Rapport annuel sur la Loi sur l’accès à l’information de 2017 à 2018

Table des matières

• Introduction
  • Objet de la Loi sur l’accès à l’information
  • Mandat de Pêches et Océans Canada
• Structure organisationnelle
  • Organisation du Ministère
  • Organisation du secrétariat de l’AIPRP
• Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Points saillants du rapport statistique de 2017 à 2018.
  • Aperçu des demandes présentées en 2017 à 2018 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
    • Source des demandes
    • Demandes informelles
  • Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport
    • Disposition et délai de traitement
    • Exceptions et exclusions
    • Support des documents communiqués
    • Complexité
    • Présomption de refus
    • Prorogations
    • Frais
    • Consultations
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
• Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes ou des vérifications
  • Enquête systémique
  • Suivi de la conformité
• Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Annexe B : Rapport statistique de 2017 à 2018 sur la Loi sur l’accès à l’information

Introduction

Objet de la Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information, qui est entrée en vigueur le 1er juillet 1983, accorde au public le droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents de l’administration fédérale, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.

L’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information exige que le responsable de chaque institution fédérale prépare et dépose au Parlement, à la fin de chaque exercice, un rapport sur l’application de la Loi dans cette institution.

Le présent rapport annuel décrit la façon dont Pêches et Océans Canada (MPO) a appliqué la Loi sur l’accès à l’information pendant la période allant du 1er avril 2017 au 31 mars 2018.

Mandat de Pêches et Océans Canada

Pêches et Océans Canada (MPO) appuie une croissance économique vigoureuse et durable de nos secteurs maritimes et des pêches. Il contribue également à une économie prospère axée sur le commerce mondial en soutenant les exportations et en favorisant un commerce maritime sécuritaire. Le Ministère appuie l’innovation nécessaire à une économie fondée sur le savoir au moyen de la recherche dans des secteurs en expansion, tels que l’aquaculture et la biotechnologie. Les activités du Ministère fournissent aux Canadiens un environnement propre et sain ainsi que des écosystèmes aquatiques durables grâce à la protection de l’habitat, à la gestion des océans, ainsi qu’à la recherche sur les écosystèmes.

La Garde côtière canadienne (GCC), un organisme de service spécial au sein de Pêches et Océans Canada, se charge des services et des programmes qui soutiennent l’atteinte des 3 résultats stratégiques du Ministère, tout en contribuant considérablement à la sûreté, à la sécurité et à l’accessibilité des voies navigables du Canada. La Garde côtière canadienne appuie également les autres organisations gouvernementales en fournissant une flotte civile et une vaste infrastructure côtière.

Structure organisationnelle

Organisation du Ministère

Pêches et Océans Canada est présent partout au Canada. La plupart de ses employés travaillent hors de l’administration centrale nationale, dans une des 6 régions du Ministère. L’administration centrale, située à Ottawa, établit des objectifs, des politiques, des procédures et des normes à l’échelle nationale pour l’ensemble du Ministère et la Garde côtière canadienne. Les régions sont responsables de l’exécution de programmes et d’activités selon les priorités nationales et régionales, ainsi qu’en fonction des paramètres nationaux de rendement.

Organisation du secrétariat de l’AIPRP

Le directeur du Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relève du directeur général du Secrétariat exécutif, qui à son tour relève du sous-ministre adjoint, Secteur des politiques stratégiques. Le directeur de l’AIPRP est responsable de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de directives, de systèmes et de procédures efficaces en matière d’AIPRP, ce qui permet d’assurer le respect des obligations du Ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, ainsi que le traitement et la divulgation appropriés de l’information.

