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Options relatives à l’effectif

Dans les prochaines semaines, vous recevrez une lettre du Conseil du Trésor comportant des renseignements sur votre budget ministériel. Selon ce budget et vos préférences ainsi que vos responsabilités régionales, vous aurez le choix d’établir la structure de votre cabinet qui répond au mieux à vos besoins, en fonction des niveaux de financement qui vous sont attribués.

Pour vous aider dans vos réflexions, vous trouverez ci-dessous des renseignements concernant les titres de poste et les salaires maximaux (à noter qu’il n’y a pas de minimum établi pour ces postes), comme prévu dans les Politiques à l’intention des cabinets des ministres (Cahier de transition no 1 : Procédures administratives, sous l’onglet G1). Vous trouverez également ci-joint un modèle général de la structure d'un cabinet, que vous pourrez utiliser pour déterminer vos besoins en personnel.

Le Ministère sera là pour vous fournir du soutien et des conseils sur les ressources humaines afin de faciliter l’arrivée opportune du personnel ministériel entrant.

Poste Plage de salaires équivalant au maximum actuel du niveau dans la fonction publique (aucun minimum) Salaires maximaux
($)
Chef de cabinet EX-02 à EX04 148 100 à 190 000
Directeur (p. ex., directeur des politiques, directeur des communications, directeur de la gestion des enjeux, etc.) EX-02 148 100
Attaché de presse AS-08 114 392
Conseiller en politiques AS-08 114 392
Adjoint spécial principal AS-07 107 619
Adjoint spécial AS-05 86 788
Personnel de soutien jusqu'à AS-05 86 788
Secrétaire particulier du ministre AS-06 96 461
Chauffeur CR-07 71 346
Poste (ministre disposant d’un budget régional)
Directeur des affaires régionales EX-01 132 100
Conseiller régional en communications IS-05 96 461
Attaché de presse régional AS-07 107 619
Adjoint spécial AS-05 86 788
Poste (Ministre ayant un secrétaire parlementaire)
Adjoint du secrétaire parlementaire AS-05 86 788

Remarque : tous les salaires du personnel exonéré seront réputés inclure la rémunération des heures supplémentaires (des renseignements supplémentaires sur la rémunération des heures supplémentaires se trouvent dans le Cahier de transition no 1 : Procédures administratives, onglet G1, section 3.5.5).

Dotation

Les membres du personnel exonéré d’un ministre sont nommés par le ministre en vertu de l’article 128 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et sont « exonérés » des procédures de nomination de la fonction publique du Canada.

Une fois que vous avez décidé d’embaucher une personne, le Ministère vous aidera à l'encadrer tout en respectant les Politiques à l’intention des cabinets des ministres. La première étape du processus de dotation en personnel est de vérifier l’attestation de sécurité que détiennent ces personnes. Si elles ont une cote de sécurité de niveau secret valable, le Ministère doit la vérifier en utilisant leur nom complet ainsi que leur date de naissance et demander où leur dossier de sécurité est conservé (p. ex., un autre ministère, un bureau de placement, etc.). Si la personne ne possède pas de cote de sécurité de niveau secret valable, des formulaires à remplir lui seront fournis. Ces formulaires sont envoyés au SCRS aux fins d’une enquête et d’une analyse, et ainsi une cote de niveau secret sera soit approuvée, soit refusée. Le délai d’exécution du processus de traitement des cotes de sécurité varie en fonction de la complexité du dossier des personnes. Vous trouverez d’autres renseignements sur le processus de sécurité dans le Cahier de transition no 1 : Procédures administratives, sous l’onglet F1.

L’étape suivante du processus de dotation en personnel consiste à délivrer une lettre d’offre. Vous devrez peut-être envisager d’inclure diverses options lorsque vous rédigerez une lettre d’offre d’emploi. Un exemple d’option pour la lettre d’offre serait d’accepter le transfert du temps ouvrant droit à une pension accumulé auprès du gouvernement fédéral dans un poste précédent. Il est important de noter que vous êtes la seule personne qui peut délivrer ou signer une lettre d’offre d’emploi (ou de cessation d’emploi) pour votre personnel exonéré; ce pouvoir ne peut être délégué. Un exemple de lettre d’offre comportant diverses options se trouve dans le Cahier de transition no 1 : Procédures administratives, sous l’onglet C2.

Une fois que vous et l'employé exonéré nouvellement nommé avez signé la lettre d’offre, notre chef de bureau aidera cette personne à remplir les formulaires nécessaires pour établir sa rémunération et ses avantages sociaux. Enfin, des comptes du réseau du MPO (courriel) seront créés et des appareils électroniques seront fournis. Nous collaborerons avec vous et votre chef de cabinet pour attribuer l’espace de bureau et configurer les bureaux de vos employés de façon à répondre au mieux à leurs besoins.

À titre de référence, vous trouverez ci-dessous des lignes directrices provenant de la Politique à l’intention des cabinets des ministres du Secrétariat du Conseil du Trésor concernant la gestion des ressources humaines. Les fonctionnaires du Ministère seront là pour répondre à toutes vos questions en matière de dotation en personnel.

Partie 3—Gestion des ressources humaines

3.1 Équité en emploi

Les ministres ne sont pas tenus d'appliquer la législation concernant l'équité en emploi aux fins de la nomination du personnel exonéré. Néanmoins, le gouvernement s'est engagé à appliquer les principes de l'équité en emploi et à en respecter l'esprit. Même si le personnel exonéré est restreint, les ministres peuvent vouloir s'assurer qu'il y a un équilibre raisonnable entre le nombre d'hommes et de femmes dans leur personnel exonéré, y compris des personnes membres de groupes désignés (c.-à-d. les peuples autochtones, les personnes handicapées et les membres de minorités visibles).

