Sommaire de l'évaluation de la situation des programmes de subventions et de contributions du Secteur des sciences des écosystèmes et des océans

À propos de l'évaluation

L'évaluation a été menée par la Division de l'évaluation de Pêches et Océans Canada (MPO) d'avril 2019 à juin 2020. Elle couvre les années 2016-2017 à 2019-2020 et examine le Programme de contribution à la recherche scientifique sur les océans et les eaux douces (PCRSOED), qui comprend le Fonds de partenariat; 11 autres programmes de subventions et de contributions (S et C) du Secteur des sciences des écosystèmes et des océans (SSEO); et les activités de secrétariat qui appuient tous les programmes de S et C du SSEO.

Afin d'informer la haute direction, cette évaluation a été conçue sous forme d'évaluation de la mise en œuvre afin de déterminer ce qui fonctionne bien et les ajustements qui pourraient être nécessaires. Les données probantes ont été recueillies à partir de multiples sources de données : entrevues, examen de documents et de sites Web, revue de la littérature, examen des dossiers, sondage auprès des bénéficiaires, sondage auprès du personnel du MPO et une visite des lieux.

À propos du programme

Le Fonds de partenariat a été créé en 2016 et a reçu 3 500 000 $ la première année et 2 500 000 $ en fonds permanents les années suivantes pour promouvoir et faciliter le développement des connaissances scientifiques et des activités scientifiques connexes par des organisations externes dans des domaines correspondant aux priorités du MPO. Depuis 2016, de nombreux programmes de subventions et contributions s'y sont ajoutés, portant la valeur totale des S et C du SSEO à environ 35 000 000 $.

Pour soutenir l'augmentation exponentielle du financement de S et C, un secrétariat de S et C a été créé au sein du SSEO. De plus, les modalités ont été révisées en 2019 pour soutenir et refléter la variété des programmes de subventions et contributions du Secteur.

Les dépenses déclarées publiquement dans le cadre du PCRSOED reflètent la croissance exponentielle du financement de S et C dans le SSEO.

Description

Ce diagramme à barres représente les dépenses publiquement déclarées dans le cadre du Programme de contribution à la recherche scientifique sur les océans et les eaux douces et souligne la croissance exponentielle du financement sous la forme de subventions et de contributions dans le Secteur des sciences des écosystèmes et des océans, de 2016-2017 à 2018-2019.

Voici les montants dépensés : 4 273 033 $ en 2016-2017, 15 432 471 $ en 2017-2018, et 25 137 184 $ en 2018-2019.

Constatations principales

Les activités sont mises en œuvre comme prévu.

Les projets correspondent bien aux responsabilités essentielles du MPO et des signes précurseurs indiquent l'atteinte de résultats immédiats et intermédiaires. Les programmes de contributions comblent des lacunes au sein de la communauté scientifique canadienne des océans et des eaux douces : développe la compréhension fondamentale; informe la gestion et la gouvernance des ressources; améliore la qualité de la surveillances, des données et de la gestion de l'information; améliore la compréhension des incidences des activités humaines.

96 % des répondants au sondage auprès des bénéficiaires ont déclaré avoir l'intention de diffuser leurs résultats ou qu'ils diffusaient déjà leurs résultats auprès de la communauté scientifique et 81 % des répondants envisagent également de diffuser leur recherche plus largement auprès du public canadien.

Tous les programmes de contributions appuient le renforcement des capacités dans une certaine mesure. Les répondants au sondage estiment que oui, les projets financés contribuent à la formation de personnel hautement qualifié.

Description

Ces graphiques en forme de beignet représentent la mesure dans laquelle les bénéficiaires et le personnel de Pêches et Océans Canada estiment que les projets financés contribuent à la formation de personnel hautement qualifié.

93 % des bénéficiaires conviennent que les projets contribuent à la formation de personnel hautement qualifié.

86 % du personnel de Pêches et Océans Canada convient que les projets contribuent à la formation de personnel hautement qualifié.

Les projets financés du Fonds de partenariat génèrent plus de données et de résultats scientifique dans le domaine publique. Le personnel du MPO utilise la recherche scientifique externe et les données pour appuyer leur travail.

