Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2017 à 2018

Table des matières

• Introduction
  • Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Mandat de Pêches et Océans Canada
• Structure organisationnelle
  • Organisation du Ministère
  • Organisation du secrétariat de l’AIPRP
• Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Points saillants du rapport statistique 2017 à 2018.
  • Aperçu des demandes présentées en 2017 à 2018 en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport
    • Disposition et délai de traitement
    • Exceptions et exclusions
    • Support des documents communiqués
    • Complexité
    • Présomption de refus
    • Prorogations
    • Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations
    • Autres demandes
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
• Collaboration stratégique
• Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes ou des vérifications
• Suivi de la conformité
• Atteintes substantielles à la vie privée
• Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
  • Programme d’espèces aquatiques envahissantes
  • Programme d’urgence d’aide liée aux conditions des glaces
• Divulgations dans l’intérêt public
• Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Annexe B : Rapport statistique 2017-18 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle a pour objet de protéger les renseignements personnels détenus par les institutions fédérales et de conférer aux personnes un droit d’accès aux renseignements personnels qui les concernent. De plus, elle accorde aux particuliers des droits en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la divulgation de leurs renseignements personnels.

L’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels exige que le responsable de chaque institution gouvernementale rédige et dépose au Parlement un rapport sur l’application de la Loi dans cette institution à la fin de chaque exercice financier.

Le présent rapport annuel décrit la façon dont Pêches et Océans Canada (MPO) a appliqué la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période allant du 1er avril 2017 au 31 mars 2018.

Mandat de Pêches et Océans Canada

Pêches et Océans Canada (MPO) appuie une croissance économique vigoureuse et durable de nos secteurs maritimes et des pêches. Il contribue également à une économie prospère axée sur le commerce mondial en soutenant les exportations et en favorisant un commerce maritime sécuritaire. Le Ministère appuie l’innovation nécessaire à une économie fondée sur le savoir au moyen de la recherche dans des secteurs en expansion, tels que l’aquaculture et la biotechnologie. Les activités du Ministère fournissent aux Canadiens un environnement propre et sain ainsi que des écosystèmes aquatiques durables grâce à la protection de l’habitat, à la gestion des océans, ainsi qu’à la recherche sur les écosystèmes.

La Garde côtière canadienne (GCC), un organisme de service spécial au sein de Pêches et Océans Canada, se charge des services et des programmes qui soutiennent l’atteinte des 3 résultats stratégiques du Ministère, tout en contribuant considérablement à la sûreté, à la sécurité et à l’accessibilité des voies navigables du Canada. La Garde côtière canadienne appuie également les autres organisations gouvernementales en fournissant une flotte civile et une vaste infrastructure côtière.

Structure organisationnelle

Organisation du Ministère

Pêches et Océans Canada est présent partout au Canada. La plupart de ses employés travaillent hors de l’administration centrale nationale, dans une des 6 régions du Ministère. L’administration centrale, située à Ottawa, établit des objectifs, des politiques, des procédures et des normes à l’échelle nationale pour l’ensemble du Ministère et la Garde côtière canadienne. Les régions sont responsables de l’exécution de programmes et d’activités selon les priorités nationales et régionales, ainsi qu’en fonction des paramètres nationaux de rendement.

Organisation du secrétariat de l’AIPRP

Le directeur du Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relève du directeur général du Secrétariat exécutif qui, à son tour, relève du sous-ministre adjoint, Secteur des politiques stratégiques. Le directeur de l’AIPRP est responsable de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de directives, de systèmes et de procédures efficaces en matière d’AIPRP, ce qui permet d’assurer le respect des obligations du Ministère en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que le traitement et la divulgation appropriés de l’information.

Le directeur général, Secrétariat exécutif agit à titre de chef de la protection des renseignements personnels (CPRP) et doit s’assurer que les enjeux liés à la protection des renseignements personnels sont connus et qu’ils sont considérés comme une priorité au MPO. Le CPRP doit également collaborer avec la haute direction en ce qui a trait aux questions stratégiques relatives à la protection des renseignements personnels. Le CPRP doit se tenir au courant des changements législatifs et politiques apportés au régime fédéral actuel de protection de la vie privée, et veiller à ce que les pratiques ministérielles s’harmonisent bien avec toutes les exigences juridiques et politiques.

