Conseils sur la perception des droits

Conseils sur la perception des droits
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Les renseignements dans ce document ont été rédigés par la direction des Ports pour petits bateaux (PPB) du ministère des Pêches et des Océans (MPO) en réponse aux demandes d'aide des administrations portuaires dans leurs efforts de perception des droits. Ceci constitue un effort de coopération entre la direction des PPB, les PPB régionaux, le Conseil consultatif des administrations portuaires et les administrations portuaires individuelles à travers le pays afin d'encourager le dialogue sur cette question.

Ce document fera l'objet d'une évolution constante. Le but ultime sera de suggérer des conseils utiles qui pourraient faciliter la perception des droits pour les administrations portuaires, puisque cela relève de leur responsabilité directe. Ce document récapitule les méthodes par lesquels un échantillon des administrations portuaires traite des problèmes liés à la perception des droits.

Une Brochure qui offre un résumé des Conseils sur la perception des droits est aussi disponible.

Renonciation: Ce document n'a pas pour but de remplacer les conseils d'un professionnel. Si des conseils juridiques ou l'aide d'un autre expert étaient nécessaires en rapport avec une question ou une circonstance particulière, on recommande alors de faire appel à un professionnel compétent. Le contenu de ce document ne doit pas être interprété comme une politique officielle ou officieuse d'un organisme gouvernemental quel qu'il soit.

Table des matières

1. Introduction
   On y décrit le but ultime du document, la façon dont il est organisé, et le processus de recueillir, d'évaluer et de partager les idées possibles.
2. Le VRAI problème
   On y présente certaines des véritables raisons pour lesquelles les administrations portuaires parviennent difficilement à percevoir les droits.
3. Idées générales
   On y aborde quelques stratégies de perception des droits possibles, dont de nombreuses profitent déjà aux administrations portuaires.
4. Politiques strictes
   On y discute le besoin d'élaborer, et d'observer, de strictes politiques associées à la perception des droits.
5. Options de paiement
   On y discute l'utilisation de diverses options de paiement des droits.
6. Autres idées
   On y discute quelques autres options de perception des droits.
7. Idées qui exigent la vigilance
   On y discute certaines stratégies de perception des droits que l'on devrait utiliser, à tout le moins, avec une vigilance extrême.
8. Idées à éviter
   On y discute certaines stratégies de perception des droits qu'on devrait éviter à tout prix.
9. Exemples de documents
   On y présente des exemples de documents (ententes d'amarrage, politiques de perception des droits, lettres et avis de facturation) pouvant servir de modèles aux administrations portuaires.

Section 1 : Introduction

1.1 But de ce document

Les renseignements dans ce document ont été rédigés par la direction des Ports pour petits bateaux (PPB) du ministère des Pêches et des Océans (MPO) en réponse aux demandes d'aide des administrations portuaires dans leurs efforts de perception des droits. Ceci constitue un effort de coopération entre la direction des PPB, les PPB régionaux, le Conseil consultatif des administrations portuaires et les administrations portuaires individuelles à travers le pays afin d'encourager le dialogue sur cette question.

Afin de tenir compte de cet important dialogue, des citations anonymes venant des contributeurs seront présentées dans les pages suivantes.

Ce document fera l'objet d'une évolution constante. Le but ultime sera de suggérer des conseils utiles qui pourraient faciliter la perception des droits pour les administrations portuaires, puisque cela relève de leur responsabilité directe. Ce document récapitule les méthodes par lesquels un échantillon des administrations portuaires traite des problèmes liés à la perception des droits.

Les idées contenues dans le présent document devraient être discutées et évaluées plus avant.

Le contenu de ce document ne doit pas être interprété comme une politique officielle ou officieuse d'un organisme gouvernemental quel qu'il soit.

1.2 Rédaction et mise à jour du document

La majorité des notions qu'on retrouve dans La perception des droits des administrations portuaires - Idées non officielles sont attribuables aux administrations portuaires, tout particulièrement celles qui connaissent le mieux les problèmes et les solutions possibles. En octobre 2003, on a fait parvenir le sondage suivant par courriel au plus grand nombre possible d'administrations portuaires:

Pendant la même période, on a également réalisé à partir de ce sondage des entrevues téléphoniques qui nous ont permis de recueillir de précieux renseignements qui n'ont fait que confirmer le besoin d'un tel document.

"Je crois que c'est un sujet très intéressant et que tous les AP pourraient bénéficier de l'apprentissage relié à la perception des droits des utilisateurs."

Administration portuaire - Région du Pacifique

"Je serais grandement intéressé à en apprendre plus à ce sujet. Travaillant depuis peu à titre de superviseur en installations portuaires en processus d'apprentissage, toute information pouvant m'aider est très appréciée."

Administration portuaire - Région de Terre Neuve et Labrador

On a intégré les contributions et suggestions qui ont été reçues des intervenants suivants dans la version la plus récente de ce document :

• Les intervenants régionaux de PPB (novembre 2003)
• Les participants de la réunion du Comité consultatif national des administrations portuaires (CCNAP) (novembre 2003)
• Les représentants régionaux de PPB (décembre 2003 / janvier 2004)

Nous remercions tous ceux qui ont fait des apports.

1.3 Procédures de mises à jour

Voici quelques accords sur les procédures de mise à jour du document La perception des droits des AP - Idées non officielles :

1. Communications:Les communications directes portant sur cette question par le QG des ports pour petits bateaux aux administrations portuaires seront dirigées par les PPB régionaux.
2. Fréquence: Ce document fera l'objet d'une évolution constante, à savoir, s'il y a une quantité suffisante de nouveau matériel à ajouter.
3. Discussion et Évaluation: Les directeurs régionaux seront responsables de la discussion et de l'évaluation des mises à jour à apporter au document La perception des droits des AP - Résultats non officiels.
4. Publication des mises à jour : Les publications des mises à jour seront émises sur le Forum de discussion des AP, Groupes Yahoo, et par l'intermédiaire d'autres moyens.
5. Distribution: La version la plus récente de ce document sera disponible sur le site Internet des Ports pour petits bateaux. Des versions papier seront distribuées aux administrations portuaires deux fois par année par l'intermédiaire du Conseil consultatif national des administrations portuaires (CCNAP).

Encore une fois, La perception des droits des administrations portuaires - Idées non officielles fera l'objet d'une évolution constante. Nous évaluons et mettons à jour les idées recueillies jusqu'ici. De plus, nous sommes toujours en quête d'idées nouvelles et efficaces dont les administrations portuaires pourraient profiter en matière de perception des droits. Ainsi, nous vous encourageons à communiquer avec nous pour nous faire part de vos idées.

Section 2: Le VRAI problème

Plusieurs problèmes entourent la perception des droits.

2.1 Résistance lorsque vient le temps de payer

De nombreux pêcheurs refusent de verser des droits, en particulier dans les régions où le taux de chômage est élevé et où les revenus sont très faibles. Certains croient qu'ils paient assez en acquittant leur licence de pêche De plus, le versement des droits peut être nouveau pour les pêcheurs depuis la création d'une administration portuaire. Les quelques premières années d'existence peuvent être plus difficiles pour les administrations portuaires, en particulier si on n'exigeait aucun droit par le passé.

2.2 Utilisateurs de passage

Les embarcations de plaisance causent souvent plus de problèmes que les embarcations de pêche. Les utilisateurs du port n'appartenant pas à la communauté, en particulier les propriétaires d'embarcations de plaisance, peuvent ne pas connaître les règles de paiement ou ils peuvent autrement croire qu'ils ne doivent rien payer parce qu'ils ne restent que peu de temps à cet endroit.

2.3 Inconfort

Dans une communauté compacte où tous se connaissent, il est difficile d'exiger le versement des droits lorsque les utilisateurs sont des parents ou des amis.

2.4 Problèmes de revenus

Les administrations portuaires peuvent mettre fin à leurs opérations en raison d'un manque de fonds. Il se peut que les utilisateurs récalcitrants du port ne réalisent pas à quel point leur contribution est importante lorsqu'il s'agit d'offrir les services et, par conséquent, de continuer à exploiter le port.

2.5 Situations conflictuelles

Il arrive que la perception des droits entraîne des conflits. Dans certains cas, un risque de violence (menaces, voies de fait) existe.

