Rapport annuel au Parlement sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information 2023-2024

Table des matières

• Introduction
  • Objectif de la Loi sur l’accès à l’information
  • Mandat de Pêches et Océans Canada
• Structure organisationnelle
  • Organisation du Ministère
  • Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
• Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Rendement pour 2023-2024
  • Aperçu des demandes présentées en 2023-2024 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
    • Présomption de refus
    • Sources des demandes
    • Délai de réalisation
    • Demandes actives qui sont en suspens par rapport aux périodes de référence précédentes
    • Plaintes actives en suspens depuis les périodes de référence précédentes
    • Prorogation des délais
    • Délais de traitement des demandes de consultation relatives aux documents confidentiels du Cabinet
  • Consultations
  • Consultations traitées
  • Aperçu des renseignements divulgués
  • Mesures prises
  • Exemptions et exclusions
  • Demandes non officielles
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices et procédures
• Publication proactive en vertu de la partie 2 de la LAI
• Initiatives et projets visant à améliorer l’accès à l’information
  • Stratégie numérique
  • Faciliter l’accès pour les demandeurs autochtones
• Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications
• Rapports sur les frais d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service
• Surveillance de la conformité
• Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Annexe B : Rapport statistique de 2023-2024 sur la Loi sur l’accès à l’information

Introduction

Objectif de la Loi sur l'accès à l'information

La Loi sur l’accès à l’information (Loi), est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. La présente Loi a pour objet d’accroître la responsabilité et la transparence des institutions fédérales afin de favoriser une société ouverte et démocratique et de permettre le débat public sur la conduite de ces institutions. Cette Loi accorde au public le droit d’accès aux renseignements relevant d’institutions fédérales, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.

Le paragraphe 94(1) de la Loi sur l’accès à l’information exige que le responsable de chaque institution fédérale prépare et soumette au Parlement un rapport sur l’application de la Loi dans cette institution à la fin de chaque exercice. Le présent rapport est également préparé et déposé conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Le présent rapport annuel décrit la façon dont le ministère de Pêches et Océans Canada (MPO) a appliqué la Loi sur l’accès à l’information pendant la période du 1er avril 2023 au 31 mars 2024.

Le rapport est déposé à la Chambre des communes et au Sénat durant l’un des 15 premiers jours de séance au cours desquels la Chambre siège après le 1er septembre 2024.

Mandat de Pêches et Océans Canada

Le MPO est responsable de la protection des eaux canadiennes et de la gestion des ressources halieutiques et océaniques du Canada. Le MPO contribue à garantir des écosystèmes aquatiques sains et durables grâce à la protection de l’habitat et aux recherches scientifiques rigoureuses. Le MPO appuie la croissance économique dans les secteurs maritimes et des pêches et l’innovation dans des domaines comme l’aquaculture et la biotechnologie. Le MPO s’engage à collaborer avec les pêcheurs, les collectivités côtières et les peuples autochtones afin d’assurer leur prospérité à long terme, laquelle repose sur le poisson et les fruits de mer.

Structure organisationnelle

Organisation du Ministère

Le MPO assure une présence partout au Canada. La plupart de ses employés travaillent hors de l’administration centrale nationale, dans l’une des sept régions du MPO ou des quatre régions opérationnelles de la GCC. L’administration centrale, située à Ottawa, établit des objectifs, des politiques, des procédures et des normes à l’échelle nationale pour le MPO et la GCC. Les régions sont responsables de l’exécution de programmes et d’activités selon les priorités nationales et régionales, ainsi qu’en fonction des paramètres nationaux de rendement.

Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le directeur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relevait du directeur général de la Direction des affaires publiques durant la période de rapport.

Le directeur de l’AIPRP est responsable de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces relatifs à l’AIPRP. Ce mandat permet de veiller à ce que soient assumées les responsabilités du MPO en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et que le traitement et la divulgation des renseignements soient effectués de manière conforme.

Le Secrétariat de l’AIPRP est divisé en deux secteurs d’activité selon leurs principales fonctions, et les secteurs d’activité sont gérés par des directeurs adjoints. Un secteur d’activité est chargé du traitement des demandes officielles effectuées en vertu de la Loi, tandis que l’autre s’occupe des autres activités relatives à l’application de la Loi au sein du MPO.

La Division des opérations est responsable des activités suivantes :

• Traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• Répondre aux demandes de consultation d’autres gouvernements ou d’autres institutions fédérales;
• Appuyer les obligations de conformité législative de Pêches et Océans Canada en vertu des lois en fournissant des conseils et une orientation à la haute direction et au personnel du Ministère concernant les lois sur l’AIPRP;
• Représenter Pêches et Océans Canada dans les communautés de praticiens de l’AIPRP, comme aux réunions de la collectivité de l’AIPRP du SCT;
• Rédiger et mettre en œuvre des procédures internes en matière d’AIPRP, des documents d’orientation et des outils de travail sur l’administration des lois.

