Rapport annuel au Parlement sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2020-2021

Table des matières

• Introduction
  • Objectif de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Mandat de Pêches et Océans Canada
• Structure organisationnelle
  • Organisation du Ministère
  • Secrétariat de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
• Ordonnance de délégation
• Ordonnance de délégation
• Points saillants du rapport statistique pour 2020-2021
  • Aperçu des demandes présentées en 2020-2021 en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
  • Demandes fermées pendant la période de rapport
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
  • Stratégie numérique
  • Collaboration stratégique
• Répercussions de la COVID-19 sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications
• Surveillance de la conformité
• Atteintes substantielles à la vie privée
• Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
• Annexe A : Ordonnance de délégation
• Annexe B : Rapport statistique de 2020-2021 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP)

Introduction

Objectif de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. La Loi a pour objet de protéger les renseignements personnels détenus par les institutions fédérales et de conférer aux personnes un droit d'accès aux renseignements personnels qui les concernent. De plus, la Loi sur la protection des renseignements personnels accorde aux particuliers des droits en ce qui concerne la collecte, l'utilisation et la divulgation de leurs renseignements personnels.

L'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels exige que le responsable de chaque institution gouvernementale rédige et dépose au Parlement un rapport sur l'application de la Loi dans cette institution à la fin de chaque exercice financier.

Le présent rapport annuel décrit la façon dont Pêches et Océans Canada (MPO) a appliqué la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période allant du 1er avril 2020 au 31 mars 2021.

Mandat de Pêches et Océans Canada

Le MPO est responsable de la protection des eaux canadiennes et de la gestion des pêches et des ressources d'eau douce du Canada. Le MPO contribue également à assurer des écosystèmes aquatiques sains et durables grâce à la protection de l'habitat et à des données scientifiques fiables. Le MPO appuie la croissance économique dans les secteurs de la mer et des pêches et l'innovation dans des domaines comme l'aquaculture et la biotechnologie. Le MPO s'engage à travailler avec les pêcheurs, les collectivités côtières et les peuples autochtones afin d'assurer leur prospérité à long terme grâce au poisson et aux fruits de mer.

La Garde côtière canadienne (GCC), en tant qu'organisme de service spécial au sein du MPO, est responsable des services et des programmes qui appuient l'accomplissement de toutes les responsabilités fondamentales du MPO, tout en contribuant de façon très importante à la sûreté, à la sécurité et à l'accessibilité des voies navigables du Canada. La GCC appuie également d'autres organisations gouvernementales en maintenant une flotte civile et une vaste infrastructure côtière.

Structure organisationnelle

Organisation du Ministère

Le MPO assure une présence partout au Canada. La plupart de ses employés travaillent hors de l'administration centrale nationale, dans l'une des sept régions du MPO ou des quatre régions opérationnelles de la GCC. L'administration centrale, située à Ottawa, établit des objectifs, des politiques, des procédures et des normes à l'échelle nationale pour l'ensemble du MPO et de la GCC. Les régions sont responsables de l'exécution de programmes et d'activités selon les priorités nationales et régionales, ainsi qu'en fonction des paramètres nationaux de rendement.

Secrétariat de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Le directeur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relève du sous-ministre adjoint des Ressources humaines et Services intégrés. Le directeur de l'AIPRP est responsable de l'élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de directives, de systèmes et de procédures efficaces en matière d'AIPRP. Ce mandat permet d'assurer le respect des obligations du MPO en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que le traitement et la divulgation appropriés de l'information.

Le sous-ministre adjoint des Ressources humaines et services intégrés agit à titre de chef de la protection des renseignements personnels (CPRP) et doit s'assurer que les enjeux liés à la protection des renseignements personnels sont connus et qu'ils sont considérés comme une priorité au MPO. Le CPRP doit également collaborer avec la haute direction en ce qui a trait aux questions stratégiques relatives à la protection des renseignements personnels. Le CPRP doit se tenir au courant des changements législatifs et politiques apportés au régime fédéral actuel de protection de la vie privée, et veiller à ce que les pratiques du MPO s'harmonisent bien avec toutes les exigences juridiques et politiques.

