Rapport annuel au Parlement sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information 2021-2022

Table des matières

• Introduction
  • Objectif de la Loi sur l’accès à l’information
  • Mandat de Pêches et Océans Canada
• Structure organisationnelle
  • Organisation du Ministère
  • Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
• Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Points saillants du rapport statistique pour 2021-22
  • Aperçu des demandes présentées en 2021-22 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
    • Sources des demandes
    • Demandes non officielles
  • Demandes fermées pendant la période de rapport
    • Mesures et délai de traitement
    • Exemptions et exclusions
    • Format des renseignements divulgués
    • Complexité
    • Présomption de refus
    • Prorogation des délais
    • Motifs des prorogations et dispositions des demandes
    • Durée des prorogations
    • Répercussions de la COVID-19 sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information
  • Consultations
    • Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes
    • Recommandations et délai de traitement
    • Délais de traitement des demandes de consultation relatives aux documents confidentiels du Cabinet
• Rapports sur les frais d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
  • Stratégie numérique
• Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications
• Surveillance de la conformité
• Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Annexe B : Rapport statistique de 2021-22 sur la Loi sur l’accès à l’information

Introduction

Objectif de la Loi sur l'accès à l'information

La Loi sur l’accès à l’information (Loi), est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Cette Loi accorde au public le droit d’accès aux renseignements relevant d’institutions fédérales, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.

Le paragraphe 94(1) de la Loi sur l’accès à l’information exige que le responsable de chaque institution fédérale prépare et soumette au Parlement un rapport sur l’application de la Loi dans cette institution à la fin de chaque exercice. Le présent rapport est également préparé et déposé conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Le présent rapport annuel décrit la façon dont le ministère de Pêches et Océans Canada (MPO) a appliqué la Loi sur l’accès à l’information pendant la période du 1er avril 2021 au 31 mars 2022.

Mandat de Pêches et Océans Canada

Le MPO est responsable de la protection des eaux canadiennes et de la gestion des ressources halieutiques et océaniques du Canada. Le MPO contribue à garantir des écosystèmes aquatiques sains et durables grâce à la protection de l'habitat et aux recherches scientifiques rigoureuses. Le MPO appuie la croissance économique dans les secteurs maritimes et des pêches et l'innovation dans des domaines comme l'aquaculture et la biotechnologie. Le MPO s'engage à collaborer avec les pêcheurs, les collectivités côtières et les peuples autochtones afin d'assurer leur prospérité à long terme, laquelle repose sur le poisson et les fruits de mer.

La Garde côtière canadienne est un organisme de service spécial du MPO qui travaille pour assurer la sécurité de tous les navigateurs dans les eaux canadiennes et à protéger l’environnement marin du Canada. Elle soutient la croissance économique du Canada grâce au transport sûr et efficace lié au commerce maritime dans les eaux canadiennes et à l’extérieur de celles-ci. La GCC contribue à assurer la souveraineté et la sécurité du Canada par sa présence dans les eaux canadiennes. La GCC appuie également d’autres organisations gouvernementales en maintenant une flotte civile et une vaste infrastructure côtière.

Structure organisationnelle

Organisation du Ministère

Le MPO assure une présence partout au Canada. La plupart de ses employés travaillent hors de l’administration centrale nationale, dans l’une des sept régions du MPO ou des quatre régions opérationnelles de la GCC. L’administration centrale, située à Ottawa, établit des objectifs, des politiques, des procédures et des normes à l’échelle nationale pour le MPO et la GCC. Les régions sont responsables de l’exécution de programmes et d’activités selon les priorités nationales et régionales, ainsi qu’en fonction des paramètres nationaux de rendement.

Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le directeur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relevait du sous-ministre adjoint, Ressources humaines et Services intégrés, durant la période de rapport. Toutefois, à compter du 1er avril 2022, le directeur de l’AIPRP relève du directeur général de la Direction des affaires publiques.