2.6 Fatigue

Les comptes en souffrance entraînent une grande frustration. On doit alors faire appel au personnel et à des bénévoles pour surveiller les comptes, effectuer des suivis, élaborer et mettre en oeuvre des politiques.

2.7 Acquisition de compétences

La perception est souvent plus ardue qu'elle ne devrait l'être en raison du manque d'expérience ou de formation dans le domaine. Les administrations portuaires reconnaissent qu'une formation (p. ex. : gestion des pairs, aptitudes pour la négociation et ressources disponibles) et l'échange d'information leur seraient utiles. On augmentera l'efficacité et on réduira peut-être le temps de réponse en identifiant de meilleures façons de percevoir les droits.

Ce document se veut une étape pour acquérir de nouvelles compétences en matière de perception des droits.

2.8 Vous l'avez dit...

"En tant que gestionnaire de port [...], j'aimerais dire qu'alors que relativement peu de comptes sont en souffrance (2 500 $ en plus de 4 années d'exploitation pour des rentrées de fonds d'environ 80 000 $), nous consacrons la majeure partie de notre temps d'administration à poursuivre le peu de mauvais payeurs que nous avons."

Administration portuaire - Région du Pacifique

"Nous envoyons des factures aux propriétaires d'embarcations, mais celles-ci se retrouvent aux vidanges et demeurent sans réponse."

Administration portuaire - Région de Terre Neuve et Labrador

"Intervenir afin de se faire payer est difficile pour les membres du CA car bon nombres des gens sont des amis et/ou membres de la famille. "

Administration portuaire - Région de Québec

"Nous sommes un petit groupe qui dispose de peu ou pas de ressources et nous avons eu des problèmes au niveau de la perception. Lorsqu'on les aborde, les propriétaires d'embarcations ignorent qu'on existe. On a fait appel au MPO et on nous a pratiquement dit de les traîner devant les tribunaux, mais cela était impossible, puisqu'on n'avait aucune entrée d'argent."

Administration portuaire - Région de Terre Neuve et Labrador

"Par ici [...], les pêcheurs se promènent de havre en havre et ils ne paient pas. Alors, cela est dérangeant pour les pêcheurs qui paient et cela va finir par nous causer des problèmes."

Administration portuaire - Région de Québec

Section 3: Idées générales

On a constaté que les idées suivantes étaient efficaces lorsque venait le temps de percevoir les droits d'utilisation portuaire. Plusieurs idées ont été suggérées par les administrations portuaires elles-mêmes. Les idées contenues dans le présent document devraient être discutées et évaluées plus avant.

3.1 Agissez rapidement

Il est déplaisant pour la plupart des gens de percevoir les droits et de s'occuper des comptes en souffrance. Il est facile de s'en laver les mains ou de retarder les mesures jusqu'à ce que survienne un problème grave qui entraîne des dépenses considérables. En agissant rapidement, on obtiendra bientôt des résultats ou, du moins, on évitera que le problème ne s'aggrave.

Source: Commercial Collection Agency Association:

Les sondages démontrent que la probabilité de percevoir un compte en souffrance chute de façon dramatique lorsqu'on attend. Les administrations portuaires devraient aviser les utilisateurs d'un défaut de paiement pour ne pas établir un précédent qui rendrait acceptable un défaut de paiement prolongé.

"Au cours des ans, j'ai remarqué que si la direction fait preuve d'une flexibilité excessive à l'égard d'un utilisateur problématique, on perd éventuellement le contrôle de la situation et on doit quand même s'en remettre à la fin aux politiques du port. On n'aide rien en évitant la situation. Il est inutile de jouer à l'autruche !"

Administration portuaire - Région du Pacifique

3.2 Présentez-vous personnellement au port

Il est plutôt simple d'ignorer une lettre ou un appel téléphonique. Un individu occupant des fonctions officielles au port, surtout en matière de perception des droits, devrait inciter les gens à payer. Les membres des administrations portuaires devraient faire sentir leur présence au port et sur les quais. Ils devraient connaître les utilisateurs du port, leur parler et entretenir une amitié. Les rappels et les accusés de paiement peuvent également faciliter la perception des droits.

C'est une question de relations avec le public et avec la clientèle. Comme un responsable de l'administration portuaire nous l'a affirmé, il est important de toujours vouer un respect aux utilisateurs du port.

"La perception des droits [nous][...] cause généralement très peu de problèmes [...]. On peut attribuer cette situation aux communications efficaces avec les utilisateurs du port lorsque vient le temps de les informer sur la structure tarifaire du port par des moyens comme les soumissions, les ordonnances de bord remises aux navires au moment de leur arrivée, et en communiquant avec les utilisateurs par téléphone pour les encourager en leur offrant un taux préliminaire qui leur permet ainsi de réaliser des économies".

Administration portuaire - Région du Pacifique

3.3 Démontrez la bonne valeur aux clients

En générale, les administrations portuaires qui sont bien gérés et qui suivent les bonnes procédures de gestion ont moins de difficultés à percevoir des droits. Les élections régulières, l'effort d'obtenir les conseils des membres, la transparence des opérations et finances, et les contrôles financiers acceptables sont tous les exemples des bonnes procédures de gestion.

"Les utilisateurs acceptent plus volontairement de payer leurs frais quand ils estiment qu'ils contribuent à une organisation honorable qui est bien géré et qui fournit les services qui sont appréciés au niveau de la communauté".

Région de Terre-Neuve et Labrador

3.4 Sensibilisez les gens à l'importance de payer

Si l'administration portuaire ne pousse pas les contrevenants à acquitter leurs droits, les utilisateurs du port pourraient croire que l'administration n'a pas vraiment besoin de cet argent. La rémunération des services constitue la principale source de financement de la plupart des administrations portuaires. Ces sommes sont essentielles afin de pouvoir exploiter le port qui représente un élément important de toute communauté. Les utilisateurs qui comprennent cet état de fait acquitteront leurs droits avec plus de diligence.

"Convaincre les utilisateurs de l'importance de payer car cela leurs permets d'avoir des services importants pour eux."

Administration portuaire - Région de Québec

3.5 Affichez les rappels

L'administration portuaire peut afficher dans les magasins locaux, par exemple, des rappels sur les dates limites de versement des droits. Ou encore, on peut placer ces avis sur les bateaux.

3.6 Choisissez le bon moment

Les administrations portuaires devraient idéalement envoyer leurs factures pour la saison lorsqu'on sait que les utilisateurs du port seront en mesure de payer, par exemple, tout juste avant que ne débute la saison de la pêche. S'il est possible de traiter les factures le plus tôt possible, les clients les recevront peut-être suffisamment tôt pour les régler.

3.7 Dépersonnalisez le problème

Il est souvent tentant de faire preuve d'indulgence à l'égard du client qui est souvent un proche des membres de l'administration portuaire. On doit éviter d'agir ainsi, puisqu'on devra éventuellement s'attaquer au problème. Il est acceptable de faire preuve d'empathie à l'égard d'un client qui connaît des problèmes, mais il doit savoir qu'on espère recevoir le paiement dans les plus brefs délais. Dans la mesure du possible, un membre de l'administration portuaire connaissant moins le client devrait communiquer avec ce dernier au sujet des droits, et ce, de façon courtoise mais directe. Il devrait débuter la conversation téléphonique en mentionnant qu'il appelle au nom de l'administration portuaire. De plus, la discussion devrait porter sur la facture en souffrance et non sur le débiteur. Enfin, on recommande de citer une politique de l'administration portuaire afin de dépersonnaliser la situation.

3.8 Assurez-vous de bien comprendre la situation

Il est important de comprendre rapidement la raison pour laquelle on n'a pas acquitté les droits. Il arrive fréquemment qu'on n'en ait pas les moyens. Malgré tout, on refuse parfois délibérément de payer pour des questions non résolues, telle la qualité du service, le prix ou en raison de toute autre conflit en rapport avec les activités. On obtiendra un règlement si on parvient à résoudre le conflit de façon rapide et satisfaisante. D'ici là, cependant, on peut demander un versement partiel en exigeant le solde après qu'on aura résolu la situation.

