités ministérielles (Pêches et Océans Canada , 2011). Les objectifs du Secrétariat sont:

1. Veiller à ce qu’on réponde aux besoins du client en matière d’avis scientifiques en temps opportun, de façon rentable et fiable;
2. Fournir à tous les clients un service uniforme et faire en sorte que les rôles et les responsabilités soient clairement compris par tous les participants;
3. Assurer la reddition de comptes à ses clients et au MPO, tout en conservant son indépendance par rapport à l’influence politique.

Le SCCS atteint ses objectifs en coordonnant les évaluations scientifiques par les pairs sur une multitude de questions liées à la dynamique des stocks de poissons, aux espèces en péril, aux espèces envahissantes, aux écosystèmes marins et d’eau douce, aux aires marines protégées et à l’aquaculture, et en fournissant des avis au moyen de l’un des produits consultatifs scientifiques suivants :

• Avis scientifiques : Résume les avis tirés des documents de travail et de l’évaluation par les pairs. Les points sommaires sont habituellement complétés pendant l’évaluation.
• Réponse des Sciences : Résume les avis et les discussions du processus spécial de réponse des Sciences, y compris la conclusion pour le client. Souvent, le processus spécial ne nécessite pas le même niveau d’analyse ou d’examen par les pairs, selon qu’il est mené pour les demandes nouvelles et urgentes, les demandes qui ne nécessitent pas de processus consultatif exhaustif et inclusif, les demandes qui nécessitent un examen des renseignements existants, ou si le MPO n’est pas le dernier organisme consultatif.

Les clients du SCCS comprennent le personnel des programmes de politiques et de gestion du MPO et, à l’occasion, des scientifiques travaillant dans le secteur des Sciences des écosystèmes et des océans (SEO) du MPO.

Plusieurs autres organisations dans d’autres juridictions utilisent un processus semblable pour élaborer et fournir des avis scientifiques. Par exemple, le Conseil international pour l’exploration de la mer (CIEM) utilise un réseau de scientifiques de 20 pays membres pour fournir aux décideurs des données scientifiques qui les aident à faire des choix éclairés sur l’utilisation durable de l’environnement et des écosystèmes marins.

1.2 Les principes des ASEG

Les principes des Avis scientifiques pour l’efficacité gouvernementale (ASEG) ont été élaborés par le Conseil d’experts en sciences et en technologie (CEST)^{Note de bas de page 1} pour appuyer l’utilisation efficace des avis scientifiques dans la prise de décisions stratégiques et réglementaires. Ces six principes servent de fondement au processus consultatif scientifique du SCCS.

Principles des ASEG:

1. Repérage rapide: Le gouvernement doit prévoir le plus tôt possible quelles seront les questions au sujet desquelles il faudra obtenir un avis scientifique , pour faciliter une prise de décision opportune et éclairée.
2. Inclusion: Les avis devraient être fondés sur diverses sources scientifiques et auprès d’experts de disciplines pertinentes, de maniéré a tenir compte de toute la diversité des écoles de pensée et des opinions scientifiques.
3. Principes et avis scientifiques objectifs: Le gouvernement devrait employer des mesures pour assurer la qualité, l’intégrité et l’objectivité de la science et des avis scientifiques qu’il utilise et pour veiller à ce que les avis scientifiques soient considérés dans la prise de décision.
4. Transparence et ouverture: En ce qui a trait aux politiques publiques, la science est toujours associée à une incertitude qui doit être évaluée, communiquée et gérée. C’est pourquoi le gouvernement devrait élaborer un cadre de gestion des risques qui recommande comment et quand des précautions doivent être prises.
5. Examen: Un examen subséquent de toute décision ayant un fondement scientifique est nécessaire pour déterminer si des progrès récents du savoir scientifique ont une incidence sur les avis scientifiques utilises pour éclairer la décision.
6. Incertitude et risques: En ce qui a trait aux politiques publiques, la science est toujours associée à une incertitude qui doit être évaluée, communiquée et gérée. C’est pourquoi le gouvernement devrait élaborer un cadre de gestion des risques qui recommande comment et quand des précautions doivent être prises.

1.3 Le processus de consultation scientifique du SCCS

Le processus de consultation scientifique du SCCS, tel qu’il est décrit dans les documents de programme et par les informateurs clés et les participants aux études de cas, est cyclique, fonctionne selon un calendrier annuel et se compose de huit étapes. La figure 1 illustre le processus de consultation scientifique du SCCS.

Figure 1: Le processus de consultation scientifique du SCCS

1.4 Les trois phases du processus de consultation scientifique du SCCS

Les huit étapes du processus de consultation scientifique du SCCS peuvent aussi être regroupées en trois phases, par lesquelles le SCCS élabore et fournit des avis scientifiques à ses clients. Les trois phases du processus de consultation scientifique du SCCS forment la structure du présent rapport. Les trois phases sont les suivantes:

• Phase un: Traitement des demandes d’avis scientifiques.
• Phase deux: Élaboration des avis scientifiques.
• Phase trois: Diffusion des connaissances.

Figure 2: Les trois phases du processus du SCCS

1.5 La structure du SCCS

Le bureau principal du SCCS (ci-après appelé le Secrétariat) est situé à l’Administration centrale nationale du MPO à Ottawa et travaille en partenariat avec les Centres d’avis scientifiques (ci-après appelés les centres) de chaque région.

• Le Secrétariat coordonne tous les processus de consultation scientifique qui se déroulent dans la région de la capitale nationale, tandis que les centres coordonnent les processus de consultation scientifique de leur région.
• Le Secrétariat publie tous les avis scientifiques et les documents justificatifs reçus des centres régionaux.

Le nombre de postes équivalents temps plein (ETP) varie à travers le Secrétariat et d’un centre à l’autre en fonction du budget disponible et du nombre moyen de demandes d’avis scientifiques reçues chaque année. La figure 3 montre la distribution régionale des ressources du SCCS.

Figure 3: La structure et les ressources du SCCS

^{Note de bas de page 3}

Assigné au SCCS

Payés par le budget du SCCS

Positions vacantes^{Note de bas de page 2}

“Les employés du SCCS font plusieurs tâches à cause de problèmes de dotation.” Intervenant interne

2.0 Contexte de l’évaluation

2.1 Portée de l’évaluation

L’évaluation couvre les exercices financiers allant de 2013-2014 à 2017-2018 et fut effectuée par la Division de l’évaluation de Pêches et Océans Canada entre mars 2018 et janvier 2019.

2.2 Approche de l’évaluation

Évaluation axée sur les principes, en particulier la mesure dans laquelle les principes qui guident le processus de consultation scientifique du SCCS sont cohérents, respectés et mènent aux résultats escomptés.

2.3 Objectifs de l’évaluation

• Examiner la pertinence des principes des ASEG 20 ans après leur élaboration et évaluer si les politiques, les lignes directrices et les structures mises en place par le SCCS respectent ces principes. L’évaluation permettra également de déterminer si le processus de consultation scientifique du SCCS, notamment les réunions d’examen par les pairs, reflète les pratiques exemplaires au Canada et à l’étranger.
• Examiner la conformité du SCCS à ses politiques et lignes directrices.
• Documenter les tendances des cinq dernières années relatives à la demande des utilisateurs finaux pour les services consultatifs du SCCS.
• Explorer et documenter les activités régionales ou nationales visant à élargir l’éventail des points de vue consultés en ce qui concerne les avis scientifiques actuels et futurs ou les renseignements générés par le processus du SCCS.

Questions d'évaluation

1. Quelles sont les ressources investies par le Ministère à l’appui des activités liées au SCCS?
2. Est-ce que les principes des ASEG et les lignes directrices élaborées par le Conseil d’experts en sciences et en technologie sont toujours pertinents dans le contexte actuel pour la prise de décisions gouvernementales?
3. Dans quelle mesure les politiques, les lignes directrices et les structures des processus consultatifs scientifiques du SCCS respectent-ils les principes des ASEG?
4. Dans quelle mesure le SCCS soutient-il le développement et la prestation d’avis et de renseignements scientifiques aux décideurs?
5. Comment les utilisateurs finaux répondent-ils à leurs besoins lorsque leurs demandes d’avis scientifiques ne sont pas choisies?

3.0 Méthodologie d’évaluation

3.1 Sources de données

3.1.1 Études de cas

• Des visites dans les régions des Maritimes et du Pacifique ont été effectuées pour observer les examens par les pairs et pour mener des entrevues avec le personnel et la direction du SCCS, ainsi qu’avec les clients, les scientifiques et les participants externes des examens par les pairs du SCCS.
  • Un total de 28 entrevues dans les deux régions.

3.1.2 Entrevues

• Entrevues avec le personnel et la direction du SCCS, ainsi qu’avec des clients du SCCS, des scientifiques et des participants externes aux examens par les pairs dans les régions qui ne font pas partie des études de cas.
  • Un total de 29 entrevues.

3.1.3 Sondages

Clients et utilisateurs finaux du SCCS
Réalisation d’un sondage auprès des clients du SCCS afin d’évaluer dans quelle mesure leurs demandes d’avis scientifiques sont traitées, la qualité des avis scientifiques fournis, ainsi que tout facteur qui facilite ou remet en question le processus consultatif scientifique du SCCS.

• Taux de réponse de 20 %, avec 149 répondants sur un total possible de 736 personnes.

Candidats aux programmes de financement de la recherche scientifique du MPO

• Sondage auprès des scientifiques du SEO qui ont appliqué pour du financement de recherche (c.-à-d. groupes SERES, BI, PC, CH, VM, EG) pour évaluer dans quelle mesure ils participent au processus de consultation scientifique du SCCS et s’ils utilisent la recherche ou les avis générés par ce processus.
• Taux de réponse de 24 %, avec 254 répondants sur un total possible de 1073 individus.

3.1.4 Analyse des données

• Données du SCCS demandées et examinées concernant le nombre de demandes reçues et traitées, ainsi que le nombre de documents du SCCS soumis pour publication et publiés entre 2013-2014 et 2017-2018.

3.figure 3 Examen des documents

• Examen des documents pertinents liés au SCCS, y compris les politiques, les lignes directrices, les modèles et le matériel de formation.

3.1.6 Analyse comparative

• Analyse documentaire des processus de consultation scientifique dans d’autres administrations (internationales) et ministères fédéraux et entrevues avec des représentants du Conseil international pour l’exploration de la mer, de la National Oceanic and Atmospheric Administration et de la Division de la gestion de la faune et des affaires réglementaires d’Environnement et changement climatique Canada.

3.2 Limites et stratégies d’atténuation

Limites et stratégies d’atténuation

Pour atténuer les limites dans la mesure du possible, les données ont été triangulées à partir de plusieurs sources. Cette méthode vise à démontrer la fiabilité et la validité des constatations et à veiller à ce que les conclusions et les recommandations soient fondées sur des données probantes objectives et documentées. D’autres stratégies d’atténuation sont décrites ci-après et, le cas échéant, à divers autres endroits du présent rapport.

