Rapport annuel au Parlement sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2021-2022

Table des matières

• Introduction
  • Objectif de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Mandat de Pêches et Océans Canada
• Structure organisationnelle
  • Organisation du Ministère
  • Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
• Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Points saillants du rapport statistique pour 2021-22
  • Aperçu des demandes présentées en 2021-22 en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Demandes fermées pendant la période de rapport
    • Mesures et délai de traitement
    • Exemptions et exclusions
    • Format des renseignements divulgués
    • Complexité
    • Présomption de refus
    • Prorogation des délais
    • Raisons pour les prorogations des délais
    • Répercussions de la COVID-19 sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Consultations
  • Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes
  • Divulgations aux organismes d’enquête fédéraux
  • Divulgations dans l’intérêt public
  • Autres demandes
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
  • Stratégie numérique
• Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications
• Surveillance de la conformité
• Atteintes substantielles à la vie privée
• Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
• Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Annexe B : Rapport statistique de 2021-22 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Objectif de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Cette Loi a pour objet de protéger les renseignements personnels détenus par les institutions fédérales et de conférer aux personnes un droit d’accès aux renseignements personnels qui les concernent. De plus, la Loi sur la protection des renseignements personnels accorde aux particuliers des droits en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la divulgation de leurs renseignements personnels.

L’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels exige que le responsable de chaque institution gouvernementale rédige et dépose au Parlement un rapport sur l’application de la Loi dans cette institution à la fin de chaque exercice financier.

Le présent rapport annuel décrit la façon dont Pêches et Océans Canada (MPO) a appliqué la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période allant du 1er avril 2021 au 31 mars 2022.

Mandat de Pêches et Océans Canada

Le MPO est responsable de la protection des eaux canadiennes et de la gestion des ressources halieutiques et océaniques du Canada. Le MPO contribue à garantir des écosystèmes aquatiques sains et durables grâce à la protection de l’habitat et aux recherches scientifiques rigoureuses. Le MPO appuie la croissance économique dans les secteurs maritimes et des pêches et l’innovation dans des domaines comme l’aquaculture et la biotechnologie. Le MPO s’engage à collaborer avec les pêcheurs, les collectivités côtières et les peuples autochtones afin d’assurer leur prospérité à long terme, laquelle repose sur le poisson et les fruits de mer.

La Garde côtière canadienne est un organisme de service spécial du MPO qui travaille pour assurer la sécurité de tous les navigateurs dans les eaux canadiennes et à protéger l’environnement marin du Canada. Elle soutient la croissance économique du Canada grâce au transport sûr et efficace lié au commerce maritime dans les eaux canadiennes et à l’extérieur de celles-ci. La GCC contribue à assurer la souveraineté et la sécurité du Canada par sa présence dans les eaux canadiennes. La GCC appuie également d’autres organisations gouvernementales en maintenant une flotte civile et une vaste infrastructure côtière.

Structure organisationnelle

Organisation du Ministère

Le MPO assure une présence partout au Canada. La plupart de ses employés travaillent hors de l’administration centrale nationale, dans l’une des sept régions du MPO ou des quatre régions opérationnelles de la GCC. L’administration centrale, située à Ottawa, établit des objectifs, des politiques, des procédures et des normes à l’échelle nationale pour le MPO et la GCC. Les régions sont responsables de l’exécution de programmes et d’activités selon les priorités nationales et régionales, ainsi qu’en fonction des paramètres nationaux de rendement.

Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le directeur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relevait du sous-ministre adjoint, Ressources humaines et Services intégrés, durant la période de rapport. Toutefois, à compter du 1er avril 2022, le directeur de l’AIPRP relève du directeur général de la Direction des affaires publiques.

Le directeur de l’AIPRP est responsable de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces relatifs à l’AIPRP. Ce mandat permet de veiller à ce que soient assumées les responsabilités du MPO en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et que le traitement et la divulgation des renseignements soient effectués de manière conforme.

Le Secrétariat de l’AIPRP est divisé en deux secteurs d’activité selon leurs principales fonctions, et les secteurs d’activité sont gérés par des directeurs adjoints. Un secteur d’activité est chargé du traitement des demandes officielles effectuées en vertu de la Loi, tandis que l’autre s’occupe des autres activités relatives à l’application de la Loi au sein du MPO.