Le directeur de l’AIPRP est responsable de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces relatifs à l’AIPRP. Ce mandat permet de veiller à ce que soient assumées les responsabilités du MPO en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et que le traitement et la divulgation des renseignements soient effectués de manière conforme.

Le Secrétariat de l’AIPRP est divisé en deux secteurs d’activité selon leurs principales fonctions, et les secteurs d’activité sont gérés par des directeurs adjoints. Un secteur d’activité est chargé du traitement des demandes officielles effectuées en vertu de la Loi, tandis que l’autre s’occupe des autres activités relatives à l’application de la Loi au sein du MPO.

La Division des opérations est responsable du traitement des demandes et de la gestion des enjeux, elle est appuyée par :

• l’unité de réception, qui supervise toutes les demandes reçues et assure la liaison avec les demandeurs, les programmes et les régions;
• un groupe de soutien administratif qui est chargé de numériser/ téléverser des documents, de la gestion des dossiers et du contrôle de la qualité;
• une équipe d’analystes et de consultants responsables du traitement général des demandes.

La Division des politiques et de la protection des renseignements personnels (DPRP) s’acquitte de bon nombre des autres responsabilités liées à l’application de la Loi. La DPRP agit à titre de centre de décision pour le Secrétariat et offre des conseils aux représentants du ministère sur des questions complexes concernant l’accès à l’information, met à jour le chapitre Info Source du MPO, enquête et répond aux incidents potentiel d'atteinte à la vie privée, fournit des conseils aux secteurs de programme et les aide à effectuer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, supervise les divulgations du MPO en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, supervise les divulgations proactives de renseignements, y compris les exigences de la partie 2 de la LAI , fournit des conseils à la haute direction sur les changements relatifs à la Loi et aux politiques connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), et assure la liaison avec la communauté de l’AIPRP.

La DPRP est également responsable de faire le suivi du rendement du Ministère, d’appuyer la Division des opérations dans le cadre des processus de dotation, d’embaucher des ressources contractuelles, de tenir à jour la technologie de gestion des cas, de diriger des projets stratégiques visant à améliorer l’exécution générale du programme d’AIPRP, et de coordonner le programme de formation sur l’accès à l’information afin d’assurer l’application efficace et continue de la Loi.

Le Secrétariat de l’AIPRP collabore avec un réseau de personnes-ressources dans chaque région et secteur pour qu’elles servent d’agents de liaison dans leurs sections respectives du Ministère.

Au total, au cours de la période visée par le présent rapport, le Secrétariat de l’AIPRP comptait environ 29,89 employés à temps plein affectés à l’application de la Loi sur l’accès à l’information, ce qui comprend les employés à temps plein, les consultants, le personnel des organismes, les employés occasionnels et les étudiants.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

La ministre délègue la responsabilité de l’administration de la Loi sur l’accès à l’information de Pêches et Océans Canada au directeur ainsi qu’aux directeurs adjoints du Secrétariat de l’AIPRP. Une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs est fournie à l’annexe A.

Points saillants du rapport statistique pour 2021-22

Le rapport statistique concernant la Loi sur l’accès à l’information est rédigé par des institutions gouvernementales pour aider le SCT du Canada à analyser les tendances et à assurer une surveillance.

Le rapport statistique de 2021-22 du MPO concernant la Loi sur l’accès à l’information se trouve à l’annexe B. Les rapports statistiques des années précédentes peuvent être obtenus auprès du Secrétariat de l’AIPRP sur demande.

Aperçu des demandes présentées en 2021-22 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

L’analyse présentée dans cette section compare les données trouvées dans le rapport statistique de 2021-22 du MPO concernant la Loi sur l’accès à l’information avec celles de 2019-20, pour produire une analyse des tendances sur trois ans.

En 2021-22, le MPO a reçu 625 demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ainsi que 189 demandes en suspens provenant de la période de rapport précédente. Le Ministère a traité 632 de ces 814 demandes et a reporté 182 demandes à la période de référence suivante.