Le secrétariat de l’AIPRP comprend les secteurs d’activité qui traitent les demandes en vertu de la Loi et ceux qui s’acquittent de toutes les autres responsabilités relatives à l’application de la Loi au sein du MPO. Les secteurs d’activité qui traitent les demandes sont : la Division des opérations, qui traite les demandes de renseignements personnels et assure la gestion d’enjeux; l’unité de réception, qui reçoit toutes les demandes et assure la liaison avec les demandeurs, les programmes et les régions, ainsi que le groupe de soutien administratif, qui est chargé de la numérisation, de la gestion des dossiers et du contrôle de la qualité.

Les responsabilités du Ministère en vertu de Loi sur la protection des renseignements personnels sont généralement assumées par la Division de la politique de l’information et de la protection des renseignements personnels (DPRP), qui agit à titre de centre de décision pour le Secrétariat; assure la gestion stratégique des enjeux; élabore, met en œuvre et maintien la série de politiques sur la protection de la vie privée du Ministère; supervise les divulgations du Ministère relevant du paragraphe 8(2); mène des enquêtes sur les cas d’atteintes à la vie privée et y donne suite; effectue des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée; entretient et met à jour les fichiers de renseignements personnels du Ministère; dirige le programme de formation sur la protection des renseignements personnels; assure la liaison avec la communauté d’AIPRP et supervise l’examen législatif en cours de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La DPRP a accompli d’autres tâches fondamentales, comme offrir des conseils aux employés et aux cadres supérieurs du MPO sur des questions complexes relatives à la vie privée, assurer la liaison avec le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) et partager des recommandations relatives à la divulgation de rapports d’enquête au MPO.

Les autres responsabilités sont entreprises par la Division des projets stratégiques et de l’infrastructure, qui effectue le suivi du rendement ministériel et appuie les opérations en participant aux processus de dotation et en entretenant la technologie, entre autres, afin d’assurer une bonne application continue de la Loi.

Le Secrétariat de l’AIPRP travaille avec un réseau de personnes-ressources de l’AIPRP dans chaque région et secteur pour qu’elles servent d’agents de liaison dans leurs sections respectives du Ministère.

Au total, au cours de la période visée par le présent rapport, le secrétariat de l’AIPRP a employé environ 6 employés à temps plein et un quart d’équivalent temps plein pour couvrir les postes d’expert-conseil, d’employé d’une agence ou d’employé occasionnel affectés à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Le ministre délègue la responsabilité de l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels de Pêches et Océans Canada au directeur du secrétariat de l’AIPRP ainsi qu’aux directeurs adjoints. Une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs est fournie à l’annexe A.

Points saillants du rapport statistique de 2017 à 2018

Le rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels est rédigé par des institutions gouvernementales en vue de permettre au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) d’analyser les tendances et d’assurer une surveillance.

Le rapport statistique complet de 2017 à 2018 du MPO sur la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve à l’annexe B. Les rapports statistiques des années précédentes peuvent être obtenus auprès du secrétariat de l’AIPRP sur demande.

Aperçu des demandes présentées en 2017 à 2018 en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’analyse présentée dans cette section compare les données trouvées dans le rapport statistique de 2017 à 2018 du MPO concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels avec celles de 2014 à 2015, pour produire une analyse des tendances sur 4 ans.

En 2017 à 2018, Pêches et Océans Canada a reçu 55 demandes déposées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui se sont ajoutées aux 5 demandes en suspens reportées de la période de référence précédente. Le Ministère a complété 57 des 60 demandes et a reporté les 3 autres à la période de rapport suivante. Comme l’illustre le tableau suivant, en 2017 à 2018 Pêches et Océans Canada a connu une légère augmentation (10 %) du nombre de demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels par rapport à l’exercice précédent.

On constate dans le tableau 1 ci-dessous que la conformité en 2017 à 2018 est excellente et qu’elle affiche une hausse par rapport à 2014 à 2015 (60 %), 2015 à 2016 (74 %) et 2016 à 2017 (90 %). Les données pour 2017 à 2018 révèlent que 98 % des dossiers de demande de renseignements personnels ont été clos dans le délai prescrit ou prolongé ou avant celui-ci.

Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

Disposition et délai de traitement

L’article 14 de la Loi oblige les institutions à fournir une réponse au demandeur dans les 30 jours suivant la réception de la demande ou à aviser le demandeur qu’une prorogation du délai est nécessaire. Des 57 demandes complétées pendant la période de référence :

• 17 (30 %) ont été complétées en 15 jours ou moins
• 25 demandes (44 %) ont été complétées dans un délai de 16 à 30 jours
• 13 (23 %) dans un délai de 31 à 60 jours
• 2 (3 %) dans un délai de 61 à 120 jours

En 2017 à 2018, le Ministère a répondu aux 57 demandes de la façon suivante :

• communication totale : dans 8 cas (14 %), tous les renseignements pertinents ont été communiqués en totalité au demandeur
• communication partielle : dans 31 cas (54 %), les demandeurs ont obtenu un accès partiel aux renseignements
• exemption totale : dans le cas d’une demande (2 %), aucun renseignement n’a été communiqué
• aucun document n’existe : dans 8 cas (14 %), aucun document pertinent ne relevait du Ministère
• abandon de demande : 9 demandes (16 %) ont été abandonnées par le demandeur

Aucune demande n’a été traitée pour laquelle tous les renseignements étaient exclus de la divulgation et aucune demande étaient ni confirmée ni infirmée.

Exceptions et exclusions

Les exceptions désignent les dispositions de la Loi qui autorisent ou obligent le responsable d’une institution fédérale à refuser l’accès à des renseignements demandés en vertu de la Loi. Pour ce qui est des demandes complétées pendant la période de rapport, le Ministère a invoqué les exceptions prévues aux articles/paragraphes 19(1)a), 21, 21(1)a)(iii), 22(1)b), 25, 26 et 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Comme en 2016 à 2017, l’article 26 est la disposition qui a été la plus souvent invoquée. En effet, cité dans 32 demandes, l’article 26 a été utilisé pour protéger les renseignements personnels concernant des personnes autres que le demandeur. La deuxième exception la plus citée, invoquée 9 fois, est l’alinéa 22(1)b), qui a permis de protéger des renseignements potentiellement préjudiciables à l’application de la loi ou à des enquêtes.

Les exclusions désignent les dispositions de la Loi qui excluent certains documents de l’application de cette dernière. En vertu de l’article 69, la Loi sur la protection des renseignements personnels ne s’applique pas aux renseignements personnels auxquels le public a accès et, en vertu de l’article 70, aux renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine (Documents confidentiels du Cabinet). En 2016 à 2017, aucune exclusion pour des documents confidentiels du Cabinet ou des renseignements accessibles au public n’a été invoquée.

Support des documents communiqués

Lorsque le traitement d’une demande est terminé, le demandeur peut recevoir les renseignements sur support papier ou électronique, ou il peut consulter les documents dans un des bureaux de Pêches et Océans Canada. En 2017 à 2018, dans le cas de 39 demandes, le Ministère a donné accès, en totalité ou en partie, aux documents pertinents. Pour 25 (64 %) de ces demandes, les renseignements ont été communiqués sur support électronique. Pour les 14 autres demandes (36 %), les renseignements ont été transmis sur support papier.

Complexité

Durant la période de rapport, un total de 14 555 pages pertinentes ont été traitées, contre 32 580 au cours de l’année financière précédente. Bien que le nombre total de pages traitées ait chuté entre 2016 à 2017 et 2017 à 2018, le Ministère a proportionnellement publié plus de pages intégralement ou en partie cette année, en comparaison à l’année dernière. Parmi les 14 555 pages traitées en 2017 à 2018, 57 % (8 341 pages) ont été divulgués en totalité ou en partie, par rapport à seulement 51 % (16 558 pages) l’année dernière.

Parmi les 49 demandes traitées avec des documents, 31 demandes (63 %) comportaient moins de 100 pages, 11 demandes (23 %) comportaient entre 101 et 500 pages, 1 demande (2 %) comportaient entre 501 et 1 000 pages et 6 demandes (12 %) comportaient de 1 001 à 5 000 pages.