Les secteurs d’activité qui traitent les demandes officielles en vertu de la Loi et ceux qui s’acquittent de toutes les autres responsabilités liées à l’administration de la Loi au sein du MPO se partagent le secrétariat de l’AIPRP. Les secteurs d’activité qui traitent les demandes sont :

• la Division des opérations, qui traite les demandes d’accès à l’information, et assure la gestion d’enjeux
• l’unité de réception, qui reçoit toutes les demandes et assure la liaison avec les demandeurs, les programmes et les régions
• le groupe de soutien administratif, qui est chargé de la numérisation, de la gestion des dossiers et du contrôle de la qualité

Les 2 autres divisions, la Division de la politique et de la protection des renseignements personnels et la Division des projets stratégiques et de l’infrastructure, exercent les autres responsabilités relatives à l’administration de la Loi. La Division de la politique et de la protection des renseignements personnels (DPRP), qui fait office de Centre des politiques du Secrétariat, offre des conseils aux représentants du ministère sur des questions complexes concernant l’accès à l’information, met à jour le chapitre Info Source du Ministère, et coopère avec la communauté de l’AIPRP. Les autres responsabilités sont exécutées par la Division des projets stratégiques et de l’infrastructure (DPSI), qui assure le suivi du rendement ministériel et appuie les opérations en participant aux processus de dotation et à l’embauche de ressources contractuelles, en entretenant la technologie et en coordonnant l’accès au programme de formation sur l’accès à l’information afin d’assurer une bonne application continue de la Loi. La Division des projets stratégiques et de l’infrastructure est également responsable de diverses activités visant à préparer le ministère à la publication proactive de renseignements, conformément aux modifications législatives proposées à la Loi sur l’accès à l’information.

Le Secrétariat de l’AIPRP travaille avec un réseau de personnes-ressources de l’AIPRP dans chaque région et secteur pour qu’elles servent d’agents de liaison dans leurs sections respectives du Ministère.

Au total, au cours de la période de rapport, le secrétariat de l’AIPRP a employé environ 17 employés à temps plein et 4 experts-conseils, employés d’une agence et/ou employés occasionnels affectés aux activités d’accès à l’information.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Le ministre délègue la responsabilité de l’administration de la Loi sur l’accès à l’information de Pêches et Océans Canada au directeur du secrétariat de l’AIPRP ainsi qu’aux directeurs adjoints. Une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs est fournie à l’annexe A.

Points saillants du rapport statistique 2017 à 2018

Le rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information est rédigé par des institutions gouvernementales en vue de permettre au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) d’analyser les tendances et d’assurer une surveillance.

Le rapport statistique de 2017 à 2018 du MPO sur la Loi sur l’accès à l’information se trouve à l’annexe B. Les rapports statistiques des années précédentes peuvent être obtenus auprès du secrétariat de l’AIPRP sur demande.

Aperçu des demandes présentées en 2017 à 2018 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

L’analyse présentée dans cette section compare les données trouvées dans le rapport statistique de 2017 à 2018 du MPO concernant la Loi sur l’accès à l’information avec celles de 2014 à 2015, pour produire une analyse des tendances sur 4 ans.

En 2017 à 2018, le MPO a reçu 466 demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ainsi que 103 demandes en suspens provenant de la période de rapport précédente. Le Ministère a traité 481 de ces 569 demandes et a reporté 88 demandes à la période de référence suivante.

Comme l’illustre le tableau 1 ci-dessous, la conformité est excellente pour une deuxième année consécutive et affiche une hausse par rapport à l'anée 2015 à 2016, où la conformité était alors de 81 %. Les données totales pour 2017 à 2018 révèlent que 99,6 % des dossiers ont été clos dans le délai prescrit ou prolongé ou avant celui-ci. Seuls 2 des 481 dossiers clos ont été complétés en retard, et ils faisaient partie de l’arriéré préexistant ainsi que volumineux et complexe.

Le tableau suivant illustre les fluctuations de la charge de travail au cours des 4 dernières années.

Source des demandes

Parmi les 466 demandes reçues au cours de la période de rapport, les 3 catégories les plus importantes de demandeurs s’étant identifiés sont le secteur commercial/privé, qui représente plus du tiers de toutes les demandes (166), suivi par le grand public avec 130 demandes (28 %) et les médias avec 61 demandes (13 %). Les autres demandes provenaient de personnes qui ont refusé de s’identifier (54), d’organismes (47) et du secteur universitaire (8).