Le Secrétariat de l'AIPRP comprend deux secteurs d'activité; l'un traite les demandes officielles en vertu de la Loi et l'autre est responsable de toutes les autres activités relatives à l'application de la Loi au sein du MPO. Les secteurs d'activité sont gérés par les directeurs adjoints.

La Division des opérations est responsable du traitement des demandes et de la gestion des enjeux, est appuyée par :

• l'unité de réception, qui supervise toutes les demandes reçues et assure la liaison avec les demandeurs, les programmes et les régions
• un groupe de soutien administratif, qui est chargé de la numérisation, de la gestion des dossiers et du contrôle de la qualité
• une équipe d'analystes et de consultants responsables du traitement général des demandes

La Division des politiques et de la protection des renseignements personnels (DPRP) est responsable de bon nombre des autres responsabilités liées à l'application de la Loi. La DPRP agit en tant que centre d'expertise du MPO en matière de protection des renseignements personnels et de la vie privée. La division assure la gestion des questions stratégiques; élabore, met en œuvre et tient à jour l'ensemble des politiques du MPO en matière de protection de la vie privée; supervise les divulgations du MPO en vertu du paragraphe 8 (2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels; enquête sur les incidents présumés d'atteinte à la vie privée et y répond; fournit des conseils aux secteurs de programme et les aide à effectuer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée; tient et met à jour les banques de renseignements personnels du MPO; dirige le programme de formation sur l'AIPRP; assure la liaison avec la communauté élargie de l'AIPRP; et surveille les examens et les changements apportés à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux règlements et politiques connexes. La DPRP a accompli d'autres tâches fondamentales, comme offrir des conseils aux secteurs de programme sur des questions complexes relatives à la vie privée, assurer la liaison avec le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) ou partager des recommandations relatives à la divulgation de rapports d'enquête au MPO.

La DPRP est également responsable de faire le suivi du rendement du Ministère, d'appuyer la Division des opérations dans le cadre des processus de dotation, d'embaucher des ressources contractuelles, de tenir à jour la technologie de gestion des cas, de diriger des projets stratégiques visant à améliorer l'exécution générale du programme d'AIPRP, et de coordonner le programme de formation sur la sensibilisation à la confidentialité afin d'assurer l'application efficace et continue de la Loi.

Le Secrétariat de l'AIPRP collabore avec un réseau de personnes-ressources dans chaque région et secteur pour qu'elles servent d'agents de liaison dans leurs sections respectives du MPO.

Au total, au cours de la période visée par le présent rapport, le Secrétariat de l'AIPRP comptait environ 12,5 employés à temps plein affectés à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui comprend les employés à temps plein, les consultants, le personnel des organismes et les employés occasionnels.

Ordonnance de délégation

La ministre délègue la responsabilité de l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels du MPO au directeur ainsi qu'aux directeurs adjoints du Secrétariat de l'AIPRP. Une copie du décret de délégation de pouvoirs est fournie à l'annexe A.

Points saillants du rapport statistique pour 2020-2021

Le rapport statistique concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels est rédigé par des institutions gouvernementales en vue d'aider le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) à analyser les tendances et à assurer une surveillance.

Le rapport statistique 2020-21 complet du MPO sur la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve à l'annexe B. Les rapports statistiques des années précédentes peuvent être obtenus sur demande auprès du Secrétariat de l'AIPRP.

Aperçu des demandes présentées en 2020-2021 en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L'analyse présentée dans cette section compare les données trouvées dans le rapport statistique de 2020-2021 du MPO concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels avec celles de 2018-2019, pour produire une analyse des tendances sur trois ans.

En 2020-2021, le MPO a reçu 80 demandes déposées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui se sont ajoutées aux 5 demandes en suspens reportées de la période de référence précédente. Le Ministère a traité 62 des 85 demandes et a reporté les 23 autres à la période de rapport suivante. Comme l'illustre le tableau 1 ci-dessous, le MPO a reçu 40 % de demandes en plus en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels par rapport à la période de rapport précédente.

La conformité pour 2020-2021 demeure positive; les chiffres de 2020-2021 montrent que 95,2 % des dossiers relatifs à la protection des renseignements personnels ont été fermés au plus tard à la date limite prévue par la loi ou prorogée.