3.2.1 Limites et stratégie d’atténuation 1

Limites

L’équipe d’évaluation a eu de la difficulté à analyser les données sur les demandes et les publications en raison d’un manque de suivi systématique et de données non fiables. De plus, les données de l’exercice 2013-2014 n’étaient pas disponibles et n’ont donc pas été incluses dans l’analyse. Il y avait également des incertitudes quant à la fiabilité des données de présentation et de publication pour l’année 2015-2016. Il n’a pas non plus été possible de relier les bases de données sur les demandes et les publications afin de tirer des conclusions sur l’ensemble du processus de consultation scientifique de la demande d’avis scientifiques à la présentation et à la publication de l’avis.

Atténuation

Afin d’atténuer les difficultés liées aux bases de données sur les demandes et les publications, les coordonnateurs du SCCS ont été consultés à divers moments de l’analyse. De plus, en ce qui concerne la base de données sur les demandes, les données relatives aux demandes présentées ont été comparées manuellement aux demandes figurant dans le calendrier des avis scientifiques pour vérifier combien de demandes ont été traitées par le SCCS.

3.2.2 Limites et stratégie d’atténuation 2

Limites

L’équipe d’évaluation a également fait face à des défis en ce qui concerne l’enquête auprès des clients du SCCS, car il n’y avait pas de population disponible.

Atténuation

Pour atténuer ce problème, un échantillon de tous les noms de clients inscrits dans la base de données de demandes fournie par le Secrétariat a été créée, ainsi que les noms des employés de Pêches et Océans au service des programmes de politiques et de gestion offerts dans les Services d’annuaires gouvernementaux électroniques (SAGE), notamment: Gestion de l’aquaculture; Gestion des ressources; Pêches autochtones; Gestion de l’écosystème; Ports pour petits bateaux; Programme de protection des pêches, Espèces en péril, Gestion des océans, Protection de l’habitat; Division des océans; Politique et économie; Division des ressources aquatiques. Un échantillon de 736 répondants potentiels a été créé à l’aide de cette méthode.

3.2.3 Limites et stratégie d’atténuation 3

Limites

L’équipe d’évaluation a eu de la difficulté à effectuer une analyse comparative du processus de consultation scientifique du SCCS, car aucun programme comparable n’a été trouvé au Canada. En particulier, l’inclusion d’évaluations par les pairs pour élaborer les avis scientifiques et les participants invités à ces évaluations semblaient être propres au SCCS.

Atténuation

L’équipe d’évaluation a effectué un examen comparatif limité portant sur les processus de consultation scientifique d’autres pays (p. ex. États-Unis et Europe) et sur les pratiques exemplaires en matière d’évaluation par les pairs. De plus, davantage d’accent a été mis sur l’examen plus détaillé du processus de consultation scientifique du SCCS, y compris son respect des principes des ASEG.

4.0 Constatations de l’évaluation: SCCS et ASEG

4.1 Ressources financières et autres considérations

Profil financier – coûts directs du SCCS :

• Le coût direct total de l’exécution du SCCS est inconnu, car il n’est pas possible de suivre les dépenses des instituts de recherche, des laboratoires, des centres expérimentaux et des secteurs clients du MPO qui participent aux processus consultatifs scientifiques et, dans certains cas, les financent^{Note de bas de page 4}.
• Les coûts indiqués dans la figure représentent une estimation des dépenses annuelles du Secrétariat et des centres, qui se sont élevées en moyenne à environ 2,2 millions de dollars au cours des cinq dernières années, les coûts salariaux représentant un peu plus de 80 % des dépenses totales.

Autres considérations et exemples de coûts inconnus

• Impacts des postes non pourvus en personnel: Ce facteur contribue à réduire les coûts du SCCS
• Temps du personnel des SEO: Les scientifiques du MPO jouent un rôle central à l’appui du SCCS puisque le processus fait appel principalement à l’expertise scientifique interne. Les résultats du sondage des auprès des candidats montrent qu’en moyenne, les scientifiques de SEO consacrent 45 jours ouvrables de leur temps à appuyer le SCCS (médiane = 25 jours ouvrables).
• Impacts de l’augmentation des coûts de traduction: À la suite d’une enquête du commissaire aux langues officielles, tous les documents du SCCS publiés sur son site Internet doivent être traduits dans les deux langues officielles à compter d’avril 2018. Conjugué avec le changement de fournisseur de services de traduction (services maintenant fournis par le Bureau de la traduction), il est attendu que les dépenses moyennes annuelles de traduction pour le SCCS augmenteront de $263,310 à environ $1,068,486, soit 49% du budget actuel du SCCS. La figure 4 montre les dépenses estimées du SCCS entre 2013-14 et 2017-18.

Figure 4: Dépenses estimées du SCCS (2013-14 to 2017-18)

4.2 La valeur du processus de consultation scientifique du SCCS

Les avantages du processus de SCCS inclus les éléments suivants:

• Mécanisme essentiel pour la fourniture d’avis scientifique: La très grande majorité des informateurs clés et des participants aux études de cas perçoivent le SCCS comme un mécanisme important d’élaboration et de prestation d’avis scientifiques à l’appui du processus décisionnel.
• Caractère unique du SCCS: Les constations tirées de l’analyse comparative, des entrevues avec les informateurs clés et des études de cas suggère que, même s’il existe d’autres programmes de prestation d’avis scientifiques au sein du gouvernement fédéral (p. ex. la Gestion de la faune et Affaires réglementaires à Environnement et changement climatique Canada) et à l’échelle internationale (p. ex. l’Organisation des pêches de l’Atlantique Nord-Ouest), ces programmes n’utilisent pas la même structure ou n’effectuent pas d’examen par les pairs de la même manière que le SCCS.
• Le SCCS appuie l’industrie: Le SCCS fournit des données crédibles sur l’évaluation des stocks qui alimentent parfois le processus d’écocertification visant à évaluer si une pêche est bien gérée et durable.
• Les travaux du SCCS s’harmonisent avec le mandat du MPO: Le travail du SCCS appuie les attentes du gouvernement du Canada selon lesquelles « les décisions seront fondées sur les données scientifiques » (Discours du Trône, 2015) et le mandat du MPO, soit de « mettre à profit les données scientifiques [...] dans toute décision liée aux stocks de poisson et à la gestion de l’écosystème » (lettre de mandat du ministre des Pêches et Océans, 2016 et 2018).
• Le SCCS sert à démontrer la réalisation du mandat du MPO: Le Cadre de résultats ministériel comporte quatre indicateurs de rendement liés au processus du SCCS, ce qui illustre la valeur perçue du SCCS pour ce qui est d’appuyer la réalisation des résultats attendus du Ministère.

4.3 ASEG – harmonisation avec les pratiques exemplaires et les priorités gouvernementales

Les principes des ASEG sont souvent utilisés par le personnel du Secrétariat et des centres, ainsi que par les participants à l’examen par les pairs, comme guide pour le processus consultatif scientifique ou pour composer avec des situations difficiles ou incertaines pendant le processus, par exemple lorsqu’un ou plusieurs participants à l’examen par les pairs adoptent un rôle de représentation et ne parviennent pas à rester objectifs.

Un examen comparatif du processus de consultation scientifique d’autres organisations ayant un mandat comparable à celui du MPO suggère que leurs politiques et pratiques reflètent bien les principes des ASEG:

• La National Oceanic and Atmospheric Administration (NOAA) a des lois, des politiques et des pratiques qui appuient l’utilisation des meilleures données scientifiques disponibles, le recours à l’examen par les pairs, l’exposé clair des incertitudes et des risques, l’examen, ainsi que la transparence et l’ouverture de ses avis scientifiques.
• Le Conseil international pour l’exploration de la mer (CIEM) applique des politiques et des pratiques en matière d’inclusivité, d’avis scientifiques objectifs, d’incertitude et de risque, ainsi que d’ouverture et de transparence.
• Les pêches de la Nouvelle-Zélande sont axées sur l’établissement de relations entre la science et les politiques, et ce, au moyen de pratiques qui appuient les considérations relatives à l’incertitude et au risque, la prestation de données scientifiques solides, ainsi que l’ouverture et la transparence.

Les principes des ASEG s’harmonisent également avec plusieurs priorités du MPO et du gouvernement fédéral, notamment :

• Gouvernement ouvert - rendre le gouvernement, y compris les données et les rapports, plus accessible (c.-à-d. ouverture et transparence).
• Réconciliation - explorer de nouvelles façons de travailler ensemble (c.-à-d. inclusion). Cela inclus un engagement significatif avec les peuples autochtones lorsque le Canada propose de prendre des mesures qui ont une incidence sur eux et sur leurs droits, y compris leurs terres, territoires et ressources.
• Renforcer la prise de décisions fondées sur la science – Renforcer la prise de décisions fondées sur la science et sur les données probantes (c.-à-d. des données scientifiques solides).

4.4 ASEG – les principes des ASEG et le processus de consultation scientifique du SCCS

Respect des principes des ASEG

L’examen de la documentation, les entrevues avec les informateurs clés et les études de cas montrent que la mesure dans laquelle le processus de consultation scientifique du SCCS respecte les principes des ASEG a tendance à varier selon les régions et les types de demandes. Cet écart est généralement attribué à un nombre insuffisant de politiques, de lignes directrices ou de structures qui opérationnalisent les principes des ASEG pour assurer la mise en œuvre systématique d’un processus de consultation scientifique conforme à ces principes partout au Canada.

Possibilités d’amélioration:

En particulier, il est possible de clarifier davantage l’opérationnalisation de principes précis à chaque étape du processus d’avis scientifique, à savoir le repérage rapide, l’inclusivité, des avis scientifiques objectifs, ainsi que l’ouverture et la transparence. Ces possibilités seront explorées tout au long du rapport au cours de l’examen des différentes phases du processus du SCCS. La figure 5 illustre les opportunités pour une clarification supplémentaire des principes ASEG pour des étapes spécifiques du processus du SCCS.

Figure 5 : Opportunités pour une clarification améliorée des principes ASEG pour des étapes spécifiques du processus du SCCS

5.0 Phase 1 du processus du SCCS – Constations

5.1 Aperçu de la phase 1

La première phase du processus inclus les trois étapes principales suivantes:

• Étape 1: Chaque année, le Secrétariat et les centres lancent un appel de demandes d’avis scientifiques dans l’ensemble du MPO.
• Étape 2 : Les clients du SCCS élaborent des demandes officielles d’avis scientifiques sur des questions ou des enjeux précis qui faciliteront la prise de décisions. Les demandes sont souvent présentées par les clients dans l’ordre de priorité.
• Étape 3: Les demandes reçues sont évaluées en fonction du Cadre pour l’établissement des priorités des demandes d’examens par des pairs afin de déterminer leur niveau de risque et leur faisabilité. Le calendrier des avis scientifiques est établi, et on s’attend à ce que la priorité soit accordée aux demandes à risque très élevé, élevé et modéré qui sont jugées réalisables. Le calendrier des avis scientifiques est examiné et approuvé par le Comité de la haute direction (CHD) du MPO.

Figure 6. Phase 1 du processus de consultation scientifique du SCCS: Répondre aux demandes d’avis scientifique.