Le Ministère a complété plusieurs demandes qui étaient assujetties à d’autres facteurs qui en augmentaient la complexité. Ces facteurs sont les suivants :

• l’obligation de consulter d’autres institutions ou organismes (8 demandes)
• l’examen des documents contenant des renseignements personnels concernant une autre personne qui sont indissociables des renseignements personnels du demandeur (15 demandes)
• le besoin d’accéder à des documents conservés dans une région située à l’extérieur de l’administration centrale nationale et/ou à un enregistrement audio contenant des renseignements personnels (12 demandes)

Présomption de refus

Parmi les 57 demandes qui ont été fermées pendant la période de rapport, le Secrétariat de l’AIPRP a fermé une seule demande après le délai prescrit. Le taux de conformité est donc de 98 % cette année, contre 90 % à l’exercice 2016 à 2017, 76 % à l’exercice 2015 à 2016 et 60 % à l’exercice 2014 à 2015. Cette constatation marque la poursuite d’une tendance à long terme visant à traiter les dossiers accumulés et le retour à un taux de conformité élevé.

Le retard de cette demande était principalement lié à la nécessité de consulter d’autres institutions gouvernementales.

Prorogations

L’article 15 de la Loi permet la prorogation du délai légal lorsque le fait de traiter la demande dans le délai prévu entraverait de façon sérieuse le fonctionnement du Ministère, si des consultations sont nécessaires, si un délai supplémentaire est nécessaire pour la traduction, ou si les renseignements personnels doivent être convertis dans un format alternatif.

Au cours de la période de référence, des prorogations ont été accordées pour 7 fois aux termes du sous-alinéa 15a)(i) parce que le traitement de ces dernières dans les délais prévus aurait sérieusement entravé le fonctionnement du Ministère. Huit prorogations ont été prises en vertu du sous-alinéa 15a)(ii) aux fins de consultations.

Au total, 15 prorogations ont été accordées pour 12 demandes, et les documents ont été « divulgués en partie » pour ces 12 demandes.

Pour 3 demandes, un délai a été prorogé pour une période de 1 à 15 jours suivant l’expiration du délai prescrit en vertu du sous-alinéa 15(1)a)(i) (interférence avec les opérations) tout comme un délai a été prorogé pour une période de 1 à 15 jours afin de pouvoir effectuer les consultations nécessaires. Les autres demandes (9) ont bénéficié d’une prorogation pour une période de 16 à 30 jours.

Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Lorsque d’autres institutions et organismes récupèrent de l’information qui concerne le MPO ou qui provient du MPO en réponse aux demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ils peuvent consulter le secrétariat de l’AIPRP pour obtenir des recommandations au sujet de la divulgation. Par autres institutions, on entend les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les autres organismes comprennent les administrations des provinces et des territoires, les administrations municipales et les gouvernements d’autres pays.

En 2017 à 2018, le MPO a reçu 4 demandes de consultation de la part d’institutions du gouvernement du Canada et n’avait aucune demande en suspens de l’exercice précédent. Les 4 consultations ont été complétées dans un délai de 30 jours. Pour 2 de ces demandes, le MPO a recommandé de divulguer les documents en totalité. Pour la troisième, il a recommandé une divulgation partielle, et pour la dernière, une exemption totale.

Aucune demande provenant d’autres organisations n’a été reçue au cours de la période de rapport.

Autres demandes

Outre le traitement des demandes de communication de renseignements personnels, l’élaboration d’outils stratégiques et la conception ainsi que la tenue de séances de formation, le secrétariat de l’AIPRP met en œuvre un nombre important d’activités non officielles liées à la protection des renseignements personnels. Ces activités comprennent le traitement de demandes informelles de communication de renseignements personnels et portent notamment sur :

• la gestion et la conduite d’enquêtes sur les atteintes possibles à la vie privée
• la divulgation de renseignements par des moyens informels, hors du cadre de la Loi, s’il y a lieu
• la communication de renseignements en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
• l’examen et la préparation d’avis sur les rapports d’enquête administratifs et les enquêtes pour harcèlement
• la collaboration avec les responsables des programmes ministériels afin d’atténuer les risques en matière de protection des renseignements personnels
• la réponse aux demandes de conseils émanant du Ministère concernant les évaluations de facteurs relatifs à la vie privée, les avis de confidentialité, les ententes d’échange de renseignements et les contrats prévoyant l’échange de renseignements personnels