3.9 Posez les bonnes questions et sachez écouter

En posant les bonnes questions au téléphone ou en personne, on facilite grandement la perception des droits. Voici quelques conseils :

• Posez les questions en évitant les demandes :
  OUI: M'appellerez-vous après avoir posté ce chèque ?
  NON: Vous faites mieux de poster ce chèque sans tarder !
  
  
• Demandez toujours qu'on vous paie en entier :
  OUI: À quelle heure cet après-midi puis-je m'attendre à ce que vous m'apportiez le paiement complet ?
  NON: Combien pouvez-vous me verser maintenant ?
  
  
• Demandez toujours la date précise à laquelle l'administration portuaire peut s'attendre à recevoir le paiement. Dites au client que vous effectuerez un suivi en l'appelant si vous n'avez pas reçu le paiement à cette date.
  
  
• Posez des questions ouvertes plutôt que des questions auxquelles il répondra par un oui ou un non pour inciter l'utilisateur à trouver une solution :
  OUI: Comment prévoyez-vous régler votre compte avec nous ?
  OUI: De combien de temps aurez-vous besoin pour acquitter tous vos droits ?
  NON: Paierez-vous avant demain ?
  
  
• N'offrez pas au débiteur une raison pour ne pas avoir payé:
  NON: N'avez-vous pas reçu la première facture par la poste ?
  NON: Pensiez-vous que votre partenaire avait déjà écrit le chèque ?
  
  
• Faites sentir au client que la situation est pressante en utilisant des termes tels « maintenant », « en souffrance », « priorité » et « aujourd'hui »".
  
  
• Posez les questions à la personne apte à signer le chèque ou à autoriser le paiement. Par exemple, le propriétaire du bateau peut embaucher un comptable pour régler les factures. Adressez-vous à cet individu.

En écoutant attentivement les réponses fournies, l'administration portuaire saura avec plus de précision si l'utilisateur entend payer et pourra ainsi prendre les mesures appropriées pour percevoir les droits.

3.10 Persistez

L'administration portuaire devrait faire preuve de persistance en envoyant les factures et ce, même s'il devient de moins en moins probable qu'on les acquittera. Elle démontrera ainsi qu'elle prend au sérieux cette question de la perception des droits et cette attitude aura un impact positif sur les autres utilisateurs.

"Lorsque nous avons débuté en 1998, il était difficile de percevoir les droits, puisque les pêcheurs oubliaient de payer ou considéraient qu'ils ne devaient pas payer, mais notre conseil s'en est tenu aux messages émis par les ports pour petits bateaux et s'efforça de percevoir son dû en envoyant des deuxièmes avis et ensuite des lettres pour les informer qu'ils ne pourraient utiliser les installations. On a recueilli la plupart des sommes dues cette année-là. Je crois que cinq d'entre eux n'ont jamais payé, mais ils ne sont jamais revenus à nos installations."

Administration portuaire - Région de Terre Neuve et Labrador

Section 4 - Politiques strictes

Les administrations portuaires devraient élaborer et s'en tenir à des méthodes strictes touchant : la collecte de renseignements sur les utilisateurs; les contrats d'utilisation; les comptes clients et les politiques de perception; ainsi que la présentation de ces politiques aux utilisateurs du port.

4.1 Collecte de renseignement sur les utilisateurs

Il est évidemment important de recueillir le plus de renseignements possible des utilisateurs du port afin de pouvoir les retracer en cas de non-paiement. Cependant, il est bien plus difficile d'obtenir ces renseignements après qu'un problème soit survenu. Ces renseignements détaillés seraient également nécessaires en cas d'urgence de façon à pouvoir formuler la demande dans ces termes.

De plus, si l'utilisateur potentiel du port est réticent à contribuer lorsqu'on lui demande des renseignements, son attitude peut laisser présager d'éventuels problèmes. On recommande alors d'effectuer un suivi en cas de doute quant aux renseignements fournis.

"Pour [notre havre][...], j'ouvre un dossier à tous ceux qui demandent un service. Ceux-ci signent alors un document d'enregistrement et je leur remets une copie générale de nos règlements."

Administration portuaire - Région de Québec

4.2 Les contrats d'utilisation

Il est essentiel que les administrations portuaires fassent signer à leurs utilisateurs un contrat d'utilisation détaillé dans lequel on décrit la politique de perception. Les clients devraient comprendre clairement les frais additionnels possibles qu'ils encourent en cas de paiement tardif. Cette entente contractuelle permettra aux administrations portuaires de prendre des mesures précises afin de percevoir les comptes en souffrance.

Voir 5.5 Accès conditionnel aux services

Voir 9.1 Ententes d'amarrage

"Toutes les ententes d'amarrage distribuées par les administrations portuaires devraient être aussi courantes que possible et comporter des clauses semblables régissant les cas de non-paiement, d'indemnisation, de saisie et de vente."

Administration portuaire - Région du Pacifique

4.3 Comptes clients / Politiques de perception

Il est essentiel que les administrations portuaires élaborent et respectent une politique en ce qui a trait aux comptes clients. On devrait tenir les comptes clients à jour et en effectuer continuellement la révision pour ainsi identifier les comptes en souffrance et entreprendre dès que possible des mesures de recouvrement. La précision des dossiers aidera l'administration portuaire à déterminer la fiabilité des clients lorsque vient le temps de payer.

On recommande également de tenir des registres précis des paiements. Le pire serait de recourir à une agence de recouvrement alors qu'on a vraiment acquitté la facture !

Plusieurs administrations portuaires ne disposent d'aucune politique en matière de recouvrement. Cependant, il peut être profitable d'élaborer et de suivre une politique écrite détaillée à cet égard. On devrait informer tous les intéressés d'une telle politique pour ensuite s'y conformer de façon stricte et consistante. Ou encore, lorsqu'une administration portuaire acquiert une réputation de laxisme en matière de recouvrement, il lui devient de plus en plus difficile de percevoir les sommes dues des utilisateurs du port.

Voir 9.3 Politiques de recouvrement et des opérations

Voir 9.4 Lettres de facturation

Voir 9.5 Lettres d'avis

"Notre conseil d'administration [...] a mis en oeuvre une politique sévère et une marche à suivre en matière de perception des droits d'utilisation du port. Une exécution consistante de ces règles et règlements fera éventuellement en sorte que les utilisateurs du port s'y conformeront ou auront tendance à déplacer leur navire vers un port où l'environnement répond mieux à leurs besoins. [L'administration portuaire] [...] entretient les installations portuaires afin de préserver l'aspect esthétique, alors que la direction s'occupe des diverses situations de façon juste et pratique en plus d'appliquer les règles et les règlements de manière consistante."

Administration portuaire - Région du Pacifique

« Ces étapes peuvent prendre la forme suivante :

1. Aviser l'utilisateur qu'il devra acquitter les services rendus à l'intérieur du port. [Dans le cas du port][...], j'ouvre un dossier à tous les intéressés qui demandent un service. Ceux-ci signent alors un document d'enregistrement et je leur remets une copie générale de nos règlements.
2. On leur fait parvenir une facture qui constitue un premier avis et on conserve cette facture dans le dossier de l'utilisateur en y indiquant la date de paiement prévue.
3. Si on ne reçoit pas le paiement, on envoie une 2e facture en guise de deuxième avis en y indiquant une fois de plus la date de paiement prévue.
4. Si on ne reçoit pas le paiement après le 2e avis, on en fait parvenir un troisième dans lequel on fait état des droits d'administration ou on achemine à l'utilisateur une lettre sans préjudices par courrier recommandé dans laquelle on lui offre de prendre des mesures afin de payer et nous offrons a cette personne de prendre des arrangements de paiements avec nous pour éviter ainsi d'aller en cours.
5. En cas de non respect de la lettre sans préjudices, il arrive que le président appelle la personne pour tenter ainsi de trouver une façon d'en arriver à une entente.
6. En dernier recours, nous le traînons en cour pour obtenir le paiement.

Administration portuaire - Région de Québec

Veuillez noter que des politiques de perception devraient être « ajoutées ». Cela signifie que les techniques de perception devraient être simples, axées vers des conséquences plus sérieuses pour les utilisateurs en défaut au fur et à mesure que le temps avance. Par exemple, si la plupart des gens paient après avoir reçu un deuxième avis, alors il y n'y a aucune raison de s'inquiéter de ces clients. L'administration portuaire peut faire preuve d'indulgence si elle sait que l'utilisateur paiera, évitant ainsi le besoin d'être trop sévère lorsque cela n'est pas nécessaire.