3.2 Dotation

Les ministres nomment leur personnel exonéré conformément à l'article 128 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique; ces nominations ne sont pas assujetties aux procédures de nomination de la fonction publique.

3.2.1 Postes de l'effectif exonéré

La Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) ne prévoit qu'un seul titre de poste pour le personnel, soit celui de directeur de cabinet. Le Conseil du Trésor en a toutefois approuvé d'autres. La structure des postes du personnel exonéré est présentée à l'annexe A.

Un ministre ou un ministre d'État doit respecter les conditions suivantes :

Les salaires maximums du personnel exonéré sont équivalents à ceux de la fonction publique. Un ministre ou un ministre d'État peut se servir uniquement des salaires maximums indiqués dans le tableau de la section 3.3.1. Les salaires du personnel exonéré ne correspondent pas nécessairement à ceux de la fonction publique. Les identificateurs de classification par profession servent à titre indicatif seulement.

3.2.1.1 Membres du personnel exonéré des cabinets des ministres

Conformément au point 3.2.1, les ministres peuvent déterminer eux-mêmes la composition de l'effectif d'employés exonérés de leur cabinet. Un ministre peut utiliser les postes suivants dans le cabinet du ministre :

3.2.1.2 Personnel exonéré des bureaux régionaux des ministres (BRM)

Le personnel exonéré suivant est propre aux ministres disposant de budgets de représentation régionale :

Les ministres disposant de budgets de représentation régionale peuvent déterminer eux-mêmes la composition de l'effectif exonéré de leur bureau régional en utilisant les échelles de rémunération approuvées pour le personnel exonéré. Ils doivent toutefois respecter les règles en ce qui concerne les titres des postes et les augmentations de traitement et salaires maximums respectifs.

Le personnel exonéré régional est affecté au BRM, sauf dans le cas d'une région relevant d'un ministre et desservie depuis la région de la capitale nationale.

3.2.1.3   Personnel exonéré des cabinets des ministres ayant des secrétaires parlementaires

Les ministres qui comptent des secrétaires parlementaires au sein de leur portefeuille peuvent embaucher un employé exonéré chargé d'assurer un soutien à chacun de ces secrétaires parlementaires. L'adjoint de chaque secrétaire parlementaire est embauché après consultation de ce dernier. L'échelle de traitement de l'adjoint ne peut dépasser le traitement maximum à l'échelon AS-05.

3.2.1.4 Personnel exonéré des cabinets des ministres d'État

Un ministre d'État peut utiliser les membres du personnel exonéré selon les échelles de rémunération et les postes suivants :

3.2.1.5   Exceptions à l'égard de la composition des postes du personnel exonéré

Ces politiques ont pour objet de donner au ministre et au ministre d'État la souplesse voulue pour qu'ils déterminent eux-mêmes la composition de l'effectif du personnel exonéré, les postes et les titres pour répondre aux exigences du portefeuille de ce ministre ou ministre d'État. Conformément aux seuils budgétaires approuvés, et uniquement dans des circonstances exceptionnelles, les ministres et les ministres d'État peuvent être tenus de doter différents postes du personnel exonéré autres que ceux déterminés dans la présente section. Chaque exception pour un poste de personnel exonéré et l'échelle salariale doit être discutée et approuvée, au préalable et par écrit, par le cabinet du Premier ministre et par la suite par le président du Conseil du Trésor.

Le salaire maximum pour ces postes ne peut pas excéder l'échelle de rémunération d'un EX-04 au sein du cabinet du ministre, ou d'un membre du personnel exonéré EX-01 ou EX-02 au sein du cabinet du ministre d'État ou d'un bureau régional du ministre.

Un ministre dont le portefeuille comprend des enjeux politiques extrêmement complexes ou techniques peut accroître l'échelle de rémunération du directeur des politiques à l'échelon de membre du personnel exonéré EX-03 ou EX-04.

3.2.2 Situation du personnel exonéré après un changement de cabinet

L'emploi d'une personne faisant partie du personnel exonéré d'un ministre chargé d'un portefeuille prend fin 30 jours civils après que le ministre cesse d'exercer ses fonctions à moins que, dans ces 30 jours :

S'il n'est pas renommé à titre de membre du personnel exonéré au cours des 30 jours, tous ses avantages sociaux prennent fin (y compris les congés parentaux ou de maternité). L'ancien membre du personnel exonéré du ministre peut faire une demande d'emploi dans le cadre des processus internes annoncés ouverts à tous les employés de la fonction publique, conformément à l'article 35.2 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (voir la section 3.7.6 pour de plus amples renseignements).

Lorsqu'un ministre est nommé à un nouveau portefeuille, un membre du personnel exonéré acceptant un poste de personnel exonéré avec le ministre du nouveau portefeuille accepte une nomination avec un nouvel employeur et, par conséquent, de nouvelles lettres d'offre devraient être préparées et signées par le ministre dans sa nouvelle fonction. Il en va également de même pour un membre du personnel exonéré qui accepte un autre poste de membre du personnel exonéré avec un autre ministre. Lorsqu'un membre du personnel exonéré accepte un nouveau poste de membre de personnel exonéré avec un ministre, le ministre peut, à sa discrétion, accepter un passif lié aux indemnités de départ, selon le cas, aux droits aux congés annuels et aux crédits de congés de maladie pour le service antérieur à titre de membre du personnel exonéré. Les membres du personnel exonéré doivent recevoir l'approbation par écrit au moment de l'embauche.

3.2.2.1 Personnel exonéré demeurant avec le même ministre
3.2.2.2 Personnel exonéré nommé au cabinet d'un autre ministre

Si un autre ministre embauche un membre du personnel exonéré dans les 30 jours civils suivants :

La nomination, la réaffectation ou le maintien en poste du chef de cabinet ou du directeur, affaires régionales, doivent être approuvées au préalable et par écrit par le cabinet du Premier ministre.

