Modèle de règlement administratif de l'administration portuaire (1) - Dispositions obligatoires seulement

En vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (la Loi BNL), il n’y a que deux dispositions qu’il est impératif d’inclure dans les règlements administratifs. Les règlements administratifs de l’organisation doivent tout au moins traiter des points suivants :

• les conditions d'adhésion des membres (voir l'explication ci-dessous)
• les avis d'assemblée des membres habilités à voter lors de l'assemblée (voir l'explication ci-dessous)

S’il n’y a aucune autre disposition dans les règlements administratifs, les règles par défaut s’appliqueront. Si les règles par défaut répondent aux besoins de votre organisation et que seules les deux dispositions obligatoires vous sont nécessaires, nous vous conseillons d'utiliser le modèle suivant : le Modèle de règlements administratifs de l'administration portuaire (1) – Dispositions obligatoires.

Si vous devez changer une des règles par défaut ou plus, nous vous consillons alors d'utiliser le Modèle de règlement administratif de l'administration portuaire (2) – règlements administratifs complets, et de choisir des dispositions précises de ce modèle.

Conditions d'adhésion

1. Ce passage doit être identique à celui qui a été présenté à Industrie Canada dans les statuts de prorogation de l'organisation.
   
2. Éléments à prendre en considération lors de l'examen des conditions d'adhésion s'appliquant à votre administration portuaire :
   • Combien de membres devraient avoir un droit de vote?
   • Souhaitezvous qu'il y ait des membres votants et non votants?
   • Combien de catégories de membres sont nécessaires?
   • Déterminez quels sont les types de groupes ou de représentants de la collectivité, de la municipalité, des plaisanciers, des entreprises locales, etc., que vous aimeriez voir siéger à l'administration portuaire.
   • Pouvezvous fournir une liste de tous vos membres (noms et adresses)?
   • Avezvous suffisamment de membres pour que divers intérêts soient protégés par l'administration portuaire?
3. La dernière clause dans chacun des modèles de dispositions constitue une clause standard et les paragraphes susmentionnés sont énoncés dans la Loi et portent sur ce qui suit : 197(1)e) – modification des conditions requises pour être un membre; 197(1)h) – ajout, modification ou suppression d'une disposition relative au transfert de l'adhésion; 197(1)l) – modification de la façon de donner un avis aux membres ayant droit de voter à une assemblée des membres; 197(1)m) – modification du mode de scrutin pour les membres absents à l'assemblée des membres.

Avis d'assemblées des membres

1. De quelle façon communiquezvous avec vos membres habituellement?
   • Par courrier, par service de messagerie, remise du document en mains propres
   • Par téléphone
   • Par voie électronique (courriel, Facebook, site Web, etc.)
   • Grâce aux tableaux d'affichage
   • Au moyen du journal local

Règlement administratif portant sur le fonctionnement de

(« insérer le nom de l'administration portuaire »)

1. Conditions d'adhésion

OPTION pour UNE catégorie de membres composée de personnes, d'organisations et d'autres entités qui sont toutes considérées comme des « personnes ».

Formulation suggérée pour une administration portuaire comprenant une (1) catégorie de membres composée de pêcheurs commerciaux :

Sous réserve des statuts, l'organisation compte une (1) seule catégorie de membres composée de <pêcheurs commerciaux>. L'adhésion est offerte uniquement aux personnes qui souhaitent promouvoir les intentions de l'organisation et dont la demande d'adhésion a été acceptée par résolution du conseil d'administration ou d'une autre manière déterminée par ce dernier. Chaque membre a le droit de recevoir un avis de toutes les assemblées des membres de l'organisation, d'assister à ces assemblées et d'y exercer son droit de vote.

En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour apporter des modifications à cette disposition des règlements administratifs si de telles modifications touchent les droits et/ou les conditions d'adhésion décrites aux alinéas 197(1)e), h), l) ou m).

OPTION pour deux catégories de membres ou plus composées de personnes, d'organisations et d'autres entités qui sont toutes considérées comme des « personnes ».

Formulation suggérée pour trois catégories de membres :

• Catégorie A : pêcheurs commerciaux – votants
• Catégorie B : plaisanciers – votants
• Catégorie C : autres – non votants

Nous vous conseillons de définir les catégories (c.-à-d., pêcheurs commerciaux, plaisanciers, etc.)

Sous réserve des statuts, l'organisation compte trois (3) catégories de membres, à savoir les catégories A, B et C. Le conseil d'administration peut, par résolution, approuver l'admission des membres de l'organisation. Les membres peuvent aussi être admis d'une autre manière déterminée par résolution du conseil d'administration. Les conditions d'adhésion s'établissent comme suit :

Membres de la catégorie A (VOTANTS)

1. Le titre de membre votant de catégorie A est réservé aux personnes qui sont des < pêcheurs commerciaux> et qui ont demandé et obtenu leur adhésion à titre de membres votants de catégorie A dans l'organisation.
2. La période d'adhésion d'un membre votant de catégorie A est d'une (1) année, avec possibilité de renouvellement en conformité avec les politiques de l'organisation.
3. Tel qu'il est indiqué dans les statuts, chaque membre votant de catégorie A doit recevoir un avis pour la tenue de toutes les assemblées des membres de l'organisation et est en droit d'y assister et d'y voter; chaque membre de cette catégorie dispose X voix lors des assemblées.