5.2 Mesure dans laquelle le SCCS peut répondre aux demandes d’avis scientifiques

Les résultats de l’analyse des données administratives du SCCS montrent qu’entre 2013-2014 et 2017-2018, 49 % (610) des 1 247 demandes d’avis scientifiques présentées au SCCS ont été incluses dans le calendrier des avis scientifiques de l’année même où elles ont été présentées ou lors des années suivantes, en fonction de la disponibilité des ressources pour réaliser la recherche ou fournir ces avis^{Note de bas de page 5}.

Entre 2013-2014 et 2017-2018, le nombre de demandes d’avis scientifiques présentées au SCCS a augmenté de 31%. La figure 7 montre le nombre de demandes non traités, de demandes traités dans des années subséquentes et de demandes traités la même année entre 2013-14 et 2017-18.

Figure 7. Nombre et proportion de demandes traités entre 2013-14 et 2017-18

5.3 Mesure dans laquelle les demandes d’avis scientifiques sont traitées, ventilé par secteur client

Une analyse du traitement des demandes par secteur du MPO a aussi été réalisée. La figure 8 illustre la capacité du SCCS de répondre aux demandes en fonction des différents secteurs.

Figure 8. Capacité du SCCS de répondre aux demandes par secteurs et années fiscales

5.4 Mesure dans laquelle les demandes à risque élevé et irréalisables sont traitées

Classer les demandes en fonction de leur niveau de risque et de faisabilité

Des 1 247 demandes reçues par le SCCS entre 2013-2014 et 2017-2018, 931 (75 %) ont été classées selon leur niveau de risque et leur faisabilité^{Note de bas de page 8}, en fonction du cadre de priorisation.

De ces 931 demandes, 220 (24 %) ont été classées à risque élevé et, bien que la majorité ait été jugée réalisable, 44 (20 %) des demandes à risque élevé ont été jugées irréalisables.

Les 711 demandes restantes (76 %) ont été classées à risque moyen ou faible, et 161 (23 %) ont été jugées irréalisables.

Dans certains cas, des demandes irréalisables ont éventuellement été ajoutées au calendrier des avis scientifiques puisque:

• Les scientifiques ont pu organiser leur emploi du temps pour répondre à certaines demandes.
• Les exigences juridiques ont été remplies, ce qui a permis d’aller de l’avant avec d’éventuelles réunions.

Entre 2013-2014 et 2017-2018, 45 (28 %) des demandes irréalisables qui ne présentaient pas de risque élevé et 14 (32 %) des demandes irréalisables à risque élevé ont finalement été ajoutées au calendrier des avis scientifiques du SCCS. La figure 9 montre le nombre et la proportion des demandes en fonction de leur niveau de risque et de réalisabilité.

Figure 9. Nombre et proportion des demandes classées en fonction de leur niveau de risque et de réalisabilité

5.5 Que font les clients lorsque leur demande d’avis scientifiques n’est pas traitée?

Lorsqu’on a demandé aux clients et aux utilisateurs finaux dans quelle mesure le SCCS répondait à leurs demandes d’avis scientifiques, 68 % des répondants (n=65) ont répondu que le SCCS avait répondu à leurs demandes dans une mesure faible ou moyenne. Près de la moitié de ces répondants, soit 48 % (n=31) proviennent de la Gestion des océans, des Espèces en péril ou du Programme de protection des pêches, et 40 % (n=26) de la Gestion des ressources halieutiques ou de l’Aquaculture.

Lorsque les demandes d’avis scientifiques ne sont pas traitées

La majorité (77%) des clients et des utilisateurs finaux qui ont participé au sondage ont indiqué qu’il leur arrive de prendre des décisions en l’absence d’avis scientifiques du SCCS.

Stratégies d’atténuation

Les informateurs-clés et les participants aux études de cas ont fait remarquer que les clients du SCCS effectuent parfois leur propre analyse documentaire pour aider à éclairer les décisions à venir.

Résultats imprévus

5.6 Facteurs qui créent un défi en ce qui à trait à la mesure dans laquelle les demandes sont traitées

Capacité au sein de SEO à répondre à la question de recherche

Les résultats des entrevues avec les informateurs-clés, les études de cas ainsi que l’enquête auprès des clients et des utilisateurs finaux indiquent que le manque de capacité au sein de SEO est la principale raison pour laquelle certaines demandes d’avis scientifiques ne sont pas traitées.

Les problèmes de capacité résultent souvent d’un manque :

• de disponibilité des scientifiques de SEO (75 % des répondants au sondage);
• de données disponibles (47 % des répondants à l’enquête);
• d’expertise au sein de SEO sur le sujet traité (34 % des répondants au sondage).

Selon les informateurs-clés et les participants aux études de cas, les questions relatives à la capacité de SEO sont un peu plus fréquentes dans le cas des demandes du Programme de protection des pêches (PPP) et des secteurs Océans et Espèces en péril, car leurs demandes sont souvent plus complexes, et SEO a moins de ressources disponibles pour effectuer la recherche dans les délais requis. Le manque de ressources de SEO est principalement attribuable au fait que, dans le passé, les efforts de recherche du MPO étaient principalement axés sur l’évaluation des stocks pour le programme de Gestion des pêches. Les résultats du sondage appuient ces affirmations puisque 42 % des répondants de ces trois groupes de clients ont indiqué qu’il y a un manque d’expertise au sein du secteur des SEO pour répondre à leurs demandes, comparativement à 24 % des répondants des groupes clients de la gestion des ressources halieutiques et de l’aquaculture du MPO.

Établissement de l’ordre de priorité des demandes

Les entrevues avec le personnel du programme du SCCS indiquent que la mesure dans laquelle le cadre de classement par priorité est appliqué pour évaluer les demandes d’avis scientifiques varie selon les demandes et les régions. Cela s’explique souvent par le fait que le principal facteur qui détermine si une demande est traitée par le SCCS est la mesure dans laquelle une demande est réalisable d’après les ressources de SEO disponibles. Le niveau de risque est souvent la considération secondaire dans l’établissement des priorités. Toutefois, il n’existe pas de lignes directrices claires sur la façon de traiter les demandes à niveau de risque élevé ou très élevé qui sont jugées irréalisables. Par conséquent, les demandes à risque élevé peuvent ne pas être traitées malgré l’urgence d’obtenir des avis scientifiques.

Demandes qui ne nécessitent pas d’avis scientifiques

Le SCCS est une porte d’entrée évidente au SEO où les clients peuvent chercher des avis scientifiques. Le SCCS peut donc recevoir des demandes qui ne correspondent pas à son mandat (p. ex. qui ne nécessitent pas d’examen par les pairs, qui ne sont pas des demandes d’avis, mais des demandes d’information) ou qui ne peuvent pas être traitées par un examen par les pairs en raison de problèmes de capacité de SEO^{Note de bas de page 9}. Comme il n’y a pas de processus officiel pour traiter ces demandes autres que l’acceptation ou le refus de leur inclusion dans le calendrier des avis scientifiques, il se peut qu’elles ne soient pas traitées et que les clients se retrouvent sans les données scientifiques nécessaires à la prise de décisions.

Formulation de la question de recherche

Il arrive parfois que le SEO ne puisse pas répondre à la question de recherche énoncée dans les demandes d’avis scientifiques, car la question est trop vaste, trop complexe, peu claire ou dépasse la portée du SCCS. Environ 14 % des répondants au sondage auprès des clients et des utilisateurs finaux ont indiqué qu’il était impossible de répondre à leur demande en raison de la façon dont la question avait été rédigée. Tous ces répondants sont des membres du personnel du Programme de protection des pêches, d’Océans et d’Espèces en péril.

Certains des clients interrogés ont indiqué qu’ils ne sont pas familier avec l’information scientifique que SEO peut fournir ou qu’ils ont du mal à « faire d’une question de gestion une question scientifique ». -Intervenant interne

Demandes en cours d’année

La capacité des clients à présenter des demandes en cours d’exercice offre un certain degré de souplesse au processus du SCCS lui permettant de répondre aux enjeux émergents. Cependant, de telles demandes « engendrent une charge de travail supplémentaire importante et des problèmes de planification du travail, en plus d’avoir une incidence sur le type d’analyses qui peuvent être effectuées, ce qui peut, à son tour, affecter la qualité des avis » (SCCS 2016). Comme les demandes en cours d’année ne sont pas suivies de la même manière que les autres demandes, il n’est pas possible de déterminer dans quelle mesure ces types de demandes constituent un défi pour le processus de consultation scientifique du SCCS.

Il existe des craintes en ce qui concerne le fait que les demandes en cours d’année ne fassent pas l’objet de la même surveillance que les demandes présentées dans le cadre de l’appel annuel, car elles ne sont pas examinées par le Secrétariat ni approuvées par le CHD. Par conséquent, le SCCS peut traiter des demandes qui ne nécessitent pas d’examen par les pairs. Les demandes en cours d’année peuvent également supplanter ou déplacer des demandes qui font déjà partie du calendrier des avis scientifiques ou nécessitent la réaffectation de ressources de SEO, qui sont déjà surchargées

5.7 Mettre en place des structures et des processus pour soutenir le repérage rapide – solutions possibles

SOLUTION POSSIBLE

Rendre formelle la communication entre le SCCS, ses clients et les scientifiques de SEO au moment de l’élaboration et de l’évaluation du calendrier des avis scientifiques. Notamment :

• Une exigence de consultation et de collaboration entre les clients du SCCS et le secteur des SEO pour élaborer des questions de recherche qui répondent aux besoins du client et auxquelles SEO peut répondre. Le Secrétariat et les centres peuvent appuyer ces discussions à condition de disposer des ressources nécessaires. Cette attente doit être clairement formulée et communiquée aux clients et aux scientifiques du SEO.
• Organiser des réunions semestrielles dans chaque région entre les centres ou le Secrétariat, le directeur général ou le directeur régional des sciences, et les directeurs régionaux (DR) de chaque division cliente pour examiner toutes les demandes d’avis scientifiques présentées et le calendrier des avis scientifiques.
• Fournir aux clients une rétroaction systématique sur les raisons pour lesquelles les demandes ne sont pas traitées, y compris une personne-ressource à contacter pour les demandes de renseignements supplémentaires, comme d’autres méthodes pour accéder à l’information scientifique requise.

Avantages attendus

On s’attend à ce que la mise en œuvre d’une communication officielle entre le SCCS, ses clients et les scientifiques de SEO :

• Améliore le tri des demandes pour ce qui est de déterminer quelles demandes nécessitent des avis scientifiques au moyen d’un examen par les pairs, et quelles demandes nécessitent des avis ou des renseignements qui peuvent être fournis par d’autres mécanismes.
• Établisse des occasions pour les clients de chercher d’autres formes d’avis ou de renseignements scientifiques lorsque leurs demandes ne peuvent être traitées au moyen d’un processus de consultation scientifique du SCCS (p. ex. lorsque d’autres demandes sont prioritaires, lorsqu’il n’y a pas de données).
• Aide les clients à formuler leurs questions de recherche afin qu’ils puissent transformer une question de gestion en question scientifique.

SOLUTION POSSIBLE

La mise en œuvre d’un calendrier pluriannuel d’avis scientifiques du SCCS dans toutes les régions du MPO.

