Lignes directrices opérationnelles pour les processus de réponse des Sciences (PRS)

Processus de réponse des Sciences et cadre de consultation scientifique du secteur des Sciences du MPO

Les processus de réponse des Sciences (PRS) constituent un volet essentiel du cadre de consultation scientifique du secteur des Sciences du MPO (les PRS sont identifiés comme étant les réunions et les examens au niveau du cadre). Ces processus conviennent pour deux types de situations. La première consiste à les utiliser dans les situations urgentes et imprévues. Idéalement, on devrait toujours être en mesure d’entreprendre le processus de consultation scientifique requis, avec suffisamment de temps pour consolider les données et l’information, effectuer les analyses, préparer les documents de travail et convoquer le bon amalgame d’experts. Cependant, il arrive que des demandes de consultation scientifique pressantes, et normalement imprévues, surviennent et il est nécessaire d’adapter le processus à de tels besoins. La deuxième situation consiste à recourir aux PRS lorsqu’il n’est pas nécessaire de tenir une réunion de consultation scientifique entièrement inclusive et exhaustive (p. ex., un atelier ou une réunion d’examen par des pairs standard) du fait qu’un cadre de consultation scientifique concernant l’enjeu examiné a déjà été élaboré en vertu d’un processus entièrement conforme aux ASEG (Avis scientifique pour l’efficacité gouvernementale) et que l’enjeu correspond à une mise en oeuvre directe du cadre. Dans ces deux situations, la nature précise de la demande et l’étendue de l’intérêt qui devrait être accordé aux résultats peuvent également influer sur le choix du processus. Ainsi, dans le cas de certains enjeux aux conséquences significatives ou à visibilité élevée, il est possible que le recours à un PRS ne soit pas approprié, même s’il s’agit d’une des deux situations décrites précédemment.

L’information qui suit expose plus en détail les raisons justifiant le recours aux PRS et établit des normes minimales à respecter dans la conduite de ces processus. Cette information constitue les lignes directrices élaborées afin que les PRS soient employés et exécutés en conformité avec le cadre de consultation scientifique du secteur des Sciences du MPO ainsi qu’avec les principes et les lignes directrices concernant les ASEG, tout en donnant au processus de consultation scientifique du MPO la latitude nécessaire pour permettre une réponse rapide aux besoins des clients.

Situations où les processus de réponse des Sciences peuvent être utilisés

Les paragraphes suivants illustrent les situations où l’on peut utiliser un processus de réponse des Sciences (PRS). On y fait aussi ressortir les points particuliers à prendre en considération selon les critères applicables.

1. Une demande d’information ou d’avis scientifique nouvelle et pressante est déposée. Un processus de consultation scientifique complet (examen par des pairs ou atelier) est requis, mais on ne dispose pas du temps nécessaire pour planifier adéquatement un tel processus et répondre à cette demande en temps opportun

   Cette situation correspond à toute demande pressante qui exigerait normalement un processus de consultation scientifique complet pour différentes raisons : l’information sur l’enjeu est abondante et proviendra probablement de nombreuses sources internes et externes; les questions scientifiques à étudier sont complexes; aucun cadre de consultation n’est disponible; un vaste éventail de disciplines et de groupes publics seront intéressés par les résultats de la réunion; la façon dont l’enjeu sera traité pourra être prise comme modèle pour l’étude d’un enjeu similaire dans d’autres régions, etc. Cependant, des contraintes de temps empêchent la tenue d’un processus complet. Certaines situations pressantes sont prévisibles, mais n’ont pas été incluses dans le processus de planification annuel tandis que d’autres situations sont imprévisibles à cause de circonstances sur lesquelles le MPO n’a aucun contrôle et qui obligent à fournir une réponse scientifique rapide.

   Examples : Les demandes de renseignements pour des processus d’inscription d’urgence d’espèces en péril et un certain nombre de demandes de Gestion de l’habitat en vertu de la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale (LCEE) peuvent entrer dans cette catégorie (p. ex., les besoins en matière de débit d’un cours d’eau associés à divers projets d’exploitation minière et de production d’énergie).

2. Une nouvelle demande d’information ou d’avis est déposée, mais l’enjeu ne nous oblige pas à planifier un processus de consultation scientifique complet et inclusif pour répondre rapidement à cette demande.

   La deuxième situation peut être scindée en trois sous-catégories qui, chacune, reposent sur des raisons particulières pour justifier le caractère non-obligatoire du recours à un processus de consultation scientifique complet et inclusif.

   1. Des consultations scientifiques ont déjà été tenues sur cette question. Le MPO est l’organisme consultatif final, mais les conséquences de la nouvelle information ou du nouvel avis sont faibles comparativement à l’information, l’avis, ou le cadre élaboré à l’origine.

      Cette situation correspond généralement à des besoins urgents et imprévus en matière de consultation scientifique (p. ex., une nouvelle requête nécessitant une réponse avant le prochain examen par des pairs prévu sur cet enjeu), mais les échéanciers ne constituent pas le seul aspect à prendre en considération du fait que des consultations scientifiques ont déjà été tenues sur cette question. Dans le cas d’une demande d’information, il est possible que le MPO ait déjà une idée relativement bonne de l’information disponible du fait que des ateliers ont déjà été tenus sur cet enjeu. Pour ce qui est des demandes d’avis, les connaissances scientifiques de base sont déjà disponibles, et la nature de la demande est explicite (la demande est semblable à des demandes qui ont déjà fait l’objet d’un processus complet ou, encore, le cas soulevé entre dans une catégorie de demandes pour lesquelles un cadre a été entièrement élaboré et adopté). Ainsi, la situation 2A peut n’exiger que le concours d’un petit nombre de spécialistes pour articuler une réponse fondée sur le consensus atteint dans des examens par des pairs/ateliers antérieurs, et il peut être ainsi injustifié d’ajouter une nouvelle réunion de consultation scientifique complète et inclusive au processus de planification.

      Examples : Certaines demandes de Gestion des pêches et de l’aquaculture (GPA) qui traitent de prévisions sur les prélèvements autres que celles indiquées dans l’avis scientifique pourraient entrer dans cette catégorie. Un autre exemple serait celui des demandes présentées en cours de saison et qui nécessitent le recours à des données en temps réel (p. ex., demandes concernant des prévisions pour la gestion du saumon du Pacifique relatives au temps de montaison du saumon rouge).

   2. On demande au secteur des Sciences du MPO d’effectuer seulement un examen de l’information disponible sur un enjeu particulier. Le MPO est l’organisme consultatif final, mais la demande vise des orientations scientifiques pour les toutes premières étapes de l’élaboration de politiques ou de mesures de gestion; la prestation d’un avis scientifique officiel n’est pas encore requise.

      Cette situation s’apparente étroitement à un « atelier interne », qui fait déjà partie du processus de consultation scientifique du secteur des Sciences du MPO. En effet, le secteur des Sciences du MPO tient souvent des ateliers internes pour préciser l’état des connaissances sur des enjeux particuliers, que ce soit ou non à la demande d’un client voulant obtenir un avis scientifique particulier. Avec la situation 2B, les éléments qui déclenchent le recours à un PRS sont : l’information sur l’enjeu est trop limitée pour justifier la tenue d’un atelier officiel; l’information peut ne provenir que de quelques sources internes; le secteur des Sciences du MPO aura probablement la possibilité de planifier des réunions de consultation scientifique plus complètes et plus inclusives plus tard afin de formuler un avis scientifique officiel. Dans cette situation, on pourra recourir à un PRS, que l’enjeu soit de nature urgente ou non.

      Examples : Une demande d’information sur la répartition d’une espèce pendant la saison de frai afin d’explorer d’éventuelles restrictions sur la pêche que l’on pourrait imposer au cours de la saison. L’information ne serait fournie qu’à des fins d’orientation initiale; la décision finale serait fondée sur un avis subséquent passé en revue par des pairs.

   3. Des consultations scientifiques ont déjà été tenues sur cet enjeu (comme pour la situation 2A) ou, encore, la nature de la contribution du MPO relativement à l’enjeu n’exige pas la tenue d’un processus complet (comme pour la situation 2B). De plus, le secteur des Sciences du MPO n’est pas l’organisme consultatif final et on suppose que l’inclusivité et la transparence du processus seront assurées par l’autre organisme consultatif.

      Parfois, la première raison amenant le MPO à recourir à un processus complet est d’assurer l’inclusivité et la transparence du processus associé à la contribution du MPO. Dans la présente situation, le MPO a de bonnes raisons de s’attendre à ce que des normes d’inclusivité et de transparence complètes soient appliquées par l’organisme consultatif final, ce qui permet au MPO de recourir à un PRS pour sa contribution au processus dans son ensemble. Les PRS correspondant à la situation 2C peuvent également être prévue à l’avance dans les plans de travail annuels.

      Examples : L’examen des ébauches des rapports de situation du COSEPAC pourrait entrer dans cette catégorie. Il est difficile d’inclure tous ces examens dans les plans de travail au début de l’année fiscale, et certains peuvent survenir en cours d’année. Certains d’entre eux peuvent également être complexes sur le plan technique mais, en pareil cas, un examen pré-COSEPAC devrait déjà avoir fourni un corpus d’information scientifique passé en revue par des pairs sur lequel le MPO peut fonder son examen spécial. Si aucun examen par des pairs pré-COSEPAC n’a eu lieu, c’est qu’il doit avoir été convenu que l’information scientifique disponible ne justifiait pas la tenue d’une première réunion d’examen par des pairs. L’inclusivité et la transparence du processus sont assurées par le COSEPAC, en tant qu’organisme consultatif responsable de la formulation de recommandations finales à l’organisme gouvernemental approprié, ce qui est conforme aux principes et aux lignes directrices en matière d’ASEG.

      Les diverses demandes des comités de la LCEE, des conseils de cogestion et des commissions de l’énergie (p. ex., études d’impacts menées par des promoteurs) pourraient également entrer dans cette catégorie.

Considérations générales s’appliquant à l’utilisation des processus de réponse des Sciences

1. Tous les efforts raisonnables doivent être consentis afin que les demandes traitées par l’intermédiaire des processus de réponse des Sciences (PRS) correspondent à des situations véritablement imprévisibles et pressantes lorsqu’il s’agit d’enjeux dont la portée ou la complexité exigeraient normalement un processus plus complet (situation 1).
   • Le secteur des Sciences du MPO s’efforce de réduire (et ultimement d’éliminer) les cas où des enjeux/demandes nécessitant le recours à un processus inclusif d’examen par des pairs ne sont pas identifiés pendant la phase de planification, mais reconnaît que certaines situations sont véritablement imprévues. L’établissement de liens plus étroits avec les clients à la phase de planification du cycle de consultation scientifique et une meilleure compréhension des avantages du processus d’examen par les pairs de la part des gestionnaires des sciences, de la communauté scientifique, des intervenants et particulièrement des clients du MPO contribueront à réduire le nombre de situations de ce genre.
   • Certaines demandes semblent urgentes, mais après un examen plus approfondi, il apparaît évident que l’information scientifique pourrait être fournie plus tard, ce qui permettrait au secteur des Sciences du MPO de planifier et d’effectuer les travaux préparatoires et les réunions nécessaires pour répondre adéquatement à la demande. On peut réduire la fréquence de ces cas en établissant des liens plus étroits avec les clients pendant la phase de planification du cycle de consultation scientifique et en demandant à ceux-ci qu’ils justifient leurs demandes et les échéanciers pour les réponses.
   • Certains enjeux sont connus à l’avance (p. ex., les grands projets d’exploitation minière et de production d’énergie sont généralement préparés sur plusieurs années), mais la nature précise des demandes et des questions scientifiques qui seront posées au secteurdes Sciences du MPO ne peut être déterminée à l’avance (p. ex., les examens prévus par la LCEE sont généralement assortis d’échéanciers de 30 à 60 jours). On devrait favoriser le recours à des examens par des pairs et à des processus de consultation scientifique complets de l’envergure appropriée pour élaborer les cadres de consultation scientifique qui serviront à étudier les principaux enjeux environnementaux soulevés par de tels projets. Par la suite, lorsque des demandes d’avis particuliers, et dont l’échéance est serrée, sont présentées au secteur des Sciences du MPO, il serait possible d’utiliser les PRS tout en se conformant à l’objet et aux dispositions des principes et des lignes directrices concernant les ASEG.
2. Pour que l’on puisse considérer qu’il existe déjà une base d’information et d’avis scientifiques fiables et passés en revue par des pairs (p. ex., situation 2A), il faut que des enjeux semblables aient été étudiés dans un contexte de consultation scientifique (c.-à d., réunions d’examen par des pairs inclusives) ou qu’un document cadre de consultation scientifique dans la catégorie particulière d’activités ou de propriétés écosystémiques ait été élaboré par le biais du processus consultatif du secteur des Sciences du MPO.
3. L’intérêt prévu à l’égard des résultats obtenus sur un enjeu donné ou les conséquences additionnelles d’un PRS, comparativement à ce qui a été produit dans des examens par des pairs antérieurs, n’est pas facile à évaluer (situations 2A et C). Tout avis fourni par le secteur des Sciences du MPO est important et intéressera quelqu’un; il faut donc consentir tous les efforts raisonnables pour s’assurer que la plupart des évaluations/enjeux particuliers que l’on peut soumettre au secteur des Sciences du MPO seront connus à l’avance afin qu’ils soient intégrés dans le calendrier standard des ateliers et des examens par des pairs inclusifs.
4. Le secteur des Sciences du MPO doit fournir de l’information scientifique fiable, même si l’avis final est élaboré par un autre organisme de consultation (situation 2C). Dans certains cas, il peut être dans l’intérêt du MPO, des intervenants ou de l’écosystème, d’exiger un examen par des pairs complet (soit interne ou entièrement conforme aux ASEG, selon les circonstances) avant que le MPO fournisse de l’information à cet autre organisme de consultation.
5. L’utilisation prévue de l’information qui résultera d’un PRS doit être prise en considération avant que l’on prenne la décision d’opter pour un tel processus. Il faut consentir tous les efforts raisonnables pour éviter de recourir aux PRS quand on s’attend à ce que les impacts des résultats soient importants. Quand des enjeux exigeant normalement un examen par des pairs doivent être étudiés par l’entremise d’un PRS (en raison des échéances), la réponse du secteur des Sciences du MPO doit inclure une mention claire au sujet de la nature provisoire de l’avis et de la nécessité de planifier une ou des réunions plus inclusives en prenant le temps requis pour les préparer afin de confirmer l’avis préliminaire ou de le modifier selon le cas.

Normes minimales pour les processus de réponse des Sciences

Les normes minimales applicables aux processus de réponse des Sciences (PRS) sont les suivantes.

1. Les résultats des PRS seront généralement documentés à l’aide de la série « Réponse des Sciences », ce qui permettra d’assurer une certaine cohérence dans la présentation des résultats. Cependant, il peut y avoir des cas particuliers du PRS où il n’est pas jugé pertinent de documenter les résultats du processus en utilisant un rapport de synthèse (p. ex., recueillir des commentaires de diverses sources sur l’ébauche d’un rapport de situation du COSEPAC). En pareil cas, aucune Réponse des Sciences ne pourrait être produite.
2. L’autorité qui approuve la diffusion des rapports devra être indiquée clairement dans le rapport.
3. Le personnel du MPO sera informé au sujet des PRS à venir, et les possibilités de participer seront les mêmes que celles entourant n’importe quel processus de consultation scientifique du secteur des Sciences du MPO.
4. Tous les efforts raisonnables devraient être consentis afin que ceux qui peuvent être touchés par les résultats d’un PRS (p. ex., l’industrie) puissent prendre part au processus lorsqu’il n’y a aucune disposition concernant leur inclusion au processus scientifique dans l’une des étapes suivantes avant qu’une décision ne soit prise. En pareil cas, leur participation doit être assujettie aux mêmes règles que celles régissant les réunions d’examen par des pairs, tout en reconnaissant néanmoins le fait que l’inclusion de participants de l’extérieur puisse être plus difficile à obtenir étant donné les échéanciers habituellement très serrés propres aux PRS.
5. Toutes les Réponses des Sciences pour lesquelles le MPO représente l’organisme consultatif final seront traduites dans les deux langues officielles et publiées sur le site Web du SCCS, comme c’est le cas pour les Avis scientifiques. Cependant, la publication sur le Web pourrait ne pas être effectuée, ou pourrait à tout le moins être retardée, lorsque le MPO n’est pas l’organisme consultatif final et lorsque cette publication pourrait être en contradiction avec certaines règles fondamentales ayant trait à l’autre organisme consultatif (p. ex., des règles particulières du COSEPAC garantissant la confidentialité des processus préliminaires). Toute exigence particulière touchant à la publication des rapports devrait être précisée avant que le PRS ne soit lancé.