Demandes informelles

Les demandes d’accès informelles sont définies comme les demandes d’information qui sont présentées au secrétariat de l’AIPRP, mais qui ne sont pas traitées en vertu de la Loi. Depuis janvier 2012, le Secrétariat du Conseil du Trésor a commencé à exiger des ministères, la publication en ligne des résumés de leurs demandes d’accès à l’information afin de permettre au public d’en demander des copies de manière informelle. Aux fins du rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information, cette définition exclut ce qui suit :

• les demandes présentées par des employés du MPO dans l’exercice de leurs fonctions, notamment les demandes de services internes pour l’examen de rapports sur des incidents de sécurité, de plaintes de harcèlement et d’évaluations ou vérifications internes
• les demandes de conseils stratégiques
• les réponses aux questions parlementaires et aux demandes des médias
• l’examen de documents qui seront publiés en ligne

En tenant compte de ces éléments, le MPO a traité 261 demandes d’accès informelles pour des documents communiqués antérieurement, une hausse de 71 % par rapport à l'année 2016 à 2017 (153 demandes).

La majorité de ces demandes (93 %) ont été traitées en moins de 30 jours.

Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

Disposition et délai de traitement

L’article 7 de la Loi oblige les institutions à fournir une réponse au demandeur dans les 30 jours suivant la réception de la demande ou à aviser le demandeur qu’une prorogation du délai est nécessaire. Des 481 demandes complétées pendant la période de référence :

• 284 demandes (59 %) ont été complétées en 30 jours ou moins
• 49 demandes (10 %) ont été complétées dans un délai de 31 à 60 jours
• 78 demandes (16 %) dans un délai de 61 à 120 jours
• 34 demandes (7 %) dans un délai de 121 à 180 jours
• 26 demandes (5 %) dans un délai de 181 à 365 jours
• 10 demandes (2 %) seulement ont nécessité un traitement de plus de 365 jours

En 2017 à 2018, le Ministère a répondu aux demandes de la façon suivante :

• communication totale : dans 52 cas (11 %), tous les renseignements pertinents ont été communiqués en totalité au demandeur.
• communication partielle : dans 291 cas (60 %), les demandeurs ont obtenu un accès partiel aux renseignements.
• exception totale : en réponse à 5 demandes, (1 %), aucun renseignement n’a été communiqué.
• exclusion totale : pour 7  demandes (2 %), aucune information n’a été divulguée, car toute l’information demandée faisait l’objet d’une exclusion en vertu de l’article 68 ou 69 de la Loi.
• aucun document n’existe : dans 86 cas, (18 %), aucun document pertinent ne relevait du Ministère.
• transmission de demande : dans quatre cas (<1 %), les demandes ont été transmises à une autre institution gouvernementale qui avait un plus grand intérêt à l’objet de la demande.
• abandon de demande : dans 33 cas (7 %), le demandeur a abandonné la demande, en la retirant officiellement ou en ne donnant pas suite à une communication de la part du secrétariat de l’AIPRP, par exemple une demande de précisions.
• ni confirmée, ni infirmée : dans 3 cas (<1 %), le MPO n’a pas été en mesure de confirmer ou d’infirmer l’existence des documents.

Exceptions et exclusions

La Loi sur l’accès à l’information accorde au public le droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents du gouvernement fédéral, sous réserve d’exceptions précises et limitées. Ces dérogations sont appelées des « exceptions » et des « exclusions ». Les exceptions désignent les dispositions de la Loi qui autorisent ou obligent le responsable d’une institution fédérale à refuser l’accès à des renseignements demandés en vertu de la Loi.

En 2017 à 2018, les 5 exemptions les plus fréquemment utilisées demeurent les mêmes que celles pour la période de rapport précédente.

Le tableau suivant montre les exceptions les plus fréquemment invoquées par le Ministère en 2017 à 2018.

Les exclusions désignent les dispositions de la Loi qui excluent certains documents de l’application de cette dernière. En vertu de l’article 68, la Loi sur l’accès à l’information ne s’applique pas aux documents publiés et, en vertu de l’article 69, aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine (documents confidentiels du Cabinet); ces articles ont tous 2 été invoqués par le Ministère durant la période de rapport. Les documents publiés ont été exclus de 69 demandes et 89 exclusions ont été invoquées pour les demandes de documents confidentiels du Cabinet.

Consultez l’annexe B pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des exceptions et des exclusions invoquées par Pêches et Océans Canada en 2017 à 2018, réparties par article, paragraphe et alinéa. Aux fins du présent rapport, si une exception ou une exclusion a été invoquée à plusieurs reprises dans une même demande, elle sera signalée qu’une seule fois dans l’annexe B.

