Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2018-2019
Table des matières
- Introduction
- Structure organisationnelle
- Ordonnance de délégation
- Points saillants du rapport statistique pour 2018-2019.
- Formation et sensibilisation
- Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
- Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications
- Surveillance et conformité
- Atteintes substantielles à la vie privée
- Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
- Divulgations dans l’intérêt public
- Annexe A : Ordonnance de délégation
- Annexe B : Rapport statistique 2018 - 2019 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Introduction
Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels
La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle a pour objet de protéger les renseignements personnels détenus par les institutions fédérales et de conférer aux personnes un droit d’accès aux renseignements personnels qui les concernent. De plus, elle accorde aux particuliers des droits en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la communication de leurs renseignements personnels.
L’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels exige que le responsable de chaque institution gouvernementale rédige et dépose au Parlement un rapport sur l’application de la Loi dans cette institution à la fin de chaque exercice financier.
Le présent rapport annuel décrit la façon dont Pêches et Océans Canada (MPO) a appliqué la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période allant du 1er avril 2018 au 31 mars 2019.
Mandat du ministère des Pêches et des Océans
Le MPO appuie la croissance économique forte et durable de nos secteurs maritimes et des pêches, et contribue à la prospérité de l’économie par le commerce mondial en soutenant les exportations et en favorisant le commerce maritime sécuritaire. Le Ministère appuie l’innovation nécessaire à une économie fondée sur le savoir au moyen de la recherche dans des secteurs en expansion, tels que l’aquaculture et la biotechnologie. Il contribue à un environnement propre et sain et à des écosystèmes aquatiques durables pour les Canadiens, en protégeant les habitats, en gérant les océans et en menant des recherches sur les écosystèmes.
La Garde côtière canadienne, en tant qu’organisme de service spécial du MPO, est responsable des services et des programmes qui appuient l’accomplissement des quatre responsabilités fondamentales du Ministère, tout en contribuant de façon très importante à la sûreté, à la sécurité et à l’accessibilité des voies navigables du Canada. La Garde côtière canadienne appuie également d’autres organisations gouvernementales en maintenant une flotte civile et une vaste infrastructure côtière.
Structure organisationnelle
Organisation du Ministère
Le MPO assure une présence partout au Canada. La plupart de ses employés travaillent hors de l’administration centrale nationale, dans l’une des sept régions du Ministère ou des quatre régions opérationnelles de la Garde côtière canadienne. L’administration centrale, située à Ottawa, établit des objectifs, des politiques, des procédures et des normes à l’échelle nationale pour l’ensemble du Ministère et de la Garde côtière canadienne. Les régions sont responsables de la mise en œuvre des programmes et des activités, conformément aux priorités nationales et régionales, ainsi qu’aux paramètres de rendement nationaux.
Organisation du Secrétariat de l’Accès à l’information et de la Protection des renseignements personnels
Le directeur de l’Accès à l’information et de la Protection des renseignements personnels (AIPRP) relève de la direction générale du Secrétariat exécutif qui, à son tour, relève du sous-ministre adjoint principal, Secteur des politiques stratégiques. Le directeur de l’AIPRP est responsable de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de directives, de systèmes et de procédures efficaces en matière d’AIPRP, ce qui permet d’assurer le respect des obligations du Ministère en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que le traitement et la communication appropriés de l’information.
Le directeur général, Secrétariat exécutif, agit à titre de chef de la protection des renseignements personnels (CPRP) et doit s’assurer que les enjeux liés à la protection des renseignements personnels sont connus et qu’ils sont considérés comme une priorité au MPO. Le CPRP doit également collaborer avec la haute direction dans les dossiers stratégiques relatifs à la protection des renseignements personnels. Le CPRP doit se tenir au courant des changements législatifs et politiques apportés au régime fédéral actuel de protection de la vie privée, et veiller à ce que les pratiques ministérielles s’harmonisent bien avec toutes les exigences juridiques et politiques.
Le Secrétariat de l’AIPRP est divisé en deux secteurs d’activité; l’un traite les demandes officielles en vertu de la Loi et l’autre s’acquitte de toutes les autres responsabilités relatives à l’application de la Loi au sein du MPO. Chacun des secteurs d’activité est géré par un directeur adjoint.
