Liste de contrôle de l'administration portuaire

Les organismes à but non lucratif ont jusqu'au 17 octobre 2014 pour effectuer la transition vers l'application de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif.

Cette liste de vérification décrit la marche à suivre afin d'effectuer la transition vers l'application de la nouvelle Loi.

ÉTAPE 1 – Révision de vos lettres patentes et des règlements administratifs

• Réviser les lettres patentes, les lettres patentes supplémentaires (le cas échéant) et les règlements administratifs de l'administration portuaire. Vous pouvez vous en procurer une copie auprès de Corporations Canada si vous ne les trouvez pas.
• Sous le régime de l'ancienne Loi, les organisations à but non lucratif devaient inclure de nombreux détails dans leurs règlements administratifs. La Loi BNL n'exige pas de tels détails dans les statuts ou les règlements administratifs puisque de nombreuses règles se trouvent désormais dans la Loi. Certaines de ces règles sont considérées comme étant par défaut puisque les organisations peuvent outrepasser les règles par défaut des statuts ou règlements administratifs si elles ne répondent pas à leurs besoins.

ÉTAPE 2 – Préparation des statuts

• Les statuts accompagneront le certificat de prorogation qui est délivré à l'organisation par Corporations Canada. Le certificat de prorogation et les statuts forment ensemble les documents constitutifs de l'organisation et remplacent les lettres patentes.
• Le formulaire pour les statuts de prorogation (Formulaire 4031 – Statuts de prorogation (transition)) est inclus dans le présent envoi et accessible en format PDF sur le site Web de Corporations Canada.
• Un modèle de statuts de prorogation a également été fourni dans l'envoi.

ÉTAPE 3 – Création des règlements administratifs

• L'ancienne loi exigeait une longue série de règlements administratifs pour régir les affaires internes d'une organisation. Ce n'est plus le cas avec la Loi BNL puisque celle-ci contient déjà de nombreuses règles.
• La Loi BNL prévoit que les règlements administratifs doivent traiter des deux points suivants :
  • Les conditions d'adhésion des membres.
  • Les avis d'assemblée aux membres habilités à voter à l'assemblée
• S’il n’y a aucune autre disposition dans les règlements administratifs, toutes les règles par défaut s’appliqueront. (Voir le modèle de règlement administratif de l'administration portuaire – Dispositions obligatoires). Des renseignements relatifs aux règles par défaut sont disponibles dans l'annexe C du guide de transition sur le site Web de Corporations Canada.
• Si ces règles par défaut ne répondent pas aux besoins de votre organisation, vous pourriez inclure des dispositions dans vos règlements administratifs qui remplaceraient ces règles. (Voir le modèle de règlement administratif de l'administration portuaire – Dispositions de rechange)

ÉTAPE 4 – Obtenir l'approbation des membres

• Une assemblée des membres devra se tenir dans le cadre du processus de transition. Cette assemblée doit se dérouler selon les règlements administratifs existants puisque ces règles continuent de régir les affaires de la corporation tant qu’un certificat de prorogation n'a pas été obtenu.
• Malgré les règles de vote des règlements administratifs, la Loi BNL exige que les statuts de prorogation soient approuvés par deux tiers des membres de l'organisation.

ÉTAPE 5 – Dépôt des documents requis

• Une fois les statuts approuvés, la prochaine étape consiste à obtenir un certificat de prorogation. Pour ce faire, il vous faudra déposer les documents suivants auprès de Corporations Canada :
  
  
  • Formulaire 4031 – Statuts de prorogation (transition);
    
  • Formulaire 4002 – Adresse initiale du siège et premier conseil d'administration – Les renseignements concernant l’adresse du siège et les noms des membres du conseil d’administration au moment de la prorogation sont fournis dans ce formulaire.
  • Rapport NUANS de recherche de dénominations – À fournir seulement si la dénomination de l'organisation est modifiée.
    
• Lorsque Corporations Canada reçoit vos documents, ils sont examinés pour voir s’ils sont remplis correctement et, le cas échéant, si la nouvelle dénomination est acceptable.
  
  
• Si les documents sont approuvés, Corporations Canada vous fera parvenir un certificat de prorogation accompagné des statuts de prorogation.
  
  
• LES RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS N’ONT PAS À ÊTRE DÉPOSÉS POUR OBTENIR UN CERTIFICAT DE PROROGATION. LA LOI CANADIENNE SUR LES ORGANISATIONS À BUT NON LUCRATIF EXIGE QU’ILS SOIENT DÉPOSÉS DANS LES 12 MOIS SUIVANT LEUR APPROBATION PAR LES MEMBRES CONFORMÉMENT À L’ÉTAPE 4. TOUTEFOIS, VOUS POUVEZ LES DÉPOSER AVEC LES DOCUMENTS ÉNUMÉRÉS PRÉCÉDEMMENT.
  
  
• Note : La Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif n'exige pas que Corporations Canada examine les règlements administratifs et fournisse une approbation ministérielle à leur égard. L’avantage pour l’organisation est que les règlements administratifs entrent en vigueur dès qu'ils sont adoptés. La seule exigence est que les règlements administratifs soient déposés auprès de Corporations Canada dans les 12 mois suivant leur confirmation par les membres. Aucuns frais ne sont exigés.
  
  
• Déposer les documents :
  
  • Par courriel à l'adresse suivante: corporationscanada@ic.gc.ca
  • Par télécopieur au 613-941-4803
  • Par la poste à l'adresse suivante :
    Corporations Canada
    Édifice Jean-Edmonds
    Tour sud, 9e étage
    365, avenue Laurier ouest
    Ottawa (Ontario) K1A 0C8
• Frais – Il n'y a aucuns frais de dépôt lié à la transition pour les corporations fédérales à but non lucratif existantes.

Mise en garde : Toute information fournie par le programme des Ports pour petits bateaux de Pêches et Océans Canada, y compris le présent document, ne remplace aucunement les conseils juridiques. Il est recommandé aux organismes à but non lucratif de consulter un professionnel.