Support des documents communiqués

Lorsque le traitement d’une demande est terminé, le demandeur peut recevoir les renseignements sur support papier ou électronique, ou il peut consulter les documents dans un des bureaux de Pêches et Océans Canada. Dans le cas de 343 demandes, le Ministère a donné accès, en totalité ou en partie, aux documents pertinents. Des renseignements ont été fournis sur support papier dans 53 (15 %) de ces demandes, sur support électronique dans 283 de ces demandes (83 %), et en d’autres formats (audio et/ou vidéo) pour 7 demandes (2 %).

Au cours des 4 dernières années, les demandeurs ont de plus en plus choisi de recevoir l’information par voie électronique. Les pourcentages de communications électroniques ont augmenté comme suit : 35 % en 2014 à 2015; 50 % en 2015 à 2016; 68 % en 2016 à 2017; 83 % en 2017 à 2018. Cela reflète les efforts déployés actuellement pour améliorer la valeur et le temps de réponse au public.

Complexité

En 2017 à 2018, le secrétariat de l’AIPRP a traité un total de 339 901 pages pertinentes comparativement à 243 828 pages en 2016 à 2017, ce qui représente une hausse de 39 %.

Sur les 339 901 pages pertinentes traitées :

• 196 257 pages (58 %) ont fait l’objet d’une communication totale ou partielle
• 775 pages (<1 %) ont fait l’objet d’une exception totale ou d’une exclusion totale
• 15 310 pages (5 %) ont fait partie de demandes abandonnées par le demandeur

Des 481 demandes completées pendant la période de rapport :

• 41 % (198 demandes) ont nécessité le traitement de moins de 100 pages pertinentes
• 20 % (99 demandes) comptaient entre 101 et 500 pages
• 6 % (27 demandes) comptaient entre 501 et 1 000 pages
• 11 % (52 demandes) comptaient entre 1 001 et 5 000 pages
• 3 % (15 demandes) ont nécessité le traitement de plus de 5 000 pages

Aucun document n’a été traité pour les 19 % de demandes restants. Soit ces demandes concernaient des documents qui n’existaient pas, soit elles ont été transférées à une autre institution.

Le Ministère a complété un certain nombre de demandes impliquant des facteurs qui en augmentaient la complexité, notamment d'autres :

• institutions, organismes ou tierces parties devaient être consultés (154 demandes)
• facteurs, comme les cas (194 demandes) suivants :
  • les renseignements extraits d’une base de données
  • le traitement d’enregistrements audio et vidéo
  • les documents conservés dans une région située à l’extérieur de l’administration centrale nationale
  • un sujet de nature sensible

Présomption de refus

L’élimination de l’arriéré du MPO a permis de réduire considérablement le nombre de demandes fermées après le délai prescrit, puisque les dossiers en retard ont cessé d’être reportés des périodes de rapport précédentes. En 2015 à 2016, le secrétariat de l’AIPRP a fermé 103 demandes en retard, soit 19 % du total de demandes fermées. En 2016 à 2017, le nombre a été réduit à 6, soit 1 % du total de demandes fermées. En 2017 à 2018, seules 2 demandes ont été closes après le délai prescrit (moins de 1 %).

La principale raison du retard pour les 2 demandes concernait la charge de travail et le grand volume de pages pour chaque demande en plus de la complexité de la demande. Le traitement de ces demandes en respectant le délai prescrit n’était pas possible. De plus, le secrétariat de l’AIPRP attribue à la fois les dossiers relatifs aux demandes d’accès et aux demandes de renseignements personnels dans la même équipe d’analystes, ce qui veut dire qu’une charge de travail accrue en matière de renseignements personnels peut avoir une incidence sur le traitement rapide des demandes d’accès. Les autres pressions étaient de donner suite aux plaintes et d’offrir des séances de formation aux employés du Ministère, 2 éléments qui sont exigés par la loi et les politiques.

Prorogations

L’article 9 de la Loi permet la prorogation du délai légal s’il est nécessaire de procéder à des consultations, ou si la demande se rapporte à un grand nombre de documents et que son traitement dans les délais prévus entraverait sérieusement le fonctionnement du Ministère.

