Options relatives à l’effectif

Dans les prochaines semaines, vous recevrez une lettre du Conseil du Trésor comportant des renseignements sur votre budget ministériel. Selon ce budget et vos préférences ainsi que vos responsabilités régionales, vous aurez le choix d’établir la structure de votre cabinet qui répond au mieux à vos besoins, en fonction des niveaux de financement qui vous sont attribués.

Pour vous aider dans vos réflexions, vous trouverez ci-dessous des renseignements concernant les titres de poste et les salaires maximaux (à noter qu’il n’y a pas de minimum établi pour ces postes), comme prévu dans les Politiques à l’intention des cabinets des ministres (Cahier de transition n^o 1 : Procédures administratives, sous l’onglet G1). Vous trouverez également ci-joint un modèle général de la structure d'un cabinet, que vous pourrez utiliser pour déterminer vos besoins en personnel.

Le Ministère sera là pour vous fournir du soutien et des conseils sur les ressources humaines afin de faciliter l’arrivée opportune du personnel ministériel entrant.

Remarque : tous les salaires du personnel exonéré seront réputés inclure la rémunération des heures supplémentaires (des renseignements supplémentaires sur la rémunération des heures supplémentaires se trouvent dans le Cahier de transition no 1 : Procédures administratives, onglet G1, section 3.5.5).

Dotation

Les membres du personnel exonéré d’un ministre sont nommés par le ministre en vertu de l’article 128 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et sont « exonérés » des procédures de nomination de la fonction publique du Canada. Une fois que vous avez décidé d’embaucher une personne, le Ministère vous aidera à l'encadrer tout en respectant les Politiques à l’intention des cabinets des ministres.

La première étape du processus de dotation en personnel est de vérifier l’attestation de sécurité que détiennent ces personnes. Si elles ont une cote de sécurité de niveau secret valable, le Ministère doit la vérifier en utilisant leur nom complet ainsi que leur date de naissance et demander où leur dossier de sécurité est conservé (p. ex., un autre ministère, un bureau de placement, etc.). Si la personne ne possède pas de cote de sécurité de niveau secret valable, des formulaires à remplir lui seront fournis. Ces formulaires sont envoyés au SCRS aux fins d’une enquête et d’une analyse, et ainsi une cote de niveau secret sera soit approuvée, soit refusée. Le délai d’exécution du processus de traitement des cotes de sécurité varie en fonction de la complexité du dossier des personnes. Vous trouverez d’autres renseignements sur le processus de sécurité dans le Cahier de transition no 1 : Procédures administratives, sous l’onglet F1.

L’étape suivante du processus de dotation en personnel consiste à délivrer une lettre d’offre. Vous devrez peut-être envisager d’inclure diverses options lorsque vous rédigerez une lettre d’offre d’emploi. Un exemple d’option pour la lettre d’offre serait d’accepter le transfert du temps ouvrant droit à une pension accumulé auprès du gouvernement fédéral dans un poste précédent. Il est important de noter que vous êtes la seule personne qui peut délivrer ou signer une lettre d’offre d’emploi (ou de cessation d’emploi) pour votre personnel exonéré; ce pouvoir ne peut être délégué. Un exemple de lettre d’offre comportant diverses options se trouve dans le Cahier de transition no 1 : Procédures administratives, sous l’onglet C2.

Une fois que vous et l'employé exonéré nouvellement nommé avez signé la lettre d’offre, notre chef de bureau aidera cette personne à remplir les formulaires nécessaires pour établir sa rémunération et ses avantages sociaux. Enfin, des comptes du réseau du MPO (courriel) seront créés et des appareils électroniques seront fournis. Nous collaborerons avec vous et votre chef de cabinet pour attribuer l’espace de bureau et configurer les bureaux de vos employés de façon à répondre au mieux à leurs besoins.