Rapport annuel au Parlement sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information de 2019-2020

Rapport annuel au Parlement sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information de 2019-2020
(PDF - 1 Mo)

Table des matières

• Introduction
  • Objet de la Loi sur l’accès à l’information
  • Le mandat du ministère des Pêches et des Océans
• Structure organisationnelle
  • Organisation du Ministère
  • Organisation du Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
• Ordonnance de délégation
• Points saillants du rapport statistique pour 2019-2020
  • Aperçu des demandes présentées en 2019-2020 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
    • Source des demandes
    • Demandes non officielles
  • Demandes fermées pendant la période de rapport
    • Mesures et délai de traitement
    • Exceptions et exclusions
    • Format des renseignements divulgués
    • Complexité
    • Présomption de refus
    • Prolongations
    • Consultations
• Rapports sur les frais d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
• Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications
  • Surveillance et conformité
• ANNEXE A : Ordonnance de délégation
• ANNEXE B : Rapport statistique de 2019-20 sur la Loi sur l’accès à l’information

Introduction

Objet de la Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information, qui est entrée en vigueur le 1er juillet 1983, accorde au public le droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents de l’administration fédérale, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.

L’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information exige que le responsable de chaque institution fédérale prépare et dépose au Parlement, à la fin de chaque exercice, un rapport sur l’application de la Loi dans cette institution.

Le présent rapport annuel décrit la façon dont Pêches et Océans Canada a appliqué la Loi sur l’accès à l’information pendant la période allant du 1er avril 2019 au 31 mars 2020.

Le mandat du ministère des Pêches et des Océans

Le ministère des Pêches et des Océans Canada appuie la croissance économique forte et durable de nos secteurs maritimes et des pêches, et contribue à la prospérité de l’économie par le commerce mondial en soutenant les exportations et en favorisant le commerce maritime sécuritaire. Le Ministère appuie l’innovation nécessaire à une économie fondée sur le savoir au moyen de la recherche dans des secteurs en expansion, tels que l’aquaculture et la biotechnologie. Il contribue à un environnement propre et sain et à des écosystèmes aquatiques durables pour les Canadiens, en protégeant les habitats, en gérant les océans et en menant des recherches sur les écosystèmes.

La Garde côtière canadienne, en tant qu’organisme de service spécial de Pêches et Océans Canada, est responsable des services et des programmes qui appuient l’accomplissement des responsabilités fondamentales du Ministère, tout en contribuant de façon très importante à la sûreté, à la sécurité et à l’accessibilité des voies navigables du Canada. La Garde côtière canadienne appuie également d’autres organisations gouvernementales en maintenant une flotte civile et une vaste infrastructure côtière.

Structure organisationnelle

Organisation du Ministère

Le Ministère assure une présence partout au Canada. La plupart de ses employés travaillent hors de l’administration centrale nationale, dans l’une des sept régions de Pêches et Océans Canada ou des quatre régions opérationnelles de la Garde côtière canadienne. L’administration centrale, située à Ottawa, établit des objectifs, des politiques, des procédures et des normes à l’échelle nationale pour l’ensemble du Ministère et de la Garde côtière canadienne. Les régions sont responsables de l’exécution de programmes et d’activités selon les priorités nationales et régionales, ainsi qu’en fonction des paramètres nationaux de rendement.

Organisation du Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le directeur de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels relève du sous-ministre adjoint, Ressources humaines et Services intégrés. Le directeur de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels est responsable de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de directives, de systèmes et de procédures efficaces en matière d’Accès à l’information et protection des renseignements personnels, ce qui permet d’assurer le respect des obligations du Ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, ainsi que le traitement et la divulgation appropriés de l’information.

Le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels comprend deux secteurs d’activité; l’un traite les demandes officielles en vertu de la Loi et l’autre est responsable de toutes les autres responsabilités relatives à l’application de la Loi au sein de Pêches et Océans Canada. Chacun des secteurs d’activité est géré par un directeur adjoint.

Le secteur d’activité responsable du traitement des demandes et de la gestion des enjeux est la Division des opérations, et est appuyée par :

• l’unité de réception, qui supervise toutes les demandes reçues et assure la liaison avec les demandeurs, les programmes et les régions;
• un groupe de soutien administratif, qui est chargé de la numérisation, de la gestion des dossiers et du contrôle de la qualité;
• une équipe d’analystes et de consultants responsables du traitement général des demandes.