Demandes fermées pendant la période de rapport

Mesures et délai de traitement

L'article 14 de la Loi oblige les institutions à fournir une réponse au demandeur dans les 30 jours suivant la réception de la demande ou à aviser le demandeur qu'une prorogation du délai est nécessaire. Des 62 demandes traitées au cours de la période visée par le rapport, 26 (42 %) l'ont été dans les 30 jours, et 32 (52 %) dans les 60 jours.

En 2020-2021, le MPO a répondu aux 62 demandes de la façon suivante :

• communication totale – Dans 16 cas (26 %), tous les renseignements pertinents ont été communiqués en totalité au demandeur
• communication partielle – Dans 26 cas (42 %), les demandeurs ont obtenu un accès partiel aux renseignements
• aucun document – Dans 16 cas (26 %), aucun document pertinent ne relevait du MPO
• demande abandonnée – Dans quatre cas (6 %), le demandeur a abandonné sa demande
• aucune demande n'a été traitée lorsque tous les renseignements étaient exemptés ou exclus ou que le MPO ne pouvait ni confirmer ni nier l'existence des renseignements demandés

Exemptions et exclusions

Les exemptions désignent les dispositions de la Loi qui autorisent ou obligent le responsable d'une institution fédérale à refuser l'accès à des renseignements demandés en vertu de la Loi. Pour ce qui est des demandes traitées pendant la période de rapport, le MPO a invoqué les exemptions prévues aux paragraphes 22(1)b) et à l'article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Comme en 2019-2020, l'article 26 est la disposition qui a été la plus souvent invoquée. En effet, cité dans 26 demandes, l'article a été utilisé pour protéger les renseignements personnels concernant des personnes autres que le demandeur. La deuxième exemption la plus citée, invoquée quatre fois, était le paragraphe 22(1)b), qui a servi à protéger les renseignements susceptibles de nuire à l'application de la loi et aux enquêtes.

Les exclusions désignent les dispositions de la Loi qui excluent certains documents de l'application de cette dernière. En vertu de l'article 69, la Loi sur la protection des renseignements personnels ne s'applique pas aux renseignements personnels auxquels le public a accès et, en vertu de l'article 70, aux renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine (Documents confidentiels du Cabinet). En 2020-2021, il n'y a eu aucune demande pour laquelle les documents ont été exclus de l'application de la Loi.

Format des renseignements divulgués

Lorsque le traitement d'une demande est terminé, le demandeur peut recevoir les renseignements sur support papier ou électronique, ou il peut consulter les documents dans un des bureaux du MPO. Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a donné accès, en totalité ou en partie, aux documents pertinents dans le cas de 40 demandes. Dans 33 (82,5 %) de ces demandes, les informations ont été communiquées sous forme électronique, et dans sept (17,5 %) demandes, les informations ont été communiquées sous forme papier.

Complexité

Au cours de la période visée par le rapport, le Secrétariat de l'AIPRP a traité 13 877 pages pertinentes au total. Des 13 877 pages pertinentes traitées, 7 330 pages (53 %) ont été divulguées en totalité ou en partie.

Parmi les demandes traitées, 25 ont nécessité le traitement de moins de 100 pages pertinentes, 10 ont nécessité le traitement de 101 à 500 pages, 7 ont nécessité le traitement de 501 à 1 000 pages, quatre ont nécessité le traitement de 1 001 à 5 000 pages et aucune demande n'a nécessité le traitement de plus de 5 000 pages.

Le MPO a traité un certain nombre de demandes impliquant d'autres facteurs qui en augmentaient la complexité, notamment :

• l'examen des dossiers contenant des renseignements personnels concernant une autre personne qui sont indissociables des renseignements personnels du demandeur (46 demandes)
• l'obligation de consulter d'autres institutions ou organismes (deux demandes)
• des documents situés dans un bureau à l'extérieur de l'administration centrale et/ou des enregistrements audio contenant des renseignements personnels (une demande)

Présomption de refus

Parmi les 62 demandes qui ont été fermées pendant la période de rapport, le Secrétariat de l'AIPRP a fermé seulement trois demandes après le délai prescrit. Cela représente un taux de conformité de 95,2 % qui s'ajoute au taux de conformité élevé et continu du MPO.