4.4 Présentation des politiques aux utilisateurs du port

Les administrations portuaires devraient, dès la première et à toutes les occasions, exposer aux clients leurs politiques en matière de paiement et de perception pour ainsi réduire les problèmes associés à la perception des droits, en particulier lorsque les utilisateurs du port n'appartiennent pas à la communauté. On devrait préparer les bénévoles des administrations portuaires afin qu'elles puissent expliquer les politiques de façon nette et précise. En remettant aux clients une liste écrite des politiques, on contribue grandement à éliminer les malentendus. Ces politiques devraient également apparaître sur tous les relevés et les factures de l'administration portuaire. On recommande même d'afficher les politiques dans des endroits bien à la vue dans les installations portuaires.

Section 5: Options de paiement

Cette section discute l'utilisation de diverses options de paiement.

5.1 Options de paiement pratiques

Une administration portuaire de la Région du Pacifique présente une « caisse d'honneur » où les pêcheurs peuvent déposer leurs droits d'amarrage, et ce, même lorsque le personnel ou les bénévoles sont absents. Lorsque c'est possible, on facilite grandement la tâche aux utilisateurs en acceptant un paiement au comptant, par chèque, par carte bancaire ou au moyen des cartes de crédit.

5.2 Paiement anticipé

En exigeant un paiement anticipé, on s'assure dès le départ que les utilisateurs acquitteront leurs droits. On peut offrir un escompte aux gens qui paient d'avance, puisque cette pratique permettra à toutes les parties d'économiser temps et argent.

À tout le moins, les administrations portuaires peuvent insister pour faire en sorte que les utilisateurs récalcitrants du port devront dans l'avenir régler les soldes impayés et payer d'avance tous les droits d'amarrage et autres services.

5.3 Les frais pour paiement en retard

À une administration portuaire de la Région du Pacifique, si un utilisateur du port ne paie pas ses droits en-deçà de trois mois, l'association lui charge les droits les plus élevés par journée d'utilisation. D'autres administrations ajoutent un droit additionnel de 25 $ ou des frais supplémentaires de 15 % (assortie d'un droit de service minimal) si l'utilisateur n'acquitte pas ses droits à temps. Il s'agit là d'incitatifs qui poussent les utilisateurs à payer à temps lorsqu'ils sont en mesure de le faire.

5.4 Autres options de paiement

La flexibilité dans les conditions de paiement pourrait représenter la solution pour certains utilisateurs du port. Au besoin, les paiements progressifs deviennent également une option dans certains cas. Cependant, il est important d'agir avec prudence lorsqu'on fait appel à cette option. Si trop de clients ont recours aux paiements progressifs, les liquidités de l'administration portuaire diminueront, entraînant ainsi un précédent qui viendra compromettre les actuelles politiques de perception et l'apparente équité du système de paiement offert aux utilisateurs du port.

5.5 Accès conditionnel aux services

L'administration portuaire peut n'offrir ses services qu'aux utilisateurs qui auront acquitté leurs droits. Par exemple, une administration portuaire de la Région des Maritimes, qui possède sont propre système d'alimentation en carburant, ne permet le ravitaillement qu'aux utilisateurs qui versent des droits d'accostage et autres. Dans un tel cas, il est obligatoire d'utiliser le système de ravitaillement de l'administration portuaire.

Le refus de donner accès à d'autres services (mise à quai, accès au stationnement ou aux routes, espace d'entreposage et électricité) a connu un grand succès. À une autre administration portuaire, aussi dans la Région des Maritimes, on refuse à l'utilisateur de placer son équipement de pêche au homard à quai s'il n'a pas acquitté ses droits au début de la saison.

Les Services juridiques du MPO ont été consultés sur la question de savoir si les administrations portuaires peuvent, légalement, refuser l'accès à un utilisateur. Aux termes de l'opinion reçue, l'une des obligations imposées aux administrations portuaires est de veiller à ce que le port soit accessible au public en vertu du Bail général et de l'article 6 de la Loi sur les ports de pêche et de plaisance. Néanmoins, un accord d'amarrage bien rédigé (« Licence ») entre une administration portuaire et un utilisateur qui contient une « clause de résiliation » particulière ou une « clause de paiement comme condition d'utilisation » prévaudra dans ces cas. S'ils ne s'acquittent pas de leurs droits, ce seraient les utilisateurs qui violeraient les conditions de cette « licence », retreignant, par conséquent, leur propre droit d'accès.

Néanmoins, il est recommandé que chaque administration portuaire obtienne des conseils juridiques indépendants pour clarifier sa situation particulière.

5.6 Autres modalités pour les utilisateurs transitoires

Il est parfois plus difficile de percevoir les droits auprès des clients qui ne sont que de passage. Certaines administrations portuaires exigent un taux plus élevé afin de mieux couvrir le risque global.

De plus, certaines ne leur permettent d'accoster que pour de courtes durées durant la saison morte afin de faire ainsi la place aux embarcations des utilisateurs à long terme lorsque débute la saison de pêche (Les pêcheurs sont habituellement de meilleurs payeurs.)

5.7 Paiement par des tiers

Plutôt que de percevoir les droits auprès des pêcheurs, on pourrait faire en sorte que l'acheteur, le conditionneur ou l'usine de transformation du poisson déduise les droits d'utilisation du montant qu'il doit remettre aux pêcheurs. On faciliterait ainsi la tâche de bien des gens. Les pêcheurs n'auraient plus à débourser et les droits seraient versés dès que ceux-ci auraient reçu le paiement pour leurs prises.

On pourrait même remettre les reçus de ces montants à la société qui les distribuerait ensuite aux pêcheurs. Il vaudrait la peine d'organiser un tel arrangement, puisque les droits seraient ainsi acquittés à temps et on éviterait les efforts de perception.

« En 1999, nous avons élaboré une entente destinée aux pêcheurs et à l'administration portuaire en vertu de laquelle les sociétés auxquelles les pêcheurs vendaient leurs prises déduisaient de leurs gains les droits de l'administration portuaire pour ensuite nous les remettre. Presque 99 % des pêcheurs ont signé cette entente avant d'entreprendre leurs activités et nous les avons facturés environ 30 jours après le début de la pêche. »

Administration portuaire - Région de Terre Neuve et Labrador

Voir 9.2 Ententes de paiement par des tiers

«Au lieu de faire payer les pêcheurs pour les services rendus, nous pensons à se faire payer par l'acheteur ou le transformateur ou l'usine etc., ce qui est plus facile. »

Administration portuaire - Région de Québec

« Les ports doivent unir leurs forces pour arrêter ces navires. On doit empêcher que ceux-ci et leurs propriétaires ne s'enfuient sans payer. »

Tidal Currents, octobre 2003

Section 6: Autres idées

6.1 Agence de recouvrement

On peut confier les comptes en souffrance des utilisateurs des ports à une agence de recouvrement professionnelle. Cependant, un tel service n'est pas gratuit. L'agence de recouvrement retiendra une partie des sommes récupérées ou exigera un droits fixe si le montant est relativement faible. Une telle mesure pourrait permettre aux employés ou aux bénévoles de l'administration portuaire de sauver du temps. Une administration portuaire suggère qu'on embauche un agent de recouvrement pour tous les ports d'une région. D'autres gens nous préviennent cependant que l'utilisation d'un tiers pour percevoir ces sommes pourrait faire place à la mauvaise volonté.

« Le meilleur moyen que nous avons trouvé pour percevoir les comptes en souffrance consiste à les confier à l'agence de recouvrement. »

Administration portuaire - Région de Terre Neuve et Labrador

« Le Comité de direction s'est penché sur la question d'utiliser une agence de perception et croit que le pourcentage chargé de la perception était trop haut. La possibilité de [ne percevoir que] des paiements minimum a aussi été envisagée. »

Administration portuaire - Région de Terre Neuve et Labrador

6.2 Lettre d'un avocat ou d'un cabinet d'avocats

Une simple lettre envoyée par un avocat peut produire bien plus d'effet que plusieurs lettres que l'administration portuaire enverrait aux utilisateurs fautifs. Le recours à un cabinet d'avocats peut être plut coûteux qu'une agence de recouvrement, mais il est possible de refiler les droits juridiques à l'utilisateur récalcitrant.