Description

Ce graphique à barres montre les réponses du personnel de Pêches et Océans Canada à une série de questions du sondage sur la mesure dans laquelle ils utilisent des données externes pour appuyer leur travail :
80 % du personnel utilise la recherche scientifique externe pour compléter les données de Pêches et Océans Canada; 78 % pour accéder à des données que Pêches et Océans Canada ne possède pas; 75 % pour combler un manque de capacité de Pêches et Océans Canada; 68 % pour la prise de décision; 65 % pour information dans les projets scientifiques et 60 % pour se tenir à jour dans le domaine.

Les bénéficiaires ont fourni des commentaires positifs sur le soutien et les expériences qu'ils ont eus.

La plupart des bénéficiaires ont été satisfait du support qu'ils ont reçu et du niveau de communication avec le personnel national et régional du MPO. Les cibles des normes de service quant à l'accusé de réception d'une demande, l'avis de la décision et la demande de paiement ont été atteintes ou dépassées en 2017-2018 et 2018-2019.

« Les personnes du MPO avec qui nous avons travaillé pour aider à atténuer les problèmes d'approbation et de transfert du financement étaient incroyables. Elles étaient accommodantes et, selon moi, des personnes-ressources incroyables. »

Les bénéficiaires se sont plaints qu'il est difficile de trouver de l'information sur les programmes de S et C du SSEO.

Il est difficile de trouver de l'information au sujet des S et C en raison du manque de présence en ligne. L'information se transmet principalement par bouche-à-oreille. Cette approche peut nuire aux bénéficiaires potentiels qui n'ont pas de réseaux bien développés 

Description

Ce graphique à barres montre les réponses des bénéficiaires à la question du sondage : Dans quelle mesure a-t-il été facile de trouver de

l'information sur les programmes de contributions?

8 % des bénéficiaires ont répondu Pas du tout; 28 % Dans une mesure limitée; 30 % Dans une mesure modérée; 18 % Dans une mesure considérable et 7 % Dans une grande mesure

.

Il y a des défis internes en ce qui a trait à l'exécution des programmes de S et C.

Le personnel du SSEO estime que les rôles et les responsabilités sont clairs en ce qui a trait à l'exécution des programmes de contributions et que le secrétariat répond aux questions. Toutefois, il y a certains défis. Il y a des défaillances internes de communication avec le personnel des différents programmes de S et C et également entre l'administration centrale et les régions. Il y a une incohérence des messages et un manque de cohésion dans le SSEO en ce qui a trait à l'administration des S et C et les connaissances acquises. Les différents programmes sont exécutés en silos, ce qui mène à du dédoublement dans la création des outils (p. ex. gabarits) ou dans les processus, notamment le suivi financier. De nombreux employés estiment qu'ils n'ont pas accès aux conseils dont ils ont besoin pour travailler efficacement. 

Bien que la base de données SharePoint offre un espace de stockage unique pour les données permettant d'accéder à l'information (p. ex. descriptions de projets, coordonnées, valeur des projets, montants mobilisés et accords de contribution), les problèmes suivants ont été relevés :

• Un nombre limité d'employés a accès à la base de données;
• Certains renseignements sont stockés en dehors du site SharePoint;
• Il y a des incohérences, en particulier en ce qui concerne les renseignements financiers;
• Certains renseignements sur le site SharePoint sont incomplets, ce qui réduit la fiabilité.

Le secrétariat des S et C du SSEO apporte des changements afin de résoudre les problèmes.

Deux initiatives récentes, la mise en place d'un comité national de coordination et des séances de formation pour améliorer :

• les communications; 
• l'acquisition de connaissances générales sur les S et C;
• les directives, les pratiques et les gabarits normalisés.:

Comme solution de base de données à long terme possible, le secrétariat examine un nouveau système afin de mieux soutenir les programmes de contributions et partager de l'information cohérente au sein du SSEO.

L'équipe de sensibilisation du SSEO travaille à renouveler les pages Web publiques, y compris l'information sur les opportunités de financement.

Le financement de F et E disponible dans le cadre du Fonds de partenariat bénéficie à l'ensemble des S et C du SSEO.

