Procédures relatives au crayon mécanique

Aperçu

Compte tenu du nombre de documents qu’un ministre de la Couronne doit signer, on a souvent recours à une machine à signer. Comme une signature produite par la machine est considérée comme une signature légale et peut par conséquent lier le gouvernement et la Couronne à certaines décisions, il faut soigneusement contrôler l’utilisation de la machine. Le présent document décrit les rôles et les responsabilités, ainsi que les procédures actuelles de sécurité et de fonctionnement liées à l’utilisation de la machine à signer du ministre de Pêches et Océans Canada.

Rôles et responsabilités liés à la machine à signer

Le personnel lié à la machine se divise en deux groupes : les membres du personnel pouvant approuver l’utilisation de la machine à signer (autorisateurs) et les membres du personnel pouvant exploiter la machine à signer (opérateurs). Un opérateur ne peut utiliser la machine à signer qu’à la suite de la réception d’une autorisation écrite d’un autorisateur.

Voici un aperçu de l’autorisation liée à l’utilisation de la machine à signer et de l’exploitation. Afin de garantir une couverture et une souplesse convenables, on recommande d’attribuer des privilèges d’opérateurs à des membres du personnel du ministère et du personnel du ministre. [Les renseignements ont été retranchés, conformément à la Loi sur l'accès à l'information.]

Autorisation ministérielle liée à l’utilisation de la machine à signer

• À la suite d’une transition ministérielle, toutes les délégations d’autorité antérieures deviennent nulles, et on doit demander de nouvelles délégations d’autorité. Le ministère assure la configuration et l’utilisation de la machine à signer.
• En outre, le formulaire de délégation d’autorité permet au ministre de déléguer le pouvoir de signature à une personne visée, comme le chef de cabinet. En outre, le chef de cabinet peut subdéléguer son pouvoir, s’il le souhaite.
• La machine ne doit être utilisée qu’avec l’autorisation écrite du ministre, du secrétaire parlementaire ou du mandataire, nommément le chef de cabinet ou de son délégué.
• [Les renseignements ont été retranchés, conformément à la Loi sur l'accès à l'information.] Les opérateurs doivent vérifier l’autorisation figurant sur le bordereau d’acheminement du dossier, avant d’utiliser la machine à signer.

Autorisation et procédures fonctionnelles

• Les autorisateurs (le ministre, le secrétaire parlementaire, le chef de cabinet) doivent fournir le bordereau d’acheminement avec l’autorisation écrite pour que les opérateurs (personnel ministériel) puissent utiliser la machine à signer. Seuls les opérateurs peuvent utiliser la machine à signer. En aucun cas, aucune autre personne n’est autorisée à utiliser la machine à signer.
• Pour que les documents puissent être signés au moyen de la machine à signer, il est essentiel que le bordereau d’acheminement ou de transmission porte clairement la mention « Approuvé » et, dans le cas des notes de décision, indique « j’approuve » ou « je n’approuve pas ». L’UCM doit examiner le bordereau avec l’utilisation de la machine à signer et vérifier l’autorisation.
• Lorsqu’un document est présenté [Les renseignements ont été retranchés, conformément à la Loi sur l'accès à l'information.] aux fins de signature, il devient prioritaire et il doit être traité immédiatement.
• Seuls les documents présentés [Les renseignements ont été retranchés, conformément à la Loi sur l'accès à l'information.] par le personnel du Bureau de la liaison ministérielle doivent être traités. Si d’autres personnes présentent des documents [Les renseignements ont été retranchés, conformément à la Loi sur l'accès à l'information.] l’UCM doit en informer immédiatement la liaison ministérielle.
• La liste de tous les dossiers 001 (UCCM) signés doit être fournie au Bureau de la liaison ministérielle, chaque mois.
• Une copie intégrale de tous les dossiers non-001 (non UCCM) signés (à l’exception des Questions concernant le Feuilleton) doit être fournie au Bureau de la liaison ministérielle, chaque mois.
• Un bordereau d’autorisation est requis pour tous les documents pour lesquels il n’existe pas de numéro de suivi, bordereau sur lequel doivent figurer le titre du document, la date et la signature du Chef de cabinet. L'UCCM doit conserver les bordereaux originaux autorisant l’utilisation de la machine, de manière sécuritaire.
• Si aucun opérateur n’est disponible et qu’il faut prendre une mesure urgente pour un dossier, il faut communiquer avec le Bureau de la liaison ministérielle afin d’obtenir des instructions du Cabinet du ministre.

Procédures de sécurité

[Les renseignements ont été retranchés, conformément à la Loi sur l'accès à l'information.]