Il est à noter que la principale raison du retard dans les trois demandes est liée à la charge de travail.

Prorogation des délais

L'article 15 de la Loi permet la prorogation des délais prévus par la loi si le traitement d'une demande dans le délai initial entrave de façon déraisonnable le fonctionnement du MPO, si des consultations sont nécessaires, si des délais supplémentaires sont nécessaires aux fins de traduction ou pour convertir les renseignements personnels dans un autre format.

Au cours de la période visée par le rapport, 36 prorogations ont été prises; des prorogations en vertu du sous-alinéa 15a)(i) ont été prises 35 fois, car le traitement de la demande dans le délai initial aurait nui de façon déraisonnable au fonctionnement du MPO; et une prorogation a été prise en vertu du sous-alinéa 15a)(ii) pour des consultations. Toutes les prorogations accordées s'étendaient de 16 à 30 jours après le délai légal initial de 30 jours.

Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

Lorsque d'autres institutions et organismes récupèrent de l'information qui concerne le MPO ou qui provient du MPO en réponse aux demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ils peuvent consulter le Secrétariat de l'AIPRP pour obtenir des recommandations au sujet de la divulgation. Par autres institutions, on entend les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels.Les organismes comprennent les administrations des provinces et des territoires, les administrations municipales et les gouvernements d'autres pays.

En 2020-2021, le MPO n'a reçu aucune demande de consultation de la part d'autres institutions gouvernementales du Canada ou d'autres organismes.

Divulgations aux organismes d'enquête fédéraux

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels décrit certaines circonstances dans lesquelles les renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale peuvent être communiqués sans le consentement de la personne qu'ils concernent. L'alinéa 8(2)e) autorise les institutions à communiquer des renseignements personnels à un organisme d'enquête fédéral figurant à l'annexe II du Règlement sur la protection des renseignements personnels qui en fait la demande par écrit en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d'enquêtes licites.

En 2020-2021, le MPO a effectué deux divulgations en vertu de l'alinéa 8(2)e).

Divulgations dans l'intérêt public

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels décrit certaines circonstances dans lesquelles les renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale peuvent être communiqués sans le consentement de la personne qu'ils concernent. L'alinéa 8(2)e) autorise les institutions à communiquer des renseignements personnels dans les cas où des raisons d'intérêt public justifieraient clairement une éventuelle violation de la vie privée, ou dans les cas où l'individu concerné en tirerait un avantage certain.

En 2020-2021, le MPO n'a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de l'alinéa 8(2)e).

Autres demandes

Outre le traitement des demandes de communication de renseignements personnels, l'élaboration d'outils stratégiques et la conception ainsi que la tenue de séances de formation, le Secrétariat de l'AIPRP met en œuvre un nombre important d'activités non officielles liées à la protection des renseignements personnels. Ces activités comprennent :

• la collaboration avec les responsables des programmes ministériels afin d'atténuer les risques en matière de protection des renseignements personnels
• la gestion et la conduite d'enquêtes sur les atteintes possibles à la vie privée
• la divulgation de renseignements en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
• l'examen et la préparation d'avis sur les rapports d'enquête
• la réponse aux demandes de conseils émanant du MPO concernant les évaluations de facteurs relatifs à la vie privée, les énoncés de confidentialité, les ententes et les contrats de partage d'informations qui comprennent le partage de renseignements personnels
• la communication de renseignements en dehors du processus officiel prescrit en vertu de la Loi, s'il y a lieu

Le tableau 3 ci-dessous illustre la charge de travail associée à l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels en dehors du traitement des demandes officielles de renseignements personnels.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Secrétariat de l'AIPRP a constaté une augmentation de 20 % du nombre de demandes de conseils sur diverses questions liées à l'accès à l'information et à la protection de la vie privée. Le nombre d'enquêtes terminées pour des atteintes potentielles à la vie privée a augmenté par rapport à la période de rapport précédente.

L'augmentation du nombre de demandes de conseils et d'enquêtes menées sur les atteintes à la vie privée s'explique possiblement par le fait que les efforts de formation proactifs du MPO ont contribué à la sensibilisation accrue du ministère à l'égard de ses responsabilités en matière de protection des renseignements personnels, notamment en ce qui concerne le signalement des incidents soupçonnés d'atteinte à la vie privée. En effet, la norme sur les atteintes à la vie privée du MPO exige également que toutes les atteintes soupçonnées à la vie privée soient signalées à l'AIPRP dans les 24 heures. Ce message est renforcé dans le cadre de la formation sur la protection des renseignements personnels et lors des séances de sensibilisation.

Formation et sensibilisation

La formation sur l'AIPRP est obligatoire pour tous les cadres du MPO et pour toutes les personnes qui occupent un poste de direction pendant plus de quatre mois. Le MPO déploie des efforts considérables pour sensibiliser ses employés aux lois fédérales sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, ainsi qu'aux responsabilités connexes qui leur incombent, en offrant une formation continue individuellement ou en groupe.

Le Secrétariat de l'AIPRP a augmenté la fréquence des séances de formation offertes, passant de deux fois par an à une fois par mois, et des séances de formation ponctuelles adaptées aux besoins du programme continuent d'être offertes aux participants. L'accès aux options de formation de l'AIPRP a été simplifié et les participants peuvent à présent s'inscrire aux séances de formation sur la page intranet du Secrétariat de l'AIPRP.

Le Secrétariat de l'AIPRP a également lancé une approche de formation ciblée pour former tous les secteurs et toutes les régions dans un cycle de 12 mois. Le programme d'AIPRP a commencé à offrir ces séances de formation ciblées aux programmes du MPO et de la GCC à la fin du troisième trimestre de la période visée par le présent rapport.

Au cours de la période de référence 2020-2021, le MPO a donné une formation sur l'AIPRP à 979 participants. Ces séances ont porté sur le traitement des demandes d'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnelles.

Le MPO encourage aussi les employés à suivre la formation sur l'AIPRP offerte par l'École de la fonction publique du Canada (EFPC). Le Secrétariat de l'AIPRP a poursuivi ses efforts pour promouvoir les formations de l'EFPC en 2020-2021. Au cours de cette période, 311 participants du MPO et de la GCC ont suivi les cours de formation de l'EFPC sur l'AIPRP. Le tableau 4 présente toutes les activités de formation liées à l'AIPRP entreprises au cours de la période de référence.

Au cours du deuxième trimestre de 2020-2021, le MPO a lancé la connexion AIPRP, un bulletin trimestriel créé pour partager des informations sur divers sujets liés à l'AIPRP. Le bulletin vise à sensibiliser davantage les employés du MPO et de la GCC aux questions et aux développements liés à l'AIPRP. Ce bulletin vise également à élargir la compréhension de l'AIPRP au sein du ministère tout en tenant chacun au courant des nouvelles relatives à l'AIPRP.

Le MPO a également organisé une célébration d'une semaine reconnue à l'interne pendant la semaine de la Journée de la protection des données. Sur le thème de la protection des données personnelles « Soyez propriétaire de vos renseignements personnels ,» la Journée de la protection des données a été l'occasion de mettre en lumière les principales questions relatives à la protection des données, de sensibiliser aux droits et obligations en matière de protection de la vie privée et de donner aux employés les moyens de protéger et de contrôler la vie privée, tout en reconnaissant que la protection des données et de la vie privée sont des responsabilités communes. Une boîte à outils en ligne sur la protection des données, dotée d'outils et de ressources a été créer pour aider les employés à mieux gérer les données, à protéger la vie privée et à favoriser la confiance au sein de leur réseau, le tout accessible sur la page intranet de l'AIPRP.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Le Secrétariat de l'AIPRP poursuit la révision de l'ensemble de politiques de l'AIPRP du MPO, au besoin. La suite d'outils politiques a été élaborée pour aider les employés du MPO à comprendre leurs responsabilités en ce qui concerne la protection des renseignements personnels. L'ensemble de politiques comprend la Politique du MPO sur la protection des renseignements personnels, la Directive du MPO sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, la norme du MPO sur les atteintes à la vie privée, la norme sur la communication autorisée de renseignements personnels, ainsi que des outils connexes, comme les Directives sur la communication informelle de renseignements, l'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : analyse des besoins, les modèles d'Avis de confidentialité et les formulaires de signalement d'atteinte à la vie privée.

Le Secrétariat de l'AIPRP a poursuivi l'examen des formulaires utilisés par les Services internes du MPO et, au besoin, a rédigé des énoncés de confidentialité qui respectent toutes les exigences législatives et politiques. Il surveille aussi activement les questions au Parlement afin de favoriser la formulation de réponses rapides et efficaces et de repérer de manière proactive les dossiers pouvant nécessiter l'examen de l'AIPRP.

Stratégie numérique

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Secrétariat de l'AIPRP a développé la stratégie numérique amorcée au cours de la période précédente. Des ordinateurs de bureau aux ordinateurs portables, de l'impression et de la photocopie au transfert de fichiers numériques, et du service postal traditionnel à la transmission électronique instantanée, la stratégie numérique a révolutionné le processus de traitement des demandes officielles d'AIPRP du MPO.

La stratégie numérique a été pleinement mise en œuvre dans l'ensemble du MPO au début de la pandémie de COVID-19, en mars 2020, dès son lancement dans le cadre de l'initiative de réduction du papier de l'année dernière. Avec un nombre sans précédent d'employés travaillant à distance, la stratégie numérique a permis de s'assurer que des efforts raisonnables étaient déployés pour traiter et répondre aux demandes d'AIPRP tout en faisant de la santé et de la sécurité des employés et de la communauté une priorité.

En collaboration avec la Direction de la gestion de l'information du MPO, une solution a été élaborée et mise en œuvre pour permettre la transmission électronique de documents (jusqu'à et y compris les Protégé B) au Secrétariat de l'AIPRP lors du traitement des demandes officielles d'AIPRP. Grâce à cette solution, le processus traditionnel d'impression ou de photocopie des documents sur papier a été remplacé par le processus numérique de transmission sécurisée des documents via GCdocs.

La stratégie numérique a également présenté des solutions numériques pour atténuer l'impact de l'accès général aux services de courrier traditionnels. Des plateformes de partage de fichiers ont été adoptées pour envoyer des documents non classifiés à des destinataires externes; et le service Connexion postel a permis de transmettre des documents (jusqu'au niveau Protégé B inclus) à des demandeurs, à d'autres institutions fédérales, à des organisations tierces et à d'autres gouvernements.

• Réaliser des gains d'efficacité globaux dans la prestation de services;
• Générer des économies de coûts pour le MPO et la GCC;
• Réduire l'empreinte écologique du MPO;
• Maintenir l'excellence du service et un fort taux de respect des délais.

Collaboration stratégique

Le Secrétariat de l'AIPRP continue de participer activement à l'élaboration et au renouvellement des documents d'orientation et de politique au sein du MPO. Grâce à sa participation à ces processus, les principes de protection des renseignements personnels sont intégrés aux documents de politique du Ministère pour garantir la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Répercussions de la COVID-19 sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L'AIPRP a relevé le défi de la pandémie mondiale COVID-19 en mars 2020 et tout au long de la période de référence actuelle.

Le droit d'accès est un droit quasi-constitutionnel, mais le traitement des demandes d'AIPRP n'est pas considéré comme un service essentiel aux fins de la planification de la continuité des opérations. Malgré cela, le MPO est resté engagé tout au long de la période de pandémie pour continuer à fournir des services ininterrompus aux Canadiens.

Grâce aux solutions élaborées et mises en œuvre dans le cadre de la stratégie numérique, le MPO a pu atténuer les lacunes techniques et les obstacles opérationnels pour assurer la continuité des activités pendant la pandémie de COVID-19. Ces solutions représentent la résilience du programme de l'AIPRP du MPO, sa capacité à rester agile, élaborer et adopter des solutions novatrices, et à être équipé pour surmonter les obstacles qui, autrement, entraveraient l'excellent dossier du MPO en matière de résultats.

Le Secrétariat de l'AIPRP a également continué à fournir de façon constante des conseils sur la politique de l'AIPRP et la protection des renseignements personnels afin d'éclairer les initiatives et les décisions du programme.

Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications

Le MPO examine les résultats de chaque enquête et vérification du commissaire à la protection de la vie privée. Le cas échéant, le MPO intègre les leçons apprises aux processus opérationnels.