Le tableau ci-dessous illustre la charge de travail associée à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels en dehors du traitement des demandes officielles de renseignements personnels. Comparativement à l’exercice 2016 à 2017, le nombre total de demandes liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels a diminué durant la période de rapport, mais le nombre de demandes non officielles concernant, entre autres, l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, les énoncés de confidentialité, les ententes d’échange de renseignements et les contrats prévoyant l’échange de renseignements personnels, a continué d’augmenter.

En outre, les chiffres relatifs aux enquêtes sur la protection des renseignements personnels réalisées dans le cas d’éventuelles atteintes à la vie privée demeurent conformes à la période de référence précédente, mais demeurent supérieurs à ceux des exercices 2014 à 2015 et 2015 à 2016. L’augmentation du signalement des atteintes à la vie privée est probablement le résultat positif des efforts de formation dynamiques du MPO et de la sensibilisation accrue du Ministère à l’égard de ses responsabilités en matière de protection des renseignements personnels. En effet, la norme sur les atteintes à la vie privée du MPO exige que toutes les atteintes soupçonnées à la vie privée soient signalées à l’AIPRP dans les 24 heures. Ce message est renforcé dans le cadre de la formation sur la protection des renseignements personnels et lors des séances de sensibilisation.

Formation et sensibilisation

Le Ministère fait des efforts considérables pour sensibiliser ses employés aux lois fédérales sur la protection des renseignements personnels ainsi qu’aux responsabilités connexes qui leur incombent, en offrant des séances de formation continue individuelles et de groupe. La formation portant sur la protection des renseignements personnels est obligatoire pour tous les cadres et les employés intérimaires qui occupent un poste de cadre du MPO pendant plus de 4 mois. Tout en encourageant les régions, les secteurs et les divisions à demander de la formation en fonction de leurs besoins particuliers, le secrétariat de l’AIPRP offre également des séances de sensibilisation semestrielles à tous les employés du Ministère.

Au cours de la période de rapport 2017 à 2018, le Ministère a offert de la formation sur la protection des renseignements personnels à 248 participants. Ces données incluent toutes les séances (12) comportant un élément se rapportant à la protection des renseignements personnels. Cela signifie que bien que certaines des séances portaient uniquement sur la protection des renseignements personnels, d’autres incluaient également des éléments de l’accès à l’information en plus de la protection des renseignements personnels.

En plus de la formation offerte par le MPO, le Ministère encourage les employés à assister à la formation sur la protection des renseignements personnels offerte par l’École de la fonction publique du Canada (ÉFPC). Le secrétariat de l’AIPRP a déployé des efforts accrus pour promouvoir la formation offerte par l’ÉFPC en 2017 à 2018, ce qui a probablement entraîné une hausse des apprenants par rapport à la période de rapport précédente. L’ÉFPC a offert des séances de formation sur la protection des renseignements personnels à plus du double du nombre de participants du MPO (205 apprenants) que lors de l’exercice financier précédent (86 apprenants). Le tableau suivant présente toutes les activités de formation ayant trait à la protection des renseignements personnels entreprises au cours de la période de rapport.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

La DPRP poursuit la révision de l’ensemble de politiques de l’AIPRP du MPO au besoin. Le Secrétariat de l’AIPRP a mis au point divers mécanismes d’intervention pour aider les employés du MPO à comprendre leurs responsabilités en ce qui concerne la protection des renseignements personnels. L’ensemble de politiques comprend la Politique du MPO sur la protection des renseignements personnels, la Directive du MPO sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, la norme du MPO sur les atteintes à la vie privée, la norme sur la communication autorisée de renseignements personnels, ainsi que des outils connexes, comme les Directives sur la communication informelle de renseignements, l’Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : analyse des besoins, les modèles d’Avis de confidentialité et les formulaires de signalement d’atteinte à la vie privée.

Cette année, le secrétariat de l’AIPRP a mis à jour le site Web de l’AIPRP interne du Ministère afin de retirer des conseils surannés, a publié des documents de communications sur les pratiques exemplaires du MPO et des conseils, et a présenté des renseignements sur les offres de formation ministérielles sur l’AIPRP.

La DPRP a poursuivi son projet d’examen des formulaires utilisés par les Services internes du MPO et, au besoin, rédige des énoncés de confidentialité qui respectent toutes les exigences législatives et politiques. Elle surveille aussi activement les questions au Parlement afin de favoriser des réponses rapides et efficaces et de repérer de manière proactive les dossiers pouvant nécessiter l’examen du Secrétariat de l’AIPRP.

Collaboration stratégique

Le Secrétariat de l’AIPRP continue de participer activement à l’élaboration et au renouvellement des documents d’orientation et de politique au sein du MPO. Grâce à sa participation à ces processus, les principes de protection des renseignements personnels sont intégrés aux documents de politique du Ministère pour garantir la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette année, l’agent de sécurité du Ministère et la Direction de la conservation et de la protection ont fait appel au Secrétariat de l’AIPRP pour examiner et réviser 3 documents de politique concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels.

Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes ou des vérifications

Le Ministère fait l’examen des résultats de chaque enquête du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) et, au besoin, intègre les leçons apprises aux processus opérationnels.

En 2017 à 2018, le MPO a reçu 3 plaintes du CPVP. L’une portait sur le traitement d’une demande officielle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et est en attente des conclusions du CPVP. Les 2 autres concernaient la divulgation de renseignements personnels par le MPO. Des observations ont été transmises au CPVP au sujet de ces 2 plaintes.

L’une des 3 plaintes reçues au cours du présent exercice financier a été classée, et un rapport de conclusions a été publié par le CPVP. Cette plainte a été jugée fondée et découle d’une erreur humaine. Afin de réduire au minimum le risque qu’une telle erreur se reproduise, le MPO a organisé des séances de formation sur la protection de la vie privée avec les employés et a émis une directive rappelant aux employés et aux gestionnaires concernés leurs rôles et leurs responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Suivi de la conformité

Pêches et Océans Canada met tous les efforts pour respecter les délais prescrits et surveille activement le temps consacré au traitement des demandes relatives à la protection des renseignements personnels. La surveillance commence dès que le secrétariat de l’AIPRP reçoit une demande, qu’elle est saisie dans le système de gestion des cas et qu’elle est attribuée à un analyste. Toutes les demandes, y compris les demandes de consultation et les demandes de conseils non officiels ou d’examen des documents, sont saisies dans le système de gestion des cas aux fins de suivi. Ce suivi électronique des délais est essentiel, car les analystes travaillent sur de nombreuses demandes assorties d’actions ayant une échéance précise, à n’importe quel moment donné. Les analystes rencontrent leurs chefs d’équipe toutes les semaines en vue d’identifier les problèmes liés aux demandes qui pourraient entraîner des retards. Les problèmes sont soulevés auprès de l’équipe de gestion de l’AIPRP, au besoin. Le directeur du secrétariat de l’AIPRP s’implique lorsqu’il doit exercer son pouvoir à titre de délégué du ministre en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour promouvoir le respect des délais et des produits livrables.

Atteintes substantielles à la vie privée

Selon le CPVP, l’atteinte à la vie privée désigne la perte de renseignements personnels, l’accès non autorisé à ce type de renseignements ou la communication non autorisée de ces renseignements. Selon la définition du Secrétariat du Conseil du Trésor, une atteinte à la vie privée est réputée substantielle si elle concerne des renseignements personnels sensibles et si on peut raisonnablement penser qu’elle risque de causer un préjudice ou un dommage sérieux à la personne et/ou si elle touche un grand nombre de personnes.

