Gestion de l’information

En général, il y a quatre catégories de documents dans le cabinet du ministre :

• Documents du Cabinet
• Documents ministériels
• Les documents institutionnels
• Documents personnels ou privés

Gérer l’information à MPO : Cabinets des ministres

L’information est organisée en quatre catégories : Documents du Cabinet, Documents institutionels, Documents personnels et politiques, et Documents ministériels. L’information de chaque catégorie doit être gérée séparément des autres.

Documents du cabinet

Peuvent inclure : des mémoires au Cabinet (MC), des rapports des comités du Cabinet, les comptes rendus des décisions, des présentations, des ordres du jour et les documents liés au Conseil du Trésor comme les notes d’information (précis) et les lettres de décisions.

Entreposage, manipulation et précaution :

• Des mesures spéciales s’imposent pour protéger la sécurité des documents du Cabinet
• Les retourner au Bureau du Conseil privé ou au Conseil du Trésor lorsque le point a été traité
• Non entreposés dans GCCMS, MGCE ou GCdocs

À l’expiration du mandat ou lors du changement de portefeuille : Tous les documents doivent être retournés au Bureau du Conseil privé ou au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, selon le cas.

Documents ministériels Ressources documentaires officielles portant sur le cabinet du ministre qui diffèrent des documents du Cabinet, institutionnels ou personnels et politiques

Peuvent inclure : les copies des notes d’information annotées par le personnel utilisées comme référence, ainsi que les documents administratifs se rapportant uniquement au cabinet du ministre ou à d’autres tâches, et non à l’institution.

Entreposage, manipulation et précaution :

• Classer et organiser séparément des autres types d’information du Cabinet du ministre
• Non entreposés dans GCCMS, MGCE ou GCdocs
• Bibliothèque et Archives Canada communiquera avec le cabinet du ministre pour discuter le transfert des documents

À l’expiration du mandat ou lors du changement de portefeuille : Ne peuvent être détruits ou éliminés sans le consentement du bibliothécaire et archiviste du Canada.

Documents institutionnels Se rapportent aux activités du ministère et peuvent être créés ou reçus par le ministère ou le cabinet du ministre.

Peuvent inclure : des notes d’information, des rapports ministériels sur le rendement, des rapports sur les plans et les priorités, les cahiers de transition, les discours, les fiches pour la période de questions, les documents pour appuyer les comparutions devant les comités parlementaires, etc.

Entreposage, manipulation et précaution :

• Classer et organiser séparément des autres types d’information du cabinet du ministre
• Entreposer dans GCCMS, MGCE ou GCdocs

À l’expiration du mandat ou lors du changement : Ces documents demeurent au ministère et sont maintenus par l’unité de correspondance ministérielle de MPO. Ils sont disposés selon les règles de Bibliothèque et Archives du Canada.

Documents personnels et politiques Ces documents sont des biens personnels du Ministre

Peuvent inclure : les documents liés aux affaires d’un parti politique (y compris les élections, les courses à la chefferie, les organisations du parti, le caucus), de l’information sur les affaires d’une circonscription ou son travail comme député, et les dossiers liés à la vie privée du Ministre.

Entreposage, manipulation et précaution :

• Classer et organiser séparément ces documents des autres types d’information du Cabinet du ministre
• Non entreposés dans GCCMS, MGCE ou GCdocs
• Le personnel ministériel doit identifier les documents admissibles comme don futur à Bibliothèque et Archives Canada

À l’expiration du mandat ou lors du changement de portefeuille : Le/La ministre peut prendre ces documents avec lui/elle et a la possibilité d'utiliser les services d’entreposage et de préservation offerts par Bibliothèque et Archives Canada