Réponses aux questions le plus fréquemment posées concernant les administrations portuaires

Réponse: Le rapport financier annuel doit être préparé par un « expert-comptable » tel qu'il est défini par la loi. Les critères sont les suivants :

1. l'individu est membre d'une association provinciale de comptables (CA, CMA ou CGA);
2. l'individu détient tout permis requis pour le type d'examen qu'il effectuera;
3. l'individu doit en outre être indépendant de l'organisation et des personnes morales appartenant au même groupe, ainsi que de leurs administrateurs ou dirigeants.

REMARQUE : Si tous les membres (100 p. 100) d'une petite organisation (ayant recours à la sollicitation et disposant de recettes annuelles brutes de moins de 50 000 $ ou n'ayant pas recours à la sollicitation et disposant de recettes annuelles brutes de moins d'un million de dollars) conviennent de NE PAS nommer d'expert-comptable, personne n'est nommé au poste et le « rapport de l'expert-comptable » n'est pas rédigé. Toutefois, les états financiers annuels pour l'administration portuaire DOIVENT tout de même être produits.

Réponse :

Si le montant du financement provenant de deniers publics est égal ou inférieur à 10 000 $, comme c'est le cas ici, l'organisation n'est alors pas une organisation « ayant recours à la sollicitation ».

Réponse :

Un administrateur cesse d'occuper son poste au moment de sa démission. La démission prend effet à la date où il en informe par écrit l'organisation ou à la date indiquée dans la lettre de démission si elle est postérieure à l'avis écrit. L'énoncé des motifs de démission de l'administrateur doit être communiqué aux membres et déposé auprès de Corporations Canada.

Les administrateurs peuvent continuer à exercer tous les pouvoirs attribués au conseil d'administration dans la mesure où les administrateurs élus restants permettent d'atteindre le quorum (la majorité ou le nombre minimal d'administrateurs conformément aux règlements administratifs de l'organisation). Si les règlements administratifs ne l'interdisent pas, les administrateurs restants peuvent nommer un remplaçant qui occupera le poste pendant la partie non expirée du mandat de l'administrateur démissionnaire.

Réponse :

La Loi n'empêche pas les agents ou les employés de devenir administrateurs. Toutefois, il convient d'examiner si c'est une bonne stratégie sur le plan administratif en fonction du contexte propre à votre administration portuaire. Les employés et dirigeants disposent d'ailleurs d'autres moyens pour assister et participer aux travaux du conseil d'administration sans qu'il leur soit nécessaire d'en devenir membres. Par exemple, les dirigeants ou les employés peuvent soumettre au conseil des présentations visant des dossiers ou plans bien précis, ou encore participer, dans le cadre de comités, à des travaux entrepris par les membres du conseil.

Remarque : Pour les organisations ayant recours à la sollicitation, une exigence stipule qu'au moins deux des directeurs ne peuvent être des agents ou des employés.

Réponse :

Les statuts constitutifs peuvent effectivement prévoir que les membres d'une catégorie ou d'un groupe bien précis disposent du droit exclusif d'élire un ou plusieurs administrateurs. Lorsque survient une vacance parmi de tels administrateurs, elle ne peut être comblée que par un administrateur, élu par les membres de la même catégorie ou du même groupe, qui demeure, ou encore d'une personne élue au terme d'une rencontre spéciale convoquée pour d'obtenir un vote de la part de ces mêmes membres.

Réponse :

La Loi offre beaucoup de latitude. Chaque administration portuaire est appelée à établir quels sont les membres et les critères de leur sélection qui correspondent le mieux pour atteindre ses objectifs et à déterminer comment elle veut mener ses affaires. De façon générale, les statuts constitutifs servent à définir les catégories de membres que peut avoir l'organisation, tandis que les droits de vote et les règlements administratifs établissent les critères nécessaires pour l'appartenance à ces catégories. Le terme « catégorie » peut avoir un sens aussi large que « quiconque acquitte ses frais d'adhésion » et un sens plus restreint, lorsque défini comme « tous les pêcheurs commerciaux » d'un emplacement particulier ou « les membres d'une bande autochtone locale ». Les règlements administratifs peuvent prévoir que les organisations peuvent être des membres. » Et l'on pourrait alors adopter une approche encore plus restrictive en statuant qu'un tout petit nombre d'organisations forment la seule et unique catégorie de membres.

Il convient de retenir que les membres élisent les administrateurs et que ce sont les administrateurs qui sont chargés de la gestion et de la supervision des affaires de l'organisation.

Réponse :

Une personne doit soit être présente à la réunion, ou, faute d'y être présente, avoir manifesté par écrit son consentement à occuper le poste d'administrateur avant l'élection ou le faire dans les 10 jours suivant l'élection, ou doit soit agir en tant que directeur à la suite de l'élection afin d'être considéré comme directeur sous la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif.

Réponse :

Les règlements administratifs ne peuvent prévoir un mandat d'une durée supérieure à 4 ans. Ils peuvent néanmoins fixer un mandat plus court, ou il est encore possible de prévoir qu'il expirera au moment de l'assemblée générale annuelle. Les mandats des administrateurs d'une organisation peuvent être décalés, et expirer à des moments différents. Quoi qu'il en soit, rien n'empêche un administrateur de siéger pour plus d'un mandat ou d'assumer des mandats consécutifs. Il y a lieu de croire qu'une ou plusieurs dispositions à cet égard pourraient venir s'ajouter aux règlements administratifs si une administration portuaire juge, compte tenu de son contexte propre, utile de le faire.