Membres de la catégorie B (VOTANTS)

1. Le titre de membre votant de catégorie B est réservé aux personnes qui sont des <plaisanciers> et qui ont demandé et obtenu leur adhésion à titre de membres votants de catégorie B dans l'organisation.
2. La période d'adhésion d'un membre votant de catégorie A est d'une (1) année, avec possibilité de renouvellement en conformité avec les politiques de l'organisation.
3. Tel qu'il est indiqué dans les statuts, chaque membre votant de catégorie B a le droit de recevoir un avis de toutes les assemblées des membres de l'organisation, d'assister à ces assemblées et de disposer de X voix.

Membres de la catégorie C (NON VOTANTS)

1. Le titre de membre non votant de catégorie C est réservé aux <autres personnes> qui ont demandé et obtenu leur adhésion à titre de membres non votants de catégorie C dans l'organisation.
2. La période d'adhésion d'un membre non votant de catégorie C est d'une (1) année, avec possibilité de renouvellement en conformité avec les politiques de l'organisation.
3. Conformément à la Loi et aux statuts, un membre non votant de catégorie C doit recevoir un avis de toutes les assemblées des membres de l'organisation et est en droit d'assister, mais ne peut PAS voter à ces assemblées.

En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour apporter des modifications à cette disposition des règlements administratifs si de telles modifications touchent les droits et / ou les conditions d'adhésion décrites aux alinéas 197(1)e), h), l) ou m).

2. Avis d'assemblée des membres

Formulation suggérée pour une administration portuaire qui communique avec ses membres par la poste, par service de messagerie, en mains propres, par téléphone ou par voie électronique :

Un avis pécisant la date, l'heure et le lieu de la tenue d'une assemblée de membres doit être envoyé à chaque membre habilité à voter par l'une des méthodes suivantes :

1. par courrier, par messager ou être remis en mains propres à chaque membre habilité à voter à l'assemblée, entre soixante (60) et vingt et un (21) jours avant la date de tenue l'assemblée;
2. par téléphone, par voie électronique, ou par tout autre moyen de communication, l'avis devant être transmis à chaque membre habilité à voter à l'assemblée, entre trentecinq (35) jours et vingt et un (21) jours avant la date de tenue de l'assemblée.

En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les règlements administratifs de l'organisation afin de changer les façons d'aviser les membres habilités à voter aux assemblées de membres.

3. Entrée en vigueur

Sous réserve des statuts, le conseil d'administration peut, par résolution, prendre, modifier ou abroger tout règlement administratif qui régit les activités ou les affaires de l'organisation. Un tel règlement administratif, sa modification ou son abrogation, entre en vigueur à la date de la résolution des administrateurs jusqu'à la prochaine assemblée des membres où il y aura confirmation, rejet ou modification de celuici par les membres par résolution ordinaire. Si le règlement administratif, sa modification ou son abrogation est confirmé ou confirmé tel qu'il est modifié par les membres, il demeure en vigueur sous la forme dans laquelle il a été confirmé. Le règlement administratif, sa modification ou son abrogation cesse d'être en vigueur s'il n'est pas soumis aux membres à la prochaine assemblée des membres ou s'il est rejeté par les membres lors de l'assemblée.

Cette disposition ne s'applique pas aux règlements administratifs qui exigent une résolution extraordinaire des membres conformément au paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi puisque les modifications ou abrogations à de tels règlements administratifs ne sont en vigueur que lorsqu'elles sont confirmées par les membres.

NOUS CERTIFIONS que le présent règlement administratif no 1 a été adopté par résolution du conseil d'administration le _____ jour de / d' ______ 20____ et confirmé par résolution extraordinaire des membres de l'organisation le _____ jour de / d' ______ 20____.

Daté le ____ jour de / d' ________ 20_____.