3.2.2.3 Personnel exonéré qui n'est pas embauché par un ministre dans les 30 jours civils

Le membre du personnel exonéré qui n'est pas embauché par un ministre dans les 30 jours civils :

3.2.2.4 Personnel exonéré embauché après la période de 30 jours civils

Les ministres sont invités à rendre des décisions, le plus tôt possible dans la période de 30 jours suivant leur nouvelle nomination ou la fin de l'exercice de leurs fonctions, au sujet de la conservation ou de la libération des membres de leur personnel exonéré. Si un membre du personnel exonéré n'est embauché qu'après la période de 30 jours civils :

3.2.2.5 Adjoint du secrétaire parlementaire

Lorsqu'il y a élection et dissolution du Parlement ou lorsque le Parlement est prorogé, les nominations de secrétaires parlementaires cessent, tout comme l'objet du poste d'adjoint au secrétaire parlementaire. À la discrétion du ministre, l'emploi d'une personne occupant le poste d'adjoint au secrétaire parlementaire peut prendre fin avec le versement d'indemnités de cessation d'emploi (p. ex., indemnité de départ ou de cessation d'emploi) ou réaffecté au cabinet du ministre dans un autre poste financé par les budgets du personnel exonéré. Les politiques régissant le transfert entre les budgets des cabinets des ministres s'appliquent.

3.2.3 Embauche de contractuels pour des services professionnels ou des services de travail temporaire

Lorsque des marchés sont conclus pour des services professionnels ou des services de travail temporaire, les exigences et les obligations additionnelles présentées dans la partie 7 des présentes politiques doivent également être satisfaites. Ni les marchés de services professionnels ni les marchés de services de travail temporaire ne constituent des contrats de travail. Aucune relation employeur-employé ne peut être créée lorsqu'un tel marché de service est conclu (voir la section 7.2).

3.2.4 Autres questions relatives à la dotation

Un ministre a le pouvoir discrétionnaire d'affecter un membre de son personnel exonéré à des activités officielles à l'extérieur de la région de la capitale nationale. Le traitement de cette personne est imputable au budget du personnel exonéré du ministre.

En règle générale, un ministre ne peut être accompagné de plus de deux membres de son personnel exonéré lorsqu'il est en service commandé à l'extérieur de la région de la capitale nationale. Cette limite ne peut être dépassée sans l'autorisation préalable du cabinet du Premier ministre.

Les noms et postes des employés exonérés ne sont pas considérés confidentiels et peuvent être diffusés en vertu d'une demande d'accès à l'information.

Pour plus d'information sur les questions de sécurité pour les employés, voir la section 2.2.

3.3 Salaires

3.3.1 Salaires maximums

3.3.1.1 Postes et salaires maximums

Les salaires du personnel exonéré pour les fonctions identifiées ci-dessous sont structurés comme suit : il n'existe aucun minimum et les maximums équivalents aux maximums actuels des groupes et échelons de la fonction publique (EX, AS, IS et CR) (à noter que les identificateurs des codes de classification sont symboliques). Les salaires du personnel exonéré changent automatiquement selon les changements approuvés pour les groupes et échelons équivalents de la fonction publique. Ceci dit, les augmentations des salaires maximums du personnel exonéré ne sont pas des augmentations économiques et ne se traduiront pas automatiquement par des augmentations salariales pour le personnel exonéré. Les augmentations salariales sont assujetties aux sections 3.3.1.2 et 3.3.2. On peut consulter les informations salariales actuelles de la fonction publique aux Taux de traitement pour la haute direction et Taux de rémunération pour la Fonction publique du Canada.

Titre Salaires maximums équivalents au niveau maximal de la fonction publique (aucun minimum)
Poste (cabinet du ministre)
Chef de cabinet EX-04 ou
EX-03 ou
EX-02
Directeur (p. ex., directeur, politiques, communications, gestion des dossiers ou affaires parlementaires) EX-02
Attaché de presse AS-08
Conseiller en politiques AS-08
Adjoint spécial principal AS-07
Adjoint spécial AS-05
Employé de soutien Jusqu'à AS-05
Secrétaire particulier du ministre AS-06
Chauffeur CR-07
Poste (ministre disposant d'un budget de représentation régionale)
Directeur, affaires régionales EX-01
Conseiller, consultations régionales IS-05
Attaché de presse régional AS-07
Adjoint spécial AS-05
Poste (ministre ayant un secrétaire parlementaire)
Adjoint au secrétaire parlementaire AS-05
Poste (cabinet du ministre d'État)
Chef de cabinet au ministre d'État EX-01 ou EX-02
Directeur (p. ex., directeur des politiques, des communications, de la gestion des dossiers, des affaires parlementaires) AS-08
Conseiller en politiques AS-08
Attaché de presse AS-07
Adjoint spécial principal AS-07
Adjoint spécial AS-05
Secrétaire particulier du ministre d'État AS-05
Employé de soutien Jusqu'à AS-05
Chauffeur CR-07

Note :
Tous les traitements à l'égard du personnel exonéré sont réputés comprendre la rémunération des heures supplémentaires.

3.3.1.2 Principes régissant l'établissement des taux de rémunération

Sous réserve de la section 3.3.2, les ministres peuvent autoriser le versement d'augmentations de salaire au personnel exonéré jusqu'à concurrence du maximum autorisé. Le salaire maximum ne doit être accordé au personnel exonéré que s'il se justifie par l'expérience et les compétences du titulaire du poste. Aucune augmentation salariale n'aura lieu lorsqu'un employé exonéré est nommé à un poste de personnel exonéré au même échelon dans un autre cabinet de ministre.