«"Le conseil administratif croit que la meilleure option était de faire affaire avec un cabinet d'avocats qui s'occuperait de tous les détails et procédures. Le Superviseur en installations portuaires a télécopié au cabinet d'avocats une liste des comptes en souffrance, incluant les adresses postales, les dates et les raisons des frais. Dans la plupart des cas, les comptes ont été réglés aussitôt que les clients ont reçu la première étape de poursuite en justice, en plus des frais judiciaires. Ces frais ont été inclus dans la première étape des formulaires de poursuite judiciaire émis par le cabinet d'avocats. Tous les comptes ont été réglés après la réception de la deuxième étape de la poursuite en justice. Les frais judiciaires ont été chargés aux clients à chaque étape de la poursuite, ainsi plus ils attendent pour payer, plus ils doivent débourser.

Les lettres avaient été envoyées à ces clients avant que cette poursuite soit prise afin de leur permettre de payer. Quelques personnes ont réglé leurs comptes à l'avance, mais un approximatif de vingt comptes ont été retournés au cabinet d'avocats. La plupart des clients règlent leurs comptes au cours de la saison, cependant nous en avons quelques personnes qui recevront peut-être cette poursuite l'an prochain. Cependant, ce nombre est passé de vingt comptes à seulement quelques-uns.»

Administration portuaire - Région de Terre Neuve et Labrador

6.3 Cour des petites créances

Les administrations portuaires peuvent songer à intenter des poursuites devant la Cour des petites créances afin de percevoir les droits auprès des utilisateurs récalcitrants. Dans certains cas, on a saisi les salaires des pêcheurs. Cependant, d'autres administrations portuaires jugent que cette option est onéreuse et inefficace.

«Le conseil d'administration croit qu'en utilisant la Cour provinciale des petites créances, cela signifie qu'un membre du conseil d'administration ou qu'un superviseur en installations portuaires devrait être disponible pour aller en cour. Une personne devrait être en mesure de faire le trajet... (un aller-retour de deux heures) afin que le greffier du tribunal signe les formulaires nécessaires. Lorsqu'une date d'audience a été choisie et que le représentant de l'administration portuaire a fait le trajet... jusqu'à la cour, le procès peut encore être annulé par le client pour quelques raisons que ce soit et celui-ci devrait avoir lieu une autre fois.»

Administration portuaire - Région de Terre Neuve et Labrador

Section 7: Idées qui exigent la vigilance

Les idées suivantes sont utilisées par plusieurs administrations portuaires, mais elles posent quelques difficultés et exigent, à tout le moins, une vigilance extrême.

7.1 La pression des semblables

Certaines administrations portuaires affichent une liste des utilisateurs qui ont acquitté leurs droits afin d'inciter aux autres à régler leurs comptes. Cependant, il est important de ne jamais citer le nom d'un utilisateur récalcitrant pour ne pas le gêner ou ruiner sa réputation, car cette stratégie pourrait devenir un problème concernant la responsabilité.

7.2 Le travail au lieu de paiement monétaire

En cas individuels, on a échangé avec succès un versement des droits contre des heures de travail pour l'administration portuaire. Pourtant, cette stratégie pourrait aussi devenir un problème concernant la responsabilité. De plus, en ce qui concerne l'égalité, on ne peut pas offrir ce choix à tous les utilisateurs du port.

7.3 Un registre des clients récalcitrants

Les clients qui ont toujours été de mauvais payeurs ne modifieront probablement pas leurs habitudes. Donc, une administration portuaire peut partager des renseignements sur les clients récalcitrants afin d'aviser les autres administrations portuaires des ennuis que pourraient leur causer ces utilisateurs s'ils se présentent à leurs ports. Pourtant, la rédaction d'un registre des clients récalcitrants, qu'on pourra refiler à d'autres administrations portuaires par courriel ou par téléphone, pourrait ruiner la réputation des utilisateurs. Il faut être prudent.

7.4 Saisies de bateaux

Un huissier peut être contacté suite à de longues périodes sans paiements. Avant qu'une action ne soit faite, le bateau devrait être inspecté et l'on doit faire une estimation de la valeur de la condition du navire. Un tiers, à savoir, l'huissier, devrait être dans l'assistance. Le bateau peut être saisi et vendu par l'intermédiaire du huissier si le propriétaire ne peut être trouvé.

« La méthode utilisée dans une négociation avec un compte extrêmement en retard est que [l'administation portuaire]... a rendu effectif un service d'huissier pour saisir le navire. Inévitablement, cela facilite l'attention du propriétaire et obtient habituellement le paiement du compte. »

Administration portuaire - Région du Pacifique

Veuillez prendre note qu'au même moment où les administrations portuaires de la région du Pacifique ont utilisé prudemment cette stratégie rapportant peu de succès, les avocats de la Région Centrale et de l'Arctique ont avisé les administrations portuaires d'éviter les saisies de bateaux. La différence peut être due à une législation provinciale différente.

Il est préférable d'obtenir un avis juridique spécifique à votre région avant l'utiliser cette stratégie.

7.5 Agence canadienne de notation

Certaines administrations portuaires informeront l'Agence canadienne de notation si les utilisateurs du port ne paient pas leurs droits. Ce sera une grande action contre leur cote de crédit, ce qui les préviendra de d'autres emprunts. Ce serait une responsabilité considérable pour les pêcheurs qui empruntent souvent à titre de pratiques régulières pour leur compagnie.

Étant donné la gravité de cette possible stratégie, elle devrait être envisagées avec une très grande prudence et utilisée seulement lors de circonstances extrêmes.

7.6 Section 29 du Règlement sur les ports de pêche et de plaisance

Cet article du Règlement sur les ports de pêche et de plaisance peut être appliqué par des agents d'exécution des administrations portuaires lorsque des bateaux souhaitent quitter le port. Malheureusement, le problème est que l'article ne peut être utilisé pour l'exécution du paiement des frais d'amarrage lorsque le bateau demeure à quai.

« 29. Il est interdit au propriétaire ou exploitant d'un navire de quitter le port avec son bateau avant que tous les droits exigibles pour son navire n'aient été acquittés. »

Règlement sur les ports de pêche et de plaisance

L'existence de cet article a amené certains utilisateurs qui ne veulent ou ne peuvent régler les frais à abandonner leur bateau. Cela pose des problèmes aux administrations portuaires qui doivent tenter de retrouver le propriétaire et, en fin de compte, payer pour l'enlèvement du bateau.

7.7 Warehouse Lien Act

Si on peut formuler l'entente d'amarrage de l'utilisateur du port de façon à y inclure la notion de « remisage », les administrations portuaires peuvent jouer un rôle « d'entreposeur » et invoquer ainsi la loi sur les privilèges d'entrepôt de leur province pour offrir des options de perception des droits.

Cette loi permet à l'administration portuaire de revendiquer sur les biens que l'utilisateur du port entrepose dans ses installations un « privilège » équivalant au montant de tous les droits légaux et raisonnables qui lui sont dus. On peut exercer finalement ce privilège en vendant les biens dans le cadre d'un encan public.

« Privilège : Un frais imposé sur le bien réel ou personnel dans le but d'acquitter une dette ou un droit qui est normalement exigé en vertu de la loi ».

Merriam-Webster Dictionnary

Malheureusement, l'application de la Warehouse Lien Act à la perception des droits est incertaine. D'un côté, il existe une décision des tribunaux qui semble indiquer que la Loi peut s'appliquer en cas d'incorporation dans une entente d'amarrage. D'un autre côté, la Région du Pacifique a reçu un avis juridique qui déclare que la Warehouse Lien Act ne peut pas être appliquée aux bateaux.

Cela vaut la peine, pour les administrations portuaires, de s'informer sur leurs droits en ce qui concerne la Loi de leur province.