Le Fonds de partenariat a été conçu de manière à comprendre une composante de contributions et une composante de fonctionnement et d'entretien (F et E). Le personnel du MPO ne pouvait penser à aucun inconvénient lié aux fonds et qu'ils contribuaient au succès des projets. Toutefois, certains membres du personnel impliqué dans les projets n'étaient pas au courant de la composante de F et E.

L'analyse des dépenses de F et E associées au Fonds de partenariat montre que l'utilisation de ces fonds a diminué au cours des trois dernières années. Toutefois, le SSEO a utilisé ces fonds afin de supporter le fonctionnement du secrétariat des S et C qui doit gérer la croissance exponentielle du financement de S et C dans le Secteur

Les contributions rejoignent tous les groupes de bénéficiaires grâce à la collaboration.

La majorité du financement du Fonds de partenariat va à trois groupes : les organismes universitaires, les groupes sans but lucratif et les organismes de recherche canadiens. Par contre, la portée des contributions est plus grande grâce à la collaboration. Par exemple, 185 collaborateurs uniques ont été recensés pour le Fonds de partenariat, dont seulement quelques entreprises et organisations autochtones; toutefois un plus grand nombre participaient en tant que partenaires avec les bénéficiaires de financement.

% des répondants au sondage des bénéficiaires ayant des partenaires qui ont participé à leurs projets dans les groupes admissibles suivants :

Description

Ce graphique à barres représente la proportion du total des projets auxquels les groupes de bénéficiaires admissibles ont collaboré.

Sur le nombre total de projets, les administrations portuaires ont collaboré à 17 % d'entre eux; les établissements d'enseignement étrangers ont collaboré à 19 % d'entre eux; les organisations étrangères gouvernementales ou non ont collaboré à 17 % d'entre eux; les organismes sans but non lucratif canadiens ont collaboré à 31 % d'entre eux; les groupes communautaires ont collaboré à 19 % d'entre eux; les entreprises et industries ont collaboré à 40 % d'entre eux; les gouvernements canadiens ont collaboré à 33 % d'entre eux; les organisations ou groupes autochtones ont collaboré à 39 % d'entre eux; les organisations non gouvernementales canadiennes ont collaboré à 35 % d'entre eux et les établissements canadiens d'enseignement postsecondaire ont collaboré à 79 % d'entre eux.

Certains bénéficiaires admissibles pourraient rencontrer des obstacles.

Les organisations universitaires peuvent avoir davantage de capacité pour présenter des demandes aux programmes de financement tandis que les administrations portuaires et les organisations internationales et autochtones pourraient rencontrer des obstacles à l'accès aux programmes de financement en raison d'un manque de capacité (personnel et temps) ou du manque de réseaux pour les informer des possibilités de financement. De plus, les chercheurs en début de carrière n'ont pas de réseaux bien développés, réduisant leurs opportunités d'être au courant des possibilités de financement.

« Les bénéficiaires de petites organisations possèdent moins d'employés, donc moins de capacité pour présenter des demandes et répondre aux exigences de production de rapports. »

« Le financement ne serait pas accessible sans un réseau bien établi avec du personnel du MPO qui nous informe de la possibilité d'obtenir du financement et nous aide dans la navigation du processus de financement. »

Pratiques exemplaires en matière d'exécution des programmes de subventions et de contributions

1. Rechercher l'excellence dans la prestation de services et les programmes axés sur le client.
2. Fournir du soutien interne au niveau des programmes.
3. Élaborer des processus et des outils simples, cohérents et uniformes. 
4. Établir un processus d'évaluation des projets en fonction des risques.
5. Soutenir la gestion du rendement et la production de rapports.

Conclusions

Dans l'ensemble, le secrétariat des S et C du Secteur des sciences des écosystèmes et des océans réagit bien à l'ajout de programmes de paiements de transfert au secteur depuis 2016. Il s'améliore de façon continue en recensant les leçons apprises et en apportant des changements pour résoudre les problèmes internes, dont la plupart correspondent aux défis découverts dans le cadre de l'évaluation. Continuer à faire progresser ces initiatives améliorera l'exécution des programmes de subventions et de contributions du SSEO.