En règle générale, l'échelle de salaire maximum est réservée aux employés qui justifient des compétences professionnelles pertinentes, d'au moins 10 années de service pertinent, ou de compétences ou de qualifications exceptionnelles.

Si un employé a été recruté activement à l'extérieur de l'administration fédérale, le salaire du poste qu'il a quitté doit être pris en compte pour déterminer sa position initiale dans l'échelle de traitement.

Le nombre de subalternes directs de l'employé doit être pris en compte pour déterminer sa position dans l'échelle de salaire.

Dans des circonstances exceptionnelles, un ministre peut, après avoir obtenu l'accord du cabinet du Premier ministre et l'approbation du Conseil du Trésor, verser à un membre du personnel exonéré un salaire supérieur au maximum autorisé. Le ministre doit d'abord discuter avec le chef de cabinet du Premier ministre et le président du Conseil du Trésor de toute demande à cet égard.

Après avoir consulté le cabinet du Premier ministre, le Conseil du Trésor peut autoriser d'autres exceptions à ces politiques, dans des circonstances spéciales. Le ministre doit d'abord discuter avec le chef de cabinet du Premier ministre et le président du Conseil du Trésor de toute demande à cet égard.

3.3.2 Augmentations salariales

Seul le ministre a le pouvoir discrétionnaire d'accorder ou de refuser des augmentations de salaire. Les augmentations de salaire sont accordées en fonction d'un rendement entièrement satisfaisant.

Sous réserve des principes énoncés à la section 3.3.1.2, pourvu qu'il dispose de fonds suffisants dans son budget du personnel exonéré, un ministre peut accorder les augmentations de la façon suivante :

3.3.3 Rémunération d'intérim

Un ministre peut autoriser le versement d'une rémunération d'intérim à un membre de son personnel exonéré qui exerce temporairement des fonctions de niveau plus élevé. Pour avoir droit à la rémunération d'intérim, les membres du personnel exonéré doivent exercer de façon continue les fonctions temporaires pendant une période de 10 jours ouvrables consécutifs.

3.3.4 Heures de travail

La semaine normale de travail est de 37,5 heures, du lundi au vendredi inclusivement, et la journée normale de travail est de 7,5 heures.

3.3.4.1 Repas et transport après les heures de travail

Les membres du personnel exonéré n'ont pas droit à la rémunération des heures supplémentaires. Par contre, un membre du personnel exonéré qui effectue des heures supplémentaires qui s'étendent au-delà de la période normale de repas ou qui travaille au moins trois heures un jour de repos ou un jour férié désigné peut avoir droit au remboursement, s'il présente des reçus, d'un ou de plusieurs repas (selon le nombre de périodes de repas qui surviennent pendant les heures supplémentaires), conformément aux montants payables au titre des repas prescrits dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, ou au taux de repas négocié pour les groupes et niveaux équivalents assujettis à une convention collective du groupe Services des programmes et de l'administration (PA). Les taux applicables aux repas sont mis à jour périodiquement; veuillez consulter les services financiers du ministère pour connaître les taux en vigueur.

Lorsqu'un membre du personnel exonéré est tenu de retourner ou de rester au travail après les heures où le service de transport en commun raisonnable normalement offert a cessé de fonctionner, le ministre peut autoriser le paiement des frais de taxi ou d'une indemnité de kilométrage entre le lieu de résidence du membre et le lieu de travail en fonction de la province où le véhicule est immatriculé (voir l'annexe B de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte). Seul le trajet entre le lieu de travail et la résidence est remboursé pour les heures effectuées immédiatement après les heures de travail normales, et seulement si un service de transport public raisonnable n'est pas disponible.

3.3.5 Obligation de faire rapport au cabinet du Premier ministre

Tous les renseignements concernant l'emploi des membres du personnel exonéré doivent être transmis au cabinet du Premier ministre. Cela comprend des renseignements sur l'embauche de membres du personnel exonéré, les salaires, les augmentations salariales, les promotions, les indemnités de départ et les cessations d'emploi ou les départs. Ces renseignements doivent être transmis sitôt le changement effectué.

3.4 Avantages sociaux

La présente section résume les principales dispositions sur la rémunération non salariale dans le domaine des pensions et de l'assurance. On peut obtenir de plus amples renseignements sur les conditions d'emploi, et de l'aide aux fins de leur application, auprès des services des ressources humaines des ministères.

Aux fins des droits en vertu des régimes d'assurance collective de la fonction publique, les chefs de cabinet, les conseillers, les directeurs, les directeurs des affaires régionales, les attachés de presse et les chefs de cabinet des ministres d'État sont rattachés au groupe de la direction (groupe EX) tandis que les directeurs des ministres d'État, les conseillers en politiques, les adjoints spéciaux principaux, les adjoints spéciaux, les adjoints des secrétaires parlementaires, les attachés de presse régionaux, les conseillers régionaux en communications, le secrétaire particulier du ministre, le personnel de soutien et le chauffeur sont rattachés au groupe PA et sont exclus des conventions collectives.

Les membres du personnel exonéré d'un ministre participent aux régimes suivants :

3.4.1 Régimes obligatoires

3.4.1.1 Pour l'ensemble du personnel exonéré
3.4.1.2 Régimes obligatoires, sous réserve des critères d'admissibilité pertinents

3.4.2 Régimes automatiques (contributions payées par le gouvernement)

3.4.3 Régimes facultatifs (contributions payées par le participant)

3.4.3.1 Employés exonérés dont la rémunération maximale est équivalente à celle du groupe professionnel PA de la fonction publique
3.4.3.2 Employés exonérés dont la rémunération maximale est équivalente à celle du groupe professionnel EX de la fonction publique

En vertu du Régime d'assurance des cadres de gestion de la fonction publique : l'assurance-vie supplémentaire est égale au traitement annuel rajusté.