• Cela permettrait au secteur des SEO de déterminer les besoins immédiats et à long terme en matière d’avis scientifiques du MPO. Le secteur des SEO pourrait travailler avec le SCCS et ses clients pour déterminer le meilleur processus de traitement des demandes, y compris celles pour lesquelles les données ne sont peut-être pas disponibles et celles qui ne nécessitent pas d’avis scientifiques.
• On peut inscrire à l’avance au calendrier les demandes qui sont : (1) reportées d’exercices antérieurs; (2) récurrentes; (3) issues des exigences législatives ou réglementaires. Par conséquent, les clients du SCCS peuvent ne pas être tenus de présenter à nouveau les demandes d’avis scientifiques dont ils continuent d’avoir besoin tant que les demandes (c.-à-d. les questions auxquelles il faut répondre) n’ont pas changées. Le SCCS pourrait toutefois encourager les clients à examiner les demandes en cours et à établir de nouvelles priorités jusqu’à ce qu’elles soient ajoutées au calendrier.
• Plusieurs régions utilisent des calendriers pluriannuels avec un certain succès. Examiner les leçons apprises avant de normaliser les pratiques dans toutes les régions.

Avantages attendus

On s’attend à ce que la mise en œuvre d’un calendrier de consultation scientifique pluriannuel:

• Appuie une meilleure planification en matière d’affectation des ressources afin de réduire au minimum les répercussions des demandes sur les ressources sectorielles de SEO en cernant les lacunes dans les données et l’expertise disponibles dans le secteur.
• Réduise la fréquence des demandes en cours d’exercice présentées par les clients.
• Fournisse au Secrétariat et aux centres d’autres mécanismes pour traiter les demandes à risque élevé ou très élevé qui sont jugées irréalisables et qui ne peuvent donc pas être traitées au moyen d’un processus consultatif scientifique du SCCS.

6.0 Phase 2 du processus du SCCS – Constations

6.1 Aperçu de la phase 2

La deuxième phase du processus inclus les trois étapes principales suivantes:

• Étape 4: Chaque demande incluse dans le calendrier des avis scientifiques est confiée à un responsable scientifique qui peut travailler avec une équipe de scientifiques pour mener la recherche nécessaire afin de répondre à la demande. A l’aide d’un comité directeur, le responsable des sciences travaille en collaboration avec le client et le président de l’examen par les pairs afin d’élaborer un mandat pour le processus, de dresser une liste de participants potentiels à l’évaluation par les pairs, de déterminer les documents de travail nécessaires et de confirmer la logistique des réunions. Le mandat est présenté au Secrétariat pour examen et publication.
• Étape 5: Le responsable ou l’équipe des sciences effectue la recherche requise et rédige les documents de travail nécessaires décrivant les données et les analyses disponibles en réponse à la demande.
• Étape 6: Cette information scientifique est examinée et discutée au cours de l’examen par les pairs dans le but de parvenir à un consensus sur le contenu de l’avis scientifique qui éclairera les décisions de gestion et des politiques des pêches.

Figure 10. Phase 2 du processus de consultation scientifique du SCCS: Développement de l’avis scientifique

6.2 Examens par les pairs – pratiques exemplaires et points forts du SCCS

Lorsqu’on leur a demandé quels étaient les points forts du processus du Secrétariat canadien de consultation scientifique, presque tous les répondants au sondage auprès des clients et des utilisateurs finaux (91 %) ont mentionné l’inclusion d’examens par les pairs pour élaborer les avis scientifiques. La majorité des informateurs-clés et des participants aux études de cas qui ont fait écho à ce sentiment sont d’avis que les examens par les pairs constituent l’aspect le plus utile du processus consultatif scientifique du SCCS.

L’examen par les pairs est un processus très respecté et accepté pour évaluer et assurer la qualité, l’objectivité et la fiabilité des méthodes et de l’information scientifiques. Il est souvent utilisé comme mesure de contrôle de la qualité au sein de la communauté scientifique et des décideurs et est considéré comme une pratique exemplaire là où on utilise des données scientifiques pour éclairer les décisions de gestion des pêches (Penney, 2010). L’examen par les pairs est également considéré comme la pierre angulaire du principe des ASEG en matière de principes et d’avis scientifiques objectifs (Conseil d’experts en sciences et en technologie [CCSAT], 2009).

Les entrevues avec les informateurs-clés, les études de cas, l’examen des documents et le sondage auprès des clients et des utilisateurs finaux indiquent que plusieurs politiques, lignes directrices et structures à l’appui du processus consultatif scientifique du SCCS sont conformes aux conditions générales requises pour réussir l’examen par les pairs, notamment:

• Déterminer le mandat à l’aide de questions techniques précises pour guider le processus;
• Les examinateurs doivent s’efforcer de parvenir à un consensus et satisfaire aux exigences de transparence tout au long du processus;
• Toute l’information destinée à éclairer la prise de décision devrait faire l’objet d’un examen par les pairs, y compris l’information fournie par les intervenants, comme l’industrie et les organisations non gouvernementales (Penney, 2010).

Toutefois, d’autres données probantes pointent vers des possibilités d’améliorer les examens par les pairs, notamment:

• Clarification concernant les personnes qui devraient participer aux examens par les pairs.
• Lignes directrices et mécanismes supplémentaires pour atténuer les conflits d’intérêts potentiels autour de ce qui est discuté.

6.3 Expertise et inclusivité – qui devrait participer?

Expertise et diversité des participants – Force et défi du processus de consultation scientifique du SCCS

La majorité (73 %) des répondants au sondage auprès des clients et des utilisateurs finaux ont indiqué que les examens par les pairs comportaient un éventail suffisant de points de vue, et que les participants possédaient l’expertise nécessaire pour appuyer l’élaboration d’avis scientifiques dans une bonne ou une grande mesure.

L’expertise et la diversité des participants ont également été considérées comme des forces importantes du processus de consultation scientifique du SCCS respectivement par 85 % et 71 % des répondants, ainsi que deux des principaux facteurs qui compliquent ce processus.

Participation restreinte

Les constatations tirées des entrevues avec les informateurs-clés et des études de cas aident à expliquer la nature contradictoire des constatations du sondage, car elles mettent en lumière une tension entre les intervenants internes et externes du programme du SCCS en ce qui à trait à ceux qui devraient participer aux examens par les pairs. En particulier, certains intervenants croient que seuls les scientifiques ou les personnes qui sont en mesure de comprendre et de contribuer aux connaissances scientifiques présentées lors de ces examens devraient participer.

Participation accrue

6.4 Expertise et inclusivité – autres considérations

Participation d’intervenants externes à d’autres étapes ou phases du processus de consultation scientifique

Bien que certains intervenants croient que seuls les scientifiques ou les personnes qui sont en mesure de comprendre les connaissances scientifiques et d’y contribuer doivent participer aux examens par les pairs, bon nombre d’entre eux estiment également que les intervenants externes représentant les connaissances locales et traditionnelles ont un rôle à jouer dans le processus consultatif scientifique du SCCS.

Par exemple, plusieurs informateurs-clés et participants aux études de cas ont laissé entendre que la participation des intervenants externes pourrait être meilleure au cours de la première étape du processus de consultation scientifique du SCCS, comme l’élaboration de la demande d’avis scientifiques ou même la collecte et l’analyse des données qui serviront à l’élaboration du document de travail qui servira à éclairer les avis scientifiques.

Reflet de la diversité des participants dans les avis scientifiques

Selon la majorité (62 %) des répondants au sondage, soit des clients et des utilisateurs finaux, les avis scientifiques reçus ne reflètent que très peu ou modérément la diversité des systèmes de connaissances sur le sujet à l’étude. Plusieurs informateurs-clés ont fait remarquer que si l’on s’attend à ce que les examens par les pairs comprennent un groupe diversifié de participants, les avis scientifiques devraient refléter la diversité des connaissances fournies.

Plusieurs informateurs-clés, participants aux études de cas et répondants au sondage auprès des clients et des utilisateurs finaux du SCCS ont indiqué qu’ils éprouvent de la difficulté à refléter la diversité des participants et leurs contributions aux évaluations par les pairs dans les avis scientifiques. Bien que des efforts continus soient déployés pour prendre en compte et intégrer diverses connaissances, des directives supplémentaires sur la façon d’être inclusif dans la rédaction de l’avis scientifique sont souhaitées.

Activités en cours:

• Les centres et les scientifiques de certaines régions cherchent à accroître les occasions de travailler avec les organisations du PAGRAO en ce qui à trait à la collecte et à l’analyse des données qui éclaireront les processus consultatifs scientifiques futurs du SCCS.
• Le SEO a embauché un boursier en science de Mitacs pour examiner comment le SCCS peut mieux engager les communautés autochtones dans le processus consultatif scientifique.

6.5 Expertise et inclusivité – à la recherche des pratiques exemplaires

L’absence de directives concernant les notions d’expertise et d’inclusivité a entraîné des variations entre les centres, les groupes de clients et les équipes d’examen scientifique sur la façon dont ils déterminent qui devrait être invité à participer aux évaluations par les pairs. Par exemple, la présence de participants sectoriels ou autochtones est plus fréquente dans certaines régions. De plus, certaines régions tenteront toujours de faire appel à au moins un examinateur externe possédant une solide formation scientifique dans le domaine visé par l’examen, tandis que d’autres n’inviteront des examinateurs externes que pour certaines évaluations.

Pratiques exemplaires en matière d’inclusivité et d’équilibre de l’expertise pour l’examen par les pairs

Les processus d’examen par les pairs pour l’élaboration d’avis scientifiques devraient faire appel à une vaste gamme d’experts scientifiques provenant de disciplines pertinentes du gouvernement et de l’extérieur. Les pairs examinateurs devraient posséder l’expertise nécessaire pour examiner l’information scientifique à l’étude, la remettre en question et y contribuer (Penney, 2010).

Des représentants d’intervenants externes ou de groupes d’intérêt peuvent être invités à participer, car les connaissances locales et traditionnelles pertinentes devraient également être reconnues dans le cadre de l’examen par les pairs (Penney, 2010). « Les connaissances et l’expertise des représentants des différents intervenants ou groupes d’intérêt [externes] qui servent à éclairer le débat scientifique devraient être reconnues en tant que telles et pourraient ensuite être dûment prises en compte dans les avis scientifiques fournis » (ministère des Pêches, 2011, p. 13).

Les clients et les gestionnaires peuvent également être invités à participer à des évaluations par les pairs. La participation des clients et des gestionnaires peut améliorer la compréhension, encourager l’adhésion et affiner la communication science-politique; toutefois, il est important de noter que, tout comme les intervenants externes, il est attendu que les clients et les gestionnaires agissent en toute impartialité.

6.6 Expertise et inclusivité – occasion d’aborder la tension et le manque d’orientation concernant la participation

SOLUTION POSSIBLE

Le Secrétariat devrait élaborer des lignes directrices claires à l’appui de l’opérationnalisation du principe des ASEG en matière d’inclusivité. En particulier, les lignes directrices devraient inclure des critères concernant les groupes de participants qui devraient être invités aux différents types de processus consultatifs scientifiques (c.-à-d. le processus spécial de réponse des Sciences par rapport à l’examen plus complet par les pairs qui donne lieu à un avis scientifique) et les étapes du processus auxquelles ils devraient être invités à participer.