Au cours de la période de rapport, 2 atteintes à la vie privée signalées au Secrétariat de l’AIPRP du MPO ont été jugées substantielles. Dans les 2 cas, les renseignements personnels étaient sensibles et concernaient potentiellement un grand nombre de personnes. Les enquêtes ont permis de déterminer que la probabilité d’incidence sur les personnes concernées était faible. Le MPO a signalé ces atteintes au CPVP et au Secrétariat du CT et a pris des mesures visant à atténuer chaque atteinte, notamment la formation sur la protection des renseignements personnels et la mise en œuvre de pratiques plus axées sur la protection des renseignements personnels afin d’éviter qu’un incident de ce type ne se reproduise.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Afin de remplir son mandat, Pêches et Océans Canada doit entreprendre des activités qui requièrent souvent la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels. Conformément aux politiques et directives du Secrétariat du Conseil du Trésor, le Ministère se sert d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) à titre d’outils de gestion du risque pour déterminer si les programmes, les initiatives ou les projets du Ministère (nouveaux ou en cours) présentent des risques en matière de protection de la vie privée lorsqu’ils nécessitent la collecte, l’utilisation et la conservation de renseignements personnels.

Deux ÉFVP ont été réalisées durant la période visée par le rapport, une concernait le Programme sur les espèces aquatiques envahissantes et l’autre le Programme d’urgence d’aide liée aux conditions des glaces. Cette dernière a été menée en collaboration avec Emploi et Développement social Canada (EDSC).

Veuillez consulter les sommaires des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

Programme d’espèces aquatiques envahissantes

Les espèces aquatiques envahissantes (EAE) sont des organismes aquatiques qui, une fois sortis de leur environnement naturel, supplantent les espèces indigènes. Le Canada compte des centaines d’espèces envahissantes qui ont généralement des caractéristiques communes, par exemple des taux de reproduction élevés, un faible nombre de prédateurs naturels et une capacité à se développer dans différents milieux. Ces caractéristiques compliquent le contrôle des EAE et peuvent causer des changements dévastateurs à l’habitat naturel, au point de le rendre inhospitalier pour les espèces indigènes. Afin de prévenir l’introduction d’espèces aquatiques envahissantes dans les eaux canadiennes et de contrôler et de gérer leur établissement et leur propagation, le Règlement sur les espèces aquatiques envahissantes a été établi. Celui-ci complète les pouvoirs fédéraux et provinciaux existants et comble les lacunes de ces pouvoirs afin de permettre l’adoption d’un large éventail de mesures de gestion des EAE.

Programme d’urgence d’aide liée aux conditions des glaces

Le Programme d’urgence d’aide liée aux conditions des glaces est une nouvelle activité temporaire conçue pour réduire les difficultés économiques auxquelles font face les pêcheurs de la côte Est de Terre-Neuve-et-Labrador et Québec qui ont épuisé les prestations d’assurance-emploi auxquelles ils étaient admissibles et qui ne sont pas en mesure de commencer leurs activités de pêche à cause des conditions de glace exceptionnellement difficiles. Le Programme d’urgence d’aide liée aux conditions des glaces fournit jusqu’à 5 millions de dollars en subventions aux pêcheurs dans les 8 régions touchées, à partir de la deuxième semaine de mai 2017, c’est-à-dire au moment où s’amorce normalement la saison de pêche commerciale, jusqu’à la mi-juin 2017, où l’on s’attend à ce que les conditions de glace se soient suffisamment améliorées pour pouvoir commencer la pêche.

Divulgations dans l’intérêt public

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels décrit certaines circonstances dans lesquelles les renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale peuvent être communiqués sans le consentement de l’individu qu’ils concernent.

L’alinéa 8(2)m) autorise les institutions à communiquer des renseignements personnels dans les cas où des raisons d’intérêt public justifieraient clairement une éventuelle violation de la vie privée, ou dans les cas où l’individu concerné en tirerait un avantage certain. En 2017 à 2018, le MPO a procédé à 2 divulgations en vertu de l’alinéa 8(2)m), dont une pour des raisons d’ordre humanitaire. Dans les 2 cas, l’intérêt public de divulgation l’emportait clairement sur l’atteinte à la vie privée qui pouvait résulter de la divulgation, et le commissaire à la protection de la vie privée en a été informé.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Annexe B : Rapport statistique 2017-18 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport statisque sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Pêches et Océans Canada

Période d'établissement de rapport : 2017-04-01 au 2018-03-31

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Présomptions de refus

Partie 5 : Prorogations

Partie 6 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Partie 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Partie 10 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Remarque : Entrer des valeurs à 2 décimales.