Directives concernant les demandes d’information de représentants politiques

1 Définitions

Employé

tout employé du Ministère.

Information factuelle

information accessible au public (par exemple, disponible sur un site Web, publiée dans un communiqué de presse, divulguée par un représentant du Ministère lors d’une rencontre avec l’industrie ou des partenaires, en tenant pour acquis que le groupe ignore qu’il s’agit de renseignements sensibles ou confidentiels) et ne constituant pas des opinions ou des orientations politiques.

« Autre » information

toute information non accessible au public, sensible, confidentielle, complexe ou pour laquelle une décision politique ou ministérielle doit être prise.

Représentant autorisé du Ministère

un employé tel qu’un spécialiste de programme qui est autorisé à parler au nom du Ministère ou qui occupe le poste de directeur.

Regional Directors General and Assistant Commissioners or at a higher level.

Représentant de la haute direction

directeurs généraux régionaux et commissaires adjoints ou à un niveau supérieur.

2 Traitement des demandes de représentants politiques

2.1 Sommaire

Le Ministère s’engage à répondre aux demandes de représentants politiques dans des délais acceptables. Les questions des représentants politiques sont traitées par les représentants autorisés du Ministère ou par un représentant de la haute direction. Si un employé qui n’est pas un représentant autorisé du Ministère reçoit une question de la part d’un représentant politique, il doit rapidement la transmettre à un représentant autorisé du Ministère. Tout échange d’information avec un représentant politique doit être communiqué au bureau de la haute direction (commissaire adjoint, directeur général régional ou à un niveau supérieur), au cabinet du sous-ministre et au cabinet du ministre.

Lorsque la demande d’un représentant politique présente un intérêt pour d’autres secteurs ou régions, ces secteurs ou régions devraient être consultés. De plus, le formulaire Demande de renseignements d’un membre du Parlement doit être acheminé à ces secteurs ou régions aux fins d’information.

Il faut porter une attention particulière à la transmission de renseignements personnels aux députés, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui permet la divulgation de renseignements personnels à un député en vue d’aider la personne visée par les renseignements à résoudre un problème.

2.2 Obligation de l’employé qui reçoit une demande d’information factuelle ou politique ou une demande de rencontre

Lorsqu’un représentant politique communique avec un employé, l’employé doit :

2.2.1 Si la demande est faite par téléphone

L’employé doit noter la demande sur-le-champ. Il doit transmettre la question à un représentant autorisé du Ministère, y compris un représentant de la haute direction, s’il y a lieu, dans les quatre heures suivant la réception de la demande.

L’employé devrait rappeler le représentant politique dans un délai d’un jour ouvrable pour l’informer du nom du représentant autorisé du Ministère, ou du représentant de la haute direction, le cas échéant, qui sera chargé de répondre à la demande si l’employé n’a pu fournir une réponse durant l’appel.

2.2.2 Si la demande est envoyée par courriel

L’employé doit accuser réception de la demande dans un délai d’un jour ouvrable suivant sa réception.

Si cela est possible et ne retarde pas l’envoi de l’accusé de réception, l’accusé de réception devrait comprendre le nom du représentant autorisé du Ministère, ou du représentant de la haute direction, le cas échéant, et ce dernier devrait recevoir une copie conforme de l’accusé de réception par courriel.

L’employé doit transmettre la question à un représentant autorisé du Ministère, y compris un représentant de la haute direction, le cas échéant, dans les quatre heures suivant la réception de la demande.

2.3 Traitement des demandes d’information factuelle

Les demandes d’information factuelle transmises par un employé ou reçues directement par le représentant autorisé du Ministère doivent être traitées dans un délai d’au plus de deux jours ouvrables suivant la réception de la demande par le Ministère.

Lorsque la demande du représentant politique nécessite la fourniture d’information factuelle ou « autre », le représentant autorisé du Ministère peut fournir l’information factuelle immédiatement et indiquer que les « autres » questions (de nature sensible, confidentielle ou politique) seront traitées dès que les intervenants appropriés auront été consultés.

Le représentant autorisé du Ministère doit remplir le formulaire Demande de renseignements d’un membre du Parlement et l’acheminer au bureau du représentant de la haute direction concerné (directeur général régional [DGR], commissaire adjoint [CA] ou sous-ministre adjoint [SMA]), en envoyant une copie conforme à l’adjoint exécutif, d’un jour ouvrable suivant la transmission de l’information factuelle au représentant politique.

Le bureau du représentant de la haute direction acheminera ensuite le formulaire au Bureau de liaison ministérielle et au bureau du sous-ministre dans les quatre heures suivant sa réception. Le Bureau de liaison ministérielle est chargé de transmettre le formulaire au cabinet du ministre.

2.4 Traitement des demandes « d’autres » renseignements

Appuyé par les recommandations formulées par les directeurs et les spécialistes de programmes, le représentant de la haute direction doit soumettre les questions posées par le représentant politique et la réponse proposée dans un délai de deux jours ouvrables, au moyen du formulaire Demande de renseignements d’un membre du Parlement, au cabinet du sous-ministre et au Bureau de liaison ministérielle. Le Bureau de liaison ministérielle est chargé d’acheminer les questions et les réponses recommandées au cabinet du ministre.

Le cabinet du ministre, par l’intermédiaire du Bureau de liaison ministérielle ou directement, doit autoriser la transmission des réponses par le représentant de la haute direction au représentant politique.

Une fois que le cabinet du ministre aura autorisé la transmission des réponses, le représentant de la haute direction devra fournir les renseignements au représentant politique dans un délai d’au plus de deux jours ouvrables.

En général, les réponses peuvent être fournies au représentant politique dans quatre jours ouvrables suivant la réception de la demande.

Le représentant de la haute direction (ou son bureau) doit ensuite confirmer, dans un délai d’un jour ouvrables, auprès du cabinet du sous-ministre et du Bureau de liaison ministérielle que l’information a été communiquée au représentant politique.

2.5 Demande de rencontres de la part de représentants politiques

À la réception de demandes de rencontres avec des représentants politiques, il faut clarifier, dans la mesure du possible, les détails de la réunion (c.-à-d., les points devant faire l’objet d’une discussion, les considérations relatives au moment de la rencontre et les participants [p. ex., à l’occasion d’un événement, qui d’autre sera présent?]).

Dans les quatre heures, il faut aviser le DGR, le CA ou le SMA, en transmettant une copie conforme à l’adjoint exécutif, qu’une rencontre a été sollicitée par un représentant politique au moyen du formulaire Demande de renseignements d’un membre du Parlement. Il est également nécessaire d’inclure les renseignements pertinents (le sujet, le moment, etc.) ainsi que la recommandation concernant la participation à la réunion.

Le bureau du DGR, du CA ou du SMA doit approuver la recommandation (accepter ou refuser), puis l’acheminer au Bureau de liaison ministérielle, qui est chargé de la transmettre au cabinet du ministre ainsi qu’au cabinet du sous-ministre. Si, de l’avis du cabinet du sous-ministre ou du cabinet du ministre, un problème se pose, le bureau du DGR, du CA ou du SMA sera informé des préoccupations (généralement dans un délai d’un jour ouvrable).

Le représentant autorisé doit alors accepter ou refuser la participation du Ministère dans deux jours ouvrables suivant la réception de la demande initiale. Le DGR, le CA ou le SMA doit approuver le choix de l’employé ou des employés qui participeront à la rencontre.

Dans une jour ouvrable suivant la rencontre, le représentant du Ministère qui a rencontré le représentant politique doit fournir un résumé de la rencontre, incluant les mesures à prendre ou le suivi à effectuer, au bureau du DGR, du CA ou du SMA, et en transmettre une copie conforme à l’adjoint exécutif. Le bureau du DGR, du CA ou du SMA acheminera ensuite le formulaire au Bureau de liaison ministérielle et au cabinet du sous-ministre dans les quatre heures suivant sa réception. Le Bureau de liaison ministérielle est chargé de transmettre le formulaire au cabinet du ministre (dans le cas où cela s’avère pertinent).

Cette approche s’applique aux demandes provenant de représentants élus fédéraux, provinciaux, territoriaux et municipaux, et de leur personnel, ainsi que de sénateurs. Les demandes de rencontres provenant de dignitaires étrangers sont traitées par Affaires mondiales Canada et la présente directive ne s’applique pas à de telles demandes.