Autres considérations:

• Les consultations avec les intervenants internes et externes du processus de consultation scientifique du SCCS peuvent permettre de mieux comprendre qui devrait participer aux examens par les pairs, selon la nature de la demande et l’étendue des connaissances requises.
• En élaborant ces lignes directrices, il est important de tenir compte des pratiques exemplaires ainsi que des priorités et des exigences énoncées dans la lettre de mandat du ministre, notamment « mettre à profit les données scientifiques, les connaissances traditionnelles des Autochtones et le principe de prudence [...] dans toute décision liée aux stocks de poissons et à la gestion des écosystèmes » (2018).
• Réfléchir à la façon dont les processus de consultation scientifique relatifs aux stocks de poissons et à la gestion des écosystèmes d’autres territoires (p. ex. Conseil international pour l’exploration de la mer, National Oceanic and Atmospheric Administration New Zealand Fisheries) font participer des intervenants externes et comment ils reflètent divers points de vue dans leurs avis scientifiques.

6.7 Gestion des participants externes et des conflits d’intérêts

Gestion des participants externes

Certains informateurs-clés et participants aux études de cas craignent que les intervenants externes (p. ex. l’industrie, les organisations non gouvernementales) qui participent aux examens par les pairs ne tentent de tirer parti de leur participation pour faire avancer leur propre programme. Par conséquent, ces personnes seraient en conflit d’intérêts avec le processus de consultation scientifique^{Note de bas de page 10}.

On s’attend à ce que les pairs examinateurs agissent de façon indépendante afin de fournir un examen impartial et objectif, et non en tant que défenseurs ou représentants d’un groupe d’intérêt. Tel que mentionné précédemment, toutefois, la documentation indique qu’on ne peut s’attendre à ce que les intervenants externes agissent en toute impartialité, puisqu’ils représentent d’autres organisations ou qu’ils sont susceptibles d’avoir un intérêt direct dans les résultats des avis scientifiques. Tous les conflits d’intérêts réels ou perçus doivent donc être définis, nommés et gérés pour que le processus consultatif scientifique demeure objectif et crédible (Penney 2010).

Gestion des conflits d’intérêts dans les processus de consultation scientifique – pratiques exemplaires et ASEG

Les pratiques exemplaires soulignent l’importance pour les ministères de documenter et d’examiner tous les conflits d’intérêts potentiels des participants aux processus consultatifs scientifiques (Penney, 2010).

Plusieurs processus consultatifs scientifiques internationaux liés à la gestion du poisson et des océans (p. ex. Pêches de la Nouvelle-Zélande, CIEM) comptent sur le président de leur évaluation par les pairs pour gérer tout conflit d’intérêts potentiel qui pourrait survenir. Ils disposent également de lignes directrices et de politiques solides en matière de conflits d’intérêts pour atténuer davantage les situations où les participants peuvent agir davantage comme défenseurs de leur organisation plutôt que comme examinateurs objectifs par les pairs.

L’établissement et l’application de lignes directrices sur les conflits d’intérêts par les ministères du gouvernement sont également une exigence du principe des ASEG en matière de principes et d’avis scientifiques objectifs, et « les conseillers sont tenus de déclarer tout conflit d’intérêts avant d’agir à titre consultatif et de tenir à jour ces déclarations pendant toute la durée de leur mandat » (CEST, 1999, p. 6).

6.8 Défis liés à la gestion des conflits d’intérêts dans le processus de consultation scientifique du SCCS et solutions possibles

Défis liés à la gestion des conflits d’intérêts dans le processus de consultation scientifique du SCCS

• Le SCCS n’a pas de politique ou de lignes directrices sur les conflits d’intérêts, et la gestion des conflits potentiels relève du président de l’examen par les pairs
• Selon les informateurs-clés et les participants aux études de cas, bien que la plupart des présidents soient très habiles à gérer les conflits d’intérêts potentiels, certains semblent moins à l’aise dans de telles situations.
  • Les personnes qui ont présidé un examen par les pairs n’ont pas toutes suivi la formation de président du SCCS. Elles n’ont donc pas nécessairement les connaissances ou les compétences requises pour atténuer les situations potentielles de conflit d’intérêts.
  • Les résultats du sondage auprès des candidats indiquent que sur les 49 scientifiques qui ont présidé au moins un examen par les pairs du SCCS, 13 (27 %) n’avaient pas suivi la formation de président du SCCS.
  • Les centres ou le Secrétariat doivent parfois compter sur des personnes qui n’ont pas terminé la formation pour présider un examen par les pairs, car il s’agit d’un poste volontaire qui dépend de la disponibilité du personnel du MPO.

SOLUTION POSSIBLE:

Le Secrétariat élabore une politique sur les conflits d’intérêts assortie de lignes directrices claires sur les rôles et les responsabilités des participants à l’examen par les pairs, y compris le président. En particulier, les lignes directrices devraient comprendre des attentes concernant la documentation des conflits d’intérêts potentiels et la façon dont le président est censé gérer les participants qui pourraient être en situation de conflit d’intérêts. Par conséquent, si le président d’un examen par les pairs n’a pas suivi la formation de président du SCCS, il disposera des lignes directrices énoncées dans la politique pour l’aider à atténuer les situations potentielles de conflit d’intérêts.

SOLUTION POSSIBLE:

Que toute personne qui assume le rôle de président dans le cadre d’un processus de consultation scientifique ait suivi la formation de président du SCCS. Cela permettra de s’assurer que le président possède les compétences et les connaissances nécessaires pour atténuer les situations potentielles de conflit d’intérêts.

6.9 Qualité des avis scientifiques

Points de vue des clients sur la qualité des avis scientifiques

On a demandé aux clients du SCCS d’évaluer différentes facettes du processus de consultation scientifique. Les résultats du sondage sont présentés dans la figure 11, ci-bas.

Figure 11 : Perspective des clients concernant la qualité des avis scientifiques

Dans l’ensemble, la majorité des clients estiment que les rapports consultatifs scientifiques et les réponses des Sciences sont clairs et faciles à comprendre (64 %), qu’ils fournissent l’information requise (67 %) et qu’ils correspondent à la portée du mandat (66 %). Les incertitudes et les limites de l’avis sont également clairement énoncées (64 %) et suffisamment détaillées (66 %).

Une analyse plus poussée révèle que plus le rapport consultatif scientifique ou la réponse des Sciences s’aligne sur le mandat, plus le client est susceptible de trouver utile l’avis scientifique et de s’en servir.

6.10 Possibilité d’améliorer la qualité des avis scientifiques

Incapacité d’utiliser les avis scientifiques

Dans certains cas, les clients n’ont pas été en mesure d’utiliser les avis scientifiques reçus parce qu’ils ne correspondaient pas à leurs besoins ou n’étaient pas clairs. Parmi les facteurs qui contribuent à ces situations, mentionnons les suivants:

• Le mandat est élaboré une fois que la recherche est en cours, et le client aboutit à un compromis entre ce dont il a besoin et ce qu’il peut obtenir sans se rendre compte des implications potentielles sur les décisions futures.
• La mesure dans laquelle SEO peut répondre aux questions des clients évolue une fois que la recherche est en cours.
• Les besoins du client changent entre le moment où le mandat est rédigé et l’évaluation par les pairs.

SOLUTION POSSIBLE

Points de contrôle formalisés entre la rédaction du mandat et l’examen par les pairs. Ils serviront à appuyer la communication continue entre l’équipe ou le responsable de l’évaluation scientifique et le client afin de s’assurer que les questions et les objectifs demeurent pertinents pour le client et que le client, le SCCS et le président sont informés de tout changement apporté à la mesure dans laquelle les scientifiques de SEO peuvent répondre à ces questions. Le Secrétariat et les centres peuvent appuyer ces discussions à condition de disposer des ressources nécessaires.

Points à prendre en considération:

• Le type de point de contrôle peut être flexible en fonction du niveau de risque de la demande ou des préférences de l’équipe d’examen et du client.
• Les idées fournies tout au long de l’évaluation comprennent des mises à jour par courriel, de multiples réunions du comité directeur et des réunions informelles.

7.0 Phase 3 du processus du SCCS – Constations

7.1 Aperçu de la phase 3

La troisième phase du processus inclus les deux étapes principales suivantes:

• Étape 7: Après l’examen par les pairs, le président est chargé de veiller à ce que l’avis scientifique et le compte rendu des délibérations soient achevés, examinés et approuvés par les participants à l’examen avant de présenter les documents au centre régional approprié ou au Secrétariat. Le responsable scientifique est chargé de veiller à ce que le document de recherche soit achevé avec toutes les mises à jour discutées pendant l’examen par les pairs et présenté au centre régional approprié ou au Secrétariat aux fins de publication.
• Étape 8: Une fois les documents reçus, le centre régional ou le Secrétariat s’assure qu’ils sont complets, formatés, au besoin, et disponibles dans les deux langues officielles aux fins de publication. Les centres régionaux présentent ensuite tous les documents au Secrétariat aux fins de publication. Le Secrétariat publie tous les documents présentés sur son site Web afin de s’assurer que les avis scientifiques sont accessibles au public.

Figure 12: Phase 3 du processus d’avis scientifique du SCCS: Partage de la connaissance

7.2 l’importance d’obtenir des avis scientifiques ouverts et opportuns

Le processus de consultation scientifique du SCCS s’aligne sur les pratiques exemplaires et respecte le principe d’ouverture et de transparence des ASEG en s’efforçant de rendre tous les avis scientifiques et les documents connexes accessibles au public sur le site Web du SCCS.

• Les pratiques exemplaires précisent que « toutes les conclusions scientifiques et l’analyse qui sous-tendent les décisions de gestion devraient être facilement accessibles au public » (Penney, 2010, p. 74), et que cette information devrait être fournie en temps opportun.
• De telles pratiques sont conformes au principe d’ouverture des ASEG, en particulier l’attente que le « public ait accès aux résultats et aux avis des scientifiques le plus tôt possible » (CEST, 2009).

Toutefois, les constatations de l’évaluation montrent qu’il existe des possibilités d’amélioration lorsqu’il s’agit de s’assurer que les documents du SCCS sont mis à la disposition du public en temps opportun.

• Par exemple, l’analyse de la base de données des publications du SCCS révèle que la majorité des documents du SCCS ne sont pas soumis à la publication ou publiés dans les délais prescrits dans la Politique sur les délais de soumission et de publication des documents du SCCS.

7.3 Taux de conformité de soumission des documents

Taux de conformité de soumission des documents – cibles

Les documents du SCCS doivent être soumis au Secrétariat pour publication dès que possible après l’examen par les pairs et au plus tard dans les :

• 8 semaines pour les avis scientifiques (AS) ou les réponses scientifiques (RS)
• 4 mois pour les documents de recherche (DR) et les comptes rendus (CR)

Les figures 13, 14 et 15 montrent le taux de conformité de soumission de documents pour tous les régions et tous les types de documents.

Figure 13: Proportion des documents soumis en retard au SCCS pour tous les régions et types de documents

Sur les 77 % de documents soumis et publiés, 62 % ont été soumis en retard. Ventilés par type de document, les rapports d’avis scientifiques et les documents de recherche présentent les taux de conformité les plus faibles.

