Dépenses de voyage et d’accueil
Les dépenses de voyage des ministres, des secrétaires parlementaires et du personnel des ministres qui sont engagées au cours des activités ministérielles, sont admissibles à un remboursement conformément aux Politiques à l'intention des cabinets des ministres et à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Le présent document décrit les responsabilités des voyageurs, du personnel de soutien et du chef de cabinet ou du ministre.
Voyages
La Directive sur les voyages se trouve sur le site Web du Conseil national mixte (CNM) et à l'annexe G3 du présent cahier.
Le but de cette directive est de permettre aux employés du gouvernement d'obtenir le remboursement des dépenses raisonnables et légitimes qu'ils engagent lors d'un voyage en service commandé.
Le remboursement des dépenses de voyage est fondé soit sur les tarifs et les indemnités établis, soit sur les reçus réels.
La Directive sur les voyages présente quatre situations de voyage courantes, que l'on appelle les modules sur les voyages :
- Module 1 – Voyages dans la zone d'affectation
- Module 2 – Voyages hors de la zone d'affectation – sans nuitée
- Module 3 – Voyages au Canada et dans les États continentaux des États-Unis – avec nuitée
- Module 4 – Voyages internationaux – avec nuitée
Rôles et responsabilités
Responsabilités du ministre (ou du chef de cabinet) :
- Approuver les Autorisations de voyager et avances (AVA) du personnel exonéré
- L'AVA fournit au voyageur une assurance-voyage, débloque des fonds pour le voyage et planifie les réservations et l'itinéraire
- Approuver l'autorisation générale de voyager
- Approuver la demande d'indemnité de déplacement
- Examiner les transactions liées au voyage qui sont imputées au budget du cabinet du ministre, en assurer le suivi et en faire état
Responsabilités du voyageur :
- Fournir les dates, les moyens de transport, le but du voyage et des estimations pour l'AVA
- Choisir l'option de voyage la plus rentable et la plus directe, en conformité avec la Directive sur les voyages du CNM
- Conserver des justificatifs, notamment les reçus et les registres de kilométrage pour pouvoir demander un remboursement
- Soumettre les justificatifs dans les 10 jours ouvrables suivant la fin du voyage afin que la demande d'indemnité de déplacement puisse être traitée
- Examiner et approuver les demandes d'indemnité de déplacement afin d'en vérifier l'exactitude et les ajouts/omissions
Responsabilités de l'adjoint administratif et du chef de bureau :
- L'adjoint administratif doit remplir l'AVA et la demande d'indemnité conformément à la Directive sur les voyages et à l'information fournie par le voyageur
- L'adjoint administratif peut faire des réservations conformément à la Directive sur les voyages
- Lorsque toutes les signatures ont été obtenues, le chef de bureau doit saisir la demande dans le système financier dans les deux jours ouvrables suivant la réception de la demande
- Le chef de bureau doit fournir le statut de la demande de remboursement
| Module | Logement | Dépenses supplémentaires | Eau en bouteille | Taux de change | Garde des personnes à charge | Communications à domicile (+3 jours) |
Indemnité de faux frais (nécessite toujours une nuitée) |
Assurances | Repas* | Transport |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 – Voyages dans la zone d'affectation | S.O.** | R | R | S.O. | R | S.O. | S.O. | A | R | R |
| 2 – Voyages hors de la zone d'affectation – sans nuitée | S.O. | R | R | S.O. | R | S.O. | S.O. | A | IQ R |
R |
| 3 – Voyages au Canada et dans les États continentaux des États-Unis – avec nuitée | R | R | R | R | R | S.O. | IQ | A | IQ R |
R |
| 4 – Voyages internationaux – avec nuitée | R | R | R | R | R | R | IQ | A | IQ R |
R |
S.O. = sans objet
R = remboursement selon les reçus
IQ = indemnité quotidienne
A = voir l'annexe A de la Directive sur les voyages
*Le coût des boissons alcoolisées est soustrait des demandes d'indemnité lorsque des reçus sont présentés.
**Dans certaines circonstances exceptionnelles, le logement peut être remboursé. Des indemnités de faux frais sont alors également versées dans ces cas.
Modes de paiement
Carte individuelle de voyage désignée
Il est recommandé au personnel exonéré qui doit voyager fréquemment de demander une carte individuelle de voyage désignée (CIVD). La CIVD actuellement utilisée est fournie par MasterCard. Le Ministère peut aider le personnel exonéré à en obtenir une.
La CIVD offre plusieurs avantages importants lors des voyages ayant trait aux affaires du gouvernement, notamment les suivants :
- Pas de frais annuels
- Réduction considérable de l'effort de travail du gouvernement et des coûts de gestion et de traitement des demandes d'indemnités de déplacement
- Couverture gratuite en cas de responsabilité pour dommages par collision sur des voitures louées (à condition que la location soit payée à l'aide la CIVD)
- Protection supplémentaire gratuite (p. ex., retard de vol, perte de bagage) et services d'assistance en cas d'urgence en voyage (au besoin)
Carte ministérielle de frais de voyage
Lorsque le voyage a été réservé directement auprès du transporteur ou d'une agence de voyages (pour réaliser des économies directes ou pour obtenir un meilleur horaire), les demandes d'indemnités peuvent être présentées après chaque voyage, ou la dépense autorisée peut être imputée à la carte ministérielle de frais de voyage (CMFV).
C'est le chef de bureau qui conserve la CMFV pour le cabinet du ministre.
Accueil
L'accueil consiste en la fourniture de repas, de boissons et de rafraîchissements dans le cadre d’événements qui sont nécessaires à la conduite efficace des affaires du gouvernement et à des fins de courtoisie, de diplomatie ou de protocole.
Il se peut que dans certains cas, un ministre demande à un secrétaire parlementaire ou à un membre du personnel d'accueillir un invité en son nom ou au nom du ministère. Un tel accueil peut être nécessaire en vue de faciliter économiquement les affaires du ministère ou de l'organisme ou parce qu'il est considéré comme essentiel à des fins de courtoisie ou de protocole. Dans de tels cas, les activités d'accueil doivent être organisées conformément à la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements et toutes les exigences en matière de documentation doivent être respectées. Les demandes de remboursement doivent être approuvées par le chef de cabinet ou le ministre, selon le cas.
Des demandes distinctes doivent être soumises lorsqu'un membre du personnel du ministre demande le remboursement des dépenses d'accueil ou des dépenses qu'il a engagées au nom du ministre.
Indemnités d'accueil
| Aliments et boissons | Coût standard par personne | Coût maximum par personne |
|---|---|---|
| Petit déjeuner | 1,5 X indemnité de petit déjeuner | 1,5 X coût standard par personne |
| Rafraîchissements | 0,5 X indemnité de petit déjeuner | |
| Déjeuner | 2,0 X indemnité de déjeuner | |
| Réception | 2,0 X indemnité de petit déjeuner | |
| Dîner | 1,75 X indemnité de dîner |
Exemple d'indemnité fondé sur les tarifs du 1er octobre 2019
| Aliments et boissons | Coût standard par personne | Coût maximum par personne |
|---|---|---|
| Petit déjeuner | 1,5 x 20,35= 30,53 $ | 1,5 x 30,53= 45,79 $ |
| Rafraîchissements | 0,5 x 20,35= 10,18 $ | 1,5 x 10,18= 15,26 $ |
| Déjeuner | 2,0 x 20,60= 41,20 $ | 1,5 x 41,20= 61,80 $ |
| Réception | 2,0 x 20,35= 40,70 $ | 1,5 x 40,70= 61,05 $ |
| Dîner | 1,75 x 50,55= 88,46 $ | 1,5 x 88,46= 132,69 $ |
Alcool
Conformément au pouvoir délégué en matière de finances, le ministre a délégué le pouvoir d`approbation préalable pour la fourniture d`alcool au sous-ministre.
En matière d'accueil, les boissons non alcoolisées sont la norme. L'offre de boissons alcoolisées n'est permise que dans des circonstances spéciales, pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole dans le cadre d'événements gouvernementaux auxquels sont invitées des personnes autres que des fonctionnaires fédéraux. Des boissons alcoolisées ne seront pas offertes dans le cadre d'activités d'accueil lors d'événements auxquels ne participent que des personnes faisant partie du gouvernement fédéral.
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