La Division des opérations est responsable du traitement des demandes et de la gestion des enjeux, elle est appuyée par :

• l’unité de réception, qui supervise toutes les demandes reçues et assure la liaison avec les demandeurs, les programmes et les régions;
• un groupe de soutien administratif qui est chargé de numériser/ téléverser des documents, de la gestion des dossiers et du contrôle de la qualité;
• une équipe d’analystes et de consultants responsables du traitement général des demandes.

La Division des politiques et de la protection des renseignements personnels (DPRP) s’acquitte de bon nombre des autres responsabilités liées à l’application de la Loi. La DPRP agit à titre de centre de décision pour le Secrétariat et offre des conseils aux représentants du ministère sur des questions complexes concernant l’accès à l’information, met à jour le chapitre Info Source du MPO, enquête et répond aux incidents potentiel d'atteinte à la vie privée, fournit des conseils aux secteurs de programme et les aide à effectuer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, supervise les divulgations du MPO en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, supervise les divulgations proactives de renseignements, y compris les exigences de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information, fournit des conseils à la haute direction sur les changements relatifs à la Loi et aux politiques connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), et assure la liaison avec la communauté de l’AIPRP.

La DPRP est également responsable de faire le suivi du rendement du Ministère, d’appuyer la Division des opérations dans le cadre des processus de dotation, d’embaucher des ressources contractuelles, de tenir à jour la technologie de gestion des cas, de diriger des projets stratégiques visant à améliorer l’exécution générale du programme d’AIPRP, et de coordonner le programme de formation sur l’accès à l’information afin d’assurer l’application efficace et continue de la Loi.

Le Secrétariat de l’AIPRP collabore avec un réseau de personnes-ressources dans chaque région et secteur pour qu’elles servent d’agents de liaison dans leurs sections respectives du ministère.

Au total, au cours de la période visée par le présent rapport, le Secrétariat de l’AIPRP comptait environ 9,81 employés à temps plein affectés à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui comprend les employés à temps plein, les consultants, le personnel des organismes, les employés occasionnels et les étudiants.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

La ministre délègue la responsabilité de l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels du MPO au directeur ainsi qu’aux directeurs adjoints du Secrétariat de l’AIPRP. Une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs est fournie à l’annexe A.

Points saillants du rapport statistique pour 2021-22

Le rapport statistique concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels est rédigé par des institutions gouvernementales pour aider le SCT du Canada à analyser les tendances et à assurer une surveillance.

Le rapport statistique 2021-22 complet du MPO sur la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve à l’annexe B. Les rapports statistiques des années précédentes peuvent être obtenus sur demande auprès du Secrétariat de l’AIPRP.

Aperçu des demandes présentées en 2021-22 en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’analyse présentée dans cette section compare les données trouvées dans le rapport statistique de 2021-22 du MPO concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels avec celles de 2019-20, pour produire une analyse des tendances sur trois ans.

En 2021-22, le MPO a reçu 93 demandes déposées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui se sont ajoutées aux 23 demandes en suspens reportées de la période de référence précédente. Le Ministère a traité 99 de ces 116 demandes et a reporté les 17 autres à la période de rapport suivante.

Comme l’illustre le tableau 1 ci-dessous, le MPO a reçu 16 % de demandes en plus en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels par rapport à la période de rapport précédente. La conformité pour 2021-22 demeure positive; les chiffres de 2021-22 montrent que 82,8 % des dossiers relatifs à la protection des renseignements personnels ont été fermés au plus tard à la date limite prévue par la loi ou prorogée.

Le tableau suivant illustre les fluctuations de la charge de travail au cours des trois dernières années.

Demandes fermées pendant la période de rapport

Mesures et délai de traitement

L’article 14 de la Loi oblige les institutions à fournir une réponse au demandeur dans les 30 jours suivant la réception de la demande ou à aviser le demandeur qu’une prorogation du délai est nécessaire. Des 99 demandes traitées au cours de la période visée par le rapport, 56 demandes (57 %) ont été traitées dans les 30 jours, 23 demandes (23 %) ont été traitées dans 31 à 60 jours, sept demandes (7 %) ont été traitées dans 61 à 120 jours, trois demandes (3 %) ont été traitées dans 121 à 180 jours, 10 demandes (10 %) ont été traitées dans 181 à 365 jours et aucune demande n’a nécessité plus de 365 jours pour être traitée.

