Dépenses de voyage et d’accueil
Les dépenses de voyage des ministres, des secrétaires parlementaires et du personnel des ministres qui sont engagées au cours des activités ministérielles, sont admissibles à un remboursement conformément aux Politiques à l'intention des cabinets des ministres et à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Le présent document décrit les responsabilités des voyageurs, du personnel de soutien et du chef de cabinet ou du ministre.
Voyages
La Directive sur les voyages se trouve sur le site Web du Conseil national mixte (CNM) et à l'annexe G3 du présent cahier.
Le but de cette directive est de permettre aux employés du gouvernement d'obtenir le remboursement des dépenses raisonnables et légitimes qu'ils engagent lors d'un voyage en service commandé.
Le remboursement des dépenses de voyage est fondé soit sur les tarifs et les indemnités établis, soit sur les reçus réels.
La Directive sur les voyages présente quatre situations de voyage courantes, que l'on appelle les modules sur les voyages :
- Module 1 — Voyages dans la zone d'affectation
- Module 2 — Voyages hors de la zone d'affectation – sans nuitée
- Module 3 — Voyages au Canada et dans les États continentaux des États-Unis – avec nuitée
- Module 4 — Voyages au Canada et dans les États continentaux des États-Unis – avec nuitée
Rôles et responsabilités
Responsabilités du ministre (ou du chef de cabinet) :
- Responsabilités du ministre (ou du chef de cabinet) :
- Approuver l'autorisation générale de voyager;
- Approuver la demande d'indemnité de déplacement;
- Examiner les transactions liées au voyage qui sont imputées au budget du cabinet du ministre, en assurer le suivi et en faire état.
Responsabilités du voyageur :
- Fournir les dates, les moyens de transport, le but du voyage et des estimations pour l'AV;
- Choisir l'option de voyage la plus rentable et la plus directe, en conformité avec la Directive sur les voyages du CNM;
- Conserver des justificatifs, notamment les reçus et les registres de kilométrage pour pouvoir demander un remboursement;
- Soumettre les justificatifs dans les 10 jours ouvrables suivant la fin du voyage afin que la demande d'indemnité de déplacement puisse être traitée;
- Examiner et approuver les demandes d'indemnité de déplacement afin d'en vérifier l'exactitude et les ajouts/omissions.
Responsabilités de l'adjoint administratif et du chef de bureau :
- L'adjoint administratif doit remplir l'AV et la demande d'indemnité conformément à la Directive sur les voyages et à l'information fournie par le voyageur;
- L'adjoint administratif peut faire des réservations conformément à la Directive sur les voyages;
- Lorsque toutes les signatures ont été obtenues, le chef de bureau doit saisir la demande dans le système financier dans les deux jours ouvrables suivant la réception de la demande;
- Le chef de bureau doit fournir le statut de la demande de remboursement.
| Module | Logement | Dépenses supplémentaires | Eau en bouteille | Taux de change | Garde des personnes à charge | Communications à domicile (+3 jours) | Indemnité de faux frais (nécessite toujours une nuitée) | Assurances | Repas1 | Repas |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 — Voyages dans la zone d'affectation | S.O.2 | R | R | S.O. | R | S.O. | S.O. | A | R | R |
| 2 — Voyages hors de la zone d'affectation – sans nuitée | S.O. | R | R | S.O. | R | S.O. | S.O. | A | IQ R | R |
| 3 — Voyages au Canada et dans les États continentaux des États-Unis – avec nuitée | R | R | R | R | R | S.O. | IQ | A | IQ R | R |
| 4 — Voyages au Canada et dans les États continentaux des États-Unis – avec nuitée | R | R | R | R | R | R | IQ | A | IQ R | R |
- S.O. = sans object
- R = remboursement selon les reçus
- PD = remboursement selon les reçus
- A = voir l'annexe A de la Directive sur les voyages
Modes de paiement
Modes de paiement
Il est recommandé au personnel exonéré qui doit voyager fréquemment de demander une carte individuelle de voyage désignée (CIVD). La CIVD actuellement utilisée est fournie par MasterCard. Le Ministère peut aider le personnel exonéré à en obtenir une.
La CIVD offre plusieurs avantages importants lors des voyages ayant trait aux affaires du gouvernement, notamment les suivants :
- Pas de frais annuels;
- Réduction considérable de l'effort de travail du gouvernement et des coûts de gestion et de traitement des demandes d'indemnités de déplacement;
- Couverture gratuite en cas de responsabilité pour dommages par collision sur des voitures louées (à condition que la location soit payée à l'aide la CIVD);
- Protection supplémentaire gratuite (p. ex., retard de vol, perte de bagage) et services d'assistance en cas d'urgence en voyage (au besoin).
Accueil
L'accueil consiste en la fourniture de rafraîchissements, de collations, de repas et parfois de divertissement aux invités des ministères ou des organismes.
Il se peut que dans certains cas, un ministre demande à un secrétaire parlementaire ou à un membre du personnel d'accueillir un invité en son nom ou au nom du ministère. Un tel accueil peut être nécessaire en vue de faciliter économiquement les affaires du ministère ou de l'organisme ou parce qu'il est considéré comme essentiel à des fins de courtoisie ou de protocole. Dans de tels cas, les activités d'accueil doivent être organisées conformément à la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements et toutes les exigences en matière de documentation doivent être respectées. Les demandes de remboursement doivent être approuvées par le chef de cabinet ou le ministre, selon le cas.
Des demandes distinctes doivent être soumises lorsqu'un membre du personnel du ministre demande le remboursement des dépenses d'accueil ou des dépenses qu'il a engagées au nom du ministre.
Indemnités d'accueil
| Aliments et boissons | Coût standard par personne | Coût maximum par personne |
|---|---|---|
| Petit déjeuner | 1,5 × indemnité de petit déjeuner | 1,5 × coût standard par personne |
| Rafraîchissements | 0,5 × indemnité de petit déjeuner | 1,5 × coût standard par personne |
| Déjeuner | 2,0 × indemnité de déjeuner | 1,5 × coût standard par personne |
| Réception | 2,0 × indemnité de déjeuner | 1,5 × coût standard par personne |
| Dîner | 1,75 × indemnité de dîner | 1,5 × coût standard par personne |
Alcool
Conformément au pouvoir délégué en matière de finances, seul le ministre peut approuver les boissons alcoolisées.
En matière d'accueil, les boissons non alcoolisées sont la norme. L'offre de boissons alcoolisées n'est permise que dans des circonstances spéciales, pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole dans le cadre d'événements gouvernementaux auxquels sont invitées des personnes autres que des fonctionnaires fédéraux. Des boissons alcoolisées ne seront pas offertes dans le cadre d'activités d'accueil lors d'événements auxquels ne participent que des personnes faisant partie du gouvernement fédéral.
Divulgation proactive des dépenses de voyages et d'accueil
Pêches et Océans Canada est tenu de publier toutes les dépenses de voyages et d'accueil des ministres, ministres d'État, secrétaires parlementaires et membres du personnel exonéré sur le site Internet du Ministère.
L'information est recueillie tous les trimestres et doit être publiée en ligne dans les trente jours suivant la fin de chaque période de rapport, comme l'indique le tableau ci-dessous :
| Trimestre | Période visée par le rapport | Date à laquelle le rapport doit être publié sur le site Internet |
|---|---|---|
| 1 | Du 2 mars au 1er juin | Dernier jour de juin |
| 2 | Du 2 juin au 1er septembre | Dernier jour de septembre |
| 3 | Du 2 septembre au 1er décembre | Dernier jour de décembre |
| 4 | Du 2 décembre au 1er mars | Dernier jour de mars |
Lorsque les dates susmentionnées tombent la fin de semaine ou un jour férié, l'information doit être publiée en ligne au plus tard le dernier jour ouvrable précédant la fin de semaine ou le jour férié en question.
Le rapport de voyage doit contenir les renseignements suivants (dans les deux langues officielles) :
- Nom de la personne qui se déplace
- Objet du voyage
- Objet du voyage
- Destination(s)
- Billets d'avion
- Autres transports
- Logement
- Repas et faux frais
- Autres dépenses
- Total des dépenses
Le rapport d'accueil doit contenir les renseignements suivants (dans les deux langues officielles) :
- Nom de l'employé exonéré
- Type d'accueil et objet
- Date de l'accueil
- Participants (nombre de participants provenant du gouvernement et nombre d'autres participants)
- Nom de l'établissement et emplacement
- Coût total
Remarques :
- L'activité d'accueil à laquelle le ministre assiste doit être déclarée au nom du ministre et non au nom du demandeur;
- Les montants déclarés doivent être exprimés en dollars canadiens;
- Le rapport doit indiquer si les montants déclarés comprennent les taxes.
Les rapports de dépenses de voyage et d'accueil sont transmis au voyageur et au demandeur de l'activité d'accueil afin qu'ils les examinent, les modifient, les approuvent et les signent. Tous les membres du personnel exonéré sont tenus de signer un rapport par trimestre (les rapports nuls doivent également être signés).
Le chef de bureau créera les attestations à partir des dépenses de voyage et d'accueil du trimestre précédent, avant de les transmettre à votre Cabinet aux fins de vérification de l'exactitude et de signature avant la publication externe.
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