Comme indiqué dans le tableau 1 ci-dessous, le taux de conformité pour 2021-22 était de 96,8 %. Les données pour 2021-22 révèlent que 632 ont été traitées, de ces dossiers 612 ont été traitées dans le délai prescrit. Malgré une augmentation des demandes traitées et achevées par rapport aux périodes de référence précédentes, les données disponibles montrent un taux de conformité excellent au cours des trois dernières années.

Le tableau suivant illustre les fluctuations de la charge de travail au cours des trois dernières années.

Sources des demandes

Parmi les 625 demandes reçues au cours de la période visée par le rapport, les trois principales catégories de demandeurs qui se sont identifiés sont : le grand public avec 208 demandes (33 %), suivi des entreprises du secteur privé avec 144 demandes (23 %), puis des organisations avec 98 demandes (16 %). Les autres demandes provenaient de : personnes qui ont refusé de s’identifier, avec 83 demandes (13 %); des médias, avec 80 demandes (13 %); et du milieu universitaire, avec 12 demandes (2 %).

Demandes non officielles

Les demandes d’accès non officielles sont définies comme les demandes d’information qui sont présentées au Secrétariat de l’AIPRP, mais qui ne sont pas traitées en vertu de la Loi. En janvier 2012, le SCT a commencé à exiger des ministères la publication en ligne des résumés de leurs demandes d’accès à l’information entières afin de permettre au public d’en demander des copies de manière informelle. Aux fins du rapport statistique concernant la Loi sur l’accès à l’information, cette définition exclut ce qui suit : les demandes présentées par des employés du MPO dans l’exercice de leurs fonctions, notamment les demandes de services internes pour l’examen de rapports sur des incidents de sécurité, de plaintes de harcèlement et d’évaluations ou vérifications internes; les demandes de conseils stratégiques; les réponses aux questions parlementaires et aux demandes des médias; l’examen de documents qui seront publiés en ligne. Compte tenu de ces mises en garde, le MPO a traité 359 demandes d’accès non officielles pour des documents déjà publiés.

Demandes fermées pendant la période de rapport

Mesures et délai de traitement

L’article 7 de la Loi oblige les institutions à fournir une réponse à un demandeur dans les 30 jours suivant la réception de sa demande ou à aviser le demandeur qu’une prorogation du délai est nécessaire. Parmi les 632 demandes traitées au cours de la période visée par le rapport, 277 demandes (44 %) ont été traitées dans un délai de 30 jours ou moins, 83 demandes (13 %) dans un délai de 31 à 60 jours, 124 demandes (19 %) dans un délai de 61 à 120 jours, 62 demandes (10 %) dans un délai de 121 à 180 jours, 69 demandes (11 %) dans un délai de 181 à 365 jours et 17 demandes (3 %) en plus de 365 jours.

En 2021-22, le MPO a répondu aux 632 demandes traitées de la façon suivante :

• Divulgués en totalité – Dans 71 cas traités (11 %), tous les renseignements pertinents ont été communiqués en totalité au demandeur.
• Divulgués en partie – Dans 359 cas traités (57 %), les renseignements ont été partiellement communiqués au demandeur.
• Exemption totale – Dans 11 cas traités (< 2 %), aucun renseignement pertinent n’a été communiqué au demandeur.
• Aucun document – Dans 141 cas traités (22 %), aucun document pertinent ne relevait du MPO.
• Abandon de demande – Dans 50 cas traités (8 %), le demandeur a abandonné la demande, en la retirant officiellement ou en ne donnant pas suite à une communication de la part du Secrétariat de l’AIPRP, par exemple une demande de précisions.
• Aucune demande n’a été traitée dans laquelle aucune information ne pouvait être divulguée, car toute l’information demandée faisait l’objet d’une exception en vertu de l’article 68 ou 69 de la Loi, dans laquelle les demandes ont été transmises à une autre institution gouvernementale qui avait un plus grand intérêt à l’objet de la demande ni dans laquelle le MPO ne pouvait ni confirmer ni nier l’existence des renseignements demandés.