En 2021-22, le MPO a répondu aux 99 demandes de la façon suivante :

• Communication totale – Dans neuf cas (9 %), tous les renseignements pertinents ont été communiqués en totalité au demandeur.
• Communication partielle – Dans 53 cas (54 %), les demandeurs ont obtenu un accès partiel aux renseignements;
• Aucun document – Dans 29 cas (29 %), aucun document pertinent ne relevait du MPO;
• Demande abandonnée – Dans huit cas (8 %), le demandeur a abandonné sa demande.
• Aucune demande n’a été traitée lorsque tous les renseignements étaient exemptés ou exclus ou que le MPO ne pouvait ni confirmer ni nier l’existence des renseignements demandés.

Comme le montre le tableau 2, le MPO a reporté 17 demandes en suspens à la période de rapport suivante. Le tableau 2 donne un aperçu de ces demandes en fonction de la période de rapport au cours de laquelle elles ont été reçues. La majorité (76,5 %) des demandes en suspens reportées en 2022-23 ont été reçues au cours de la période de rapport 2021-22.

Exemptions et exclusions

Les exemptions désignent les dispositions de la Loi qui autorisent ou obligent le responsable d’une institution fédérale à refuser l’accès à des renseignements demandés en vertu de la Loi. Pour ce qui est des demandes traitées pendant la période de rapport, le MPO a invoqué les exemptions prévues aux paragraphes 22(1)b) ainsi que à l’article 25 et 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Comme était le cas en 2019-20 et 2020-21.

En 2021-2022, l’article 26 est la disposition qui a été la plus souvent invoquée dans 49 demandes. Cet article a été utilisé dans 49 demandes pour protéger les renseignements personnels concernant des personnes autres que le demandeur.

Le tableau suivant montre les exemptions les plus fréquemment invoquées par le MPO en 2021-22.

Les exclusions désignent les dispositions de la Loi qui excluent certains documents de l’application de cette dernière. La Loi ne s’applique pas aux documents publiés et, en vertu de l’article 69 et 70, aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine (documents confidentiels du Cabinet); ces articles ont tous deux été invoqués par le MPO durant la période de rapport. En 2021-22, il n’y a eu aucune demande pour laquelle les documents ont été exclus de l’application de la Loi.

Format des renseignements divulgués

Lorsque le traitement d’une demande est terminé, le demandeur peut recevoir les renseignements sur support papier ou électronique, ou il peut consulter les documents dans un des bureaux du MPO. Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a donné accès, en totalité ou en partie, aux documents pertinents dans le cas de 85 demandes. Dans 39 (45,9 %) de ces demandes, les informations ont été communiquées sous forme papier et dans 46 (54,1 %) demandes, les informations ont été communiquées sous forme électronique.

Complexité

Au cours de la période visée par le rapport, le Secrétariat de l’AIPRP a traité 28 429 pages pertinentes au total. Des pages pertinentes traitées, 14 878 pages (52 %) ont été divulguées en totalité ou en partie.

Parmi les 99 demandes traitées au cours de la période visée par le rapport, 70 des demandes était pertinentes. Parmi les 70 demandes traitées au cours de la période visée, 29 (41,1 %) ont nécessité le traitement de moins de 100 pages pertinentes, 22 demandes (31,4 %) ont nécessité le traitement de 101 à 500 pages, 11 (15,7 %) ont nécessité le traitement de 501 de 1 000 pages, huit (11,4 %) ont nécessité le traitement de 1001 à 5 000 pages et aucune demande n’a nécessité le traitement de plus de 5 000 pages.

Présomption de refus

Parmi les demandes qui ont été fermées pendant la période de rapport, le Secrétariat de l’AIPRP a fermé 17 demandes (17 %) après le délai prescrit.

Il est à noter que la principale raison du retard dans les trois demandes est liée à la charge de travail.

Prorogation des délais

L’article 15 de la Loi permet la prorogation des délais prévus par la loi si le traitement d’une demande dans le délai initial entrave de façon déraisonnable le fonctionnement du Ministère, si des consultations sont nécessaires, si des délais supplémentaires sont nécessaires aux fins de traduction ou pour convertir les renseignements personnels dans un autre format.

Raisons pour les prorogations des délais

Au cours de la période visée par le rapport, 31 prorogations ont été prises pour les raisons suivantes :

• sous-alinéa 15a)(i) 26 prorogations ont été prises, car le traitement de la demande dans le délai initial aurait nui de façon déraisonnable au fonctionnement du MPO; et
• sous-alinéa 15a)(ii) cinq prorogation ont été prises pour des consultations.