Réponse :

Il n'est aucunement exigé, aux termes de la LCOBNL, que les administrations portuaires soient constituées sous le régime fédéral. Pour déterminer si le fait de se constituer sous le régime provincial présente des avantages, il vaudrait sans doute mieux en discuter avec un conseiller juridique qui exerce dans la province où est situé le port.

La LCOBNL a notamment pour avantages d'accorder à l'organisation le droit d'exercer ses activités dans l'ensemble du pays, sous réserve de respecter les exigences de production provinciales, et d'assurer la protection, d'un bout à l'autre du Canada, de la dénomination, approuvée à l'échelon fédéral, de l'administration portuaire. Les droits de constitution et de prorogation peuvent être moins élevés comparativement à ceux de certaines provinces, mais les obligations à l'égard du dépôt d'un rapport annuel, avec les frais qui s'y rattachent, peuvent dépasser dans certains cas les obligations du même ordre qui ont cours à l'échelon provincial.

La LCOBNL est en outre moderne en ce sens qu'elle prévoit une constitution de plein droit, un processus rationalisé de modification des règlements administratifs sans approbation de la part du gouvernement, le remboursement des frais des administrateurs et l'achat d'assurance pour les administrateurs et les dirigeants, qu'elle applique la même norme et la même obligation de diligence que pour les administrateurs d'entreprises à but lucratif et qu'elle permet le vote par procuration, par la poste et par téléphone, de même que par voie électronique.

Réponse :

Chaque organisation doit souscrire à un accord contenant notamment les renseignements suivants :

1. les dispositions qui doivent être notamment contenues dans les statuts constitutifs et les règlements administratifs;
2. les noms et adresses de chacun des administrateurs proposés pour l'organisation fusionnée;
3. les modalités visant la conversion des adhésions de chaque organisation à fusionner en adhésions de l'organisation issue de la fusion;
4. un énoncé établissant que les règlements administratifs envisagés pour l'organisation issue de la fusion seront ceux de l'une des organisations fusionnantes ou, dans le cas contraire, un exemplaire des règlements administratifs proposés;
5. le détail des arrangements à prendre pour parfaire la fusion et pour assurer subséquemment la gestion de l'organisation issue de la fusion et son fonctionnement.

Le conseil d'administration doit approuver une telle convention et la soumettre à l'approbation, par voie de résolution spéciale, de chaque organisation fusionnante. Chaque membre dispose du droit de voter eu égard à la convention, et ce, même s'il n'est pas habile à voter par ailleurs.

Pour obtenir un résumé plus détaillé des exigences visant la fusion, veuillez suivre le lien ci-après menant au site Web d'Industrie Canada : http://www.ic.gc.ca/eic/site/cd-dgc.nsf/fra/cs05008.html

Pour obtenir de plus amples détails sur l'application: http://www.ic.gc.ca/eic/site/cd-dgc.nsf/fra/cs05165.html

Réponse :

Le terme « plaignant » est pris au sens large puisqu'il englobe « toute autre personne qui, d'après un tribunal, a qualité pour présenter une demande sous le régime de la présente partie ». Il s'agit là d'un ajout aux autres parties nommément mentionnées, dont tout membre d'une organisation, tout détenteur d'une créance, tout détenteur, ancien ou actuel, d'une action d'une personne morale du groupe de l'organisation et tout administrateur ou dirigeant, ancien ou actuel, d'une organisation, de même que le directeur, nommé dans en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, chargé de son administration.

Une action oblique est une mesure par laquelle on accorde à un « plaignant » la permission de prendre des mesures au nom de l'organisation et pour laquelle la définition générale s'applique. La portée de « toute autre personne » dans le cadre de la solution d'oppression est manifestement plus contraignante puisque la nature de la relève qui peut être accordée se limite aux actions qui sont oppressives, qui portent préjudice ou qui sont injustes; et ce, seulement pour les actions prises par les intervenants, les créanciers, les administrateurs, les agents ou les membres.

Réponse :

Non, elle n'est assujettie à aucune règle spéciale. L'on s'attend toutefois que les administrateurs nommeront des dirigeants compétents et qualifiés, aptes à s'acquitter de leur devoir aux termes de la LCOBNL d'agir au mieux des intérêts de l'organisation et avec le soin, la diligence et la compétence que manifesterait une personne prudente dans des circonstances comparables.

Réponse :

Un site Web peut être utilisé aux fins d'avis si la procédure définie dans l'article 17 de la Loi est respectée. L'exigence générale pour les avis électroniques stipule que la personne à qui l'avis sera diffusé doit avoir fourni son consentement relatif à la méthode de transmission électronique, que de telles procédures doivent être établies dans les règlements administratifs conformément à l'article 267, et que l'information doit être accessible par le destinataire avec la possibilité de conserver l'avis aux fins de référence ultérieure.

Réponse :

Le financement fournit par le MPO en vue de réaliser des améliorations à l'infrastructure du MPO n'est pas considéré comme aide financière envers l'administration portuaire et ne constitue pas un facteur quant à la détermination de l'administration portuaire en tant « qu'organisation ayant recours à la sollicitation » en vertu de la Loi. Toutefois, le financement versé à une administration portuaire en tant que contribution dans la cadre du Programme de contributions par catégories de ports pour petits bateaux constitue un paiement de transfert du gouvernement et représente une « aide financière ». Ces montants doivent être considérés lors de la détermination d'une administration portuaire en tant « qu'organisation ayant recours à la sollicitation ». Les subventions ou contributions d'une province doivent également être prises en considération de cette façon. Dans ce cas, une organisation est considérée comme « organisation ayant recours à la sollicitation » à partir de 10 000 $ d'aide financière.