Une telle loi existe dans la plupart des provinces :

Source: http://www.canlii.org

Section 8: Idées à éviter

On devrait éviter les stratégies de perceptions des droits suivantes :

8.1 Fausses déclarations

Il est interdit d'adopter une fausse identité sur le papier à correspondance officielle, de se faire passer pour un avocat ou un agent de la paix au téléphone ou d'envoyer des avis pouvant ressembler dans une trop grande mesure aux documents officiels des tribunaux.

8.2 Atteinte à la réputation

Il est interdit de tenter avec malice de nuire à la réputation d'un utilisateur récalcitrant en révélant sa dette. On peut remettre cette information aux agences de recouvrement qui sont elles-mêmes régies par des règles strictes. Les lettres de recouvrement et les factures doivent être privées et discrètes. Les administrations portuaires doivent éviter de s'exposer à de telles responsabilités.

8.3 Intimidation

Le recours à l'intimidation ou la violence dans le but de percevoir les droits (refus de partir, emploi d'un langage abusif ou menaces de recourir à la violence) est totalement déconseillé. On recommande également de ne pas loger d'appels téléphoniques trop tard, trop tôt ou trop souvent pour ne pas se faire accuser de harcèlement.

8.4 Section 15 de la Loi sur les ports de peche et de plaisance

Cet article de la Loi sur les ports de pêche et de plaisance ne peut être utilisé par les administrations portuaires pour la perception des droits puisqu'il ne s'applique qu'aux dettes de la Couronne. Les responsables de port, même s'ils sont nommés en qualité d'agents d'exécution, ne pourraient pas utiliser cet article de la Loi pour percevoir des droits en souffrance car l'administration portuaire n'a qu'un bail avec la Couronne.

« 15. L'agent de l'autorité peut saisir et retenir le bateau ou les marchandises si, à leur propos, il a des motifs raisonnables de croire qu'il y a eu, selon le cas :

1. non-acquittement de droits exigibles en vertu de la présente loi;
2. infraction aux dispositions applicables de la présente loi ou de ses règlements. »

Loi sur les ports de pêche et de plaisance

Section 9: Exemple de documents

• 9.1 - Ententes d'amarrage
• 9.2 - Ententes de paiement par des tiers
• 9.3 - Politiques de recouvrement et des opérations
• 9.4 - Lettres de facturation
• 9.5 - Lettres d'avis

9.1 Entente d'amarrage

Administration portuaire de la Golfe de l'Anonymat
12345 Rue Anonyme, Boîte postale 1234, Golfe de l'Anonymat, C.-B. Z0Z 0Z0
Téléphone: (000) 000-0000 Télécopieur:(000) 000-0000 Courriel: abc@defgh.com

ENTENTE D'AMARRAGE INCESSIBLE

NOM DU NAVIRE: N° DE LICENCE BPC:

TYPE DE NAVIRE: LONGUEUR: mètres

PRENEUR: (Nom du propriétaire) PERSONNE-RESSOURCE:

ADRESSE POSTALE: (Numéro, Rue Ville Province)

TÉLÉPHONE: (MAISON) TÉLÉPHONE: (TRAVAIL)

PERSONNE-RESSOURCE EN CAS D'URGENCE: (Nom et numéro de téléphone local)

L'administration portuaire de la Golfe de l'Anonymat (bailleur) octroi par la présente au propriétaire du bateau soussigné, ou dûment le représentant autorisé, un poste d'amarrage et un espace de rangement pour le navire à l'établissement d'administration portuaire de la Golfe de l'Anonymat pour le navire désigné au-dessus des termes et conditions suivants:

1. En contrepartie du droit mensuel d'amarrage, à taux tel que spécifié par l'administration portuaire de la Golfe de l'Anonymat (APGA), l'APGA octroi l'autorisation au preneur d'utiliser le poste d'amarrage précité aux termes du droit d'amarrage prépayé. Le preneur consent à payer un minimum d'un mois ou plus d'amarrage AVANT d'amarrer le navire au Port de la Golfe de l'Anonymat.
2. L'APGA peut donner UNE journée d'avis au preneur pour quitter le poste d'amarrage alloué, pour une période de temps nécessaire à une intervention du port ou pour toutes autres causes, telle que la sécurité, etc. L'APGA se réserve le droit de déplacer le navire vers un autre poste d'amarrage sans aucun avis. Un preneur quittant le port pour une période de sept jours ou plus est tenu d'avertir le directeur du port de son temps d'absence.
3. Avant l'expiration de cet accord, le preneur peut renouveler l'amarrage en payant à avance les droits exigés. Si le preneur donne un avis préalable et quitte le poste d'amarrage avant que la période prépayée soit échue, le preneur peut demander un remboursement et peut recevoir, à l'intérieur d'une semaine, un remboursement pro rata pour la période d'amarrage inutilisée (sur paiements anticipés de trois mois ou plus).
4. Le preneur consent à payer à l'avance, pour tous les services d'électricité et autres facilités ou services (charges de service) qui sont fournis au navire, à des taux établis. L'APGA ne garantit pas la continuité des services utilitaires à un navire, spécialement en ce qui concerne les services électriques, L'APGA ne garantit pas la continuité ou les caractéristiques d'un tel service, ni sa compatibilité avec le dispositif de protection du circuit électrique du navire, si applicable.
5. UN POSTE D'AMARRAGE RÉSERVÉ peut être alloué au preneur, sur paiement anticipé des droits exigés pour une période d'au moins un an, et s'il y a suffisamment d'espace à l'établissement, tel que déterminé par l'APGA. Antérieur à l'expiration du terme de paiement anticipé, le preneur peut prolonger la période en payant à l'avance pour une autre période d'au moins un an. Le défaut de payer tous les droits d'amarrage et/ou les charges de service en AVANCE par le preneur résultera en la perte des privilèges de la réservation du poste d'amarrage.
6. Un plus haut tarif d'amarrage sera appliqué si le preneur ne paie pas à l'avance, tel qu'inscrit dans la politique de paiement. Le preneur autorise à ce que l'APGA obtienne des rapports de crédit ou autre information tel que demandé afin d'établir un compte de crédit. Si l'amarrage reste impayé ou s'il y a toute infraction ou d'inexécution de certains termes mentionnés ici par le preneur, l'administration portuaire de la Golfe de l'Anonymat peut mettre fin à cet accord, puisque celle-ci a un privilège contre le navire à amarrer et les charges de services et de dépenses et ce, même si le navire a quitté le port.
7. Le preneur a examiné les lieux et les trouvent satisfaisants.
8. En contrepartie de cet accord, le preneur accepte :
   1. de se conformer à tous les statuts applicables, règlements, règlements internes et règles, y compris les politiques et les directives de l'administration portuaire de la Golfe de l'Anonymat, la loi sur les ports de pêche et de plaisance ainsi que la loi relative à la circulation sur les terrains de l'État;
   2. de publier, d'indemniser et de tenir exempt l'APGA de toutes réclamations, demandes, et procès, actuels et futurs, pour des dommages causés aux navires par l'APGA en cas d'urgence;
   3. de garder le secteur propre, que celui-ci soit nettoyé, en ordre et hors de toutes substances inflammables; d'entreposer et de maintenir toutes substances inflammables, polluants, ou matières hasardeuses nécessaires à l'exécution des opérations normales du navire de façon acceptable selon l'APGA, et en accord avec les directives de l'APGA et les règlements du gouvernement;
   4. que le navire soit en condition de fonctionnement raisonnable, tel que déterminé par l'APGA;
   5. d'amarrer, d'opérer et de maintenir le navire et le secteur d'amarrage de façon appropriée, et ne pas faire ou autoriser que les invités ou l'équipage fasse certaines actes qui, selon l'opinion de l'APGA, peuvent être ou peuvent devenir une nuisance;
   6. de ne jamais mener une quelconque entreprise commerciale, à l'exception de ce qui est permis pour un navire de pêche commerciale licencié, sans autorisation écrite préalable par l'APGA, et non plus vivre à bord du navire sans respecter le conseil administratif de l'APGA, qui s'est conformé aux lois municipales et aux règles de l'APGA;
   7. qu'à la fin de cet accord, retirer immédiatement le navire, et s'il n'est pas retiré, payer sur demande à l'APGA toutes les dépenses entraînées par celle-ci pour l'entreposage, le déplacement ou l'amarrage du navire;
   8. que l'APGA n'est pas responsable du soin, de la garde ou du contrôle du navire ou de l'équipement; le preneur est responsable pour s'occuper du navire, engin de pêche et matériel;
   9. que l'APGA n'est pas responsable de toute perte, dégât ou dépense, incluant la perte d'usage, au navire et au matériel causé à la suite de la négligence de ses employés agissant dans le cadre de leurs devoirs ou emploi;
   10. d'indemniser et de tenir exempt l'APGA de et contre toutes demandes pour la perte, le dommage, la dépense, la mort ou la blessure résultant de l'acte ou l'omission du preneur ou des agents, des invités ou des employés du preneur.
9. Le preneur n'assignera pas ou ne transférera pas cet accord ou tout intérêt mentionné, ou tout intérêt en rapport au poste d'amarrage désigné par ce contrat. L'utilisation d'un poste d'amarrage relève du preneur et du navire désigné, et une personne qui achète le navire n'acquerra pas de droits sous cet accord, ou de droits d'utiliser le poste d'amarrage désigné sous cet accord.
10. Cela constitue l'intégralité de l'accord entre les parties. Aucune modification ou amendement de cet accord ne sera valide à moins que constaté par écrit et signé par les deux parties.

Preneur ___________________________Administration portuaire de la Golfe de l'Anonymat _____________________________

Date: _____________________________ Le preneur reconnaît avoir reçu la « Politique portuaire générale »; _______________
Modifié en juillet 2001

9.2 Ententes de paiement par des tiers

Administration portuaire de la Mer d'Anonyme
Boîte postale 00
Mer d'Anonyme, T.-N.
Z0Z 0Z0

ENTENTE

Moi, (Nom), propriétaire d'un navire de pieds, numéro de BCP , donne la permission à la compagnie de déduire de mes revenus la somme de ( ,00 $) pour les droits de déchargement de poisson dus à l'administration portuaire de la Mer d'Anonyme.

Cette somme est payée directement à l'administration portuaire de la Mer d'Anonyme.

______________________________________________________
SIGNATURE
______________________________________________________
TÉMOIN

9.3 Politiques de recouvrement et des opérations

STRUCTURE TARIFAIRE ET MÉTHODE DE PERCEPTION DES DROITS
DEL'ADMINISTRATION PORTUAIRE DE L'OCEAN D'ANONYME

DISPOSITION DES DROITS

Maison flottante :
Le coût de l'amarrage est de 50,00 $ pour la saison printanière et de 50,00 $ pour la saison automnale ou de 100,00 $ par année. Les cabanes à appât sont de 100,00 $ par année et de 25,00 $ par réservoir par année. Un supplément de 25,00 $ a été ajouté pour chaque jour de travail qu'un membre ne participe pas.

Navire transitoire :
Le coût de l'amarrage est de 10,00 $ par jour ou de 50,00 $ par semaine ou de 350,00 $ par saison. Le droit de la rampe d'accès à l'eau est de 5,00 $ par utilisation ou de 50,00 $ par année.

NET DANS 30 JOURS:
Intérêt de 24 % par année (2 % par mois) sur les comptes en souffrance. Un montant minimal de 1,50 $ de frais de service.

Note:
Tous les prix précités n'incluent pas la TVP/TVH.
Tous les prix précités sont sujets à changement.

MÉTHODE DE PERCEPTION

Étape n° 1 : Une facture est envoyée à l'utilisateur citant les frais de l'utilisation portuaire.

Étape n°2: Après 30 jours, une deuxième facture est envoyée à l'utilisateur citant les frais de l'utilisation portuaire. L'intérêt est ajouté à compter de cette date.

Étape n°3 : Après 60 jours suivant la date originale (Étape n° 1), une troisième et dernière facture est envoyée à l'utilisateur citant les frais d'utilisation portuaire et un mémo affirmant que si la facture est impayée dans les 30 jours, la dette sera soumise pour perception. La dette sera automatiquement envoyée à la Cour des petites créances pour une poursuite judiciaire. L'utilisateur ne pourra utiliser les installations portuaires dans le futur sans payer à l'avance. La poursuite judiciaire apportera un droit de 65,00 $ qui sera ajouté et endommagé à la cote de crédit de l'individu.

Votre position actuelle est indiquée au-dessus.

Politiques de recouvrement et des opérations

Guide de l'administration portuaire - 7.1 Introduction

L'administration portuaire a le droit d'instaurer des règles, des règlements et des droits pour ces types d'utilisations et charger aux compagnies et aux individus un droit de privilège. Si une personne refuse se conformer avec le paiement des droits ou de vos règles, vous pouvez retirer les privilèges d'utilisateur de cette personne. Si cela devait se produire, vous devez envoyer une lettre enregistrée (ou livrée par un postier) à la partie contrevenante les informant et leur disant spécifiquement qu'ils n'ont pas l'autorisation d'entrer sur votre propriété. Une copie de la lettre (voir l'exemple à l'annexe A) devrait être envoyée à votre poste de police locale. Si cette personne devait entrer à nouveau sur votre propriété, contactez la police et demandez à ce qu'une charge mise résultant de la section 2(1) de la loi sur l'intrusion illicite, ch. p-11, R.S.N. 1990 (voir l'annexe B). L'offenseur est sujet à arrestation selon la section 4 de la loi sur l'intrusion illicite. Heureusement, cela ne se produira que dans les cas extrêmes seulement.

Le même processus s'applique aux gens qui viennent sur votre propriété; une lettre sera envoyée au conducteur et les infractions subséquentes seront rapportées à la police.

Guide de l'administration portuaire - 7.1.3 Perception des droits

Dans d'autres cas, vous pouvez percevoir des doits impayés et des frais par l'intermédiaire de la Cour des petites créances; une division de la Cour provinciale de Terre-Neuve. C'est une procédure simple visant à être utilisée par les individus et les compagnies sans l'assistance des avocats. L'annexe B contient une copie de la législation, incluant un exemple de a manière dont le processus a commencé.

Si l'administration portuaire désire faire ainsi, elle peut placer des comptes en souffrance avec un grand nombre d'agences de perception opérant dans la province. Celles-ci vous chargeront un droit de pourcentage de ce qui est perçu, et il ne vous en coûtera rien s'il n'y a aucune récupération, mais demandez pour être certain. Une liste partielle des agences de perception est présentée à l'annexe C. Pour les sommes plus grandes que celles permises à la Cour des petites créances, vous devrez avoir un avocat pour vous représenter. Cela est tout à fait vrai si un navire doit être arrêté pour les droits de perception; dans ce cas la poursuite judiciaire commence à la Cour fédérale du Canada. Votre avocat doit être familier avec le processus et ce n'est pas une chose que l'administration portuaire devrait entreprendre par elle-même.

Guide de l'administration portuaire - 7.14 Le non-respect des règlements de l'administration portuaire

Chaque personne travaillant avec l'administration portuaire (par exemple, pêcheurs, propriétaires de bateau de plaisance, usines, acheteurs, etc.) devrait recevoir une copie de tous les règlements, des règles de fonctionnement, règlements et structures tarifaires décidées par le conseil. Il devrait être spécifiquement cité dans les règlements que les infractions peuvent avoir comme résultat la perte des privilèges. Il est fortement recommandé que non-paiement des droits à l'administration portuaire peut causer, en premier lieu, de la suspension des privilèges et ensuite une poursuite judiciaire devra débuter.

Administration portuaire de la Mer mystérieuse
POLITIQUES DES OPÉRATIONS
7 décembre 2001

1. Introduction:
   Ceci est une politique des opérations pour le port de la Mer mystérieuse, le Ministère des Pêches et des Océans, les établissements des ports pour petits bateaux, administrée par l'Administration portuaire de la Mer mystérieuse. Nous voulons que ces établissements soient sécuritaires et un endroit agréable pour tous.
   
2. Responsabilité:
   C'est la responsabilité de tous les propriétaires d'un navire d'enregistrer leur navire au bureau du directeur des quais. Le directeur des quais gère l'établissement pour le compte de l'Administration portuaire de la Mer mystérieuse et peut émettre n'importe quel règlement nécessaire afin de diriger les opérations de l'établissement.
   
3. Changement d'adresse:
   Le directeur des quais doit être informé de tout changement d'adresse ou de numéro de téléphone. Le directeur des quais doit aussi être informé de tout navire vendu ou ayant le nom et l'adresse d'un nouveau propriétaire, si le navire reste au port de la Mer mystérieuse.
   
4. Amarrage et Alimentation:
   1. Les navires mensuels: Nos délais pour les droits d'amarrage et d'alimentation sont de 30 jours à partir de la date de la facture à notre taux mensuel.
   2. Les navires transitoires: Les droits d'amarrage et d'alimentation sont chargés au taux du jour, le propriétaire du navire peut payer à l'avance pour avoir droit au taux mensuel.
   3. Les navires à terme échu: Un 2 % d'intérêt est chargé sur des soldes passés dus. Le montant maximal qu'un propriétaire de navire à terme échu peut être fixé au montant de 300,00 $ ou trois mois de droit d'appontement, peu importe ce qui arrive en premier lieu. Les tarifs pour le droit d'appontement et l'alimentation seront à nouveau selon le taux du jour si les soldes du compte dépassent le maximum montant admissible. Les propriétaires de navire sont invités à présenter la raison de leur terme échu à l'assemblée des directeurs.
      
5. Sécurité du navire:
   En tous temps, les propriétaires sont responsables de la sécurité de leurs navires. Ils doivent se procurer une proue et une poupe pour chaque navire, lorsque possible. Les propriétaires doivent prendre des arrangements pour des inspections journalières de leur navire. Les propriétaires doivent aussi laisser à un endroit visible à l'intérieur du navire le nom et le numéro de téléphone d'une personne-ressource. Le nom et le numéro de téléphone de la personne-ressource devraient aussi être enregistrés avec le directeur des quais.
   
6. Frais de service en situation d'urgence:
   La présence du directeur des quais devrait être exigée lors d'une situation d'urgence, les frais de service du directeur des quais et des assistants seront chargés au propriétaire à un taux de 25,00 $ par heure, par personne.
   
7. Électricité et restrictions du service des incendies:
   Les cordons électriques doivent rencontrer les normes du service des incendies. Une prise de vingt ampères exige une dimension minimale du fil de 12/3. Tous les cordons doivent convenir pour usage extérieur. Les recouvrements du cordon doivent être résistants à la corrosion (boîtier jaune - contacts en acier inoxydable);
   
8. Navires à terme échu:
   1. Le montant maximal qu'un propriétaire de navire a le droit d'avoir comme terme d'échu est de moins de 300,00 $, ou trois mois de droit d'appontage, peu importe ce qui arrive en premier lieu;
   2. Le directeur des quais doit aviser le conseil d'administration de l'Administration portuaire de la Mer mystérieuse à toutes les fois qu'un propriétaire de navire dépasse cette limite;
   3. Le directeur des quais envoie automatiquement un "AVIS DE COMPTE EN SOUFFRANCE"-ÉCHÉANCIER DES PAIEMENTS, mentionnant les options du paiement de la politique #7(a) et demeurant à la station d'ancrage. Le premier avis sera envoyé dans la première semaine de l'échéance du compte et un deuxième avis dans les 15 jours suivants. L'avis définitif suit dans les 15 jours suivants le deuxième avis et sera enregistré deux fois.
   4. Le directeur des quais envoie automatiquement un "Avis de compte en souffrance"-Agence de perception, demandant le paiement, ou établissant un échéancier de paiement avec le directeur des quais au propriétaire après que le navire soit considéré comme en terme échu, comme l'indique la politique #7(a) et a quitté la station d'ancrage. Le premier avis sera envoyé dans la première semaine de l'échéance du compte et un deuxième avis dans les 15 jours suivants. L'avis définitif suit dans les 15 jours suivant le deuxième avis et sera enregistré deux fois.
   5. Le directeur des quais doit aviser le trésorier si le propriétaire du navire ne donne aucune réponse à l'intérieur de deux semaines à "l'avis de compte en souffrance" - Échéancier de paiement ou à "l'avis de compte en souffrance" - Agence de perception. Le trésorier doit transmettre l'information à l'agence de perception ou comme l'indique la politique (f), si le navire reste à la station d'ancrage.
   6. Le trésorier doit aviser le conseil administratif de l'administration portuaire de la Mer mystérieuse à toutes les fois qu'un propriétaire de navire ne donne aucune réponse à l'Agence de perception. Contactez alors l'huissier demandant qu'un avis d'éviction soit émis.
   7. Les comptes en terme échu sont sujets à un taux d'intérêt mensuel de 2 %, soit 24 % annuellement, inclus sur le relevé mensuel.

Modifié le 20 septembre 2000; le 26 mars 1999 le 24 février 2001

9. Échéanciers de paiement pour les comptes en souffrance:
   Tout propriétaire de navire en retard sur ses paiements d'hypothèque, mais qui entrevoit payer la dette, doit se conformer avec le programme suivant:
   1. En plus du droit d'amarrage du mois actuel payé à plein prix, le propriétaire du navire doit payer un minimum de 10 % (dix pour cent) par mois de son amarrage précédent;
   2. Si le propriétaire du navire ne se soumet pas à cet échéancier, le directeur d'appontement demandera à ce que le navire quitte la station d'ancrage;

Modifié le 6 octobre 2000 et le 24 février 2001

10. Les navires payés à l'avance:
    Pour ces propriétaires commerciaux qui ont laissé leur solde baissé au-dessous d'un solde créditeur, pour un taux d'amarrage à taux journalier comme dans l'échéancier « A », politiques et procédures. (Un délai de grâce allant jusqu'à sept jours est alloué lorsqu'un propriétaire de navire est hors de la ville ou n'a pas reçu l'avis que sa situation prépayée est échue).
    
    Modifié le 20 septembre 2000; le 16 août 2000 le 14 mars 2001

9.4 Lettres de facturation

Administration portuaire du Lac Inconnu

Monsieur, Madame,

Relatif à: Numéro de facture_______________, _____________$

La référence est faite selon notre correspondance en date du _______ à propos du règlement de la facture précitée au montant de ___________$, à laquelle aucune réponse n'a été reçue. Cette somme est maintenant échue de ______ jours.

Veuillez envoyer un paiement à l'adresse suivante ou par courrier postal en expliquant pourquoi vous n'avez pas été en mesure de faire le paiement.

Sincèrement vôtre,

Monsieur, Madame,

Relatif à: Numéro de facture_______________, _____________$

La référence est faite selon notre correspondance en date du_______ à propos du compte précité maintenant échu de ______ jours.

À moins que nous recevions votre paiement complet dans les 10 jours suivants la date de cette lettre, nous n'aurons aucune autre alternative de transférer ce compte à la Cour Provinciale de Terre-Neuve, la Cour des petites créances. Veuillez agir en conséquence.

Les paiements doivent être acheminés à l'adresse suivante:

Sincèrement vôtre,

9.5 Lettres d'avis

Veuillez

Payer le droit d'amarrage à la boîte d'honneur ou contactez le directeur du port au sujet du droit d'amarrage
Téléphone: 000-0000
Cellulaire: 000-0000
Merci de votre coopération

Administration portuaire du Fantôme
Boîte postale 00
Fantôme, C.-B. Z0Z 0Z0

Lettres d'avis

Administration portuaire du Marais du sommeil
Boîte postale 0-0 Marais du sommeil
Marais du sommeil, C.-B. Z0Z 0Z0

1er novembre 2003

LETTRE RECOMMANDÉE
____________________
____________________

Cher ________________:

Relatif à: Droit d'amarrage pour _____________________de 30'

Cette lettre a pour but de vous aviser que selon nos registres, le droit d'amarrage pour les six derniers moi n'a pas été payé. La somme impayée, en date du 31 octobre 2003, est de 1 280,00 $.

La politique de APMS cite que :

"Un avis sera envoyé par courrier recommandé au propriétaire d'un navire dont le droit d'amarrage est impayé depuis six mois. Le propriétaire a 90 jours pour payer le compte, en plus du droit d'amarrage comptabilisé. Le défaut de faire ainsi résulte en ce que le conseil prenne la possession du navire et dispose de celui-ci de façon appropriée."

Veuillez me contacter concernant votre intention de payer rapidement ce compte.

Sincèrement vôtre,

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Président, APMS

Lettres d'avis - Administration portuaire sans nom