La Division des opérations est appuyée par :

• une unité de réception, qui supervise toutes les demandes reçues et assure la liaison avec les demandeurs, les programmes et les régions;
• un groupe de soutien administratif, qui est chargé de la numérisation et du téléversement des dossiers, de la gestion des dossiers et du contrôle de la qualité;
• une équipe d’analystes responsable du traitement global des demandes, y compris l’examen des dossiers.

La Division des politiques et de la protection des renseignements personnels (DPRP) de l’AIPRP agit à titre de centre des politiques et de la gouvernance de l’AIPRP pour Pêches et Océans Canada et est responsable de bon nombre des responsabilités restantes liées à l’administration de la Loi. La DPRP :

• Fournit des conseils aux fonctionnaires du Ministère sur les questions d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels;
• Supervise les exigences en matière de publication proactive et de production de rapports, ce qui comprend la mise à jour du chapitre Info Source de Pêches et Océans Canada et la production de rapports statistiques et de rapports annuels sur l’administration des lois;
• Enquête sur les incidents soupçonnés d’atteinte à la vie privée et intervient à cet effet;
• Aide les programmes de Pêches et Océans Canada à effectuer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, des fichiers de renseignements personnels et des énoncés d’avis de confidentialité conformément aux exigences du SCT.
• Conseille la haute direction sur les changements liés aux lois et aux politiques pertinentes du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT);
• Assure la liaison avec l’ensemble de la collectivité de l’AIPRP;
• Appuie le programme d’AIPRP au niveau des processus de dotation et de l’embauche de ressources contractuelles;
• Maintient ses outils de gestion de cas, y compris la direction de projets stratégiques visant à améliorer l’exécution globale du programme d’AIPRP;
• Assure le suivi du rendement du Ministère et coordonne la formation sur l’accès à l’information afin d’assurer l’application saine et continue des lois.

Le Secrétariat de l’AIPRP travaille avec un réseau de personnes-ressources de l’AIPRP de chaque bureau de première responsabilité (BPR) au sein du Ministère qui agissent à titre d’agents de liaison pour leur région, secteur ou programme respectif.

Au total, tout au long de la période visée par le présent rapport, le Secrétariat de l’AIPRP a employé environ 26,93 équivalents temps plein (ETP) consacrés aux activités liées à la Loi sur l’accès à l’information. Cela comprenait 22,31 employés à temps plein, 1,52 employé à temps partiel et occasionnel, 2 consultants et 1,1 étudiant.

Aux fins de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information (LAI), la responsabilité de satisfaire aux exigences de publication proactives incombe à trois secteurs au sein de Pêches et Océans Canada : la Politique stratégique, le dirigeant principal des finances et les personnes et la culture.

Au cours de la période visée par le présent rapport, Pêches et Océans Canada n’était partie à aucune entente de service en vertu de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

La ministre délègue la responsabilité de l’administration de la Loi sur l’accès à l’information de Pêches et Océans Canada au directeur ainsi qu’aux directeurs adjoints du Secrétariat de l’AIPRP. Une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs est fournie à l’annexe A.

Rendement pour 2023-2024

Le rapport statistique concernant la Loi sur l’accès à l’information est rédigé par des institutions gouvernementales pour aider le SCT du Canada à analyser les tendances et à assurer une surveillance.

Le rapport statistique de 2023-24 du MPO concernant la Loi sur l’accès à l’information se trouve à l’annexe B. Les rapports statistiques des années précédentes peuvent être obtenus auprès du Secrétariat de l’AIPRP sur demande.

Aperçu des demandes présentées en 2023-2024 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

L’analyse présentée dans cette section compare les données trouvées dans le rapport statistique de 2023-2024 du MPO concernant la Loi sur l’accès à l’information avec celles de 2020-21, pour produire une analyse des tendances sur trois ans.

En 2023-2024, Pêches et Océans Canada a reçu 626 demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, ce qui représente une augmentation de 33 % par rapport à la période précédente. Pêches et Océans Canada a également traité 153 demandes en suspens au cours des périodes de référence précédentes. Le Ministère a traité 563 de ces 779 demandes et a reporté 216 demandes à la période de référence suivante.

La conformité reste excellente pour 2023-2024. Sur les 563 demandes traitées, 532 ont été clôturées dans le délai prévu par la loi.