3.5 Congés

Les coûts relatifs aux congés payés sont imputés au budget du personnel exonéré du ministre. Les congés accordés aux employés exonérés dont le taux de rémunération maximum est équivalent à celui du groupe professionnel EX de la fonction publique sont assujettis à la Directive sur la rémunération des cadres supérieurs. Ces conditions sont modifiées périodiquement. Tout congé non payé assujetti aux dispositions du congé spécial ou du congé d'études des conditions d'emploi des EX de plus de trois mois ne sera pas pris en compte aux fins de service.

Pour tous les autres membres du personnel exonéré dont le taux de rémunération maximum est équivalent à celui du groupe professionnel PA de la fonction publique, les congés sont assujettis aux dispositions de la convention collective de ce groupe, laquelle peut être modifiée.

3.5.1 Congés annuels

Droits aux congés annuels

Les droits aux congés annuels sont établis conformément à la section 3.5 ci-dessus, sauf que les années de service servant à calculer les congés annuels en vertu de cette disposition incluent l'emploi ou le service pour la fonction publique, comme il est défini dans la Loi sur la pension de la fonction publique si aucune indemnité de départ n'a été versée à la cessation d'emploi. Les droits aux congés annuels sont calculés de la manière suivante :

Un ministre peut autoriser le paiement anticipé de la rémunération estimative nette de périodes de congé de deux semaines complètes et plus, sur réception d'une demande écrite au moins six semaines avant le dernier jour de paie qui précède le départ en congé annuel.

Lorsque les membres du personnel exonéré sont rappelés d'un congé annuel, ils ont droit, sur présentation de leurs comptes de frais accompagnés de reçus, au remboursement des dépenses raisonnables (selon la définition qu'en donne le Conseil du Trésor) engagées pour se rendre à leur lieu de travail et pour retourner à l'endroit d'où ils ont été rappelés, s'ils reprennent immédiatement leur congé après avoir effectué la tâche pour laquelle ils ont été rappelés. Si le ministre annule ou modifie un congé annuel antérieurement approuvé, l'employé a droit au remboursement des pénalités pécuniaires raisonnables qui découlent de l'annulation de ses réservations.

Si un membre du personnel exonéré du ministre cesse d'être employé ou décède, il lui est versé, à lui ou à sa succession, en remplacement des congés annuels acquis non utilisés, mais à l'exclusion des congés de direction, un montant égal au produit de la formule suivante :
(nombre de jours de congés annuels non utilisés) X (taux de rémunération journalier le jour de la fin du service)

En cas de cessation d'emploi pour des motifs autres que le décès ou le changement de gouvernement, ou lorsque le ministre cesse d'exercer ses fonctions, les congés annuels non acquis pris par l'employé feront l'objet d'un recouvrement à même les sommes versées à la cessation d'emploi.

3.5.2 Encaissement des congés annuels

Le personnel exonéré peut encaisser tous les congés annuels acquis mais non utilisés en tout temps pendant l'année financière moyennant l'approbation du ministre.

3.5.3 Jours fériés désignés

Les jours suivants sont des jours fériés désignés payés :

Un membre du personnel exonéré du ministre qui est en congé non payé toute la journée de travail qui précède et toute celle qui suit immédiatement un jour férié payé n'a pas droit à la rémunération du jour férié.

3.5.4 Congé pour élections

Un membre du personnel exonéré d'un ministre est tenu de démissionner ou de demander un congé non payé pour pouvoir se porter candidat. Le congé peut se terminer (et la personne peut retourner à ses fonctions) une fois que la course à l'investiture est terminée, que cette personne soit élue ou non.

Tout membre du personnel exonéré qui se présente à une campagne électorale municipale, provinciale ou fédérale ou à une élection partielle et désire faire campagne avant l'émission d'un bref doit le faire à l'extérieur des heures normales de travail. Tout membre du personnel exonéré qui se porte candidat à l'investiture après l'émission du bref doit démissionner ou se voir accorder un congé non payé, à la discrétion du ministre.

Après l'émission d'un décret de convocation des électeurs ou à la dissolution du Parlement, d'une législature provinciale ou d'un conseil territorial, un membre du personnel exonéré d'un ministre doit éviter d'annoncer sa candidature ou que d'autres l'annoncent, tant qu'il n'a pas cessé ses fonctions ou commencé sa période de congé non payé.

Si un membre du personnel exonéré d'un ministre décide de prendre part activement et à plein temps à une campagne visant une élection fédérale, provinciale ou territoriale, ou une élection partielle, il doit demander un congé non payé ou démissionner de son poste. Si un membre se présente à une campagne électorale à temps partiel, il doit le faire à l'extérieur des heures normales de travail. Aucun congé annuel ou autre congé payé ne sera autorisé pour participer à une campagne électorale.

3.5.5 Congé de direction

Lorsqu'ils doivent travailler plus que les heures prescrites ou encore travailler ou voyager un jour de repos ou un jour férié, les membres du personnel exonéré peuvent obtenir un congé de direction (payé) autorisé par le ministre, si ce dernier le juge pertinent moyennant une documentation appropriée. Ce congé doit être accordé aussitôt que possible après la période qui a donné droit au congé et ne doit pas dépasser le nombre d'heures de travail supplémentaires ou le temps passé à voyager. Ce congé ne doit jamais être accordé après l'annonce d'élections ni servir à compenser des activités en rapport avec les élections.