Figure 14: Proportion des documents soumis à temps au SCCS, organisé par type de documents

Figure 15: Temps médian et moyen pour la soumissions des documents au SCCS, organisé par type de documents

7.4 Problèmes ayant une incidence sur les taux de conformité de soumission des documents

Selon les informateurs-clés, les participants aux études de cas et les répondants à l’enquête auprès des candidats, les documents du SCCS sont souvent remis après les échéances prévues en raison des problèmes suivants:

Conformité aux politiques du gouvernement fédéral et du SCCS en matière de communications et de publications Web

Il faut beaucoup de temps pour se conformer aux politiques du gouvernement du Canada en matière de communications et de publications Web. Parmi les exemples d’exigences de conformité, mentionnons le formatage des documents et leur conformité aux normes d’accessibilité du Web.

Le 1^er avril 2018, la Politique sur la traduction des documents du SCCS a été mise en œuvre. Cette politique a été mentionnée comme étant l’un des principaux facteurs qui retardent la présentation des documents, car la conformité exige beaucoup plus de temps que ce qui avait été prévu à l’origine, lorsque la Politique sur les délais de soumission et de publication des documents a été rédigée

Pression accrue sur la charge de travail

Scientifiques de SEO

Le fait de remplir les documents du SCCS est considéré comme un processus lourd, ce qui exerce une contrainte supplémentaire sur la charge de travail des scientifiques de SEO et nuit à leur capacité de s’engager dans d’autres activités liées à la recherche. Les scientifiques chargés de remplir les documents du SCCS peuvent également mettre cette tâche de côté, car ils doivent se concentrer sur les tâches mises en attente pendant le processus du SCCS

Personnel du SCCS

Parfois, les documents sont reçus non formatés ou partiellement formatés, et les employés du SCCS doivent travailler avec les scientifiques pour finir de préparer les documents ou, dans certains cas, le faire eux-mêmes. Cela peut avoir une incidence importante sur la charge de travail du personnel du centre ou du Secrétariat, en particulier lorsqu’il y a des postes vacants.

La participation au processus de consultation scientifique du SCCS n’est pas perçue par les scientifiques de SEO comme une contribution à leur avancement professionnel.

Les informateurs-clés, les participants aux études de cas et les répondants à l’enquête auprès des candidats ont souligné que la préparation des documents du SCCS n’est pas une priorité élevée pour certains scientifiques de SEO qui ne considèrent pas que ces documents contribuent à leur avancement professionnel.

7.5 Solutions possibles pour atténuer les défis ayant une incidence sur les taux de conformité des soumission de documents

SOLUTIONS POSSIBLES

Prolonger les délais de soumission des documents au Secrétariat pour publication en consultation avec les clients du SCCS et les scientifiques de SEO.

En particulier, les échéanciers des avis et des réponses scientifiques, qui représentent la moitié de l’échéancier des comptes rendus et des documents de recherche.

Prolonger les délais de soumission des documents peut aider à:

• prévoir plus de temps pour la traduction et la mise en forme, surtout pour les documents de recherche, qui peuvent être très volumineux.
• donner aux personnes chargées de remplir les documents la flexibilité nécessaire pour remplir les documents et entreprendre de nouvelles tâches.

L’idée de prolonger les délais vise à accroître les taux de conformité en tenant compte d’activités qui n’étaient pas requises à l’origine. De plus, il est important d’examiner la meilleure pratique qui consiste à s’assurer que les documents sont accessibles au public en temps opportun et que les clients reçoivent les avis scientifiques dans les délais prescrits^{Note de bas de page 12}.

Collaboration entre le Secrétariat, les centres régionaux et la direction de SEO pour dissiper les mythes selon lesquels la participation au processus consultatif scientifique du SCCS ne contribue pas à l’avancement professionnel des scientifiques de SEO.

Cela peut comprendre:

• Offrir au personnel de SEO l’enseignement et la formation liés à leur participation au processus de consultation scientifique du SCCS, y compris l’impact potentiel sur leur carrière.
• Mettre à jour le Cadre de gestion de l’avancement professionnel des chercheurs du MPO afin de mettre l’accent sur le rôle du processus consultatif scientifique du SCCS en matière d’avancement professionnel. À l’heure actuelle, le cadre fait référence aux avis scientifiques, mais pas précisément au processus de consultation scientifique du SCCS.

Examen de la capacité

• Le secteur SEO considère d’examiner la capacité nécessaire pour faire face à la charge de travail liée à la présentation des documents du SCCS.

7.6 Taux de conformité des publications

Taux de conformité des publications – cibles

Les documents du SCCS doivent être publiés sur le site Web du SCCS aussitôt que possible après leur réception par le Secrétariat et au plus tard dans les délais suivants :

• 10 jours ouvrables pour les avis scientifiques (AS) ou les réponses des Sciences (RS)
• 3 semaines pour les documents de recherche et les comptes rendus

Les figures 16, 17 et 18 montrent le taux de conformité de publication en ligne de documents pour tous les régions et tous les types de documents.

Figure 16: Proportion des documents publiés en retard au SCCS pour tous les régions et types de documents

Sur les 77 % des documents du SCCS publiés, 66 % l’ont été en retard. Ventilé par type de document, les avis scientifiques et les réponses des Sciences ont les taux de conformité les plus faibles.

Figure 17: Proportion des documents publiés à temps au SCCS, organisé par type de documents

Figure 18: Temps médian et moyen pour la soumissions des documents au SCCS, organisé par type de documents

7.7 Problèmes ayant une incidence sur les taux de conformité des publications et possibilités d’amélioration

DÉFI – Ressources du Secrétariat

Plusieurs postes ETP du Secrétariat demeurent vacants, ce qui entraîne un manque de ressources humaines pour appuyer les activités et les tâches liées à la publication des documents du SCCS. En plus de publier tous les documents du SCCS, le personnel du Secrétariat a d’autres responsabilités comme la gestion de la présentation de tous les documents du SCCS liés aux examens nationaux par les pairs, ainsi que la gestion des demandes et la production de rapports liés aux bases de données sur les soumissions de documents et les publications. Bien qu’ils fassent de leur mieux pour accomplir toutes leurs tâches dans les délais requis, il leur est parfois impossible de le faire, surtout lorsque plusieurs documents sont présentés pour publication dans un court laps de temps.

SOLUTION POSSIBLE

Examen de la capacité

Le secteur des SEO réfléchit à la capacité dont il a besoin pour faire face à la charge de travail liée aux documents du SCCS, et plus particulièrement aux publications.

DÉFI – Notification et approbation externes

Les constatations de l’évaluation soulignent que les retards de publication peuvent découler d’un certain nombre de raisons externes au Secrétariat, notamment : le processus d’approbation des lignes de presse liées à un document; le préavis de deux semaines donné à la haute direction avant que les documents du SCCS soient affichés; l’approbation par les centres des preuves en format PDF. Ces retards sont particulièrement importants pour les avis scientifiques et les réponses des Sciences, qui doivent être publiés dans les dix jours ouvrables suivant leur présentation au Secrétariat.

SOLUTION POSSIBLE

Échéance

Prolonger les délais de publication afin d’accorder le temps requis pour les avis à la haute direction et l’approbation de celle-ci. Les prorogations de délai peuvent également aider à atténuer certains des problèmes actuels du Secrétariat liés aux ressources humaines jusqu’à ce que les postes vacants soient pourvus.

7.8 Utilisation des documents du SCCS pour appuyer les activités du MPO

En plus de veiller à ce que les documents du SCCS soient accessibles au public, il est très important de les transmettre aux clients du SCCS et aux autres utilisateurs finaux en temps opportun. Ces derniers sont les principaux utilisateurs des avis scientifiques pour la prise de décisions ou pour guider d’autres activités de recherche.

86 % des répondants au sondage auprès des clients et des utilisateurs finaux et 75 % des répondants au sondage auprès des candidats ont indiqué qu’ils utilisent un ou plusieurs documents du SCCS à l’appui de leur travail.

Il a été noté que plusieurs clients utilisent également les documents de recherche et apprécient d’avoir accès aux données et aux analyses qui ont éclairé les avis scientifiques. Il est également avantageux, à des fins de transparence, de rendre le document de recherche accessible au public pendant le processus de consultation.

Les documents de comptes rendus ne sont généralement pas utilisés par les clients.

7.9 Soutenir l’utilisation des avis scientifiques : aller au-delà des publications

Réception des documents

Les informateurs-clés interrogés et les participants aux études de cas ont fait remarquer qu’environ le tiers du temps, les clients ne reçoivent pas les documents du SCCS dans les délais prescrits, ce qui limite la mesure dans laquelle les avis sont utilisés pour prendre des décisions ou retarde les décisions de gestion, ce qui peut, en retour, miner la crédibilité du processus consultatif scientifique (SCCS 2016).

• Lorsque les documents ne sont pas disponibles, les clients peuvent utiliser des versions provisoires; toutefois, ils ne savent pas dans quelle mesure ces documents peuvent être utilisés ou transmis étant donné qu’ils ne sont pas publiés (c.-à-d. accessibles au public).

Formes interactives de communication

7.10 Autres formes de diffusion des connaissances – solutions possibles

SOLUTIONS POSSIBLES

Séances d’information technique entre les scientifiques de SEO qui ont mené la recherche ayant servi de base à l’avis scientifique et les clients après l’examen par les pairs. Il s’agit d’une occasion d’examiner et le projet d’avis scientifique et d’en discuter avant qu’il soit achevé et présenté pour publication. On s’attend à ce que ces séances d’information appuient l’utilisation des avis scientifiques en fournissant:

• aux clients du SCCS : l’occasion de poser toute question en suspens et de confirmer qu’ils comprennent bien les avis scientifiques avant de les utiliser dans le processus décisionnel.
• aux scientifiques de SEO : l’occasion d’apprendre comment leurs travaux seront utilisés pour la prise de décision.

Selon les résultats du sondage auprès des candidats, un peu plus de la moitié des scientifiques de SEO (56 %) appuient les clients du SCCS lorsqu’ils utilisent les avis scientifiques pour prendre des décisions. Par conséquent, il est possible d’améliorer l’interface science-politique à ce stade du processus de consultation scientifique du SCCS.

Une approche normalisée pour la diffusion des versions définitives des documents du SCCS aux clients, en particulier l’avis scientifique ou la réponse des Sciences.

Bien que certains clients reçoivent les documents directement du président, du responsable scientifique, du centre régional ou du Secrétariat de SEO, d’autres ont fait remarquer qu’ils ne sont informés de la disponibilité de la version définitive du document que lorsqu’ils la trouvent sur le site Web du SCCS.

Les pratiques exemplaires concernant le moment opportun de fournir les avis scientifiques aux décideurs indiquent qu’il faut parfois que l’information soit communiquée avant la publication ou, dans certains cas, avant même que le document soit achevé, en fonction des échéanciers des décisions de gestion (Penney 2010).

8.0 Conclusions et recommandations

Conclusions

Le processus de consultation scientifique du SCCS est généralement perçu comme un mécanisme unique et important pour élaborer et fournir des avis scientifiques à l’appui du processus décisionnel. Il soutient également l’industrie en fournissant des données crédibles sur l’évaluation des stocks dont elle a besoin lorsqu’elle cherche à obtenir l’écocertification de son produit. Le SCCS s’harmonise avec le mandat du MPO, et quatre indicateurs de rendement du Cadre de résultats ministériel liés au processus du SCCS sont utilisés pour démontrer l’atteinte du résultat attendu du Ministère.

Les principes des ASEG servent de fondement au processus de consultation scientifique du SCCS et reflètent les pratiques exemplaires en matière de prestation d’avis scientifiques. Ils s’harmonisent aussi très bien avec les priorités du MPO et du gouvernement fédéral, notamment la transparence du gouvernement, la réconciliation et le renforcement de la science.

L’une des principales forces du processus de consultation scientifique du SCCS est l’inclusion d’examens par les pairs pour l’élaboration d’avis scientifiques. L’examen par les pairs est un processus très respecté et accepté pour évaluer et assurer la qualité, l’objectivité et la fiabilité des méthodes et de l’information scientifiques. Il est considéré comme une pratique exemplaire lorsqu’on utilise l’information scientifique pour éclairer les décisions de gestion des pêches.

Le nombre de demandes traitées par le SCCS demeure relativement stable; toutefois, le nombre de demandes reçues a augmenté de 31 % entre 2013-2014 et 2017-2018, ce qui montre que la demande d’avis scientifiques est en croissance au MPO.

Plus de 60 % des clients et des utilisateurs finaux estiment que le SCCS fait un bon ou un excellent travail en leur fournissant l’information dont ils ont besoin et en s’assurant que cette information est claire et facile à comprendre, qu’elle correspond à la portée des questions posées dans le mandat et qu’elle décrit et précise les incertitudes et les limites des avis.

86 % des répondants au sondage auprès des clients et des utilisateurs finaux et 75 % des répondants au sondage auprès des candidats ont indiqué qu’ils utilisent un ou plusieurs documents du SCCS à l’appui de leur travail.

En s’efforçant de rendre tous les avis scientifiques et les documents connexes accessibles au public sur son site Web, le processus de consultation scientifique du SCCS s’aligne sur les pratiques exemplaires et respecte le principe des ASEG en matière d’ouverture et de transparence.

Bien que le SCCS soit apprécié et respecté au sein du MPO, il existe plusieurs possibilités d’améliorer le processus de consultation scientifique.

Conclusions

Les constatations de l’évaluation indiquent que le processus de consultation scientifique du SCCS pourrait être amélioré par la mise en œuvre de mécanismes qui normalisent et officialisent la communication entre les scientifiques de SEO et les clients du SCCS à chaque phase du processus de consultation scientifique.

Phase 1

La communication entre le SCCS, ses clients et les scientifiques de SEO pendant l’élaboration et l’évaluation des demandes d’avis scientifiques peut améliorer l’harmonisation entre les questions de gestion et les avis scientifiques, ainsi que le tri des demandes présentées au SCCS.

Phase 2

Des points de contrôle entre la rédaction du mandat et l’évaluation par les pairs devraient permettre de s’assurer que les questions et les objectifs énoncés dans le mandat demeurent pertinents pour le client et que, s’il y a des changements dans la mesure où les scientifiques de SEO peuvent y répondre, le client, le SCCS et le président en sont informés.

Phase 3 La tenue de séances d’information technique entre les scientifiques de SEO qui ont effectué la recherche ayant servi à l’élaboration des avis scientifiques et les clients à la suite de l’évaluation par les pairs devrait appuyer l’utilisation des avis scientifiques par les clients dans le processus décisionnel.

Recommandations

Il est recommandé que la sous-ministre adjointe (SMA), Sciences des écosystèmes et des océans:

1. élabore des mécanismes à l’appui de la normalisation des communications officielles entre les scientifiques de SEO et les clients du SCCS à chaque étape du processus consultatif scientifique. Ces mécanismes devraient permettre une certaine souplesse quant au type et à l’étendue des communications à chaque étape du processus de consultation scientifique, en fonction du niveau de risque et de la complexité de la demande, ainsi que de la relation et des préférences du responsable de l’évaluation scientifique et du client.

Conclusions

Plusieurs des facteurs qui remettent en question la mesure dans laquelle le SCCS peut répondre aux demandes d’avis scientifiques reçues chaque année sont liés au principe des ASEG en matière de repérage rapide des enjeux et peuvent être atténués par la mise en œuvre d’un calendrier pluriannuel de consultation scientifique. En particulier, un calendrier pluriannuel permettrait au secteur des SEO de déterminer les besoins immédiats et à long terme en matière d’avis scientifiques du MPO, ce qui pourrait contribuer à améliorer la planification et l’affectation des ressources de SEO, à trier les demandes, à réduire la fréquence des demandes en cours d’exercice et à répondre aux demandes à risque élevé.

Un calendrier pluriannuel peut également être avantageux puisqu’on peut y inscrire à l’avance les demandes qui sont : (1) reportées d’exercices antérieurs; (2) récurrentes; (3) issues des exigences législatives ou réglementaires. Par conséquent, les clients du SCCS peuvent ne pas être tenus de présenter à nouveau les demandes d’avis scientifiques dont ils continuent d’avoir besoin tant que la demande (c.-à-d. les questions auxquelles il faut répondre) n’a pas changé. Le SCCS pourrait toutefois encourager les clients à examiner les demandes en cours et à établir de nouvelles priorités jusqu’à ce qu’elles soient ajoutées au calendrier.

À l’heure actuelle, certains centres régionaux utilisent des calendriers pluriannuels avec divers degrés de succès. Il est recommandé de consulter ces régions et d’évaluer les leçons apprises avant de normaliser les pratiques dans toutes les régions.

Recommandations

Il est recommandé que la SMA, Sciences des écosystèmes et des océans:

2. mette en œuvre un calendrier pluriannuel d’avis scientifiques dans le cadre du processus d’avis scientifiques du SCCS afin d’appuyer le respect du principe des ASEG en matière de repérage rapide des enjeux et d’atténuer certains des problèmes qui ont une incidence sur la mesure dans laquelle le SCCS peut répondre aux demandes d’avis scientifiques.

Conclusions

Les constatations de l’évaluation ont révélé qu’il existe une tension entre les intervenants du SCCS quant à savoir qui devrait participer aux examens par les pairs. Certains intervenants croient que seuls les scientifiques ou les personnes qui sont en mesure de comprendre et de contribuer aux connaissances scientifiques présentées à ces examens devraient participer. D’autres intervenants croient que les examens par les pairs devraient inclure plus de participants de l’industrie, du milieu universitaire, des communautés autochtones et des organisations non gouvernementales.

Le principal facteur qui contribue à la tension entourant la participation aux examens par les pairs est l’absence de directives concernant l’opérationnalisation du principe des ASEG relatif à l’inclusion, particulièrement en ce qui a trait à la définition d’expert.

Selon les pratiques exemplaires, les processus d’examen par les pairs pour l’élaboration d’avis scientifiques devraient comprendre :

• une vaste gamme d’experts scientifiques provenant de disciplines pertinentes à l’intérieur et à l’extérieur du gouvernement.
• des représentants des intervenants externes ou des groupes d’intérêt, car les connaissances locales et traditionnelles pertinentes devraient également être reconnues dans le cadre de l’examen par les pairs.
• les clients et les gestionnaires, car leur participation peut améliorer la compréhension, encourager l’adhésion et rationaliser la communication science-politique.
  • Il est important de noter qu’à l’instar des intervenants externes, on ne peut pas s’attendre à ce que les clients et les gestionnaires agissent de façon impartiale.

Recommandations

Il est recommandé que la SMA, Sciences des écosystèmes et des océans:

3. élabore des lignes directrices claires pour appuyer l’opérationnalisation du principe des ASEG relatif à l’inclusion. En particulier, les lignes directrices devraient comprendre des critères concernant les groupes de participants qui devraient être invités aux différents types de processus consultatifs scientifiques (c.-à-d. le processus spécial de réponse des Sciences par rapport à l’examen par les pairs plus complète qui donne lieu à un avis scientifique) et les étapes du processus auxquelles ils devraient être invités à participer.

Conclusions

Certains informateurs-clés et participants aux études de cas craignent que des groupes d’intervenants externes (p. ex. industrie, organisations non gouvernementales) qui participent au processus du SCCS tentent d’utiliser le processus pour faire avancer leur propre programme.

Une analyse comparative des pratiques exemplaires a révélé que plusieurs processus consultatifs scientifiques internationaux liés à la gestion du poisson et des océans comptent également sur le président de leur examen par les pairs pour gérer tout conflit d’intérêts potentiel. En même temps, cependant, ils ont aussi des lignes directrices ou des politiques solides en matière de conflits d’intérêts pour atténuer davantage les situations où les participants peuvent agir davantage comme défenseurs de leur organisation que comme des pairs examinateurs objectifs.

Le SCCS n’a pas de politique sur les conflits d’intérêts ni de lignes directrices générales sur la façon d’atténuer les situations potentielles de conflit d’intérêts. À l’heure actuelle, le président du processus de consultation scientifique est chargé de régler les conflits d’intérêts, et on lui apprend à le faire par la formation de président du SCCS. Cependant, tous les présidents actifs n’ont pas participé à cette formation et, par conséquent, certains n’ont pas les compétences ni les connaissances nécessaires pour atténuer adéquatement les conflits d’intérêts. Toutefois, si le SCCS avait une politique sur les conflits d’intérêts comportant des lignes directrices claires sur la façon dont le président est censé gérer les participants qui peuvent agir en situation de conflit d’intérêts, tout président d’un examen par les pairs qui n’a pas suivi la formation de président du SCCS pourrait utiliser cette politique pour l’aider à atténuer les situations potentielles de conflits d’intérêts.

Recommendations

Il est recommandé que la SMA, Sciences des écosystèmes et des océans:

4. élabore une politique sur les conflits d’intérêts afin d’appuyer le respect du principe des ASEG en matière d’avis scientifiques objectifs dotés de lignes directrices claires concernant les rôles et les responsabilités des participants aux examens par les pairs, y compris le président.

Conclusions

Les résultats de l’évaluation suggèrent que les délais fixés pour la soumission et la publication des documents du SCCS, tels qu’ils sont décrits dans la Politique sur les délais de soumission et de publication des documents du SCCS, pourraient ne plus être réalisables en raison de plusieurs facteurs, notamment :

• Politiques et lignes directrices du gouvernement du Canada en matière de communications et de publications Web;
• Mise en œuvre de nouvelles politiques (p. ex. la Politique sur la traduction des documents);
• Pressions liées à la charge de travail;
• Perception que la rédaction des documents du SCCS ne contribue pas à l’avancement professionnel;
• Ressources disponibles du SCCS;
• Exigences en matière de notification et d’approbation externes.

Par conséquent, les taux de conformité pour la soumission et la publication des documents du SCCS à temps (c.-à-d. conformément aux cibles) sont très faibles.

Recommandations

Il est recommandé que la SMA, Sciences des écosystèmes et des océans :

5. Examine les échéanciers cibles et élabore des mécanismes pour accroître les taux de conformité pour la soumission et la publication des documents du SCCS.