Comme le montre le tableau 2, le MPO a reporté 182 demandes en suspens à la période de rapport suivante. Le tableau 2 donne un aperçu de ces demandes en fonction de la période de rapport au cours de laquelle elles ont été reçues. En date du 31 mars 2022, 72,5 % des demandes en suspens reportées des années précédentes à l’exercice 2022-23 respectaient les délais prévus par la loi. De plus, la majorité (75,3 %) des demandes en suspens reportées en 2022-23 ont été reçues au cours de la période de rapport 2021-22.

Exemptions et exclusions

La Loi sur l’accès à l’information accorde au public le droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents du gouvernement fédéral relevant des institutions fédérales, sous réserve d’exceptions précises et limitées. Ces exceptions sont appelées des « exemptions » et des « exclusions ». Les exemptions désignent les dispositions de la Loi qui autorisent ou obligent le responsable d’une institution fédérale à refuser l’accès à des renseignements demandés en vertu de la Loi.

En 2021-22, les cinq exemptions les plus fréquemment invoquées n’ont pas changé par rapport à la période précédente.

Le tableau suivant montre les cinq exemptions les plus fréquemment invoquées par le MPO en 2021-22.

Les exclusions désignent les dispositions de la Loi qui excluent certains documents de l’application de cette dernière. La Loi ne s’applique pas aux documents publiés et, en vertu de l’article 68 et 69, aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine (documents confidentiels du Cabinet); ces articles ont tous deux été invoqués par le MPO durant la période de rapport. Les documents publiés ont été exclus dans 63 demandes et les exclusions relatives aux documents confidentiels du Cabinet ont été appliquées dans 88 demandes.

Consultez l’annexe B pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des exemptions et des exclusions invoquées par le MPO en 2021-22, présentées par article, paragraphe et alinéa. Aux fins du présent rapport, si une exemption ou une exclusion a été invoquée à plusieurs reprises dans une même demande, elle sera signalée une seule fois dans l’annexe B.

Format des renseignements divulgués

Lorsque le traitement d’une demande est terminé, le demandeur peut recevoir les renseignements sur support papier ou électronique, ou il peut consulter les documents dans un des bureaux du MPO. Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a donné accès, en totalité ou en partie, aux documents pertinents dans le cas de 430 demandes. Des renseignements ont été fournis sur support papier pour 24 de ces demandes (5,6 %), sur support électronique pour 404 demandes (94.0 %) et sur d’autres supports (audio) pour les deux autres demandes (0.4 %).

Complexité

En 2021-22, le Secrétariat de l’AIPRP a traité en tout 328 934 pages pertinentes. Parmi les pages pertinentes traitées, 128 169 (39 %) pages ont fait l’objet d’une communication totale ou partielle.

Parmi les 632 demandes traitées au cours de la période visée par le rapport, 491 des demandes était pertinentes. Parmi les 491 demandes traitées au cours de la période visée, 274 (56 %) ont nécessité le traitement de moins de 100 pages pertinentes, 98 demandes (20 %) ont nécessité le traitement de 101 à 500 pages, 44 (9 %) ont nécessité le traitement de 501 de 1 000 pages, 61 (12%) ont nécessité le traitement de 1001 à 5 000 pages et 14 (3 %) ont nécessité le traitement de plus de 5 000 pages.

De plus, deux demandes visant plus de 120 minutes de format audio ont été présentées. Sur les 649 minutes de format audio traitées, 493 minutes (76 %) ont été divulguées et 153 minutes (24 %) ont été divulguées en partie.

Présomption de refus

Au cours du période de référence 2021-22, le Secrétariat de l’AIPRP a fermé 20 demandes (3%) après la date limite prévue par la Loi.

La principale raison du retard dans les demandes achevées après le délai légal était l’interférence avec les opérations ou la charge de travail.

Prorogation des délais

L’article 9 de la Loi permet la prorogation du délai légal s’il est nécessaire de procéder à des consultations, ou si la demande se rapporte à un si grand nombre de documents que son traitement dans les délais prévus entraverait sérieusement le fonctionnement du Ministère.

Motifs des prorogations et dispositions des demandes

Au cours de la période de référence, 611 prorogations ont été accordé  pour les raisons suivantes :

• Alinéa 9(1)a) – Les délais ont été prorogés pour 275 demandes, parce que celles-ci se rapportaient à un si grand nombre de documents que leur traitement dans les délais prévus aurait sérieusement entravé le fonctionnement du Ministère;
• Alinéa 9(1)b) – Les délais ont été prorogés 166 fois afin de permettre la consultation d’autres institutions ou organismes. Dans 15 de ces cas, les délais ont été prorogés aux fins de consultation de l’Unité des services juridiques du MPO à propos de l’application de l’article 69 relativement aux documents confidentiels du Cabinet, et pour 151 cas, les délais ont été prorogés aux fins de consultation avec d’autres ministères; et
• Alinéa 9(1)c) – Les délais ont été prorogés 170 fois afin de permettre la consultation de tiers.

Durée des prorogations

La durée d’une prorogation est liée au type de prorogation adopté. Par exemple, les consultations sur les documents confidentiels du Cabinet prennent souvent 120 jours, tandis que les processus d’avis aux tiers prennent habituellement 60 jours.

Des 611 prorogations accordées :

• 171 demandes ont été prorogées de 30 jours ou moins;
• 257 demandes ont été prorogées de 31 à 60 jours;
• 114 demandes ont été prorogées de 61 à 120 jours;
• 46 demandes ont été prorogées de 121 à 180 jours;
• 18 demandes ont été prorogées de 181 à 365 jours;
• sept demandes ont été prorogées de 365 jours ou plus.

Répercussions de la COVID-19 sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information

La COVID-19 a continué de compliquer la tâche des institutions tout au long de la période de rapport. Le droit d’accès est un droit quasi-constitutionnel, mais le traitement des demandes d’AIPRP n’est pas considéré comme un service essentiel aux fins de la planification de la continuité des opérations. Malgré cela, le MPO est resté engagé pour continuer à fournir des services ininterrompus aux Canadiens.

Les solutions élaborées et mises en œuvre grâce à l’utilisation de nouveaux outils et de nouvelles applications ont permis au MPO d’atténuer les lacunes techniques et les obstacles opérationnels afin d’assurer la continuité du traitement des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant toute la période de la pandémie de la COVID-19. Ces solutions représentent la résilience du Ministère, sa capacité à rester agile, élaborer et adopter des solutions novatrices, et à être équipé pour surmonter les obstacles qui, autrement, entraveraient l’excellent dossier du MPO en matière de résultats.

Consultations

Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes

Lorsque d’autres institutions et organismes récupèrent de l’information qui concerne le MPO ou qui en provient en réponse aux demandes d’accès aux renseignements, ils peuvent consulter le Secrétariat de AIPRP du MPO pour obtenir des recommandations au sujet de la publication. Par autres institutions, on entend les institutions fédérales assujetties à la Loi sur l’accès à l’information. Les organisations comprennent les gouvernements provinciaux, territoriaux et municipaux, ainsi que les gouvernements d’autres pays.

En 2021-22, le MPO a traité 205 demandes de consultation; 180 de ces demandes ont été reçues au cours de la période de rapport et 25 demandes étaient en suspens depuis la période précédente. De ces 205 demandes le MPO a traité 188 et il en a reporté 17 à la période de rapport suivante.

Recommandations et délai de traitement

Les 150 demandes de consultation traitées en 2021-22 par le MPO concernaient d’autres institutions gouvernementales. De ce nombre, 99 (66 %) ont été traitées dans les 30 jours et 51 (34 %) ont nécessité un traitement de plus de 60 jours. Dans 107 cas (71 %), le MPO a recommandé que l’institution visée par la consultation communique l’information en entier.

Le MPO a traité 38 demandes de consultation provenant d’organismes en 2021-22 ; 31 (82 %) de ces consultations ont été effectuées dans les 30 jours et sept (18 %) ont nécessité un traitement de plus de 60 jours.

Délais de traitement des demandes de consultation relatives aux documents confidentiels du Cabinet

Le Secrétariat de l’AIPRP consulte l’Unité des services juridiques du MPO à propos de l’application de l’article 69 relativement à toutes les exclusions (documents confidentiels du Cabinet). À l’occasion, les Services juridiques transmettent la consultation au Bureau du Conseil privé (BCP) pour avoir un avis supplémentaire. Aux fins du rapport statistique, lorsqu’une consultation est transmise de cette manière, elle est enregistrée comme consultation du Bureau du Conseil privé au lieu de consultation des Services juridiques.

Le Secrétariat de l’AIPRP a reçu une réponses directement des Services juridiques concernant une consultation en 2021-22. Une réponse a été reçue pour cette demande dans un délai de 31 à 60 jours. Aucune consultation sur les documents confidentiels du Cabinet n’a été transmise au Bureau du Conseil privé au cours de la période de rapport 2021-22.

Rapports sur les frais d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable rende compte tous les ans au Parlement des frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les droits perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information
• Montant de frais : 5 $
• Recettes totales : 2 705 $
• Dispense de frais : conformément aux modifications apportées à la Loi sur l’accès à l’information qui sont entrées en vigueur le 21 juin 2019, le MPO ne peut seulement imposer des droits de 5 $, comme le prévoit l’alinéa 7(1)a) du Règlement.

De plus, conformément à l’article 11 de la Loi sur l’accès à l’information, les institutions peuvent dispenser ces frais de demande si elles le jugent approprié. Au cours de la période visée par le présent rapport, le MPO a annulé ou remboursé des droits pour 84 demandes pour un total de 420 $.

• Coût de fonctionnement du programme : 2 700 146 $

Formation et sensibilisation

Conformément aux exigences de la Politique sur la protection des renseignements personnels du MPO, les employés et les gestionnaires de tous les niveaux doivent suivre une formation sur la protection des renseignements personnels au moins une fois tous les cinq ans. À l’appui de cette politique, le MPO fait la promotion de la sensibilisation aux lois fédérales sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels et aux responsabilités correspondantes des employés du MPO au moyen d’une formation continue, d’un bulletin trimestriel, d’articles informatifs et d’activités de sensibilisation.

Le Secrétariat de l’AIPRP a augmenté la fréquence de ses offres de formation aux employés et aux gestionnaires de tous les niveaux, tout en continuant à offrir une formation ponctuelle adaptée aux besoins des programmes. Le Secrétariat de l’AIPRP a réussi à mettre en œuvre une approche de calendrier de formation prévisible pour offrir la formation à tous les secteurs et à toutes les régions du MPO et de la GCC dans un cycle de 12 mois.

Le contenu de la formation et de la sensibilisation a également été mis à jour afin d’améliorer l’expérience d’apprentissage des participants dans un environnement virtuel grâce à l’utilisation de divers outils interactifs. La formation virtuelle a également permis au MPO de faire participer un nombre accru de fonctionnaires dans tout le Ministère. Au cours de la période de déclaration 2021-22, 3 070 participants ont reçu une formation sur l’AIPRP dans le cadre de séances offertes par le Secrétariat de l’AIPRP. Ces séances portaient sur le traitement des demandes d’accès à l’information, la gestion et le signalement des atteintes à la vie privée, ainsi que sur la protection et la gestion des renseignements personnels.

Le MPO a également poursuivi ses efforts pour promouvoir l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) en 2021-22. Au cours de cette période, 679 participants ont suivi les cours de formation de l’EFPC sur l’AIPRP. Le tableau 5 présente toutes les activités de formation liées à l’AIPRP entreprises au cours de la période de référence.

Le Secrétariat de l’AIPRP a continué de sensibiliser les employés du MPO et de la GCC à divers renseignements liés à l’AIPRP au moyen d’un bulletin trimestriel. En outre, le MPO a publié divers articles dans le but de fournir aux employés des renseignements et des conseils sur les principes de protection de la vie privée ainsi que sur les processus et les pratiques exemplaires en matière de demandes d’AIPRP. Des événements ont également été organisés tout au long de l’année pour des campagnes de sensibilisation spéciales, comme la Journée de la protection des données, la Semaine de la sensibilisation à la protection de la vie privée et la Semaine du droit à l’information.

De plus, le Secrétariat de l’AIPRP a continué à mobiliser les personnes-ressources de l’AIPRP dans tout le Ministère dans le cadre de réunions mensuelles. Ces réunions ont servi de forum supplémentaire pour transmettre de nouveaux renseignements et des conseils aux personnes-ressources de l’AIPRP au sujet du processus global de récupération des documents, des responsabilités et des attentes, ainsi que des possibilités d’amélioration au sein du Ministère.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Le Secrétariat de l’AIPRP poursuit la révision de l’ensemble de politiques de l’AIPRP du MPO, au besoin. La série d'outils politiques a été élaborée pour aider les employés du MPO à comprendre leurs responsabilités en ce qui concerne la protection des renseignements personnels. L’ensemble de politiques comprend la Politique du MPO sur la protection des renseignements personnels, la Directive du MPO sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, la norme du MPO sur les atteintes à la vie privée, la norme sur la communication autorisée de renseignements personnels, ainsi que des outils connexes, comme les Directives sur la communication informelle de renseignements, l’Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : analyse des besoins, les modèles d’Avis de confidentialité et les formulaires de signalement d’atteinte à la vie privée.

Stratégie numérique

Tout au long de la période de rapport, le Secrétariat de l’AIPRP a continué de développer sa stratégique numérique lancée au cours de la période de déclaration 2019-2020. La mise en œuvre par le Secrétariat de solutions numériques, comme postel Connect, WeTransfer et GCdocs, a permis au Ministère de continuer à respecter ses obligations législatives en matière de fourniture de documents recevables aux demandeurs, tout en réduisant son empreinte carbone.

Avec un nombre sans précédent d’employés travaillant à distance, la stratégie numérique a permis de s’assurer que des efforts raisonnables étaient déployés pour traiter et répondre aux demandes d’AIPRP. Cette stratégie a favorisé un fort taux de conformité dans les délais tout au long de la période de pandémie de COVID-19, avec un engagement à faire de la santé et de la sécurité des employés et de la communauté une priorité.

Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications

Le Commissariat à l’information du Canada enquête sur les plaintes relatives à la gestion des demandes d’accès à l’information déposées contre les institutions fédérales. La commissaire à l’information dispose de vastes pouvoirs d’enquête pour aider à jouer un rôle de médiation entre les demandeurs mécontents et les institutions gouvernementales. La commissaire à l’information à des responsabilités et des pouvoirs d’ordonner aux institutions de rendre certains documents publics à la fin d’une enquête lorsqu’une plainte s’avère fondée. La commissaire peut également donner de telles ordonnances lorsque de nouvelles plaintes ne peuvent être résolues grâce au processus de résolution informel du Commissariat. En outre, la Commissariat à l’information peut désormais publier les résultats des enquêtes.

En 2021-22, le MPO a reçu 26 nouvelles plaintes. Le MPO a travaillé en collaboration avec l’officier responsable et a résolu 22 plaintes des années précédentes qui dates depuis 2016.

Le MPO fait l’examen des résultats de chaque rapport sur les conclusions ou les recommandations de la Commissariat à l’information et, au besoin, intègre les leçons apprises aux processus opérationnels. Parmi les 29 plaintes résolues au cours de la période visée par le rapport, seulement une plainte a été jugées fondées. Au cours de la période visée par le présent rapport, le MPO a également reçu un rapport initial en vertu de l’article 37(1) contenant des recommandations émises par le Commissariat à l’information et un rapport initial en vertu de l’article 37(1) contenant des directives du Commissariat à l’information.

Surveillance de la conformité

Le MPO fait tout son possible pour respecter les délais prescrits et surveille activement le temps consacré au traitement des demandes relatives à l’accès d’information. La surveillance commence dès que le Secrétariat de AIPRP du MPO reçoit une demande, qu’elle est saisie dans le système de gestion des cas et qu’elle est attribuée à un analyste. Toutes les demandes, y compris les demandes de consultation et les demandes de conseils non officiels ou d’examen des documents, sont saisies dans le système de gestion des cas aux fins de suivi. Ce suivi électronique des délais est essentiel, car les analystes travaillent sur de nombreuses demandes assorties d’actions ayant une échéance précise, à n’importe quel moment donné. Les analystes se réunissent avec leurs chefs d’équipe respectifs toutes les semaines en vue de définir les problèmes liés aux demandes qui pourraient entraîner des retards. Les problèmes sont soulevés auprès de l’équipe de gestion de l’AIPRP, au besoin. Le directeur et les directeurs adjoints du Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels participent aux dossiers lorsqu’ils peuvent se servir de leur pouvoir à titre de délégués de la ministre en vertu de laLoi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels pour promouvoir le respect des délais et des produits à livrer.

Le Ministère divulgue également des documents de manière proactive, notamment pour répondre aux exigences législatives de publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information. Le programme d’AIPRP examine tous les dossiers avant de les divulguer pour s’assurer que les renseignements divulgués sont conformes à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Au cours de la dernière période de rapport, le MPO a publié de façon proactive certains renseignements, notamment des titres et numéros de référence des notes d’information, documents d'information pour les comparutions devant un comité parlementaire et des notes pour la période des questions conformément à la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information. Le MPO s’est conformé à 100 % aux exigences de divulgation proactive conformément à la Loi sur l’accès à l’information. L’une des pierres angulaires de ce succès peut être attribuée au cadre de divulgation proactive du MPO qui a été élaboré et mis en œuvre en 2019.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Description

Copie de l’ordonnance de délégation désignant le directeur et directeurs adjoints du secrétariat de l’AIPRP les pouvoirs, obligations et fonctions dont le ministre est, en qualité de responsable de Pêches et Océans Canada, investi par les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de son règlement mentionnés.

Annexe B : Rapport statistique de 2021-22 sur la Loi sur l’accès à l’information

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1  Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

1.3 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

2.5 Pages recommuniquées informellement

Section 3 – Demandes à la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

4.1 Disposition et délai de traitement

4.2 Exceptions

4.3 Exclusions

4.4 Format des documents communiqués

4.5 Complexité

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

4.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

4.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

4.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par disposition des demandes

4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

4.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par disposition des demandes

4.5.7 Autres complexités

4.6 Demandes fermées

4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

4.7 Présomptions de refus

4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

4.7.2 Demandes fermées au-dela des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)

4.8 Demandes de traduction

Section 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6 – Frais

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1  Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations à l'extérieur du gouvernement du Canada

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 – Enquêtes et compte rendus de conclusion

9.1 Enquêtes

9.2 Enquêtes et rapports des conclusions

Section 10 – Recours judiciaire

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes

10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers en vertu de l'alinéa 28(1)b)

Section 11 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

11.1 Coûts

11.2  Ressources humaines