En 2020-2021, le MPO n'a reçu aucune plainte relative à la protection des renseignements personnels du Commissariat à la protection de la vie privée.

Surveillance de la conformité

Le MPO fait tout son possible pour respecter les délais prescrits et surveille activement le temps consacré au traitement des demandes de renseignements personnels et des demandes de correction de renseignements personnels. La surveillance commence dès que le Secrétariat de l'AIPRP reçoit une demande, qu'elle est saisie dans le système de gestion des cas et qu'elle est attribuée à un analyste. Toutes les demandes, y compris les demandes de consultation et les demandes de conseils non officiels ou d'examen des documents, sont saisies dans le système de gestion des cas aux fins de suivi. Ce suivi électronique des délais est essentiel, car les analystes travaillent sur de nombreuses demandes assorties d'actions ayant une échéance précise, à n'importe quel moment donné. Les analystes se réunissent avec leurs chefs d'équipe toutes les semaines en vue de définir les problèmes liés aux demandes qui pourraient entraîner des retards. Les problèmes sont soulevés auprès de l'équipe de gestion de l'AIPRP, au besoin. La direction du Secrétariat de l'AIPRP participe aux dossiers lorsqu'elle peut se servir de son pouvoir à titre de déléguée de la ministre en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour promouvoir le respect des délais et des produits à livrer.

Atteintes substantielles à la vie privée

Le Commissariat à la protection de la vie privée définit une atteinte à la vie privée comme étant la perte de renseignements personnels ou l'accès non autorisé à ceux-ci, ou leur divulgation. Selon la définition du SCT, une atteinte à la vie privée est réputée substantielle si elle concerne des renseignements personnels sensibles et si on peut raisonnablement penser qu'elle risque de causer un préjudice ou un dommage sérieux à la personne ou si elle touche un grand nombre de personnes.

Au cours de la période de rapport, aucune atteinte à la vie privée signalée au Secrétariat de l'AIPRP du MPO n'a été jugée substantielle.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Afin de remplir son mandat, le MPO doit entreprendre des activités qui requièrent souvent la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels. Conformément aux politiques et directives du SCT, le MPO se sert d'Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) à titre d'outils de gestion du risque pour déterminer si les programmes, les initiatives ou les projets du Ministère (nouveaux ou ayant subi des modifications importantes) présentent des risques en matière de protection de la vie privée lorsqu'ils nécessitent la collecte, l'utilisation et la conservation de renseignements personnels.

Au cours de la période de référence, une ÉFVP a été réalisée par le Secrétariat de l'AIPRP : Le portail de transition pour les étudiants. Le portail de transition pour étudiants est une plateforme en ligne qui permet aux étudiants actuels de la fonction publique d'être pris en considération pour des nominations à durée déterminée et indéterminée au sein du MPO après l'obtention de leur diplôme. Le portail est unique en ce sens qu'il permet au MPO d'accéder aux diplômés qui ont eu un contrat d'étudiant dans n'importe quel ministère ou organisme fédéral. Cela donne aux diplômés la possibilité de débuter une carrière au MPO, et donne au MPO la possibilité de capitaliser sur l'investissement déjà consenti dans ces diplômés.

Le portail offrira une interface utilisateur qui permettra aux candidats de répondre à des questions de présélection et de téléverser des documents relatifs à leurs études et à leurs réalisations. Le système de suivi des candidatures de VidCruiter (VidTracking) permettra aux professionnels des RH et aux gestionnaires d'embauche de suivre et de gérer les candidats au moyen du portail d'intégration des étudiants pendant l'ensemble du processus de recrutement.

Outre l'EFVP réalisée au cours de la période de rapport, de nouvelles initiatives ont été évaluées afin de déterminer si une EFVP était nécessaire en vertu de la politique du gouvernement du Canada.

Annexe A : Ordonnance de délégation

Annexe B : Rapport statistique de 2020-2021 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP)

Nom de l'institution : Pêches et Océans Canada

Période d'établissement de rapport : 2020-04-01 au 2021-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Demandes fermées

2.7 Présomptions de refus

Section 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 5 : Prorogations

Section 6 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Section 8 : Plaintes et enquêtes

Section 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Section 10: Atteintes substantielles à la vie privée

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels