Unité de contrôle de la correspondance ministérielle

L'Unité de contrôle de la correspondance ministérielle (UCCM) offre des services de gestion de l’information en coordonnant les réponses au courrier du ministre. Elle saisit le courrier du ministre dans le Système de gestion de l’information du Ministère (CCM) et travaille en étroite collaboration avec les experts en la matière dans le département et d'autres personnes-ressources régionales afin de préparer des ébauches de réponse à faire signer par le ministre.

Le Cabinet du ministre envoie également des lettres papier, étampé comme reçu par le Cabinet du ministre, à l'UCCM afin qu'elle les saisisse dans le CCM; l'UCCM assure le suivi de la boîte de réception générique du ministre (min@dfo-mpo.gc.ca) et la tient à jour. La correspondance électronique envoyée à l’adresse parlementaire du ministre peut être soumises à UCCM pour une réponse.

UCCM prépare des ébauches de réponse à la correspondance ministérielle, au besoin, et lorsque ces ébauches sont approuvées par les hauts fonctionnaires appropriés, elle les envoie au Cabinet du ministre aux fins d'examen et d'approbation.

Le Cabinet du ministre peut renvoyer une ébauche de réponse à l'UCCM pour plusieurs raisons, notamment les suivantes :

• L'ébauche nécessite des changements ou des mises à jour.
• L'ébauche devrait être fermée, car aucune réponse n'est nécessaire.
• L'ébauche a été signée par le ministre et doit être envoyée au destinataire par l'UCCM.
• L'ébauche a été « approuvée » par le chef de Cabinet et l'UCCM peut y apposer la signature automatique. (voir onglet B5 pour les procédures relatives à la signature automatique)

En plus de répondre au courrier du ministre, l'UCCM coordonne les recommandations concernant les demandes de réunions avec le ministre et prépare les réponses préliminaires aux pétitions environnementales et les lettres de refus lorsque le ministre refuse une demande de réunion.

l'UCCM fournit également au Cabinet du ministre un rapport quotidien sur toutes les lettres reçues.