Comme le montre le tableau 1 ci-dessous, la conformité pour 2023-2024 était de 94,4 % et illustre les fluctuations de la charge de travail au cours des trois dernières années.

Présomption de refus

Lorsqu’une institution gouvernementale ne répond pas à une demande ou ne donne pas accès à un document (en tout ou en partie) dans les délais prévus par la Loi (30 jours civils ou la durée d’une prorogation), l’institution est réputée avoir refusé l’accès. Cette situation est communément appelée « présomption de refus ».

Au cours de la période de référence 2023-24, le Secrétariat de l’AIPRP a fermé 39 demandes (8 %) après la date limite prévue par la Loi.

La principale raison du retard dans les demandes achevées après le délai légal était l’interférence avec les opérations ou la charge de travail.

Sources des demandes

Sur les 626 demandes reçues par Pêches et Océans Canada au cours de la période visée par le rapport, les trois principales catégories de demandeurs qui se sont auto-identifiés étaient les suivantes : les entreprises (secteur privé) avec 238 demandes (38 %), suivies des membres du grand public avec 214 demandes (34,2 %), et des médias avec 74 demandes (11,8 %). Ceux-ci représentent 84 % des demandeurs.

Délai de traitement

L’article 7 de la Loi oblige les institutions à fournir une réponse à un demandeur dans les 30 jours suivant la réception de sa demande ou à aviser le demandeur qu’une prorogation du délai est nécessaire. Parmi les 563 demandes traitées au cours de la période visée par le rapport, 259 demandes (46 %) ont été traitées dans un délai de 30 jours ou moins, 81 (15 %) dans un délai de 31 à 60 jours, 112 (20 %) dans un délai de 61 à 120 jours, 46 (8 %) dans un délai de 121 à 180 jours, 41 (7 %) dans un délai de 181 à 365 jours et 24 (4 %) en plus de 365 jours.

Demandes actives qui sont en suspens par rapport aux périodes de référence précédentes

Comme le montre le tableau 2, Pêches et Océans Canada a reporté un total de 216 demandes actives à la prochaine période de référence. Le tableau donne un aperçu de ces demandes selon la période visée par le rapport au cours de laquelle elles ont été reçues. Au 31 mars 2024, 70 % des demandes actives reportées à la prochaine période de référence respectaient les délais prévus par la loi. De plus, la majorité (78 %) des demandes actives reportées à 2024-2025 ont été reçues au cours de la période de référence 2023-2024.

Plaintes actives en suspens depuis les périodes de référence précédentes

Comme le montre le tableau 3, Pêches et Océans Canada avait 19 plaintes actives auprès du commissaire à l’information en date du dernier jour de la période visée par le rapport. Le tableau donne un aperçu de ces plaintes reportées à la période de référence suivante, selon la période de référence au cours de laquelle elles ont été reçues.

Prorogation des délais

L’article 9 de la Loi permet la prorogation du délai légal s’il est nécessaire de procéder à des consultations, ou si la demande se rapporte à un si grand nombre de documents que son traitement dans les délais prévus entraverait sérieusement le fonctionnement du Ministère

Motifs des prorogations et dispositions des demandes

Au cours de la période visée par le rapport, des prorogations ont été accordées à 294 demandes pour des raisons liées aux alinéas 9(1)a), 9(1)b) et 9(1)c) de la Loi. Lorsqu’on décide d’une prorogation, plusieurs raisons peuvent être citées. De manière combinée, il y a eu 477 cas où les motifs de décision de prorogation ont été citées de la manière suivante :

• Deux-cent-vingt (220) décisions de prorogation citaient l’alinéa 9(1)a), en raison d’un grand nombre de dossiers dont le traitement dans le délai initial aurait nui de façon déraisonnable aux activités ministérielles;
• Cent-cinquante-neuf (159) décisions de prorogation citaient l’alinéa 9(1)b) afin de consulter d’autres institutions ou organisations. De ce nombre, 133 comprenaient des consultations avec d’autres ministères et 26 devaient consulter l’Unité des services juridiques de Pêches et Océans Canada concernant l’application de l’article 69 pour les documents confidentiels du Cabinet;
• Quatre-vingt-dix-huit (98) décisions de prorogation citaient l’alinéa 9(1)c) afin de consulter des tiers.

Durée des prorogations

La durée d’une prorogation est liée au type de prorogation adopté. Par exemple, les consultations sur les documents confidentiels du Cabinet prennent souvent 120 jours, tandis que les processus d’avis aux tiers prennent habituellement 60 jours.

Délais de traitement des demandes de consultation relatives aux documents confidentiels du Cabinet

Le Secrétariat de l’AIPRP consulte l’Unité des services juridiques du MPO à propos de l’application de l’article 69 relativement à toutes les exclusions (documents confidentiels du Cabinet). À l’occasion, les Services juridiques transmettent la consultation au Bureau du Conseil privé (BCP) pour avoir un avis supplémentaire. Aux fins du rapport statistique, lorsqu’une consultation est transmise de cette manière, elle est enregistrée comme consultation du Bureau du Conseil privé au lieu de consultation des Services juridiques.

Le Secrétariat de l’AIPRP a reçu des réponses directement des Services juridiques concernant 56 consultations en 2023-2024. Une réponse a été reçue dans les 30 jours, sept ont été reçues entre 31 et 60 jours, 22 ont été reçues entre 61 et 120 jours, cinq entre 121 et 180 jours, 15 entre 181 et 365 jours, et six réponses ont été reçues en plus de 365 jours.

Aucune consultation sur les documents confidentiels du Cabinet n’a été transmise au Bureau du Conseil privé au cours de la période de rapport 2023-24.

Consultations

Lorsque d’autres institutions et organisations récupèrent des renseignements pour des demandes d’accès à l’information concernant Pêches et Océans Canada ou provenant de ce Ministère, elles peuvent consulter le Secrétariat de l’AIPRP du Ministère pour obtenir des recommandations sur la communication. Les autres institutions sont définies comme des institutions fédérales assujetties à la Loi sur l’accès à l’information. Les organisations comprennent les gouvernements des provinces, des territoires et des municipalités du Canada ainsi que les gouvernements d’États étrangers et les organismes internationaux d’États.

Consultations traitées

En 2023-24, le MPO a reçu 116 demandes de consultation, et 11 autres sont restées en suspens depuis la période de rapport précédente, pour un total de 127 demandes. Le MPO a traité 118 des 127 demandes et a reporté les 9 autres à la période de rapport suivante.

Recommandations et délai de traitement

Parmi les consultations traitées en 2023-2024 par le MPO, 84 concernaient d’autres institutions gouvernementales. De ce nombre, 61 (73 %) ont été traitées dans les 30 jours et 23 (27 %) ont nécessité un traitement de plus de 30 jours. Dans 64 cas (76 %), le MPO a recommandé que l’institution visée par la consultation communique l’information en entier.

Le MPO a traité 34 demandes de consultation provenant d’organismes en 2023-2024 ; 26 (76 %) de ces consultations ont été effectuées dans les 30 jours et 8 (24 %) ont nécessité un traitement de plus de 30 jours.

Aperçu des renseignements divulgués

En 2023-2024, le Secrétariat de l’AIPRP a traité un total de 590 583 pages pertinentes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. De ce nombre, 376 782 pages traitées (64 %) ont été divulguées en tout ou en partie.

Au cours de la période visée par le rapport, Pêches et Océans Canada a continué de recevoir des demandes par la poste. De toutes les demandes reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, 141 (22,5 %) avaient été envoyées par la poste, et 125 d’entre elles provenaient d’un seul demandeur qui avait soumis toutes ses demandes par courrier.

Lorsque le traitement d’une demande est terminé, le demandeur peut recevoir les renseignements sur support papier ou électronique, ou il peut consulter les documents dans un des bureaux de Pêches et Océans Canada. Parmi les demandes de renseignements traitées au cours de l’année de référence, le format de divulgation en cause était le suivant : deux en format papier, 361 en format d’enregistrement électronique, 55 en format d’ensemble de données, trois en format vidéo et 13 en audio.

Mesures prises

Le tableau 4 présente la façon dont les 563 demandes traitées par Pêches et Océans en 2023-2024 ont été achevées.

Il n’y a eu aucun cas de demande traitée dans lequel la mesure prise n’a été ni confirmée ni refusée. Il n’y a pas non plus eu de cas de demande traitée dans lequel Pêches et Océans Canada a refusé d’agir avec l’approbation du commissaire à l’information.

Exemptions et exclusions

La Loi sur l’accès à l’information accorde au public le droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents du gouvernement fédéral relevant des institutions fédérales, sous réserve d’exceptions précises et limitées. Ces exceptions sont appelées des « exemptions » et des « exclusions ».

Les exemptions désignent les dispositions de la Loi qui autorisent ou obligent le responsable d’une institution fédérale à refuser l’accès à des renseignements demandés en vertu de la législation.

Les exclusions désignent les dispositions de la Loi qui excluent certains documents de l’application de cette dernière. Les documents exclus des exigences de la Loi comprennent les documents publiés et les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine (documents confidentiels du Cabinet).

Le tableau 5 présente les trois exceptions les plus fréquemment invoquées par Pêches et Océans Canada en 2023-2024, qui n’ont pas changé par rapport à la période de référence précédente.

Consultez l’annexe B pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des exemptions et des exclusions invoquées par le MPO en 2023-2024, présentées par article, paragraphe et alinéa. Aux fins du présent rapport, si une exemption ou une exclusion a été invoquée à plusieurs reprises dans une même demande, elle sera signalée une seule fois dans l’annexe B.

Demandes non officielles

Les demandes d’accès non officielles sont définies comme les demandes d’information qui sont présentées au Secrétariat de l’AIPRP, mais qui ne sont pas traitées en vertu de la Loi. La Directive sur les demandes d’accès à l’information du SCT exige des ministères la publication en ligne des résumés de leurs demandes d’accès à l’information traitées afin de permettre au public d’en demander des copies de manière informelle. En 2023-2024, le MPO a traité 660 demandes d’accès non officielles pour des documents déjà publiés.

Formation et sensibilisation

Conformément aux exigences de la Politique sur la protection des renseignements personnels du MPO, les employés et les gestionnaires de tous les niveaux doivent suivre une formation sur la protection des renseignements personnels au moins une fois tous les cinq ans. À l’appui de cette politique, le MPO fait la promotion de la sensibilisation aux lois fédérales sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels et aux responsabilités correspondantes des employés du MPO au moyen d’une formation continue, d’un bulletin trimestriel, d’articles informatifs et d’activités de sensibilisation

Le Secrétariat de l’AIPRP a continué d’offrir de la formation aux employés et aux gestionnaires de tous les niveaux au moyen d’un calendrier de formation prévisible de 12 mois qui a été mis en œuvre au cours de la période de référence 2021-2022. Le Secrétariat de l’AIPRP a également répondu aux demandes de séances de formation ponctuelles qui ont été offertes sur demande et adaptées aux besoins des programmes. L’AIPRP offre également de la formation à la suite du traitement des dossiers ou lorsque les tendances de l’AIPRP indiquent un besoin de formation sur un sujet précis lié à l’accès à l’information ou à la protection des renseignements personnels.

Le contenu de formation et de sensibilisation a été mis à jour régulièrement pour améliorer l’expérience d’apprentissage des participants dans un environnement hybride grâce à l’utilisation de divers outils interactifs et technologies au bureau. La formation virtuelle a continué de permettre à Pêches et Océans Canada de répondre aux besoins de formation de divers groupes dans l’ensemble du Ministère, y compris dans ses régions. Au cours de la période de référence 2023-2024, 1 213 participants ont reçu une formation sur l’AIPRP dans le cadre des séances offertes par le Secrétariat de l’AIPRP, dont 54 étaient des cadres supérieurs. Ces séances portaient sur le traitement des demandes d’accès à l’information et sur la protection et la gestion des renseignements personnels.

Au cours de la période visée par le rapport, le Secrétariat de l’AIPRP a également déployé des efforts supplémentaires pour promouvoir les cours proposés par l’École de la fonction publique du Canada (ÉPC) aux employés de Pêches et Océans Canada. Au cours de cette période, 357 participants de Pêches et Océans Canada ont suivi les cours de formation de l’EFPC sur l’AIPRP.

Le tableau 6 présente toutes les activités de formation liées à l’AIPRP entreprises au cours de la période de référence.

Le Secrétariat de l’AIPRP a continué de publier divers articles pour promouvoir la formation et la sensibilisation aux principes de protection de la vie privée ainsi qu’aux processus de demande d’AIPRP et aux pratiques exemplaires, et pour s’assurer que tous les employés suivent une formation obligatoire et sont au courant des politiques, des procédures et des responsabilités légales en vertu des deux lois.

De plus, le Secrétariat de l’AIPRP a continué de mobiliser les personnes-ressources de l’AIPRP dans l’ensemble du Ministère au moyen de réunions régulières. Ces réunions servent de tribune supplémentaire pour communiquer de nouveaux renseignements et de nouvelles directives aux personnes-ressources de l’AIPRP sur divers sujets, comme le processus de récupération de documents, le respect des exigences en matière de publication proactive, le processus d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, les responsabilités et les attentes liées à l’AIPRP, et les possibilités d’amélioration au sein du Ministère.

En septembre, le Secrétariat de l’AIPRP a célébré la Semaine du droit de savoir, afin de sensibiliser le public au droit d’accès à l’information gouvernementale et de promouvoir la liberté d’information en tant qu’élément essentiel à la démocratie et à la bonne gouvernance. Les événements comprenaient un événement hybride et très fréquenté en personne du groupe de conférenciers axé sur la souveraineté des données autochtones, la collecte et l’utilisation du savoir traditionnel autochtone par les institutions gouvernementales et les obstacles auxquels font face les peuples autochtones en ce qui concerne l’accès à l’information gouvernementale. Le groupe de conférenciers comprenait des représentants de Pêches et Océans Canada, du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC). Les activités de la Semaine du droit de savoir comprenaient également un magazine interactif, un questionnaire de la Semaine du droit de savoir et un kiosque d’information fréquemment visité.

Politiques, lignes directrices et procédures

Le Secrétariat de l’AIPRP a continué de mettre en œuvre les instruments de politique du SCT, y compris les révisions et les mises à jour introduites au cours de la période visée par le rapport, et a apporté des révisions à l’ensemble des politiques d’AIPRP du Ministère au besoin. L’ensemble d’outils a été mis au point en vue d’aider les employés de Pêches et Océans Canada à comprendre leurs responsabilités en ce qui concerne la protection des renseignements personnels. L’ensemble de politiques comprend la Politique sur la protection des renseignements personnels de Pêches et Océans Canada, la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, la norme sur les atteintes à la vie privée, la norme sur la communication autorisée de renseignements personnels, le cadre de divulgation proactive, ainsi que des outils connexes tels que les Directives sur la communication informelle de renseignements et divers formulaires et modèles en vue d’assurer la conformité ministérielle aux exigences juridiques en matière d’AIPRP.

Publication proactive en vertu de la partie 2 de la LAI

Pêches et Océans Canada est assujetti à la partie 2 de la Loi et le cadre de divulgation proactive de la GCC de Pêches et Océans Canada fournit des directives pour faciliter un processus de publication proactive efficace grâce à un effort de conformité soutenu et à une compréhension détaillée des rôles et des responsabilités qui sont nécessaires à la mise en œuvre efficace des exigences de publication proactive en vertu de la Loi. Le cadre s’applique aux employés et aux gestionnaires ainsi qu’aux étudiants, aux employés nommés pour une période déterminée et aux employés occasionnels.

En ce qui concerne plus particulièrement les articles 74 à 78 et les articles 82 à 88 de la Loi, au cours de la période visée par le rapport, l’AIPRP a poursuivi sa mobilisation auprès des employés ne travaillant pas dans le domaine de l’AIPRP de l’ensemble du Ministère afin de les guider et de les informer sur la façon de satisfaire aux exigences en matière de publication proactive, comme la publication des titres et des numéros de suivi des notes de service pour le ministre et le sous-ministre; et la publication de dossiers de comparutions devant un comité parlementaire. L’AIPRP a également examiné le processus interne de Pêches et Océans Canada pour publier l’information requise et, au cours de la période visée par le présent rapport, a communiqué les pratiques exemplaires et les leçons apprises avec les employés qui ont participé à la coordination pour satisfaire aux exigences de publication.

Au sein de Pêches et Océans Canada, la responsabilité des publications proactives incombe à trois secteurs : la Politique stratégique, le dirigeant principal des finances et le groupe Personnes et culture.

Politique stratégique

Les responsables des publications proactives sont la Direction générale des affaires publiques (DGAP) et la Direction des politiques stratégiques et des priorités (DPSP). Ces responsables assurent la publication à temps des rapports déposés au Parlement, des titres et des numéros de suivi des notes de service, des documents de transition pour les administrateurs généraux ou les ministres nouveaux ou entrants, des trousses de documents d’information préparés pour une comparution devant un comité parlementaire et des notes pour la période des questions.

Des procédures opérationnelles normalisées sont en place pour s’assurer que l’information publiée de façon proactive est récupérée dans les deux langues officielles, dans un format accessible et publiée dans les délais prescrits par la loi. Ces procédures garantissent que l’information est examinée par les bureaux de première responsabilité ou le donateur de contenu pour en assurer l’exactitude et l’exhaustivité, qu’elle est examinée par le Secrétariat de l’AIPRP au besoin pour s’assurer qu’elle n’inclut pas de renseignements qui seraient exemptés ou exclus en vertu de la Loi, et qu’elle est codée sur le Web par le Service numérique et créatif de Pêches et Océans Canada au besoin avant sa publication dans les délais prescrits par la loi.

Le tableau 7 énumère les sections de la partie 2 de la LAI dont la Politique stratégique est responsable.

*Lorsque le sous-ministre comparaît devant le comité en même temps que le ministre, cette trousse d’information est publiée dans le Registre du gouvernement ouvert en tant que comparution du ministre. Ces comparutions sont comptées ici sous les comparutions ministérielles [alinéa 74(d)], tandis que les comparutions du sous-ministre seul sont comptées en vertu de l’alinéa 88(c).

Dirigeant principal des finances

Les responsables chargés de publier de façon proactive de l’information sur les voyages, l’accueil, les contrats de plus de 10 000 $ (y compris les augmentations ou les diminutions de 10 000 $ ou plus) et les subventions et contributions de plus de 25 000 $ sont les opérations des finances et des comptes. Ce processus suit une procédure ministérielle complète.

Afin d’assurer la conformité aux lignes directrices sur la divulgation proactive, le responsable ministériel envoie des lettres d’appel à la haute direction. Ces lettres d’appel comprennent des modèles préremplis avec des extraits de renseignements précis tirés des systèmes financiers du Ministère ou des détails concernant les responsabilités des propriétaires d’entreprises ainsi qu’un formulaire obligatoire d’attestation de la haute direction. 

La haute direction atteste de l’exhaustivité et de l’exactitude de l’information, afin d’assurer la mise à jour du système financier ministériel et de déterminer les renseignements supplémentaires requis pour la publication qui ne sont pas déjà contenus dans l’information du système financier du Ministère. À la réception de l’attestation, le secteur du Dirigeant principal des finances (DPF) procède à d’autres contrôles et contrepoids pour s’assurer que toutes les exigences en matière de divulgation proactive sont respectées. Une fois ce processus terminé, l’information est publiée dans le Registre du gouvernement ouvert.

Le tableau 8 énumère les sections de la partie 2 de la LAI dont le dirigeant principal des finances est responsable.

Personnes et culture

Le responsable de la publication proactive est la Gestion ministérielle et d’entreprise. Au sein de la Gestion ministérielle et d’entreprise, le Centre d’expertise en organisation et classification (CEOC) est responsable de la mise en œuvre de la classification des postes au sein du Ministère. À la fin de chaque mois, les dossiers relatifs à la reclassification des postes sont vérifiés pour s’en vérifier la conformité et le CEOC supervise la publication proactive de ces reclassifications sur une base trimestrielle.

Le tableau 9 énumère les sections de la partie 2 de la LAI dont le groupe Personnes et culture est responsable.

Au cours de la période visée par le rapport, Pêches et Océans Canada a maintenu un taux de conformité à temps de 100 % pour toutes les exigences proactives en matière de publications, à l’exception de la reclassification des postes. La publication proactive des postes reclassés au cours de la Q4 2022-2023 a été retardée de 10 jours en raison de la grève des fonctionnaires fédéraux en avril 2023, ce qui a entraîné un taux de conformité de 75 % pour satisfaire à l’exigence légale en vertu de l’article 85 de la Loi.

Initiatives et projets visant à améliorer l’accès à l’information

Stratégie numérique

Le Secrétariat de l’AIPRP a continué d’élargir sa stratégie numérique qui a été lancée au cours de la période de référence 2019-2020. La mise en œuvre de solutions numériques par le Secrétariat de l’AIPRP au fil des ans a permis au Ministère de continuer à respecter ses obligations législatives de fournir des documents adaptés aux demandeurs tout en réduisant l’empreinte carbone du Ministère.

En 2023-2024, le Ministère a fait une acquisition qui permettra de répondre aux demandes en vertu de la LAI et de la Loi sur la protection des renseignements personnels lorsqu’elle sera mise en œuvre à la suite d’un examen et d’une évaluation des options disponibles pour remplacer sa solution logicielle de traitement des demandes (SLTD) d’AIPRP actuelle. La nouvelle solution tirera parti des nouvelles technologies et se traduira par un traitement plus efficace de toutes les demandes. La mise en œuvre de la nouvelle SLTD de l’AIPRP est déjà en cours et devrait être terminée en 2024-2025.

De plus, Pêches et Océans Canada continue d’utiliser les Outils de gestion d’AIPRP en ligne (OGAEL), qui sont administrés par le SCT. La dernière version des OGAEL permet aux institutions fédérales d’envoyer des documents tels que des lettres de prorogation et des documents à communiquer; les outils permettent de multiples échanges avec les demandeurs.

Faciliter l’accès pour les demandeurs autochtones

Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications

Le Commissariat à l’information du Canada enquête sur les plaintes relatives à la gestion des demandes d’accès à l’information déposées contre les institutions fédérales. La commissaire à l’information dispose de vastes pouvoirs d’enquête pour aider à jouer un rôle de médiation entre les demandeurs mécontents et les institutions gouvernementales. La commissaire à l’information à des responsabilités et des pouvoirs d’ordonner aux institutions de rendre certains documents publics à la fin d’une enquête lorsqu’une plainte s’avère fondée. La commissaire peut également donner de telles ordonnances lorsque de nouvelles plaintes ne peuvent être résolues grâce au processus de résolution informel du Commissariat. En outre, le Commissariat à l’information peut désormais publier les résultats des enquêtes.

En 2023-24, Pêches et Océans Canada a reçu six lettres du Commissariat à l’information (CI) indiquant son intention d’ordonner au Ministère de divulguer les documents faisant l’objet de demandes d’accès à l’information. Toutes ces lettres ont donné lieu à des ordres officiels du Commissariat, auxquels Pêches et Océans Canada s’est conformé.

Rapports sur les frais d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable rende compte tous les ans au Parlement des frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les droits perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information
• Montant des frais : Les frais de traitement de 5,00 $ sont les seuls frais facturés pour une demande d’accès à l’information.
• Recettes totales : 3,065 $
• Frais annulés ou remboursé : 65 $
• Coût de fonctionnement du programme : 2,498,297 $

Surveillance de la conformité

Pêches et Océans Canada fait tout son possible pour respecter les délais prescrits et surveille activement le temps consacré au traitement des demandes relatives à l’accès d’information. La surveillance commence dès que le Secrétariat de l’AIPRP de Pêches et Océans Canada reçoit une demande, qu’elle est saisie dans le système de gestion des cas et qu’elle est attribuée à un analyste. Toutes les demandes, y compris les demandes de consultation ou les demandes de conseils sur les questions d’AIPRP, sont saisies dans le système de gestion des cas aux fins de suivi. Ce suivi des délais est essentiel, car les analystes travaillent sur de nombreuses demandes à tout moment, chacune avec plusieurs actions avec des délais précis. Les analystes se réunissent avec leurs chefs d’équipe respectifs toutes les semaines en vue de définir les problèmes liés aux demandes qui pourraient entraîner des retards. Les problèmes sont soulevés auprès de l’équipe de gestion de l’AIPRP, si nécessaire, et le directeur ou les directeurs adjoints du Secrétariat de l’AIPRP s’impliquent dans les dossiers lorsqu’ils peuvent user de leur autorité en tant que délégués du ministre en vertu des lois pour encourager le respect des délais et des livrables. Sur demande, l’AIPRP fournit des rapports sur le rendement aux BPR.

Le Ministère divulgue également de façon proactive des documents pour satisfaire aux exigences législatives ou en réponse à des demandes en dehors du processus officiel d’AIPRP. Bien que les exigences de publication proactive soient conformes à la partie 2 de la LAI, le programme d’AIPRP examine les documents avant que les divulgations ne soient faites pour s’assurer que les renseignements divulgués sont conformes aux lois. L’une des pierres angulaires de ce succès dans le respect des exigences obligatoires en matière de publication proactive peut être attribuée au cadre de divulgation proactive de la Garde côtière canadienne de Pêches et Océans Canada qui a été élaboré et mis en œuvre en 2019.

En réponse aux demandes de renseignements fréquentes provenant des programmes ministériels concernant la diffusion de l’information, au cas par cas, l’AIPRP fournit une orientation claire sur une gamme de pratiques d’AIPRP à mettre en œuvre, y compris des pratiques qui garantiront la mise en place de mesures de protection de la vie privée.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Description

Copie de l’ordonnance de délégation désignant le directeur et directeurs adjoints du secrétariat de l’AIPRP les pouvoirs, obligations et fonctions dont le ministre est, en qualité de responsable de Pêches et Océans Canada, investi par les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de son règlement mentionnés.

Annexe B : Rapport statistique de 2023-2024 sur la Loi sur l’accès à l’information

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1  Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

1.3 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

2.5 Pages recommuniquées informellement

Section 3 – Demandes à la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

4.1 Disposition et délai de traitement

4.2 Exceptions

4.3 Exclusions

4.4 Format des documents communiqués

4.5 Complexité

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

4.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

4.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

4.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par disposition des demandes

4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

4.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par disposition des demandes

4.5.7 Autres complexités

4.6 Demandes fermées

4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

4.7 Présomptions de refus

4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

4.7.2 Demandes fermées au-dela des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)

4.8 Demandes de traduction

Section 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6 – Frais

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1  Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations à l'extérieur du gouvernement du Canada

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 – Enquêtes et compte rendus de conclusion

9.1 Enquêtes

9.2 Enquêtes et rapports des conclusions

Section 10 – Recours judiciaire

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes

10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers en vertu de l'alinéa 28(1)b)

Section 11 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

11.1 Coûts

11.2  Ressources humaines