Motifs des prorogations et disposition des demandes

Au cours de la période de rapport, le Ministère a prorogé les délais de traitement des demandes, pour les raisons suivantes :

• Alinéa 9(1)a) : les délais ont été prorogés pour 103 demandes, parce que celles-ci se rapportaient à un si grand nombre de documents et que leur traitement dans les délais prévus aurait sérieusement entravé le fonctionnement du Ministère
• Alinéa 9(1)b) : les délais ont été prorogés 130 fois afin de permettre la consultation d’autres institutions ou organismes. Dans 17 de ces cas, les délais ont été prorogés aux fins de consultation avec les services juridiques ou le Bureau du Conseil privé (BCP) à propos de l’application de l’article 69 relativement aux documents confidentiels du Cabinet et 113 ont été prorogés aux fins de consultation avec d’autres ministères
•  Alinéa 9(1)c) : les délais ont été prorogés 107 fois afin de permettre la consultation de tiers

Des documents ont été communiqués en partie dans la majorité des cas (91 %) où les délais ont été prorogés.

Durée des prorogations

La durée d’une prorogation est liée au type de prorogation adopté. Par exemple, les consultations sur les documents confidentiels du Cabinet prennent souvent 180 jours, tandis que les processus d’avis aux tiers prennent habituellement 60 jours.

Des 340 prorogations adoptées :

• 71 ont été prorogées de 30 jours ou moins
• 156  ont été prorogées de 31 à 60 jours
• 53 ont été prorogées de 61 à 120 jours
• 34 ont été prorogées de 121 à 180 jours
• 21 ont été prorogées de 181 à 365 jours
• 5 ont été prorogées de plus de 365 jours

Frais

En mai 2016, le président du Conseil du Trésor a émis une Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, qui impose aux organisations de renoncer à imposer des frais, excepté les frais d’application de 5 $. Par conséquent, le Ministère a cessé de facturer les frais de reproduction des copies papier des documents ainsi que les frais de recherche des documents pertinents à la suite d’une demande. De plus, le directeur de l’AIPRP peut renoncer à imposer des frais si, par exemple, l’information demandée présente un intérêt public évident. En 2017 à 2018, le Ministère a renoncé à facturer des frais ou les a remboursés dans 20 cas, pour un total de 100 $ et a recueilli 2 230 $ au nom du receveur général du Canada.

Consultations

Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Lorsque d’autres institutions et organismes récupèrent de l’information qui concerne le MPO ou qui provient du MPO en réponse aux demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, ils peuvent consulter le secrétariat de l’AIPRP pour obtenir des recommandations au sujet de la divulgation. Les organismes comprennent les administrations des provinces et des territoires, les administrations municipales et les gouvernements d’autres pays. Par autres institutions, on entend les institutions fédérales assujetties à la Loi sur l’accès à l’information.

En 2017 à 2018, le MPO a reçu 207 demandes de consultation au total. Seize demandes étaient en suspens depuis la période de rapport précédente. Le Ministère a complété 205 de ces 223 demandes de consultation, et il en a reporté 18 à la période de rapport suivante.

Recommandations et délai de traitement

Les 205 demandes de consultation complétées par le Ministère en 2017 à 2018 concernaient d’autres institutions gouvernementales. De ces demandes, 76 (37 %) ont été complétées en moins de 15 jours, 107 (52 %) ont été complétées sur une période de 16 à 30 jours, 18 (9 %) ont été complétées sur une période de 31 à 60 jours, 2 (1 %) ont été complétées sur une période de 61 à 120 jours et 2 (1 %) demandes de consultation ont nécessité un traitement de 121 à 180 jours. Dans 158 cas (77 %), Pêches et Océans Canada a recommandé que l’institution visée par la consultation communique l’information en entier.

Le MPO n’a pas reçu de demandes de consultation provenant d’autres organismes en 2017 à 2018.

Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Le secrétariat de l’AIPRP consulte les Services juridiques du MPO sur l’application de l’article 69 relativement aux exclusions (documents confidentiels du Cabinet). À l’occasion, les Services juridiques transmettent la consultation au Bureau du Conseil privé (BCP) pour avoir un avis supplémentaire. Aux fins du rapport statistique, lorsqu’une consultation est transmise de cette manière, elle est enregistrée comme consultation du BCP au lieu de consultation des Services juridiques.

Le secrétariat de l’AIPRP a reçu des réponses directement des Services juridiques concernant 43 consultations en 2017 à 2018. Les délais de réponse pour ces consultations variaient entre un et 15 jours (5 demandes) et 121 et 180 jours (7 demandes).

Formation et sensibilisation

Le Ministère fait des efforts considérables pour sensibiliser ses employés aux lois fédérales sur l’accès à l’information ainsi qu’aux responsabilités connexes qui leur incombent, en offrant des séances de formation continue individuelles et de groupe. Bien que les régions, les secteurs et les divisions soient encouragés à demander de la formation selon les besoins, la formation portant sur l’accès à l’information est obligatoire pour tous les cadres et les employés intérimaires à un poste de cadre du MPO pendant plus de 4 mois.

Le secrétariat de l’AIPRP offre également des séances de sensibilisation à tous les employés du ministère, y compris les cours suivants :

• Formation obligatoire de l’AIPRP à l’intention des cadres supérieurs, y compris un élément de sensibilisation portant sur le projet de loi C-58
• Accès à l’information 101
• Traitement des demandes d’AIPRP 101

Une nouveauté pour cet exercice financier, l’AIPRP a offert de la formation et des séances de sensibilisation sur la divulgation proactive à de nombreux secteurs du Ministère et à des tables de cadres supérieurs dans un effort pour préparer le Ministère pour la sanction royale du projet de loi C-58.

Dans l’ensemble, au cours de la période de rapport 2017 à 2018, le Ministère a offert de la formation et/ou des séances de sensibilisation sur l’accès à l’information à 293 participants. Ces données incluent toutes les séances (17) comportant un élément se rapportant à l’accès à l’information. Ainsi, même si certaines séances n’abordaient que l’accès à l’information, d’autres traitaient également d’éléments concernant la protection des renseignements personnels en plus de l’accès à l’information.

En plus de la formation offerte par le MPO, le Ministère encourage les employés à assister à la formation sur l’accès à l’information offerte par l’École de la fonction publique du Canada (ÉFPC). Le secrétariat de l’AIPRP a déployé des efforts accrus pour promouvoir la formation offerte par l’ÉFPC en 2017 à 2018, ce qui a probablement entraîné une hausse des apprenants par rapport à la période de rapport précédente. L’ÉFPC a offert des séances de formation sur l’accès à l’information à plus du double du nombre de participants du MPO (205 apprenants) que lors de l’exercice financier précédent (86 apprenants). Le tableau suivant présente toutes les activités de formation ayant trait à l’accès à l’information entreprises au cours de la période de rapport.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Le 19 juin 2017, l’honorable Scott Brison, président du Conseil du Trésor, a déposé à la Chambre des communes le projet de loi C-58, Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois en conséquence.

Depuis le dépôt du projet de loi C-58, le secrétariat de l’AIPRP est activement engagé au sein de la communauté de l’AIPRP et de ses organismes de surveillance en ce qui a trait aux modifications législatives proposées afin de préparer le Ministère à la sanction royale. Le secrétariat continue de communiquer les effets du projet de loi à l’échelle du Ministère, et travaille avec des partenaires internes clés pour modifier les processus opérationnels afin de se préparer aux exigences de publication proactive. Parmi les initiatives, notons l’élaboration de procédures pour le traitement des titres des notes de service et des notes pour la période de questions, des conseils pour la publication proactive de trousses de documents d’information et de trousses pour les comparutions devant les comités parlementaires, et l’identification de rôles et responsabilités au sein du Ministère.

Les autres travaux réalisés par le secrétariat de l’AIPRP au cours de la période de rapport comprennent une mise à jour du site Web de l’AIPRP interne du Ministère afin de retirer des conseils surannés, la publication de documents de communications sur les pratiques exemplaires du MPO et des conseils, et la présentation de renseignements sur la formation sur l’AIPRP offerte par le Ministère.

Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes ou des vérifications

Le Commissariat à l’information du Canada (CIC) enquête sur les plaintes relatives à la gestion des demandes d’accès à l’information déposées contre les institutions fédérales. La Commissaire à l’information dispose de vastes pouvoirs d’enquête pour aider à jouer un rôle de médiation entre les demandeurs mécontents et les institutions gouvernementales. La Commissaire ne peut pas émettre d’ordonnances exécutoires à des institutions gouvernementales au cours d’une enquête, mais peut, avec le consentement du demandeur, faire une demande de contrôle judiciaire de l’affaire auprès de la Cour fédérale. Le site Web de l’organisme fournit davantage de renseignements sur les responsabilités et les activités du Commissariat.

En 2017 à 2018, le MPO a reçu 12 nouvelles plaintes pour 10 dossiers différents. Le Ministère a travaillé en collaboration avec le CIC et a résolu 10 plaintes pour 10 dossiers différents. Six de ces plaintes complétées dataient de 2017 à 2018, et 4 plaintes ont été reportées au cours des exercices précédents.

Le Ministère fait l’examen des résultats de chaque rapport sur les conclusions ou les recommandations de la Commissaire à l’information et au besoin, intègre les leçons apprises aux processus opérationnels. Sur les 10 plaintes résolues au cours de la période de rapport, 6 étaient fondées et ont été résolues. Le Ministère a publié des dossiers ou des renseignements supplémentaires pour 2 des dossiers en réponse à une enquête de la CIC et a convenu d’une date d’engagement devancée pour la publication des documents au demandeur pour 2 dossiers. Aucune mesure n’était requise pour les 2 autres dossiers.

Enquête systémique

Le 27 mars 2013, Pêches et Océans Canada a été informé d’une plainte faite en vertu de la Loi et demandant que le Commissariat à l’information enquête sur une allégation « d’efforts systémiques faits par le gouvernement du Canada dans le but de nuire à l’accès rapide des Canadiens aux chercheurs gouvernementaux ». Le MPO figurait parmi les 7 institutions concernées dans cette enquête. La CIC a conclu l’enquête au début 2018 et a indiqué que les plaintes contre les institutions visées et le SCT étaient fondées.

La CIC a formulé 4 recommandations à l’intention du SCT en réponse aux préoccupations soulevées par l’enquête. Le SCT a répondu aux recommandations au nom des institutions visées; cette réponse détaillait les étapes entreprises par le gouvernement pour rendre la science fédérale plus accessible au public et habiliter les scientifiques fédéraux à parler librement de leur travail.

Les résultats de l’enquête seront publiés dans le rapport annuel de la CIC 409, prévu pour le printemps 2018.

Suivi de la conformité

Pêches et Océans Canada met tous les efforts pour respecter les délais prescrits et surveille activement le temps consacré au traitement des demandes relatives à la Loi sur l’accès à l’information. La surveillance commence dès que le secrétariat de l’AIPRP reçoit une demande, qu’elle est saisie dans le système de gestion des cas et qu’elle est attribuée à un analyste. Toutes les demandes, y compris les demandes de consultation et les demandes de conseils non officiels ou d’examen des documents, sont saisies dans le système de gestion des cas aux fins de suivi. Ce suivi électronique des délais est essentiel, car les analystes travaillent sur de nombreuses demandes assorties d’actions ayant une échéance précise, à n’importe quel moment donné. Les analystes rencontrent leurs chefs d’équipe toutes les semaines en vue d’identifier les problèmes liés aux demandes qui pourraient entraîner des retards. Les problèmes sont soulevés auprès de l’équipe de gestion de l’AIPRP, au besoin. Le directeur du secrétariat de l’AIPRP s’implique lorsqu’il doit exercer son pouvoir à titre de délégué du ministre en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pour promouvoir le respect des délais et des produits livrables.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Annexe B : Rapport statistique de 2017 à 2018 sur la Loi sur l’accès à l’information

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Pêches et Océans Canada

Période d’établissement de rapport : 2017-04-01 au 2018-03-31

Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.3 Demandes informelles

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

*A.I. : Affaires internationales Déf. : Défense du Canada A.S. : Activités subversives

2.5 Complexité

2.6 Présomptions de refus

Partie 3 : Prorogations

Partie 5 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Partie 6 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Partie 9 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

Remarque : Entrer des valeurs à 2 décimales.