Portail d'intégration des étudiants conçu à l'aide du système de suivi des candidatures de VidCruiter (VidTracking)

Titre de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée concernant le portail d'intégration des étudiants conçu à l'aide du système de suivi des candidatures de VidCruiter (VidTracking)

Institution fédérale

Pêches et Océans Canada (MPO)

Responsable de l'institution fédérale ou son délégué pour l'article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Directeur, Secrétariat de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

L'agent principal ou le cadre approprié pour le programme ou l'activité, nouveau ou ayant subi des modifications importantes

Tom Balfour, directeur général, Ressources humaines

Nom et description du programme ou de l'activité de l'institution fédérale

Dotation ministérielle

Autorisation légale

Loi sur l'emploi dans la fonction publique

Fichier de renseignements personnels (FRP)

Dossier personnel d'un employé (POE 901)
FRP ordinaire de la dotation (POE 902)
Demandes d'emploi (POU 911)

Brève description du projet, de l'initiative ou du changement

L'équipe de dotation du Ministère a présenté la proposition gagnante lors d'un événement d'innovation inspiré de l'émission Dans l'œil du dragon, qui a eu lieu en 2019. L'équipe a proposé un portail virtuel visant à recueillir des renseignements sur d'anciens étudiants qui ont travaillé dans l'ensemble de la fonction publique et qui sont maintenant admissibles à l'intégration des étudiants. Cette proposition se distingue d'autres initiatives au sein de la fonction publique. En effet, certains ministères recueillent et conservent des renseignements sur d'anciens étudiants, mais ils le font seulement au sein de leur ministère respectif. Il n'existe donc pas d'initiative semblable pour l'ensemble de la fonction publique. On a révisé la portée du projet afin de gérer le nombre de candidats. En outre, on considérera un processus annoncé à l'interne ouvert aux étudiants actuels qui obtiendront leur diplôme avant une date convenue. Cette date changera régulièrement afin d'assurer la réception fréquente de demandes.

Grâce au portail d'intégration des étudiants, les étudiants actuels au sein de la fonction publique qui sont admissibles à l'intégration pourront en informer le MPO. Des milliers d'étudiants sont embauchés chaque année par la fonction publique, mais ils ne deviennent pas tous des employés nommés pour une période déterminée ou indéterminée après l'obtention de leur diplôme. Grâce à ce portail, ils auront la chance d'informer le MPO du fait qu'ils travaillent actuellement au sein de la fonction publique. Lorsqu'ils seront diplômés, le Ministère pourra donc tirer parti de l'investissement réalisé dans leur formation.

Le portail offrira une interface utilisateur qui permettra aux candidats de répondre à des questions de présélection et de téléverser des documents relatifs à leurs études et à leurs réalisations. Le système de suivi des candidatures de VidCruiter (VidTracking) permettra aux professionnels des RH et aux gestionnaires d'embauche de suivre et de gérer les candidats au moyen du portail d'intégration des étudiants pendant l'ensemble du processus de recrutement. Le système offre des possibilités dépassant celles de la plateforme http://www.emplois.gc.ca/.

Identification et catégorisation des secteurs de risque

La section qui suit porte sur les risques cernés dans l'EFVP relativement à un nouveau programme ou à un programme modifié. L'échelle de risque numérotée est présentée en ordre croissant : le premier niveau (1) représente le niveau de risque le plus faible pour le secteur; le quatrième niveau (4) représente le niveau de risque le plus élevé pour le secteur.

Type de programme ou d'activité

Administration des programmes, des activités et des services – Les renseignements personnels sont utilisés pour prendre des décisions qui ont une incidence directe sur la personne (c.-à-d., détermination de l'admissibilité aux programmes, y compris authentification pour l'accès aux programmes/services, administration des paiements liés aux programmes, des trop-payés ou des services de soutien aux clients, délivrance ou refus de permis/licences, traitement des appels, etc.).

Niveau de risque d'atteinte à la vie privée : Faible

Type de renseignements personnels recueillis et contexte

Seuls les renseignements personnels fournis par la personne – au moment de la collecte – relatifs à un programme autorisé et recueillis directement auprès de la personne ou avec son consentement pour la diffusion pourvu que les renseignements ne soient pas de nature délicate dans le contexte. (Par exemple, le renouvellement d'une licence.).

Niveau de risque d'atteinte à la vie privée : Faible

Participation des partenaires et du secteur privé au programme ou à l'activité

Organisations du secteur privé, organisations internationales ou gouvernements étrangers. Le portail d'intégration des étudiants du MPO sera géré par l'entreprise VidCruiter, au moyen de son système de suivi des candidatures nommé VidTracking. La participation de cette entreprise du secteur privé augmente le niveau de risque.

Niveau de risque d'atteinte à la vie privée : Élevé

Durée du programme ou de l'activité

On prévoit que le portail d'intégration des étudiants géré au moyen du système de suivi des candidatures de VidCruiter (VidTracking) sera un programme à long terme.

Niveau de risque d'atteinte à la vie privée : Élevé

Personnes concernées par le programme

Dans le cadre du programme, on utilisera les renseignements d'anciens étudiants ayant travaillé au sein de la fonction publique qui sont admissibles à une intégration. Le programme touche certaines personnes à des fins administratives externes.

Niveau de risque d'atteinte à la vie privée : Moyen

Technologie et vie privée

Le programme ou l'activité, créé récemment ou ayant subi des modifications importantes, prévoit l'installation d'un nouveau système électronique, logiciel ou programme d'application (y compris les collecticiels ou logiciels de groupe) en vue de faciliter la création, la collecte ou le traitement des renseignements personnels dans le cadre du programme ou de l'activité.

Risque global d'atteinte à la vie privée : Moyen

Transmission de renseignements personnels

Les renseignements personnels sont transmis à l'aide de technologies sans fil. Le portail permettra le téléversement de renseignements et leur conservation dans le nuage.

Niveau de risque d'atteinte à la vie privée : Élevé

Risque possible à l'individu ou à l'employé lors d'atteinte à la vie privée

Les renseignements recueillis se limitent aux renseignements personnels de nature non sensible, et ils sont fournis directement par les personnes concernées, en toute connaissance de cause et avec leur consentement.

Niveau de risque d'atteinte à la vie privée : Faible

Risque possible pour l'institution lors d'atteinte à la vie privée

Répercussions négatives possibles en matière de gestion. Il faut revoir les processus, utiliser d'autres outils et changer de fournisseur ou de partenaire.

Niveau de risque d'atteinte à la vie privée : Faible