La Division des opérations, le secteur d’activité responsable du traitement des demandes et de la gestion des enjeux, est appuyée par :
- l’unité de réception, qui supervise toutes les demandes reçues et assure la liaison avec les demandeurs, les programmes et les régions;
- un groupe de soutien administratif, qui est chargé de la numérisation, de la gestion des dossiers et du contrôle de la qualité;
- une équipe d’analystes et de consultants responsables du traitement général des demandes.
La Division des politiques et de la protection des renseignements personnels (DPRP) s’acquitte des autres responsabilités du Ministère liées à l’application de la Loi. La Division est le centre d’expertise du Ministère en matière de protection des renseignements personnels et de la vie privée. Elle assure la gestion des enjeux stratégiques, élabore, met en œuvre et tient à jour l’ensemble des politiques du Ministère en matière de protection de la vie privée, supervise la communication de renseignements par le Ministère en vertu du paragraphe 8(2), enquête et intervient en cas d’incidents soupçonnés d’atteinte à la vie privée, effectue des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, tient et met à jour les fichiers de renseignements personnels du Ministère, dirige le programme de formation sur la protection des renseignements personnels, assure la liaison avec la communauté de l’AIPRP, assure un suivi et un examen des modifications de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des politiques et règlements connexes. La DPRP accomplit d’autres tâches fondamentales, comme offrir des conseils aux employés et aux cadres supérieurs du MPO sur des questions complexes relatives à la vie privée, assurer la liaison avec le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) ou formuler des recommandations relatives à la communication d’information découlant d’enquêtes du MPO.
Au cours de la période visée par le rapport, la Division des politiques et de la protection des renseignements personnels a pris en charge les responsabilités qui relevaient auparavant de la Division de l’infrastructure et des projets stratégiques; les deux Divisions ont été fusionnées au début de cette période. Les nouvelles responsabilités assumées par la DPRP dans le cadre de cette fusion comprennent le suivi du rendement ministériel et le soutien de la Division des opérations au moyen de processus de dotation, l’embauche de ressources contractuelles, l’entretien de la technologie, d’autres projets spéciaux et la coordination du programme de formation sur l’accès à l’information afin d’assurer une bonne application continue de la Loi.
Le Secrétariat de l’AIPRP travaille avec un réseau de personnes-ressources de l’AIPRP dans chaque région et secteur pour qu’elles servent d’agents de liaison dans leurs sections respectives du Ministère.
Au total, au cours de la période visée par le présent rapport, le Secrétariat de l’AIPRP comptait environ huit équivalents temps plein (ETP) affectés à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui comprend les employés à temps plein, les consultants, le personnel d’agence et les employés occasionnels.
Ordonnance de délégation
Le ministre délègue la responsabilité de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels du MPO au directeur ainsi qu’aux directeurs adjoints du Secrétariat de l’AIPRP. Une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs est fournie à l’annexe A.
Points saillants du rapport statistique de 2018-19
Le rapport statistique concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels est rédigé par des institutions gouvernementales en vue d’aider le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) à analyser les tendances et à assurer une surveillance.
Le rapport statistique complet de 2018-2019 du MPO concernant la Loi sur la protection des renseignements personnelsse trouve à l’annexe B. Les rapports statistiques des années précédentes peuvent être obtenus auprès du Secrétariat de l’AIPRP sur demande.Aperçu des demandes présentées en 2018-19 en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
L’analyse présentée dans cette section compare les données trouvées dans le rapport statistique de 2018-2019 du MPO concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels avec celles de 2015-2016, pour produire une analyse des tendances sur quatre ans.
En 2018-2019, le MPO a reçu 70 demandes déposées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui se sont ajoutées aux 3 demandes en suspens reportées de la période de référence précédente. Parmi ces 73 demandes, le Ministère en a traité 61 et il en a reporté 12 à la période de référence suivante. Comme l’illustre le tableau suivant, le MPO a connu une augmentation de 27 % du nombre de demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels par rapport à l’exercice précédent.