La Division des politiques et de la protection des renseignements personnels (DPRP) s’acquitte de bon nombre des autres responsabilités liées à l’application de la loi. Elle agit à titre de centre de décision pour le Secrétariat, offre des conseils aux représentants des ministères sur des questions complexes concernant l’accès à l’information, met à jour le chapitre Info Source du Ministère, conseille la haute direction sur les changements relatifs à la Loi sur l’accès à l’information et aux politiques connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, et assure la liaison avec la communauté de l’AIPRP.

La DPRP est également responsable de faire le suivi du rendement du Ministère, d’appuyer la Division des opérations dans le cadre des processus de dotation, d’embaucher des ressources contractuelles, de tenir à jour la technologie de gestion des cas, de diriger des projets stratégiques visant à améliorer l’exécution générale du programme d’AIPRP, et de coordonner le programme de formation sur l’accès à l’information afin d’assurer l’application efficace et continue de la Loi. La DPRP est également responsable de diverses activités liées aux modifications législatives apportées à la Loi sur l’accès à l’information qui figurent dans le projet de loi C-58, y compris de la divulgation proactive de certains renseignements.

Le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels collabore avec un réseau de personnes-ressources dans chaque région et secteur qui servent d’agents de liaison dans leurs sections respectives du Ministère.

Au total, au cours de la période visée par le présent rapport, le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels comptait environ 22,5 employés à temps plein affectés à l’application de la Loi sur l’accès à l’information, ce qui comprend les employés à temps plein, les consultants, le personnel des organismes et les employés occasionnels.

Ordonnance de délégation

Le ministre délègue la responsabilité de l’administration de la Loi sur l’accès à l’information de Pêches et Océans Canada au directeur ainsi qu’aux directeurs adjoints du Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. Une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs est fournie à l’annexe A.

Points saillants du rapport statistique pour 2019-2020

Le rapport statistique concernant la Loi sur l’accès à l’information est rédigé par des institutions gouvernementales pour aider le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à analyser les tendances et à assurer une surveillance.

Le rapport statistique de 2019-2020 de Pêches et Océans Canada concernant la Loi sur l’accès à l’information se trouve à l’annexe B. Les rapports statistiques des années précédentes peuvent être obtenus auprès du Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels sur demande.

Aperçu des demandes présentées en 2019-2020 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

L’analyse présentée dans cette section compare les données trouvées dans le rapport statistique de 2019-2020 de Pêches et Océans Canada concernant la Loi sur l’accès à l’information avec celles de 2017-2018, pour produire une analyse des tendances sur trois ans.

En 2019-2020, Pêches et Océans Canada a reçu 536 demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ainsi que 84 demandes en suspens provenant de la période de rapport précédente. Le Ministère a traité 497 de ces 620 demandes et a reporté 123 demandes à la période de référence suivante.

Comme l’illustre le tableau 1 ci-dessous, le taux de conformité pour 2019-2020 était de 98,8 %. Les chiffres totaux pour 2019-2020 révèlent que 497 dossiers ont été fermés à la date limite prescrite ou prolongée ou avant celle-ci. Seuls 6 des 497 dossiers ont été fermés en retard. Malgré une augmentation des demandes traitées et achevées par rapport aux périodes de référence précédentes, les données disponibles montrent un taux de conformité qui est demeuré près des 99 % au cours des trois dernières années.

Le tableau suivant illustre les fluctuations de la charge de travail au cours des trois dernières années.

Source des demandes

Sur les 536 demandes reçues au cours de la période de référence, les trois principales catégories de demandeurs à s’être identifiés sont le grand public (181), qui a envoyé plus d’un tiers de toutes les demandes reçues, les entreprises (secteur privé), qui ont envoyé près d’un quart de toutes les demandes reçues (126), ainsi que les médias (85, soit 15 % des demandes reçues). Les autres demandes provenaient de personnes qui ont refusé de s’identifier (66, soit 12 % des demandes reçues), d’organisations (54, soit 10 %) et d’universités (24, soit 4 %).

Demandes non officielles

Les demandes d’accès non officielles sont définies comme les demandes d’information qui sont présentées au Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, mais qui ne sont pas traitées en vertu de la Loi. Depuis janvier 2012, le Secrétariat du Conseil du Trésor a commencé à exiger des ministères la publication en ligne des résumés de leurs demandes d’accès à l’information entières afin de permettre au public d’en demander des copies de manière informelle. Aux fins du rapport statistique concernant la Loi sur l’accès à l’information, cette définition exclut ce qui suit : les demandes présentées par des employés de Pêches et Océans Canada dans l’exercice de leurs fonctions, notamment les demandes de services internes pour l’examen de rapports sur des incidents de sécurité, de plaintes de harcèlement et d’évaluations ou vérifications internes; les demandes de conseils stratégiques; les réponses aux questions parlementaires et aux demandes des médias; l’examen de documents qui seront publiés en ligne. Compte tenu de ces mises en garde, Pêches et Océans Canada a traité 413 demandes d’accès non officielles pour des documents déjà publiés.

Demandes fermées pendant la période de rapport

Mesures et délai de traitement

L’article 7 de la Loi oblige les institutions à fournir une réponse à un demandeur dans les 30 jours suivant la réception de sa demande ou à aviser le demandeur qu’une prorogation du délai est nécessaire. Parmi les 497 demandes traitées au cours de la période visée par le rapport, 267 demandes (54 %) ont été traitées dans un délai de 30 jours ou moins, 62 (12%) dans un délai de 31 à 60 jours, 88 (18%) dans un délai de 61 à 120 jours, 45 (9%) dans un délai de 121 à 180 jours, 32 (6 %) dans un délai de 181 à 365 jours et 3 (moins de 1 %) en plus de 365 jours.

En 2019-2020, le Ministère a répondu aux demandes de la façon suivante :

• Divulgués en totalité – Dans 68 cas traités (14 %), tous les renseignements pertinents ont été communiqués en totalité au demandeur.
• Divulgués en partie – Dans 286 cas traités (58 %), les renseignements ont été partiellement communiqués au demandeur.
• Exemption totale – Dans cinq cas traités (<1 %), aucun renseignement pertinent n’a été communiqué au demandeur.
• Exclusion totale – Aucun cas n’a été traité pour une demande pour laquelle aucune ne pouvait être divulguée, car toute l’information demandée faisait l’objet d’une exception en vertu de l’article 68 ou 69 de la Loi.
• Aucun document – Dans 79 cas traités (16 %), aucun document pertinent ne relevait du Ministère.
• Transmission de demande – Dans deux cas traités (<1%), les demandes ont été transmises à une autre institution gouvernementale qui avait un plus grand intérêt à l’objet de la demande.
• Abandon de demande – Dans 56 cas traités (11 %), le demandeur a abandonné la demande, en la retirant officiellement ou en ne donnant pas suite à une communication de la part du Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, par exemple une demande de précisions.
• Ni confirmée, ni rejetée – Dans moins de 1 % des cas (1 demande), Pêches et Océans Canada n’a pas été en mesure de confirmer ou de rejeter l’existence des dossiers.

Exemptions et exclusions

La Loi sur l’accès à l’information accorde au public le droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents du gouvernement fédéral relevant des institutions fédérales, sous réserve d’exceptions précises et limitées. Ces exceptions sont appelées des « exemptions » et des « exclusions ». Les exemptions désignent les dispositions de la Loi qui autorisent ou obligent le responsable d’une institution fédérale à refuser l’accès à des renseignements demandés en vertu de la Loi.

En 2019-2020, les cinq exemptions les plus fréquemment invoquées ont légèrement changé par rapport à la période précédente.

Le tableau suivant montre les exemptions les plus fréquemment invoquées par le Ministère en 2019-2020.

Les exclusions désignent les dispositions de la Loi qui excluent certains documents de l’application de cette dernière. En vertu de l’article 68, la Loi sur l’accès à l’information ne s’applique pas aux documents publiés et, en vertu de l’article 69, aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine (documents confidentiels du Cabinet); ces articles ont tous deux été invoqués par le Ministère durant la période de rapport. Les documents publiés ont été exclus dans 51 demandes et les exclusions relatives aux documents confidentiels du Cabinet ont été appliquées dans 64 demandes.

Consultez l’annexe B pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des exemptions et des exclusions invoquées par Pêches et Océans Canada en 2019-2020, réparties par article, paragraphe et alinéa. Aux fins du présent rapport, si une exemption ou une exclusion a été invoquée à plusieurs reprises dans une même demande, elle sera signalée une seule fois dans l’annexe B.

Format des renseignements divulgués

Lorsque le traitement d’une demande est terminé, le demandeur peut recevoir les renseignements sur support papier ou électronique, ou il peut consulter les documents dans un des bureaux de Pêches et Océans Canada. Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a donné accès, en totalité ou en partie, aux documents pertinents dans le cas de 354 demandes. Des renseignements ont été fournis sur support papier pour 24 de ces demandes (7 %), sur support électronique pour 328 demandes (93 %) et sur d’autres supports (audio et/ou vidéo) pour les 2 autres demandes (<1 %).

Au cours des trois dernières années, les demandeurs ont de plus en plus choisi de recevoir l’information par voie électronique. Le pourcentage de communications électroniques a augmenté de façon constante depuis 2017-2018 (83%) pour atteindre 94 % en 2019-2020. Cette démarche tient compte des efforts en cours de Pêches et Océans Canada de fournir des documents qui sont facilement accessibles au public sans nuire à sa capacité de répondre dans les délais prescrits par la loi.

Complexité

En 2019-2020, le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a traité en tout 162 852 pages pertinentes. Parmi ces 162 852 pages pertinentes traitées, 101 147 pages ont fait l’objet d’une communication totale ou partielle.

Parmi les 497 demandes traitées au cours de la période visée par le rapport, 48 % (240 demandes) ont nécessité le traitement de moins de 100 pages pertinentes, 19 % (92 demandes) ont nécessité le traitement de 101 à 500 pages, 8 % (38 demandes) ont nécessité le traitement de 501 de 1 000 pages, 7 % (36 demandes) ont nécessité le traitement de 1001 à 5000 pages et 2 % (10 demandes) ont nécessité le traitement de plus de 5 000 pages. Aucun dossier n’a été traité pour les 16 % de demandes restants. Ces demandes concernaient des dossiers qui n’existaient pas, ou qui ont été transférés à une autre institution.

Le Ministère a traité un certain nombre de demandes impliquant des facteurs qui en augmentaient la complexité, notamment :

• d’autres institutions, organismes ou tierces parties devaient être consultés (165 demandes);
• d’autres facteurs, comme les cas (42 demandes) suivants :
  • les renseignements extraits d’une base de données;
  • le traitement d’enregistrements audio et vidéo;
  • les dossiers conservés dans une région située à l’extérieur de l’administration centrale nationale;
  • un sujet de haute visibilité.

Présomption de refus

Au cours de la période de référence 2017-2018, le Secrétariat de l’AIPRP a fermé six demandes après la date limite prévue par la loi. En 2018-2019, le nombre de demandes fermées après l’échéance prévue par la loi était de 4, alors que 6 demandes (1 %) ont été fermées après l’échéance prévue par la loi en 2019-2020.

La principale raison du retard pour les demandes fermées après le délai prescrit est liée au grand volume de pages pour chaque demande en plus de la complexité de la demande. Le traitement de ces demandes en respectant le délai prescrit n’était pas possible. De plus, le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels attribue à la fois les dossiers relatifs aux demandes d’accès et aux demandes de renseignements personnels aux mêmes équipes d’analystes, ce qui veut dire qu’une charge de travail accrue en matière de renseignements personnels peut avoir une incidence sur le traitement rapide des demandes d’accès. Les autres pressions incluaient le fait de donner suite aux plaintes et d’offrir des séances de formation aux employés du Ministère, deux éléments qui sont exigés par la loi et les politiques.

Prolongations

L’article 9 de la Loi permet la prorogation du délai légal s’il est nécessaire de procéder à des consultations, ou si la demande se rapporte à un si grand nombre de documents que son traitement dans les délais prévus entraverait sérieusement le fonctionnement du Ministère.

Motifs des prorogations et mesures prises pour les demandes

Au cours de la période de rapport de 2019-2020, le Ministère a demandé des prorogations pour le traitement des demandes pour les raisons suivantes :

• Alinéa 9(1)a) – Les délais ont été prorogés pour 121 demandes, parce que celles-ci se rapportaient à un si grand nombre de documents que leur traitement dans les délais prévus aurait sérieusement entravé le fonctionnement du Ministère.
• Alinéa 9(1)b) – Les délais ont été prorogés 129 fois afin de permettre la consultation d’autres institutions ou organismes. Dans 23 de ces cas, les délais ont été prorogés aux fins de consultation de l’Unité des services juridiques ou du Bureau du Conseil privé à propos de l’application de l’article 69 relativement aux documents confidentiels du Cabinet, et pour 106 cas, les délais ont été prorogés aux fins de consultation avec d’autres ministères.
• Alinéa 9(1)c) – Les délais ont été prorogés 96 fois afin de permettre la consultation de tiers.

Durée des prorogations

La durée d’une prorogation est liée au type de prorogation adopté. Par exemple, les consultations sur les documents confidentiels du Cabinet prennent souvent 180 jours, tandis que les processus d’avis aux tiers prennent habituellement 60 jours.

Des 346 prorogations accordées :

• 100 demandes ont été prorogées de 30 jours ou moins;
• 134 demandes ont été prorogées de 31 à 60 jours;
• 70 demandes ont été prorogées de 61 à 120 jours;
• 29 demandes ont été prorogées de 121 à 180 jours;
• 12 demandes ont été prorogées de 181 à 365 jours;
• 1 demande a été prorogée de 365 jours ou plus.

Consultations

Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes

Lorsque d’autres institutions et organismes récupèrent de l’information qui concerne Pêches et Océans Canada ou qui en provient en réponse aux demandes d’accès aux renseignements, ils peuvent consulter le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels pour obtenir des recommandations au sujet de la publication. Les autres institutions sont définies comme des institutions fédérales assujetties à la Loi sur l’accès à l’information. Les organismes comprennent les administrations des provinces et des territoires, les administrations municipales et les gouvernements d’autres pays.

En 2019-2020, Pêches et Océans Canada a traité 285 demandes de consultation; 264 de ces demandes ont été reçues au cours de la période de rapport et 21 demandes étaient en suspens depuis la période précédente. Le Ministère a traité 266 de ces 285 demandes de consultation, et il en a reporté 19 à la période de rapport suivante.

Recommandations et délai de traitement

Pendant la période visée du rapport, 219 des demandes de consultation traitées par Pêches et Océans Canada concernaient d’autres institutions gouvernementales. De ce nombre, 133 (61 %) ont été traitées dans les 30 jours et 20 (9 %) ont nécessité un traitement de plus de 60 jours. Dans 148 cas (68 %), Pêches et Océans Canada a recommandé que l’institution visée par la consultation communique l’information en entier.

En 2019-2020, Pêches et Océans Canada a traité 47 demandes de consultation provenant d’organismes; 37 de ces consultations ont été effectuées dans les 30 jours et aucune n’a nécessité un traitement de plus de 60 jours.

Délais de traitement des demandes de consultation relatives aux documents confidentiels du Cabinet

Le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels consulte l’Unité des services juridiques du Ministère à propos de l’application de l’article 69 relativement à toutes les exclusions (documents confidentiels du Cabinet). À l’occasion, les Services juridiques transmettent la consultation au Bureau du Conseil privé pour avoir un avis supplémentaire. Aux fins du rapport statistique, lorsqu’une consultation est transmise de cette manière, elle est enregistrée comme consultation du Bureau du Conseil privé au lieu de consultation des Services juridiques.

Le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a reçu des réponses directement des Services juridiques concernant 22 consultations en 2019-2020. Les temps de réponse pour ces consultations ont varié de 1 à 15 jours à 181 à 365 jours, la majorité des réponses (8 demandes) ayant été obtenues entre 31 et 60 jours. Aucune consultation sur les documents confidentiels du Cabinet n’a été transmise au Bureau du Conseil privé au cours de la période de rapport 2019-2020.

Rapports sur les frais d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable rende compte tous les ans au Parlement des frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les droits perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information
• Montant de frais : 5 $
• Recettes totales : 2 355 $
• Dispense de frais : Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, publiée le 5 mai 2016, le Ministère renonce à tous les frais prescrits par la Loi et les règlements, autres que les droits de demande prévus à l’alinéa 7(1)a) du Règlement.
  
  De plus, la direction de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels peut renoncer à imposer des droits de 5 $ si, par exemple, l’information demandée présente un intérêt public évident. Au cours de la période visée par le présent rapport, Pêches et Océans Canada a annulé ou remboursé des droits pour 26 demandes pour un total de 130 $.
• Coût de fonctionnement du programme : 1 961 699 $

Formation et sensibilisation

Le Ministère déploie des efforts considérables pour sensibiliser ses employés aux lois fédérales sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels ainsi qu’aux responsabilités connexes qui leur incombent, en offrant une formation continue individuellement ou en groupe. La formation sur l’AIPRP est obligatoire pour tous les cadres du MPO et pour toutes les personnes qui occupent un poste de direction pendant plus de quatre mois. Bien que les régions, les secteurs et les divisions soient encouragés à présenter une demande de formation lorsqu’ils en ont besoin, le Secrétariat de l’AIPRP offre également des séances de sensibilisation semestrielles à tous les employés du Ministère.

Le Secrétariat de l’AIPRP a également offert des séances de formation sur l’initiative de réduction du papier (voir la prochaine section) à de nombreux secteurs du Ministère afin de les sensibiliser à la mise en œuvre et à l’intégration du nouveau processus de transmission électronique des documents.

Au cours de la période de référence 2019-2020, le Ministère a donné une formation sur l’AIPRP à 805 participants. Si certaines de ces séances étaient exclusivement axées sur l’accès à l’information ou la protection de la vie privée, d’autres portaient sur les deux enjeux.

En plus de la formation donnée par le MPO, le Ministère encourage les employés à suivre la formation sur l’AIPRP offerte par l’École de la fonction publique du Canada (EFPC). En 2019-2020, le Secrétariat de l’AIPRP a poursuivi ses efforts visant à promouvoir la formation de l’EFPC. Au cours de cette période, 463 participants du MPO et de la GCC ont suivi les cours de formation de l’EFPC sur l’AIPRP. Le tableau suivant présente toutes les activités de formation liées à l’AIPRP entreprises au cours de la période de référence.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Le projet de loi C-58, Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois en conséquence a reçu la sanction royale le 21 juin 2019.

En tant que coordonnateur des exigences légales en matière de divulgation proactive, l’AIPRP joue un rôle de premier plan pour assurer la conformité aux nouvelles exigences relatives à la divulgation proactive. C’est pour cette raison que l'AIPRP a élaboré et mis en œuvre, en consultation avec les principaux intervenants et la haute gestion, un cadre ministériel sur la divulgation proactive qui correspond aux modifications législatives apportées par le projet de loi C-58.

Au cours de la période de référence, le Secrétariat de l’AIPRP a également mis en œuvre une stratégie numérique qui comprend une initiative de réduction du papier afin de moderniser la façon dont sont traitées les demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (collectivement appelées AIPRP) au sein du Ministère. L’initiative vise à accroître la productivité et à améliorer le processus global de traitement des demandes d’AIPRP à l’échelle du Ministère, et notamment à offrir une efficacité accrue pour la récupération et de la transmission des documents relatifs aux demandes d’AIPRP, des délais de réponse plus rapides et des économies importantes en ce qui a trait aux ressources humaines et matérielles. Le résultat attendu de cette initiative comprend également une réduction importante de la consommation globale de papier du Ministère et des principales dépenses encourues dans le cadre du traitement des demandes d’AIPRP.

Répercussions de la COVID-19 sur les demandes

Vers la fin de la période de référence, lorsque s’est présenté le défi de la pandémie mondiale de COVID-19, l’AIPRP a adopté des approches novatrices pour faire progresser le traitement des demandes. L’initiative de réduction du papier décrite ci-dessus a été lancée avant la pandémie et s’est révélée être un processus commercial numérique essentiel dans l’environnement de travail à distance. Une autre approche proposée est le recours à une plateforme numérique, au lieu de la poste, pour transmettre les documents aux demandeurs. L’AIPRP s’affaire actuellement à la mise en œuvre de ce nouvel outil. La plateforme numérique facilitera non seulement la transmission électronique des documents pertinents aux demandeurs, mais elle permettra également d’envoyer des dossiers de consultation à des tiers et à d’autres institutions gouvernementales. La plateforme numérique devrait être pleinement mise en œuvre au cours de la prochaine période de référence, permettant ainsi la transition de l’AIPRP vers un environnement totalement sans papier.