_______________________________

[Indiquer le nom de l’administrateur ou du dirigeant]

Annexe A - Règles par défaut

Disposition	Règle par défaut	Règle alternative à envisager (Le règlement administratif serait nécessaire)*
Questions financières
Pouvoirs d'emprunter	Les administrateurs peuvent emprunter et donner en garantie les biens de l'organisation sans obtenir l'autorisation des membres.	Peuvent restreindre le pouvoir d’emprunt.
Fournir des états financiers annuels aux membres	Des états financiers annuels doivent être envoyés aux membres de 21 à 60 jours avant l’assemblée annuelle.	Peuvent envoyer un avis aux membres indiquant que les états financiers sont disponibles au siège de l'organisation.
Adhésion
Transfert de l’adhésion	L’adhésion peut uniquement être transférée à l’organisation à but non lucratif elle-même.	Peuvent spécifier différentes règles relatives au transfert.
Lieu de l’assemblée des membres	L’assemblée des membres doit se tenir à un endroit au Canada déterminé par les administrateurs ou ailleurs à l’extérieur du Canada si tous les membres habilités à voter à l’assemblée sont d’accord.	Peuvent prévoir autre chose.
Membres convoquant une assemblée	Les membres détenant 5% des voix peuvent demander la tenue d’une assemblée des membres.	Peuvent établir un pourcentage inférieur à 5 %, mais pas supérieur.
Participation électronique à une assemblée	La participation par des moyens électroniques est permise.	La participation électronique peut être interdite ou restreinte.
Assemblée tenue entièrement par des moyens électroniques	Non permise.	Peut être permise à condition que tous les participants puissent communiquer adéquatement entre eux.
Participation électronique à une assemblée	La participation par des moyens électroniques est permise.	La participation électronique peut être interdite ou restreinte.
Quorum des assemblées	Une majorité des membres constitue le quorum, et il suffit que le quorum soit atteint à l’ouverture de l’assemblée pour que les membres puissent délibérer, même si le quorum n’est pas maintenu tout au long de l’assemblée.	Les règlements administratifs dont le quorum est différent doivent établir un nombre fixe de membres, un pourcentage de membres ou un nombre ou un pourcentage de membres déterminable par une formule. Ils peuvent aussi prévoir qu’un quorum à l’ouverture de l’assemblée n’est pas suffisant lorsqu’il y a perte de quorum plus tard au cours de l’assemblée.
Façon de voter des membres	Le vote se fait à main levée ou par moyen électronique. Un membre habile à voter peut demander un scrutin secret.	Peuvent spécifier une façon de voter.
Vote des membres absents	N’est pas permis sauf par un moyen électronique.	Peuvent spécifier que le vote des membres absents sera permis par fondé de pouvoir, par scrutin par la poste ou par tout moyen téléphonique, électronique ou de communication. Ils doivent aussi prévoir la procédure relative à la collecte des voix, au dépouillement du scrutin et à la proclamation des résultats du vote.
Extinction des droits du membre	Les droits du membre cessent d’exister dès l’extinction de l’adhésion.	Peuvent prévoir autre chose.
Administrateurs
Rémunération des administrateurs	Les administrateurs peuvent fixer leur juste rémunération et celle des dirigeants et des employés.	Peuvent prévoir autre chose.
Lieu de l’assemblée des administrateurs	Les administrateurs peuvent se réunir en tout lieu.	Peuvent prévoir autre chose.
Nomination des administrateurs	Aucune nomination n’est permise.	Disposition qui ne peut être remplacée dans les règlements administratifs.
Remarque importante : La règle générale veut que les administrateurs soient élus à la majorité des voix exprimées lors d'une assemblée générale. Ce qui veut dire qu'il NE PEUT Y AVOIR d'administrateurs ex officio, nommés au conseil d'administration du seul fait du poste qu'ils occupent.
Quorum des administrateurs	Une majorité du nombre d’administrateurs ou le nombre minimal d’administrateurs exigé par les statuts constitue le quorum.	Peuvent prévoir autre chose.
Pouvoirs d'emprunter	Les administrateurs peuvent emprunter et donner en garantie les biens de l’organisation sans obtenir l’autorisation des membres.	Peuvent restreindre le pouvoir d’emprunt dans les règlements administratifs ou les statuts.
Nomination des dirigeants	Les administrateurs désignent les postes, nomment les dirigeants et spécifient leurs devoirs.	Peuvent prévoir autre chose.
Règlements administratifs	Les administrateurs prennent, modifient ou abrogent les règlements administratifs, sauf ceux qui exigent les deux tiers des voix exprimées par les membres. Le règlement administratif, la modification ou l’abrogation est en vigueur jusqu’à la prochaine assemblée des membres lors de laquelle les membres le confirment, le modifient ou le rejettent.	Peuvent prévoir autre chose, c'est-à-dire l'obligation de présenter les modifications aux membres.
Autre
Documents électroniques	Les documents électroniques sont permis.	Peuvent prévoir autre chose.

*Pour voir des exemples de formulation de règles alternatives, veuillez consulter le modèle de base des règlements administratifs qui se trouve à « l'étape 3 » du Guide de transition d'Industrie Canada.

MISE EN GARDE : Toute information fournie par le programme des Ports pour petits bateaux de Pêches et Océans Canada, y compris le présent règlement administratif, ne remplace aucunement les conseils juridiques. Il est recommandé aux organismes à but non lucratif de consulter un professionnel.