Toutes les prorogations accordées s’étendaient de 1 à 30 jours après le délai légal initial de 30 jours.

Répercussions de la COVID-19 sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information

La COVID-19 a continué de compliquer la tâche des institutions tout au long de la période de rapport. Le droit d’accès est un droit quasi-constitutionnel, mais le traitement des demandes d’AIPRP n’est pas considéré comme un service essentiel aux fins de la planification de la continuité des opérations. Malgré cela, le MPO est resté engagé tout au long de la période de pandémie pour continuer à fournir des services ininterrompus aux Canadiens.

Les solutions élaborées et mises en œuvre grâce à l’utilisation de nouveaux outils et de nouvelles applications ont permis au MPO d’atténuer les lacunes techniques et les obstacles opérationnels afin d’assurer la continuité du traitement des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant toute la période de la pandémie de COVID-19. Ces solutions représentent la résilience du Ministère, sa capacité à rester agile, élaborer et adopter des solutions novatrices, et à être équipé pour surmonter les obstacles qui, autrement, entraveraient l’excellent dossier du MPO en matière de résultats.

Consultations

Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes

Lorsque d’autres institutions et organismes récupèrent de l’information qui concerne le MPO ou qui provient du MPO en réponse aux demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ils peuvent consulter le Secrétariat de l’AIPRP pour obtenir des recommandations au sujet de la divulgation. Par autres institutions, on entend les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels.Les organismes comprennent les administrations des provinces et des territoires, les administrations municipales et les gouvernements d’autres pays.

En 2021-22, le MPO n’a reçu aucune demande de consultation de la part d’autres institutions gouvernementales du Canada ou d’autres organismes.

Divulgations aux organismes d’enquête fédéraux

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels décrit certaines circonstances dans lesquelles les renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale peuvent être communiqués sans le consentement de la personne qu’ils concernent.

L’alinéa 8(2)e) autorise les institutions à communiquer des renseignements personnels à un organisme d’enquête fédéral figurant à l’annexe II du Règlement sur la protection des renseignements personnels qui en fait la demande par écrit en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d’enquêtes licites.

En 2021-22, le MPO a effectué trois divulgations en vertu de l’alinéa 8(2)e).

Divulgations dans l’intérêt public

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels décrit certaines circonstances dans lesquelles les renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale peuvent être communiqués sans le consentement de la personne qu’ils concernent.

L’alinéa 8(2)(m) autorise les institutions à communiquer des renseignements personnels dans les cas où des raisons d’intérêt public justifieraient clairement une éventuelle violation de la vie privée, ou dans les cas où l’individu concerné en tirerait un avantage certain.

En 2021-22, le MPO n’a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de l’alinéa 8(2)(m).

Autres demandes

En plus de traiter les demandes en vertu de la Loi, d’élaborer des outils stratégiques et de donner des formations, le Secrétariat de l’AIPRP s’engage dans de nombreuses activités liées à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces activités comprennent les suivantes :

• la collaboration avec les responsables des programmes ministériels afin d’atténuer les risques en matière de protection des renseignements personnels;
• la gestion et la conduite d’enquêtes sur les atteintes possibles à la vie privée;
• la divulgation de renseignements en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• l’examen et la préparation d’avis sur les rapports d’enquête;
• la réponse aux demandes de conseils émanant du MPO concernant les évaluations de facteurs relatifs à la vie privée, les énoncés de confidentialité, les ententes et les contrats de partage d’informations qui comprennent le partage de renseignements personnels; et
• la communication de renseignements en dehors du processus officiel prescrit en vertu de la Loi, s’il y a lieu.

Le tableau 4 ci-dessous illustre la charge de travail associée à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels en dehors du traitement des demandes officielles de renseignements personnels.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Secrétariat de l’AIPRP a constaté une augmentation du nombre de demandes de conseils et d’évaluations des risques d’atteinte à la vie privée sur diverses questions liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels. L’AIPRP a également mené des enquêtes sur des incidents d’atteintes potentielles à la vie privée, et a examiné les rapports d’enquête avant de les divulguer aux parties concernées.