9.0 Plan d’action de la gestion

9.1 Recommandation no 1

Recommandation 1: Il est recommandé que le sous-ministre adjoint (SMA), Sciences des écosystèmes et des océans (SEO), élabore des mécanismes à l’appui de la normalisation des communications officielles entre les scientifiques de SEO et les clients du SCCS à chaque étape du processus de consultation scientifique. Ces mécanismes devraient offrir de la latitude quant au type et à l’ampleur des communications à chaque étape du processus de consultation scientifique selon le niveau de risque et de complexité de la demande, ainsi que selon la relation et les préférences du responsable de l’évaluation scientifique et du client.

Justification: Les résultats de l’évaluation indiquent que le processus de consultation scientifique du SCCS pourrait être amélioré par la mise en œuvre de mécanismes qui normalisent et officialisent la communication entre les scientifiques de SEO et les clients du SCCS à chaque phase du processus de consultation scientifique. Par exemple, une meilleure communication pendant la production et l’évaluation des demandes d’avis scientifiques peut améliorer l’harmonisation entre les questions de gestion et les avis scientifiques et le tri des demandes présentées au SCCS. Des points de contrôle entre la rédaction du mandat et l’évaluation par les pairs devraient permettre de s’assurer que les questions et les objectifs énoncés dans le mandat demeurent pertinents pour le client et que, s’il y a des changements qui font que les scientifiques de SEO peuvent répondre aux questions, le client, le SCCS et le président en soient informés. Enfin, la mise en œuvre des séances d’information technique entre les scientifiques de SEO qui ont effectué la recherche ayant servi à la production des avis scientifiques et les clients à la suite de l’évaluation par les pairs devrait appuyer la prise en compte des avis scientifiques par les clients dans le processus décisionnel.

Stratégie

En consultation avec les clients du SCCS, on examinera les possibilités d’améliorer la communication à chaque étape du processus de consultation scientifique. Les mécanismes visant à améliorer la communication et la façon dont le SCCS interagit avec ses clients s’appliqueront aux procédures nationales et régionales du SCCS, qui seront contrôlées au fil du temps pour déterminer si cela a porté fruit ou si d’autres améliorations sont nécessaires.

Mesures de gestion

Consultations avec les clients sur les besoins d’information et sur les structures de soutien assurant le renouvellement du processus du SCC

Date d’échéance (avant la fin du mois)

Septembre 2019

Mesures de gestion

Le bureau du SCCS établira, intégrera et communiquera les nouvelles attentes en matière de communications avec les secteurs clients.

Date d'échéance (avant la fin du mois)

Janvier 2020

Recommendation no 2

Recommandation 2: Il est recommandé que le SMA, Sciences des écosystèmes et des océans (SEO), instaure un calendrier de consultation scientifique pluriannuel dans le cadre du processus de consultation scientifique du SCCS. Ce calendrier contribuera à favoriser l’application du principe des avis scientifiques pour l’efficacité et la transparence (ASEG) en matière de repérage rapide des problèmes et à réduire certains des obstacles ayant une incidence sur la capacité du SCCS à répondre aux demandes d’avis scientifiques.

Justification: Plusieurs des facteurs qui remettent en question la capacité du SCCS à répondre aux demandes d’avis scientifiques reçues chaque année sont liés au principe des ASEG en matière de repérage rapide des problèmes et peuvent être réduits par la mise en œuvre d’un calendrier de consultations scientifiques pluriannuel. Concrètement, un calendrier pluriannuel permettrait au secteur de SEO de déterminer les besoins immédiats et à long terme en matière d’avis scientifiques au sein de Pêches et Océans Canada, ce qui pourrait contribuer à améliorer la planification et l’affectation des ressources de SEO, à trier les demandes, à réduire la fréquence des demandes en cours d’exercice et à répondre à des demandes à risque élevé.

Stratégie

Un calendrier de consultation scientifique pluriannuel permettra au SCCS de mieux gérer et planifier les processus tout en se conformant aux priorités du Ministère. Certaines régions optent actuellement pour cette approche, qui n’est pas utilisée à l’échelle nationale. Pour élaborer une approche nationale, il faut d’abord réévaluer les pratiques régionales, puis mettre en place un processus afin de mieux instaurer le calendrier national pluriannuel pour l’exercice financier 2021-2022.

Mesures de gestion

• Appel à propositions pour l’élaboration d’un calendrier pluriannuel.

Date d'échéance (avant la fin du mois)

• Janvier 2020

Mesures de gestion

• Le personnel scientifique du bureau du SCCS collabore avec les secteurs clients pour combler les besoins de consultation pluriannuels.

Date d'échéance (avant la fin du mois)

• Décembre 2020

Mesures de gestion

• Approbation du calendrier de consultation pluriannuel par le SMA, Sciences des écosystèmes et des océans, et le comité de gouvernance ministériel concerné.

Date d'échéance (avant la fin du mois)

• Mars 2021

9.3 Recommandation no 3

Recommandation 3: Il est recommandé que le SMA, Sciences des écosystèmes et des océans, élabore des lignes directrices claires pour assurer l’opérationnalisation du principe des ASEG en matière d’inclusion. Par exemple, les lignes directrices devraient inclure des critères concernant les groupes de participants susceptibles d’être invités aux différents types de processus de consultation scientifique (c.-à-d. le processus spécial de réponse des Sciences [PSRS] par rapport à l’évaluation plus complète par les pairs qui donne lieu à un avis scientifique) et les étapes du processus durant lesquelles ils devraient être invités à participer.

Justification: Il existe une tension entre les intervenants du SCCS quant à savoir qui devrait participer aux évaluations par les pairs. Certains intervenants croient que seuls les scientifiques ou les personnes en mesure de comprendre les connaissances scientifiques présentées et d’y contribuer devraient participer à ces évaluations. D’autres intervenants croient que les évaluations par les pairs devraient inclure davantage de participants de l’industrie, du milieu universitaire, des communautés autochtones et des organisations non gouvernementales. Le principal facteur contribuant à la tension entourant la participation aux évaluations par les pairs est l’absence de directives concernant l’opérationnalisation du principe des ASEG en matière d’inclusion, particulièrement en ce qui a trait à la définition de la notion d’expert.

Stratégie

On mènera un examen des principes des ASEG en vue de leur intégration aux politiques existantes ou nouvelles, selon le cas. Ces politiques indiqueront explicitement où s’appliquent les principes des ASEG et comment le SCCS mesurera leur application et en fera rapport.

Mesures de gestion

• pprobation et communication de la politique sur la participation aux processus du SCCS.

Date d'échéance (avant la fin du mois)

• Décembre 2019

9.4 Recommandation no 4

Recommandation 4: Recommandation no 4 : Il est recommandé que le SMA, Sciences des écosystèmes et des océans, élabore une politique sur les conflits d’intérêts afin de favoriser l’application du principe des ASEG en matière d’avis scientifiques solides et de lignes directrices claires concernant les obligations des participants aux évaluations par les pairs, dont la présidence.

Justification: Le SCCS ne dispose pas de politique sur les conflits d’intérêts ni de lignes directrices générales, et l’on craint que des groupes d’intervenants externes (p. ex. l’industrie, les organismes non gouvernementaux) qui participent au processus du SCCS tentent d’utiliser ce processus pour faire avancer leurs intérêts. Une analyse comparative des pratiques exemplaires a révélé que plusieurs processus de consultation scientifique internationaux liés à la gestion du poisson et des océans comportent des lignes directrices ou des politiques solides en matière de conflits d’intérêts lorsque des participants agissent davantage comme défenseurs de leur organisation plutôt que comme pairs examinateurs objectifs.

Strategy

La nécessité d’une politique ou de lignes directrices sur les conflits d’intérêts pour les processus du SCCS est évidente. Une ébauche de politique sera élaborée à l’aide des pratiques exemplaires des processus de consultation scientifique connus.

Mesures de gestion

• Approbation et communication d’une politique sur les conflits d’intérêts concernant la participation aux processus du SCCS.

Date d'échéance (avant la fin du mois)

• Septembre 2019

9.5 Recommandation no 5

Recommandation 5: Il est recommandé que le SMA, Sciences des écosystèmes et des océans, examine les objectifs fixés et élabore des mécanismes visant à augmenter les taux de conformité pour la présentation et la publication des documents du SCCS.

Justification: Il ne sera peut-être plus possible d’atteindre les objectifs fixés dans le document Politique sur les délais de soumission et de publication des documents du SCCS en raison de plusieurs facteurs, notamment : l’obligation de se conformer aux politiques gouvernementales; les pressions liées à la charge de travail; la perception que la rédaction des documents du SCCS ne favorise pas l’avancement professionnel; les ressources disponibles et les exigences externes de notification et d’approbation. Par conséquent, les taux de conformité pour la présentation et la publication des documents du SCCS à temps (c.-à-d. conformément aux objectifs) sont très faibles.

Stratégie

Les échéanciers mentionnés pour la présentation et la publication des produits consultatifs du SCCS doivent tenir compte des besoins des clients tout en respectant les exigences du gouvernement du Canada en matière d’accessibilité et de langues officielles. Des options seront envisagées, notamment la réévaluation des échéanciers actuels dans le contexte des nouvelles exigences en matière de publication pour l’examen des processus de transformation du SCCS, dans le but de déterminer les gains d’efficacité qui pourraient réduire les délais d’exécution à l’échelle régionale et nationale.

Mesures de gestion

• Approbation par le Comité exécutif des sciences de nouvelles procédures et de nouveaux produits normalisés à l’échelle nationale.

Date d'échéance (avant la fin du mois)

• Décembre 2020

Mesures de gestion

• Le bureau du SCCS intègre de nouvelles lignes directrices au processus de planification du premier appel d’avis pluriannuel.

Date d'échéance (avant la fin du mois)

• Janvier 2020

10.0 Références

Conseil d’experts en sciences et en technologie (CEST) (1999). Avis scientifiques pour l’efficacité gouvernementale (ASEG). Tiré de :
http://publications.gc.ca/collections/Collection/C2-445-1999E.pdf

Government Office for Science (2010 ). The Government Chief Scientific Adviser’s Guidelines on the Use of Scientific and Engineering Advice in Policy Making. Tiré de:
https://assets.publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/293037/10-669-gcsa-guidelines-scientific-engineering-advice-policy-making.pdf

Ministère des Pêches (2011). Research and Science Information Standard for New Zealand Fisheries. Wellington, Nouvelle-Zélande. Extrait de:
http://www.openseas.org.nz/wp-content/uploads/2017/06/MPI_ResearchandScienceInformationStandard _2011.pdf

National Research Council (2004). Improving the use of the “best scientific information available” standard in fisheries management. Washington, DC: National Academies Press.

Penney, A.J. (2010). Review of International Guidelines Relating to Science Quality Assurance and Peer Review. Ministère des Pêches de la Nouvelle-Zélande. Extrait de:
http://fish.govt.nz/NR/rdonlyres/84ED7B5D-7CD3-49D4-B89F-7F7437789446/0/International_Guidelines_Science_ Quality_Assurance.pdf.

The National Academies of Sciences, Engineering and Medicine (2016). Background information and confidential conflict of interest disclosure for studies related to government regulation. Extrait de:
http://www.nationalacademies.org/coi/bi-coi_form-1.pdf?_ga=2.259525578.1384469451.1547491427-1976804095.1547491427