La conformité pour 2018-2019 demeure positive; les chiffres de 2018-2019 montrent que 95 % des dossiers relatifs à la protection des renseignements personnels ont été fermés au plus tard à la date limite prévue par la loi ou prorogée.
| Nombre de demandes | 2015-2016 | 2016-2017 | 2017-2018 | 2018-2019 |
|---|---|---|---|---|
| Reçues pendant la période d’établissement de rapport | 56 | 50 | 55 | 70 |
| En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente | 11 | 5 | 5 | 3 |
| Total des demandes à traiter pendant la période d’établissement de rapport | 67 | 55 | 60 | 73 |
| Fermées pendant la période d’établissement de rapport | 62 | 50 | 57 | 61 |
| Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport | 5 | 5 | 3 | 12 |
| Taux de conformité du délai | 74 % | 90 % | 98 % | 95 % |
Demandes fermées pendant la période de rapport
Mesures et délai de traitement
L’article 14 de la Loi oblige les institutions à fournir une réponse au demandeur dans les 30 jours suivant la réception de la demande ou à aviser le demandeur qu’une prorogation du délai est nécessaire. Des 61 demandes traitées au cours de la période visée par le rapport, 50 (82 %) l’ont été dans les 30 jours, et 4 (moins de 7 %) dans les 60 jours. Sur les 4 demandes traitées après 60 jours, une a été fermée le 61e jour, car le 60e jour tombait un dimanche.
Le Ministère a répondu aux 61 demandes reçues en 2018-2019 de la façon suivante :
- Communication totale – Dans 5 cas (8 %), tous les renseignements pertinents ont été communiqués en totalité au demandeur.
- Communication partielle – Dans 33 cas (54 %), les demandeurs ont obtenu un accès partiel aux renseignements.
- Aucun document – Dans 14 cas (23 %), aucun document pertinent ne relevait du Ministère.
- Demande abandonnée – Dans 9 cas (15 %), le demandeur a abandonné sa demande.
Il n’y a eu aucune demande pour laquelle tous les renseignements ont été exclus ou pour laquelle le Ministère n’a pu ni confirmer ni nier l’existence des renseignements demandés.
Exceptions et exclusions
Les exemptions désignent les dispositions de la Loi qui autorisent ou obligent le responsable d’une institution fédérale à refuser l’accès à des renseignements demandés en vertu de la Loi. Pour ce qui est des demandes traitées pendant la période de rapport, le Ministère a invoqué les exemptions prévues à l’alinéa 22(1)b) et à l’article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Comme en 2017‑2018, l’article 26 est la disposition qui a été la plus souvent invoquée. En effet, cité dans 30 demandes, l’article 26 a été utilisé pour protéger les renseignements personnels concernant des personnes autres que le demandeur. La deuxième exemption la plus invoquée, soit 17 fois, a été celle prévue à l’alinéa paragraphe 22(1)b), qui a servi à protéger les renseignements susceptibles de nuire à l’application de la loi et aux enquêtes.
| Article de la Loi sur la protection des renseignements personnels | Description | Nombre de demandes |
|---|---|---|
| 22(1)b) | Enquêtes liées à l’application de la loi | 17 |
| 26 | Renseignements sur un autre individu | 30 |
Les exclusions désignent les dispositions de la Loi qui excluent certains documents de l’application de cette dernière. En vertu de l’article 69, la Loi sur la protection des renseignements personnels ne s’applique pas aux renseignements personnels auxquels le public a accès et, en vertu de l’article 70, aux renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine (documents confidentiels du Cabinet). En 2018-2019, l’exclusion des documents confidentiels du Cabinet a été citée dans une demande, où l’alinéa 70(1)a) a été invoqué.
Format des renseignements divulgués
Lorsque le traitement d’une demande est terminé, le demandeur peut recevoir les renseignements sur support papier ou électronique, ou il peut consulter les documents dans un des bureaux du MPO. En 2018‑2019, dans le cas de 38 demandes, le Ministère a donné accès, en totalité ou en partie, aux documents pertinents. Dans 31 de ces demandes (82 %), l’information a été communiquée sous forme électronique, dans 6 demandes, l’information a été communiquée sur support papier et dans 1 demande, sous une autre forme.
Complexité
Au cours de la période visée par le rapport, un total de 22 283 pages pertinentes ont été traitées, comparativement à 14 555 au cours de l’exercice précédent, ce qui représente une augmentation de 53 % du nombre total de pages traitées. Des 22 283 pages pertinentes traitées, 9 066 pages (41 %) ont été divulguées en totalité ou en partie. Et parmi les demandes traitées, 30 comptaient moins de 100 pages, 8 comptaient de 101 à 500 pages, 4 comptaient de 501 à 1 000 pages, et 5 comptaient de 1 001 à 5 000 pages.
Le Ministère a traité plusieurs demandes qui étaient assujetties à d’autres facteurs qui en augmentaient la complexité. Ces facteurs sont les suivants :
- l’examen des dossiers contenant des renseignements personnels concernant une autre personne qui sont indissociables des renseignements personnels du demandeur (26 demandes);
- des documents situés dans un bureau à l’extérieur de l’administration centrale ou des enregistrements audio contenant des renseignements personnels (7 demandes);
- l’obligation de consulter d’autres institutions ou organismes (2 demandes).
Présomption de refus
Parmi les 61 demandes qui ont été fermées pendant la période de rapport, le Secrétariat de l’AIPRP a fermé seulement 3 demandes après le délai prescrit. Cela représente un taux de conformité de 95 %, qui s’ajoute au fort taux de conformité constant du Ministère.
Il est à noter que la principale raison du retard dans les trois demandes est liée à la charge de travail.
Prorogation des délais
L’article 15 de la Loi permet la prorogation des délais qu’elle prévoit si le traitement d’une demande dans le délai initial entrave de façon déraisonnable le fonctionnement du Ministère, si des consultations sont nécessaires, si des délais supplémentaires sont nécessaires aux fins de traduction ou pour convertir les renseignements personnels dans un autre format.
Au cours de la période visée par le rapport, 12 prorogations ont été accordées; des prorogations en vertu du sous-alinéa 15a)(i) ont été accordées 11 fois, car le traitement de la demande dans le délai initial aurait nui de façon déraisonnable au fonctionnement du Ministère; une prorogation a été accordée en vertu du sous-alinéa 15a)(ii) pour des consultations. Toutes les prorogations accordées s’étendaient de 16 à 30 jours après le délai légal initial de 30 jours.
Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations
Lorsque d’autres institutions et organismes récupèrent de l’information qui concerne le MPO ou qui provient du MPO en réponse aux demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ils peuvent consulter le Secrétariat de l’AIPRP pour obtenir des recommandations au sujet de la communication de cette information. Par autres institutions gouvernementales, on entend les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les autres organismes comprennent les gouvernements provinciaux et territoriaux, les administrations municipales et les gouvernements d’autres pays.
En 2018-2019, le MPO a reçu deux demandes de consultation de 48 pages provenant d’institutions du gouvernement du Canada. Les deux demandes de consultation ont été traitées dans les 30 jours; dans les deux cas, le MPO a recommandé la communication complète des documents.
Aucune demande provenant d’autres organisations n’a été reçue au cours de la période de rapport.
Communication de renseignements aux organismes d’enquête fédéraux
Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels décrit certaines circonstances dans lesquelles les renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale peuvent être communiqués sans le consentement de la personne qu’ils concernent. L’alinéa 8(2)(e) autorise les institutions à communiquer des renseignements personnels à un organisme d’enquête fédéral figurant à l’annexe II du Règlement sur la protection des renseignements personnels qui en fait la demande par écrit en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d’enquêtes licites.
En 2018-2019, le MPO a répondu à 10 demandes en vertu de l’alinéa 8(2)(e). Dans chacune des divulgations, seule une quantité minimale de renseignements nécessaires a été divulguée, et un dossier de la divulgation à l’organisme d’enquête a été conservé par le Ministère.
Autres demandes
Outre le traitement des demandes de communication de renseignements personnels, l’élaboration d’outils stratégiques et la conception ainsi que la tenue de séances de formation, le Secrétariat de l’AIPRP met en œuvre un nombre important d’activités non officielles liées à la protection des renseignements personnels. Ces activités comprennent :
- la collaboration avec les responsables des programmes ministériels afin d’atténuer les risques en matière de protection des renseignements personnels;
- la gestion et la conduite d’enquêtes sur les atteintes possibles à la vie privée;
- la divulgation de renseignements en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
- l’examen et la préparation d’avis sur les rapports d’enquête administratifs et les enquêtes pour harcèlement;
- la réponse aux demandes de conseils du Ministère concernant les évaluations de facteurs relatifs à la vie privée, les énoncés de confidentialité, les ententes et les contrats de partage d’informations qui comprennent le partage de renseignements personnels;
- la communication de renseignements en dehors du processus officiel prescrit par la Loi, s’il y a lieu.
Le tableau ci-dessous illustre la charge de travail associée à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels en dehors du traitement des demandes officielles de renseignements personnels. Outre la hausse du nombre total d’autres demandes liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels durant la période de rapport, le nombre de demandes non officielles concernant, entre autres, l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, les énoncés de confidentialité, les ententes d’échange de renseignements et les contrats prévoyant l’échange de renseignements personnels, a continué d’augmenter.
Le nombre d’enquêtes terminées pour des atteintes potentielles à la vie privée a diminué par rapport à la période de rapport précédente. La diminution du nombre de signalements d’atteintes à la vie privée est probablement le résultat positif des efforts de formation proactifs du MPO et du niveau de sensibilisation accru au Ministère à l’égard des responsabilités en matière de protection des renseignements personnels. En effet, la norme sur les atteintes à la vie privée du MPO exige que toutes les atteintes soupçonnées à la vie privée soient signalées à l’AIPRP dans les 24 heures. Ce message est renforcé dans le cadre de la formation sur la protection des renseignements personnels et lors des séances de sensibilisation.
Au cours de la période visée par le présent rapport, le Secrétariat de l’AIPRP a constaté une augmentation de 80 % du nombre de rapports d’enquête sur le harcèlement et de rapports d’enquête administrative examinés avant de faire une divulgation aux parties concernées, et une augmentation de 17 % du nombre de demandes informelles de renseignements personnels traitées.
| Autres demandes liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels | 2015-2016 | 2016-2017 | 2017-2018 | 2018-2019 |
|---|---|---|---|---|
| Demandes non officielles traitées en matière de protection des renseignements personnels | 107 | 140 | 145 | 170 |
| Enquêtes menées sur les atteintes possibles à la vie privée | 14 | 27 | 26 | 18 |
| Examen d’enquêtes pour harcèlement et d’enquêtes administratives | 29 | 44 | 26 | 47 |
| Autres | 19 | 5 | 3 | 40 |
| Total | 169 | 216 | 200 | 275 |
Formation et sensibilisation
Le Ministère déploie des efforts considérables pour sensibiliser ses employés aux lois fédérales sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels ainsi qu’aux responsabilités connexes qui leur incombent, en offrant des séances de formation continue individuelles et communes. La formation portant sur la protection des renseignements personnels est obligatoire pour tous les cadres et les employés intérimaires qui occupent un poste de cadre du MPO pendant plus de quatre mois. Bien qu’il encourage les régions, les secteurs et les divisions à demander de la formation lorsqu’ils en ont besoin, le Secrétariat de l’AIPRP offre également des séances de sensibilisation semestrielles à tous les employés du Ministère.
Le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a offert de la formation et des séances de sensibilisation sur la divulgation proactive à de nombreux secteurs du Ministère et à la haute direction afin de préparer le Ministère à la sanction royale du projet de loi C-58.
Au cours de la période de rapport 2018-2019, le Ministère a offert de la formation sur l’AIPRP à 206 participants. Bien que certaines des séances portaient uniquement sur l’accès à l’information ou la protection des renseignements personnels, d’autres incluaient à la fois des éléments d'accès à l'information et la protection des renseignements personnels.
En plus de la formation offerte par le MPO, le Ministère encourage les employés à assister à la formation sur la protection des renseignements personnels offerte par l’École de la fonction publique du Canada (ÉFPC). Le Secrétariat de l’AIPRP a accru ses efforts pour promouvoir la formation de l’ÉFPC en 2018-2019; des participants du Ministère (232 apprenants) ont suivi les cours de formation de l’École portant sur l’AIPRP pendant la période visée du rapport. Le tableau suivant présente toutes les activités de formation ayant trait à l’AIPRP entreprises au cours de la période de rapport.
| Type de formation | Nombre d’apprenants |
|---|---|
| Formations du MPO : 12 séances | 206 |
| Formation de l’ÉFPC – Principes fondamentaux : Accès à l’information et protection des renseignements personnels (I015), et Accès à l’information au sein du gouvernement du Canada (I701) et Protection des renseignements personnels au sein du gouvernement du Canada (I702) | 476 |
| Total | 682 |
Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
La DPRP poursuit la révision de l’ensemble de politiques de l’AIPRP du MPO au besoin. Le Secrétariat de l’AIPRP a mis au point divers mécanismes d’intervention pour aider les employés du MPO à comprendre leurs responsabilités en ce qui concerne la protection des renseignements personnels. L’ensemble de politiques comprend la Politique du MPO sur la protection des renseignements personnels, la Directive du MPO sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, la norme du MPO sur les atteintes à la vie privée, la norme sur la communication autorisée de renseignements personnels, ainsi que des outils connexes, comme les Directives sur la communication informelle de renseignements, l’Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : analyse des besoins, les modèles d’avis de confidentialité et les formulaires de signalement d’atteinte à la vie privée.
La DPRP a poursuivi l’examen des formulaires utilisés par les Services internes du MPO et, au besoin, a rédigé des énoncés de confidentialité qui respectent toutes les exigences législatives et politiques. Elle surveille aussi activement les questions au Parlement afin de favoriser des réponses rapides et efficaces et de repérer de manière proactive les dossiers pouvant nécessiter l’examen du Secrétariat de l’AIPRP.
Au cours de l’année visée par le présent rapport, un modèle d’entente d’échange de renseignements a été ajouté à la série d’outils de gestion des risques du Ministère pour régir la communication courante de renseignements personnels.Collaboration stratégique
Le Secrétariat de l’AIPRP continue de participer activement à l’élaboration et au renouvellement des documents d’orientation et de politique au sein du MPO, ce qui permet d’intégrer les principes de protection des renseignements personnels aux documents de politique du Ministère pour garantir la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications
Le Ministère examine les résultats de chaque enquête et vérification du commissaire à la protection de la vie privée. Le cas échéant, le MPO intègre les leçons apprises aux processus opérationnels.
En 2018-2019, le MPO a reçu une plainte relative à la protection des renseignements personnels du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP); la plainte portait sur le traitement d’une demande officielle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Dix plaintes, y compris des plaintes reportées des périodes de rapport précédentes, ont été réglées, et le CPVP a publié des rapports sur ses constatations. Quatre des dix plaintes ont été jugées fondées et les six autres non fondées.Surveillance et conformité
Le MPO fait tout son possible pour respecter les délais prescrits et surveille activement le temps consacré au traitement des demandes de renseignements personnels et des demandes de correction de renseignements personnels. La surveillance commence dès que le Secrétariat de l’AIPRP reçoit une demande, qu’elle est saisie dans le système de gestion des cas et qu’elle est attribuée à un analyste. Toutes les demandes, y compris les demandes de consultation et les demandes de conseils non officiels ou d’examen des documents, sont saisies dans le système de gestion des cas aux fins de suivi. Ce suivi électronique des délais est essentiel, car les analystes travaillent sur de nombreuses demandes assorties d’actions ayant une échéance précise, à n’importe quel moment donné. Les analystes se réunissent avec leurs chefs d’équipe toutes les semaines en vue de définir les problèmes liés aux demandes qui pourraient entraîner des retards. Les problèmes sont soulevés auprès de l’équipe de direction de l’AIPRP, au besoin. La direction du Secrétariat de l’AIPRP participe aux dossiers lorsqu’elle peut se servir de son pouvoir à titre de déléguée du ministre en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour promouvoir le respect des délais et des produits à livrer.
Atteintes substantielles à la vie privée
Selon le CPVP, l’atteinte à la vie privée désigne la perte de renseignements personnels, l’accès non autorisé à ce type de renseignements ou la communication non autorisée de ces renseignements. Selon la définition du SCT, une atteinte à la vie privée est réputée substantielle si elle concerne des renseignements personnels sensibles et si on peut raisonnablement penser qu’elle risque de causer un préjudice ou un dommage sérieux à la personne ou si elle touche un grand nombre de personnes.
Au cours de la période de rapport, une atteinte à la vie privée signalée au Secrétariat de l’AIPRP du MPO a été jugée substantielle. Dans ce cas, les renseignements personnels étaient de nature délicate et ne concernaient qu’une seule personne. L’enquête sur l’incident a révélé que la probabilité d’impact sur la personne touchée était faible, car elle a été avisée immédiatement. Le MPO a signalé cette atteinte au CPVP et au SCT et a pris des mesures visant à l’atténuer, notamment la formation sur la protection des renseignements personnels et la mise en œuvre de pratiques plus axées sur la protection des renseignements personnels afin d’éviter qu’un incident de ce type ne se reproduise.
Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Afin de remplir son mandat, le MPO doit entreprendre des activités qui requièrent souvent la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels. Conformément aux politiques et directives du SCT, le Ministère se sert d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) à titre d’outils de gestion du risque pour déterminer si les programmes, les initiatives ou les projets du Ministère (nouveaux ou ayant subi des modifications importantes) présentent des risques en matière de protection de la vie privée lorsqu’ils nécessitent la collecte, l’utilisation et la conservation de renseignements personnels.
Deux ÉFVP ont été réalisées au cours de la période visée par le rapport, l’une pour le programme du Fonds des pêches de l’Atlantique et l’autre pour le Programme d’adoption des technologies propres pour les pêches et l’aquaculture. Les sommaires complets de ces ÉFVP peuvent être consultés à l’adresse suivante :sommaires des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.
Fonds des pêches de l’Atlantique (FPA)
Le programme du FPA est un programme de contribution financé conjointement par les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Il a pour objectif d’aider le secteur canadien du poisson et des fruits de mer à opérer une transformation et une innovation visant à répondre à la demande croissante de produits de la mer à l’échelle mondiale. Son but est de commercialiser du poisson et des fruits de mer durables, de grande valeur et de grande qualité, au pays et partout dans le monde.
En plus d’être le fruit d’un partenariat entre le gouvernement du Canada, les provinces et territoires, le programme du FPA collabore avec l’industrie, les organisations syndicales, les communautés autochtones, les communautés scientifiques et universitaires pour cibler et appuyer des projets éventuels et des activités d’intérêt commun. Le programme du FPA comporte un volet régional (Atlantique) et un volet national.
Programme d’adoption des technologies propres pour les pêches et l’aquaculture (PATPPA)
Le PATPPA aidera les industries canadiennes des pêches et de l’aquaculture pour qu’elles améliorent leur performance environnementale. Pour atteindre cet objectif, le programme offrira du financement pour aider l’adoption poussée par les industries de technologies et de procédés propres commercialisables et/ou des pratiques durables dans les activités quotidiennes menées dans les installations aquacoles et de pêche sauvage. Cela comprend les modifications ou les changements (p. ex. adaptation) apportés aux technologies, aux procédés ou aux pratiques durables afin de les rendre opérationnels aux fins d’utilisation dans le contexte canadien.
Divulgations dans l’intérêt public
Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels décrit certaines circonstances dans lesquelles les renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale peuvent être communiqués sans le consentement de la personne qu’ils concernent.
L’alinéa 8(2)(m) autorise les institutions à communiquer des renseignements personnels dans les cas où des raisons d’intérêt public justifieraient clairement une éventuelle violation de la vie privée, ou dans les cas où l’individu concerné en tirerait un avantage certain. En 2018-2019, le MPO n’a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de l’alinéa 8(2)(m).
Annexe A : Ordonnance de délégation
Description
Copie de l’ordonnance de délégation désignant le directeur et directeurs adjoints du secrétariat de l’AIPRP les pouvoirs, obligations et fonctions dont le ministre est, en qualité de responsable de Pêches et Océans Canada, investi par les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de son règlement mentionnés.
Annexe B : Rapport statistique 2018-19 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Rapport statisque sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Nom de l'institution : Pêches et Océans Canada
Période d'établissement de rapport : 2018-04-01 au 2019-03-31
| Source | Nombres de demandes |
|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 70 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 3 |
| Total | 73 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 61 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 12 |
Partie 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport
| Disposition des demandes | Délai de traitement | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 1 | 4 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 5 |
| Communication partielle | 2 | 20 | 7 | 1 | 1 | 2 | 0 | 33 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n'existe | 9 | 5 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 14 |
| Demande abandonnée | 5 | 4 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 9 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 17 | 33 | 7 | 1 | 1 | 2 | 0 | 61 |
| Article | Nombre de demandes | Articles | Nombre de demandes | Articles | Nombre de demandes |
|---|---|---|---|---|---|
| 18(2) | 0 | 22(1) a)(i) | 0 | 23 a) | 0 |
| 19(1) a) | 0 | 22(1) a)(ii) | 0 | 23 b) | 0 |
| 19(1) b) | 0 | 22(1) a)(iii) | 0 | 24 a) | 0 |
| 19(1) c) | 0 | 22(1) b) | 17 | 24 b) | 0 |
| 19(1) d) | 0 | 22(1) c) | 0 | 25 | 0 |
| 19(1) e) | 0 | 22(2) | 0 | 26 | 30 |
| 19(1) f) | 0 | 22.1 | 0 | 27 | 0 |
| 20 | 0 | 22.2 | 0 | 28 | 0 |
| 21 | 6 | 22.3 | 0 |
| Article | Nombre de demandes | Article | Nombres de demandes | Article | Nombre de demandes |
|---|---|---|---|---|---|
| 69(1) a) | 0 | 70(1) | 0 | 70(1) d) | 0 |
| 69(1) b) | 0 | 70(1) a) | 1 | 70(1) e) | 0 |
| 69.1 | 0 | 70(1) b) | 0 | 70(1) f) | 0 |
| 70(1) c) | 0 | 70.1 | 0 |
| Disposition | Papier | Électronique | Autres |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 2 | 3 | 0 |
| Communication partielle | 4 | 28 | 1 |
| Total | 6 | 31 | 1 |
2.5 Complexité
| Disposition des demandes | Nombre de pages traitées | Nombre de pages communiquées | Nombre de demandes |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 23 | 23 | 5 |
| Communication partielle | 22260 | 9043 | 33 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 9 |
| Ni confirmé ni infirmée | 0 | 0 | 0 |
| Total | 22283 | 9066 | 47 |
| Disposition | Moins de 100 pages traitées | 101 à 500 pages traitées | 501 à 1000 pages traitées | 1001 à 5000 pages traitées | Plus de 5000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Page communiquées | Nombre de demandes | Page communiquées | Nombre de demandes | Page communiquées | Nombre de demandes | Page communiquées | Nombre de demandes | Page communiquées | |
| Communication totale | 5 | 23 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 16 | 409 | 8 | 1213 | 4 | 1514 | 5 | 5907 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 9 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 30 | 432 | 8 | 1213 | 4 | 1514 | 5 | 5907 | 0 | 0 |
| Disposition | Consultation | Avis juridique | Renseignements entremêlés | Autres | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 3 | 3 |
| Communication partielle | 2 | 0 | 26 | 4 | 32 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 2 | 0 | 26 | 7 | 35 |
2.6 Présomptions de refus
| Nombre de demandes fermées après le délai statutaire | Motif principal | |||
|---|---|---|---|---|
| Charge de travail | Consultation externe | Consultation interne | Autres | |
| 3 | 3 | 0 | 0 | 0 |
| Nombre de jours de retard | Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé | Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé | Total |
|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 jours | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 jours | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 jours | 0 | 1 | 1 |
| 121 à 180 jours | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 jours | 0 | 2 | 2 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 3 | 3 |
| Demandes de traduction | Acceptées | Refusées | Total |
|---|---|---|---|
| De l'anglais au français | 0 | 0 | 0 |
| Du français à l'anglais | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 |
| Alinéa 8(2)e) | Alinéa 8(2)m) | Paragraphe 8(5) | Total |
|---|---|---|---|
| 10 | 0 | 0 | 10 |
| Disposition des demandes de correction reçues | Nombre |
|---|---|
| Mentions annexées | 0 |
| Demandes de correction acceptées | 0 |
| Total | 0 |
Partie 5 : Prorogations
| Disposition des demandes où le délai a été prorogé | 15a)(i) Entrave au fonctionnement | 15a)(ii) Consultation | 15b) Traduction ou conversion | |
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autres | |||
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 11 | 0 | 1 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n’existe | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 11 | 0 | 1 | 0 |
| Durées des prorogations | 15a)(i) Entrave au fonctionnement | 15a)(ii) Consultation | 15b) Traduction ou conversion | |
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autres | |||
| 1 à 15 jours | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 jours | 11 | 0 | 1 | 0 |
| Total | 11 | 0 | 1 | 0 |
Partie 6 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations
|
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 1 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 1 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 |
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 101 à 500 pages traitées | De 501 à 1000 pages traitées | De 1001 à 5000 pages traitées | Plus de 5000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1785 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1785 | 0 | 0 |
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 101 à 500 pages traitées | De 501 à 1000 pages traitées | De 1001 à 5000 pages traitées | Plus de 5000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Article 31 | Article 33 | Article 35 | Recours judicaire | Total |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 1 | 10 | 0 | 12 |
| Nombre d'ÉFVP terminées | 2 |
Partie 10 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
| Dépenses | Montant | |
|---|---|---|
| Salaires | 615 459 $ | |
| Heures supplémentaires | 0 $ | |
| Biens et services | 50 439 $ | |
| • Contrats de services professionnels | 22 772 $ | |
| • Autres | 27 667 $ | |
| Total | 665 898 $ | |
| Ressources | Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels |
|---|---|
| Employés à templs plein | 6,90 |
| Employés à temps partiel et occasionnels | 0,99 |
| Employés régionaux | 0,00 |
| Experts-conseils et personnel d'agence | 0,15 |
| Étudiants | 0,00 |
| Total | 8,04 |
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