Bien que l’accès à l’information et le respect de la vie privée soient des droits quasi constitutionnels, l’AIPRP n'est pas considéré comme un service et une fonction essentiels au sein de l’organisation. Cependant, le Secrétariat de l’AIPRP reste engagé à continuer de fournir des services aux Canadiens pendant la pandémie.

Malgré les défis, l’AIPRP continue de trouver des moyens de faciliter l’accès à l’information la protection des renseignements personnels, et de servir les Canadiens.

Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications

Le Commissariat à l’information du Canada enquête sur les plaintes relatives à la gestion des demandes d’accès à l’information déposées contre les institutions fédérales. La commissaire à l’information dispose de vastes pouvoirs d’enquête pour aider à jouer un rôle de médiation entre les demandeurs mécontents et les institutions gouvernementales. Depuis l’adoption du projet de loi C-58, la commissaire à l’information a de nouvelles responsabilités et de nouveaux pouvoirs, notamment celui d’ordonner aux institutions de rendre certains documents publics à la fin d’une enquête lorsqu’une plainte s’avère fondée. La commissaire peut également émettre de telles ordonnances lorsque de nouvelles plaintes ne peuvent être résolues grâce au processus de résolution informel du Commissariat. En outre, la commissaire peut désormais publier les résultats des enquêtes. De plus amples renseignements sur les responsabilités et les activités du Commissariat sont disponibles sur son site Web.

Pêches et Océans Canada a reçu 23 nouvelles plaintes en 2019-2020. Le Ministère a travaillé en collaboration avec le Commissariat à l’information pour résoudre 15 plaintes. Parmi les 15 plaintes réglées, une a été reçue en 2018-2019 et les 7 autres ont été reçues en 2019-2020.

Le Ministère fait l’examen des résultats de chaque rapport sur les conclusions ou les recommandations de la commissaire à l’information et, au besoin, intègre les leçons apprises aux processus opérationnels. Sur les 15 plaintes résolues au cours de la période de référence, 10 se sont avérées fondées et ont été réglées.

Surveillance et conformité

Au cours du dernier exercice, le Ministère a publié de manière proactive certaines informations, notamment les titres des notes d'information, le cahier de transition à l’intention de la ministre et les notes de la période de questions conformément à la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information. Le ministère s'est conformé à 100% aux exigences de divulgation proactive en vertu du projet de loi C-58 depuis son entrée en vigueur.

Pêches et Océans Canada fait tout son possible pour respecter les délais prescrits et surveille activement le temps consacré au traitement des demandes relatives à l’accès d’information. La surveillance commence dès que le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels reçoit une demande, qu’elle est saisie dans le système de gestion des cas et qu’elle est attribuée à un analyste. Toutes les demandes, y compris les demandes de consultation et les demandes de conseils non officiels ou d’examen des documents, sont saisies dans le système de gestion des cas aux fins de suivi. Ce suivi électronique des délais est essentiel, car les analystes travaillent sur de nombreuses demandes assorties d’actions ayant une échéance précise, à n’importe quel moment donné. Les analystes se réunissent avec leurs chefs d’équipe respectifs toutes les semaines en vue de définir les problèmes liés aux demandes qui pourraient entraîner des retards. Les problèmes sont soulevés auprès de l’équipe de gestion de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels, au besoin. La direction du secrétariat de l’AIPRP participe aux dossiers lorsqu’elle peut se servir de son pouvoir à titre de déléguée du ministre en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pour promouvoir le respect des délais et des produits à livrer.

ANNEXE A : Ordonnance de délégation

ANNEXE B : Rapport statistique de 2019-20 sur la Loi sur l’accès à l’information

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Pêches et Océans Canada

Période d’établissement de rapport : 2019-04-01 au 2020-03-31

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.3 Demandes informelles

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Section 2: Motifs pour ne pas donner suite à une demande

Section 3 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

*A.I. : Affaires internationales Déf. : Défense du Canada A.S. : Activités subversives

3.5 Complexité

3.6 Demandes fermées

3.7 Présomptions de refus

Section 4: Prorogations

Section 5: Frais

Section 6: Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Section 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 8: Plaintes et enquêtes

Section 9: Recours judiciaire

Section 10: Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information