3.5.6 Autres congés

Un ministre peut accorder un congé payé d'au plus deux semaines quand le lieu de travail est rendu inhabitable et que l'employé ne peut plus exercer ses fonctions tant qu'on ne lui trouve pas un autre lieu de travail, ou quand l'employé est obligé ou instamment pressé de prêter son concours en raison d'une situation d'urgence dans la collectivité.

3.6 Employés du ministère affectés à un cabinet de ministre

Le Conseil du Trésor autorise l'affectation d'employés du ministère au cabinet du ministre. Cet effectif ainsi que les budgets des coûts liés au personnel doivent provenir des ressources existantes du ministère. Conformément à la tradition d'une fonction publique non partisane, ces employés ne doivent dispenser que des conseils ministériels et du soutien administratif de nature non partisane qui font partie des responsabilités du portefeuille du ministre. Les fonctions d'un adjoint ministériel affecté à un cabinet de ministre incluraient habituellement la liaison entre le cabinet du ministre et le ministère ainsi que la gestion de l'échange de l'information et des documents. Les fonctions incluraient également la prestation, en collaboration avec le sous-ministre et des cadres supérieurs du ministère, de conseils sur des questions ministérielles au ministre et à son personnel exonéré.

Un ministre ne peut avoir qu'un adjoint ministériel, qui peut être classifié à un niveau équivalant à PM-6, EX-1 ou EX-2, selon l'étendue des connaissances et du savoir-faire requis pour le poste. (Veuillez noter que ce poste n'est pas financé à même le budget du ministre pour le personnel du ministère affecté à son cabinet mais directement des niveaux de référence ministériels existants.) Les autres employés du ministère qui sont financés à même le budget du ministre pour le personnel du ministère affecté à son cabinet sont considérés comme des employés de soutien. Il ne peut y avoir qu'un poste de personnel principal de soutien. Tous les autres postes ne peuvent être classifiés que jusqu'au niveau AS-04. Le traitement de ces employés ministériels travaillant au sein d'un cabinet doit être imputé au budget du ministre pour le personnel du ministère affecté à son cabinet.

Un ministre peut embaucher autant d'employés ministériels que son budget pertinent le permettra. Cependant, conformément à la disposition 4.2, les maximums budgétaires pour du personnel ministériel ne peuvent être dépassés à moins que le Conseil du Trésor n'ait donné préalablement son approbation.

Les ministres devraient mettre à la disposition des ministres d'État les services de leur personnel ministériel.

Les salaires maximums pour le personnel ministériel des cabinets de ministre sont indiqués dans le tableau ci-dessous :

Employés du ministère
Titre des postes Échelon de la fonction publique (jusqu’à)Voir la note * du tableau 1

Notes du tableau 1

Note 1 du tableau 1

Les niveaux de classification et les augmentations d’échelon salarial de la fonction publique s’appliqueront.

Retour à la référence de la note * du tableau 1
Adjoint ministériel EX-02 ou
EX-01 ou
PM-06
Soutien administratif AS-01
Soutien corporative AS-04
Personnel principal de soutien AS-05
Personnel de soutien AS-04

* Les niveaux de classification et les augmentations d'échelon salarial de la fonction publique s'appliqueront.

Le personnel du ministère affecté au cabinet du ministre est à l'emploi du ministère et ne peut être muté avec le ministre lorsque ce dernier change de portefeuille. Les personnes dont les fonctions principales consistent à offrir un service personnel à un ministre constituent toutefois une exception, car le service personnel qu'elles offrent est plus important que leurs connaissances de la structure ou des responsabilités du ministère. Par conséquent, deux ministères peuvent s'entendre pour muter ces personnes, pourvu qu'il n'y ait pas dédoublement de rôle.

Le Conseil du Trésor doit examiner toutes les autres demandes de dérogation à cette politique. Dans le cadre de l'élaboration de propositions de dérogation, les ministres doivent tenir dûment compte des répercussions éventuelles sur les employés du ministère qui peuvent être déplacés par d'autres fonctionnaires susceptibles d'être mutés en provenance d'autres portefeuilles.

Le lieu de travail du personnel du ministère peut être situé à proximité du cabinet du ministre, la direction étant assurée par le ministre ou par les membres de son personnel exonéré en ce qui concerne les affaires du cabinet du ministre. Le personnel ministériel demeure toutefois partie intégrante des ressources humaines du ministère et, par conséquent, assujetti au contrôle de ce dernier.

Le personnel du ministère affecté au cabinet d'un ministre ne doit pas assurer des services qui sont déjà disponibles au sein du ministère. Les ministres doivent consulter leurs sous-ministres pour obtenir les conseils et le soutien professionnels dont ils ont besoin, tant dans le domaine des politiques que dans celui des opérations, pour bien s'acquitter de la gamme complète de leurs responsabilités.

3.7 Cessation d'emploi

Dans tous les cas (par ex. démission, décès, congédiement, mise-à-pied, retraite), les indemnités discrétionnaires de cessation d'emploi viennent s'ajouter à l'indemnité de départ à laquelle les employés ont droit.

Le ministre, ou son représentant, est chargé de transmettre rapidement au Commissariat aux conflits d'intérêts et à l'éthique le nom et le titre de tous les membres du personnel exonéré dont l'emploi a pris fin ou qui ont quitté le cabinet du ministre. Le Commissariat communiquera avec les membres du personnel exonéré assujettis à la Loi sur les conflits d'intérêts au sujet de leurs obligations à l'égard de l'après-mandat en vertu de la Loi.

3.7.1 Indemnité de départ et prise en charge du service antérieur

Les employés ont droit à l'indemnité de départ lorsqu'ils cessent leurs fonctions volontairement, sont congédiés, décèdent ou sont mis en disponibilité en raison d'un manque de travail ou de la cessation d'une fonction. L'indemnité de départ ne varie pas en fonction de la cause de la cessation d'emploi, qu'il s'agisse d'une démission, d'un décès, d'un congédiement, d'une mise en disponibilité ou d'un départ à la retraite.

Lorsqu'une personne faisant partie du personnel exonéré d'un ministre cesse ses fonctions, son indemnité de départ est calculée à raison de deux semaines de rémunération (au traitement en vigueur au moment du départ de l'employé) pour chaque année de service. À cette fin, le terme « service » désigne uniquement la période de service en qualité de membre du personnel exonéré. Toute année de service partielle fait l'objet d'un calcul proportionnel. Il n'y a pas de nombre maximal de semaines payées.

Le cas échéant, les indemnités de départ doivent être imputées à un crédit du budget central du Conseil du Trésor.

Aux termes de l'indemnité de départ, les ministres peuvent, dans certains cas, accepter de reconnaître (ou « transférer ») les services antérieurs d'un membre du personnel exonéré en qualité d'employé d'un député, pourvu que ce service ait précédé immédiatement la nomination comme membre du personnel exonéré dans un cabinet de ministre (c.-à-d. sans interruption de service de plus de trois mois) et qu'aucun versement d'indemnité de départ n'ait été fait par le Parlement. Pour que le service antérieur soit reconnu, l'employé doit obtenir, dès son embauche à titre de membre du personnel exonéré, l'acceptation du service antérieur par écrit du ministre qui l'embauche et en faire parvenir une copie au bureau de la paie du ministère ainsi qu'au Parlement. À la fin de l'emploi comme membre du personnel exonéré, l'indemnité de départ pour la période de service à titre d'employé d'un député est calculée de la façon suivante : une semaine de traitement pour chaque année complète de service (au taux en vigueur au départ de l'employé à titre de membre du personnel exonéré) à condition que le membre du personnel exonéré satisfasse, compte tenu du service antérieur et du service à titre d'employé d'un ministre, aux exigences de l'employeur précédent pour le versement d'une indemnité de départ. Le maximum des indemnités de départ se rapportant au service antérieur qui peut être reporté d'un bureau de député est 12 semaines.

Note :
En ce qui a trait aux membres du personnel exonéré qui seraient partis dans la période de 30 jours, à compter du 4 novembre 1993, et qui auraient été mutés à titre d'employés de député (au sens de la LPFP) au cabinet d'un ministre avant le 1er avril 1987 (c.-à-d. sans bris de service de plus de trois mois) et qui n'auraient reçu aucune indemnité de départ de l'employeur antérieur en vertu de leurs services, les ministères sont avisés, qu'aux fins de l'indemnité de départ, ce service antérieur à titre de membre du personnel d'un député est considéré comme ayant été transféré avec l'employé. L'indemnité de départ en vertu de ce service antérieur doit être calculée de la façon suivante : une semaine de traitement pour chaque année complète de service à titre d'employé d'un député, au taux en vigueur lors de la fin d'emploi comme membre du personnel exonéré (maximum de 12 semaines d'indemnités de départ). Ces employés sont également admissibles aux dispositions existantes de l'indemnité de départ pour les membres du personnel exonéré.

3.7.2 Indemnité de cessation d'emploi

Un ministre peut verser une indemnité de cessation d'emploi lorsque les services d'un employé prennent fin. Cette indemnité a pour but de dédommager l'employé de la perte de gains éventuelle due à une cessation d'emploi souvent imprévisible et parfois soudaine. L'indemnité de cessation d'emploi est versée en un seul paiement lorsque le membre du personnel exonéré ne fait plus partie du personnel exonéré.

Un ministre peut autoriser, à sa discrétion, le versement d'une indemnité de cessation d'emploi qui tient compte de l'ancienneté, de la durée du service et d'autres considérations pertinentes. Voici quelques exemples :

Voici quelques exemples de situations où, règle générale, l'indemnité de cessation d'emploi ne devrait pas être versée :

Le ministre doit approuver l'indemnité de cessation d'emploi avant de quitter ses fonctions de ministre ou de changer de portefeuille ou de responsabilité. L'indemnité de cessation d'emploi peut être autorisée par le cabinet du Premier ministre lorsque le ministre a déjà quitté le portefeuille.

Les indemnités de cessation d'emploi doivent être imputées au budget de fonctionnement du ministère et non au budget de fonctionnement ou du personnel exonéré du ministre.

3.7.2.1 Montant à payer

Pour compenser les pertes éventuelles de gains subies par le personnel exonéré, le ministre peut, à sa discrétion, accorder une indemnité de cessation d'emploi d'au plus quatre mois de salaire pour une période d'emploi de moins de quatre ans et jusqu'à concurrence de six mois d'indemnités de cessation d'emploi pour une période de quatre ans ou plus. Même si le ministre peut autoriser une indemnité de cessation d'emploi jusqu'à concurrence du maximum susmentionné, il convient de préciser qu'une indemnité de cessation d'emploi d'un mois par année de service est jugée raisonnable.

3.7.2.2 Remboursement

L'indemnité de cessation d'emploi ne doit pas être payée lorsque le membre du personnel exonéré a bénéficié d'un congé non payé de la fonction publique pour accepter un emploi au cabinet du ministre. Dans ce cas, la personne demeure un employé du ministère qui lui a accordé le congé non payé et tout versement futur d'une indemnité de cessation d'emploi relèvera de ce ministère.

Lorsqu'une personne qui a reçu une indemnité de cessation d'emploi travaille dans ou pour un autre cabinet de ministre ou dans une institution fédérale pendant la période à l'égard de laquelle l'indemnité de cessation d'emploi a été versée, qu'elle soit rémunérée directement en tant qu'employé ou contractuel ou indirectement en tant qu'employé ou sous-traitant d'un contractuel, elle doit rembourser l'indemnité sur une base proportionnelle. Cette disposition vise à éviter le cumul de revenu prélevé des fonds de l'État (c.-à-d. le Trésor). Consultez les documents sur le budget des dépenses et les crédits du gouvernement afin de déterminer les organismes financés à partir du Trésor.

3.7.3 Droits du personnel exonéré lorsqu'un ministre cesse ses fonctions

Lorsqu'un ministre cesse ses fonctions ou change de portefeuille sans que les membres de son personnel exonéré ne le suivent dans son nouveau portefeuille, ces personnes continuent de recevoir leur traitement pendant 30 jours civils, conformément à l'article 128 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP). Les ministres autorisent le versement d'une indemnité de cessation d'emploi et le versement commence après cette période de 30 jours. Lorsqu'un ministre cesse ses fonctions à la suite d'un remaniement ministériel ou d'une élection générale, les membres du personnel exonéré qui n'auront pas été réembauchés par un ministre, ou dans la fonction publique, seront considérés comme ayant été mis à pied au terme de la période de 30 jours, aux fins du Régime de soins de santé de la fonction publique et du Régime des soins dentaires de la fonction publique.

Les congés annuels acquis, mais non utilisés, sont remboursés aux membres du personnel exonéré selon la formule suivante :

(nombre de jours de congés annuels non utilisés) multiplié par (taux de rémunération journalier le jour de la fin du service)

Les congés de direction (section 3.5.5) ne doivent pas compter comme congé annuel acquis.

3.7.4 Disposition concernant la mobilité des anciens employés exonérés d'un ministre

L'article 35.2 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique autorise les anciens employés exonérés d'un ministre qui ont été en poste pendant au moins trois années successives dans le cabinet d'un ministre ou du titulaire des charges de leader de l'opposition au Sénat ou de chef de l'opposition à la Chambre des communes, à participer aux processus internes annoncés ouverts à tous les fonctionnaires.

Cette disposition concernant la mobilité est en vigueur pendant un an suivant la cession d'emploi de l'employé du personnel exonéré du ministre. À titre de participant aux processus internes annoncés, le personnel exonéré dispose également de droits de recours auprès du Tribunal de la dotation de la fonction publique.

La Commission de la fonction publique (CFP) conserve le pouvoir de déterminer l'admissibilité concernant la mobilité. Les demandeurs doivent remplir un formulaire de demande - Confirmation de la disposition concernant la mobilité d'anciens membres du personnel des cabinets de ministres, disponible sur le site Web de la CFP. La CFP examinera la demande et fera part par écrit de la décision concernant l'admissibilité. De plus amples renseignements sont disponibles auprès des ressources humaines du ministère ou de la CFP.

3.7.5 Aide aux employés : services de placement

Avant de cesser ses fonctions ou de changer de portefeuille ou de responsabilité, un ministre peut autoriser un versement maximal de 5 000 $ pour couvrir les honoraires de services professionnels de placement à l'égard d'un membre de son personnel exonéré dont l'emploi a pris fin. Un membre du personnel exonéré dont l'emploi prend fin doit s'inscrire auprès d'un cabinet de services professionnels dans les 30 jours suivant sa date de fin d'emploi, ou dans les 30 jours suivant la date où le ministre cesse d'exercer ses fonctions, même si les services peuvent être fournis à une date ultérieure. Cependant, les services d'un cabinet de placement doivent toujours être fournis durant l'année suivant la date de fin d'emploi du membre du personnel exonéré.

Les services professionnels de placement comprennent habituellement les services suivants : la préparation du curriculum vitæ, la préparation à l'entrevue, comment se présenter en entrevue, etc. Les coûts de formation ou de perfectionnement, comme l'utilisation d'un ordinateur ou l'apprentissage d'une autre langue, ne sont pas admissibles.

Habituellement, les cabinets offrant les services de placement concluent des ententes avec les membres du personnel exonéré concernant les services devant être rendus. Les factures doivent être envoyées aux services financiers du ministère. Le coût des services de placement doit être imputé au budget de fonctionnement du ministre.

3.8 Personnel étudiant exonéré

Les ministres disposent d'un budget distinct pour l'embauche d'étudiants en tant que membres du personnel exonéré. Les étudiants, qui sont habituellement embauchés au cours des mois d'été, ne sont pas embauchés dans le cadre des programmes d'emploi de la fonction publique; toutefois, les taux de ces programmes servent à titre de guide pour la rémunération et on peut les consulter dans les Directive sur les voyages sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Généralement, le personnel étudiant exonéré est assujetti aux mêmes conditions d'emploi que le personnel exonéré. Cependant, pour ce qui est des congés, des congés fériés, de la mise en disponibilité et des affectations à temps partiel, les Directive sur les voyages de la fonction publique s'appliquent au personnel étudiant exonéré. Le personnel étudiant exonéré n'a pas droit aux indemnités de départ, aux indemnités de cessation d'emploi, à la rémunération d'intérim ou aux congés payés, sauf le congé de deuil, ni à une allocation pour un service de placement.

3.9 Changement de portefeuille

Lorsqu'un ministre change de portefeuille ou lorsqu'un nouveau ministre est nommé à un portefeuille existant, toutes les exceptions aux politiques des cabinets des ministres concernant les postes du personnel exonéré ou du personnel ministériel (comme de nouveaux postes ou des postes supplémentaires, les taux salariaux, etc.) approuvées par le Conseil du Trésor pour ce portefeuille prennent fin. Les exceptions concernant les ministres changeant de portefeuille devront être réapprouvées par le Conseil du Trésor. Si des exceptions au moment du changement de portefeuille sont approuvées, les ministres appropriés en seront informés par communication écrite.

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