L’augmentation du nombre de demandes de conseils et d’enquêtes menées sur les atteintes à la vie privée s’explique possiblement par le fait que les efforts de formation proactifs du MPO ont contribué à la sensibilisation accrue du ministère à l’égard de ses responsabilités en matière de protection des renseignements personnels, notamment en ce qui concerne la divulgation de renseignements en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Formation et sensibilisation

Conformément aux exigences de la Politique sur la protection des renseignements personnels du MPO, les employés et les gestionnaires de tous les niveaux doivent suivre une formation sur la protection des renseignements personnels au moins une fois tous les cinq ans. À l’appui de cette politique, le MPO fait la promotion de la sensibilisation aux lois fédérales sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels et aux responsabilités correspondantes des employés du MPO au moyen d’une formation continue, d’un bulletin trimestriel, d’articles informatifs et d’activités de sensibilisation.

Le Secrétariat de l’AIPRP a augmenté la fréquence de ses offres de formation aux employés et aux gestionnaires de tous les niveaux, tout en continuant à offrir une formation ponctuelle adaptée aux besoins des programmes. Le Secrétariat de l’AIPRP a réussi à mettre en œuvre une approche de calendrier de formation prévisible pour offrir la formation à tous les secteurs et à toutes les régions du MPO et de la GCC dans un cycle de 12 mois.

Le contenu de la formation et de la sensibilisation a également été mis à jour afin d’améliorer l’expérience d’apprentissage des participants dans un environnement virtuel grâce à l’utilisation de divers outils interactifs. La formation virtuelle a également permis au MPO de faire participer un nombre accru de fonctionnaires dans tout le Ministère. Au cours de la période de déclaration 2021-22, 3 070 participants ont reçu une formation sur l’AIPRP dans le cadre de séances offertes par le Secrétariat de l’AIPRP. Ces séances portaient sur le traitement des demandes d’accès à l’information, la gestion et le signalement des atteintes à la vie privée, ainsi que sur la protection et la gestion des renseignements personnels.

Le MPO a également poursuivi ses efforts pour promouvoir l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) en 2021-22. Au cours de cette période, 679 participants ont suivi les cours de formation de l’EFPC sur l’AIPRP. Le tableau 5 présente toutes les activités de formation liées à l’AIPRP entreprises au cours de la période de référence.

Le Secrétariat de l’AIPRP a continué de sensibiliser les employés du MPO et de la GCC à divers renseignements liés à l’AIPRP au moyen d’un bulletin trimestriel. En outre, le MPO a publié divers articles dans le but de fournir aux employés des renseignements et des conseils sur les principes de protection de la vie privée ainsi que sur les processus et les pratiques exemplaires en matière de demandes d’AIPRP. Des événements ont également été organisés tout au long de l’année pour des campagnes de sensibilisation spéciales, comme la Journée de la protection des données, la Semaine de la sensibilisation à la protection de la vie privée et la Semaine du droit à l’information.

De plus, le Secrétariat de l’AIPRP a continué à mobiliser les personnes-ressources de l’AIPRP dans tout le Ministère dans le cadre de réunions mensuelles. Ces réunions ont servi de forum supplémentaire pour transmettre de nouveaux renseignements et des conseils aux personnes-ressources de l’AIPRP au sujet du processus global de récupération des documents, des responsabilités et des attentes, ainsi que des possibilités d’amélioration au sein du Ministère.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Le Secrétariat de l’AIPRP poursuit la révision de l’ensemble de politiques de l’AIPRP du MPO, au besoin. La suite d'outils politiques a été élaborée pour aider les employés du MPO à comprendre leurs responsabilités en ce qui concerne la protection des renseignements personnels. L’ensemble de politiques comprend la Politique du MPO sur la protection des renseignements personnels, la Directive du MPO sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, la norme du MPO sur les atteintes à la vie privée, la norme sur la communication autorisée de renseignements personnels, ainsi que des outils connexes, comme les Directives sur la communication informelle de renseignements, l’Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : analyse des besoins, les modèles d’Avis de confidentialité et les formulaires de signalement d’atteinte à la vie privée.

Stratégie numérique

Tout au long de la période de rapport, le Secrétariat de l’AIPRP a continué de développer sa stratégique numérique lancée au cours de la période de déclaration 2019-2020. La mise en œuvre par le Secrétariat de solutions numériques, comme postel Connect, WeTransfer et GCdocs, a permis au Ministère de continuer à respecter ses obligations législatives en matière de fourniture de documents recevables aux demandeurs, tout en réduisant son empreinte carbone.

Avec un nombre sans précédent d’employés travaillant à distance, la stratégie numérique a permis de s’assurer que des efforts raisonnables étaient déployés pour traiter et répondre aux demandes d’AIPRP. Cette stratégie a favorisé un fort taux de conformité dans les délais tout au long de la période de pandémie de la COVID-19, avec un engagement à faire de la santé et de la sécurité des employés et de la communauté une priorité.

Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications

Le Commissaire à la protection de la vie privée examine toute plainte résultant d’un refus de la part du responsable d’une institution gouvernementale de divulguer des renseignements personnels. Le MPO examine les résultats de chaque enquête et vérification du Commissaire à la protection de la vie privée. Le cas échéant, le MPO intègre les leçons apprises aux processus opérationnels.

En 2021-22, le MPO a donné suite à 32 plaintes et enquêtes liées à des avis du Commissariat à la protection de la vie privée. Cependant, il n’y avait aucune plainte en suspens auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada depuis les périodes précédentes.

Surveillance de la conformité

Le MPO fait tout son possible pour respecter les délais prescrits et surveille activement le temps consacré au traitement des demandes relatives à l’accès d’information. La surveillance commence dès que le Secrétariat de AIPRP du MPO reçoit une demande, qu’elle est saisie dans le système de gestion des cas et qu’elle est attribuée à un analyste. Toutes les demandes, y compris les demandes de consultation et les demandes de conseils non officiels ou d’examen des documents, sont saisies dans le système de gestion des cas aux fins de suivi. Ce suivi électronique des délais est essentiel, car les analystes travaillent sur de nombreuses demandes assorties d’actions ayant une échéance précise, à n’importe quel moment donné. Les analystes se réunissent avec leurs chefs d’équipe respectifs toutes les semaines en vue de définir les problèmes liés aux demandes qui pourraient entraîner des retards. Les problèmes sont soulevés auprès de l’équipe de gestion de l’AIPRP, au besoin. Le directeur et les directeurs adjoints du Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels participent aux dossiers lorsqu’ils peuvent se servir de leur pouvoir à titre de délégués de la ministre en vertu de laLoi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour promouvoir le respect des délais et des produits à livrer.

Le Ministère divulgue également des documents de manière proactive, notamment pour répondre aux exigences législatives de publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information. Le programme d’AIPRP examine tous les dossiers avant de les divulguer pour s’assurer que les renseignements divulgués sont conformes à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Au cours de la dernière période de rapport, le MPO a publié de façon proactive certains renseignements, notamment des titres et numéros de référence des notes d’information, documents d'information pour les comparutions devant un comité parlementaire et des notes pour la période des questions conformément à la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information. Le MPO s’est conformé à 100 % aux exigences de divulgation proactive conformément à la Loi sur l’accès à l’information. L’une des pierres angulaires de ce succès peut être attribuée au cadre de divulgation proactive du MPO qui a été élaboré et mis en œuvre en 2019.

Atteintes substantielles à la vie privée

Le Commissariat à la protection de la vie privée définit une atteinte à la vie privée comme étant la perte de renseignements personnels ou l'accès non autorisé à ceux-ci, ou leur divulgation. Selon la définition du SCT, une atteinte à la vie privée est réputée substantielle si elle concerne des renseignements personnels sensibles et si on peut raisonnablement penser qu'elle risque de causer un préjudice ou un dommage sérieux à la personne ou si elle touche un grand nombre de personnes.

Au cours de la période de rapport, aucune atteinte à la vie privée signalée au Secrétariat de l'AIPRP du MPO n'a été jugée substantielle.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Afin de remplir son mandat, le MPO doit entreprendre des activités qui requièrent souvent la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels. Conformément aux politiques et directives du SCT, le MPO se sert d’Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) à titre d’outils de gestion du risque pour déterminer si les programmes, les initiatives ou les projets du Ministère (nouveaux ou ayant subi des modifications importantes) présentent des risques en matière de protection de la vie privée lorsqu’ils nécessitent la collecte, l’utilisation et la conservation de renseignements personnels.

Au cours de la période visée par le rapport, trois initiatives ont été évaluées afin de déterminer si une EFVP était nécessaire conformément à la directive du SCT sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Cependant, aucune EFVP n’a été réalisée.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Annexe B : Rapport statistique de 2021-22 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

1.2 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Format des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par dispositions des demandes

3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par dispositions des demandes

3.5.7 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 – Prorogations

6.1 Motifs des prorogations

6.2 Durée des prorogations

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 – Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution et centraux

Section 11 – Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalée

11.2 Atteintes à la vie privée signalée non-substantielles

Section 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts répartis

12.2 Ressources humaines

Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales.