Divulgation proactive des dépenses de voyages et d’accueil
Pêches et Océans Canada est tenu, selon le projet de Loi C-58 (Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information) sanctionnée le 21 juin 2019, de divulguer toutes les dépenses de voyages et d'accueil des ministres, ministres d'État, conseillers des ministres, secrétaires parlementaires et membres du personnel exonéré sur le site Gouvernement ouvert.
Selon cette nouvelle Loi, l'information est recueillie tous les mois et doit être publiée en ligne dans les trente jours suivant la fin du mois lors duquel les dépenses ont été remboursées, comme l’indique le tableau ci-dessous :
| Mois | Mois où les dépenses ont été remboursées | Date de publication |
|---|---|---|
| 1 | Du 1er avril au 30 avril | Le 30 mai |
| 2 | Du 1er mai au 31 mai | Le 30 juin |
| 3 | Du 1er juin au 30juin | Le 30 juillet |
| 4 | Du 1er juillet au 31 juillet | Le 30 août |
| 5 | Du 1er août au 31 août | Le 30 septembre |
| 6 | Du 1er septembre au 30 septembre | Le 30 octobre |
| 7 | Du 1er octobre au 31 octobre | Le 30 novembre |
| 8 | Du 1er novembre au 30 novembre | Le 30 décembre |
| 9 | Du 1er décembre au 31 décembre | Le 30 janvier |
| 10 | Du 1er janvier au 31 janvier | Le 2 mars (Le 1er mars lors d’une année bissextile) |
| 11 | Du 1er février au 28 février | Le 30 mars |
| 12 | Du 1er mars au 31 mars | Le 30 mars |
Lorsque les dates susmentionnées tombent la fin de semaine ou un jour férié, l'information doit être publiée en ligne au plus tard le dernier jour ouvrable précédant la fin de semaine ou le jour férié en question.
Le rapport de voyage doit contenir les renseignements suivants (dans les deux langues officielles):
- Groupe de divulgation
- Titre du poste
- Nom de la personne qui se déplace
- Objet du voyage
- Date du voyage (Date de début et de fin)
- Destination(s)
- Frais aériens
- Autres frais de transports
- Hébergement
- Repas et faux frais
- Autres dépenses
- Total des dépenses
Le rapport d'accueil doit contenir les renseignements suivants (dans les deux langues officielles):
- Groupe de divulgation
- Nom et titre de l'employé exonéré
- Type et objet de d'accueil
- Date de l'accueil
- Participants (nombre de participants provenant du gouvernement et nombre d'autres participants)
- Nom de l'établissement
- Municipalité où l’accueil a eu lieu
- Coût total
Remarques:
- L'activité d'accueil à laquelle le ministre assiste doit être déclarée au nom du ministre et non au nom du demandeur (personnel exonéré du bureau du ministre)
- Les montants déclarés doivent être exprimés en dollars canadiens et inclure les taxes
- La divulgation n'est applicable que lorsque tous les frais de voyages liés à la demande de remboursement ont été certifiés selon l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et ont reçu le pouvoir de paiement selon l'article 33 de la LGFP
- Toutes les dépenses d'un voyage doivent être publiées ensemble une fois que la demande de remboursement pour les frais de voyage a été approuvée et enregistrée dans le système de gestion financière du Ministère
Les rapports de dépenses de voyage et d'accueil sont transmis au voyageur et au demandeur de l'activité d'accueil afin qu'ils les examinent, fassent les modifications nécessaires, les approuvent et les signent. Chaque membre du personnel exonéré est tenu de signer un rapport par mois (les rapports nuls doivent également être signés).
Le chef de bureau créera les attestations à partir des dépenses de voyage et d'accueil du trimestre précédent, avant de les transmettre à votre Cabinet aux fins de vérification de l'exactitude et de signature avant la publication externe.
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