Programme d’assurances pour les administrations portuaires

Lorsque le modèle des administrations portuaires (AP) a été mis en place en 1987, afin de soulager les AP du coût élevé associé à la souscription d’une assurance responsabilité, l’une des dispositions de ce modèle prévoyait que le gouvernement, par l’intermédiaire du programme des Ports pour petits bateaux (PBB), finance la couverture d’ARC pour les AP. En fournissant une couverture d’assurance responsabilité civile aux AP, le Ministère s’acquitte également de ses responsabilités en matière de sécurité liées à la gestion et à l’exploitation des ports de pêche des PPB par des AP bénévoles. Des couvertures supplémentaires sont également offertes aux administrateurs, aux dirigeants et aux bénévoles de l’AP, y compris l’assurance responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants ainsi que l’assurance décès et mutilation accidentels, et blessures corporelles.

Guide
(PDF, 784 Ko)

• Section A : Assurance responsabilité civile
• Section B : Assurance responsabilité civile des administrateurs et dirigeants
• Section C : Assurance décès et mutilation accidentels, et blessures corporelles

Comparaison des couvertures d'assurances

Tableau de comparaison
(PDF, 92 Ko)

Ce tableau de comparaison est présenté pour votre commodité et pour faciliter la compréhension des couvertures d’assurances. Des informations détaillées sur chaque couverture d’assurance sont disponibles dans le guide.

Section A : Information relative à l'assurance responsabilité civile

Qu'est-ce que l'assurance responsabilité civile?

Ports pour petits bateaux (PPB), du Ministère des Pêches et Océans Canada (MPO), souscrit une assurance responsabilité civile (ARC) pour toutes les administrations portuaires (AP) au Canada qui gèrent des ports pour petits bateaux. L'assurance protège l'AP si une réclamation est faite contre elle en cas de décès accidentel, de lésion corporelle ou de dommage matériel subis par des tiers.

Quelle est l'origine de la couverture d'ARC pour les AP?

Lorsque le modèle des AP a été mis en place en 1987, afin de soulager les AP du coût élevé associé à la souscription d'une assurance responsabilité, l'une des dispositions de ce modèle prévoyait que le gouvernement, par l'intermédiaire du programme des PPB, finance la couverture d'ARC des AP. En fournissant une couverture d'assurance aux AP, le Ministère s'acquitte également de ses responsabilités en matière de sécurité liées à la gestion et à l'exploitation des ports de pêche des PPB par des AP bénévoles. La police d'ARC, qui est renouvelée chaque année, offre une protection aux PPB et aux AP contre les éventuelles réclamations légales ou contractuelles de tiers qui pourraient découler des activités des AP. Cette assurance ne couvre pas les incidents impliquant des tiers dans les autres ports appartenant aux PPB, à savoir ceux qui ne sont pas gérés par les AP. Le Ministère est auto-assuré dans ces ports.

Que couvre l'ARC?

La police d'assurance couvre la responsabilité civile (responsabilité vis-à-vis des tiers) découlant des activités quotidiennes d'une AP, plus particulièrement pour ce qui suit :

• les blessures corporelles et toutes les pertes de vies humaines;
• les préjudices personnels ou découlant de la publicité – libelle, calomnie, diffamation, expulsion injustifiée;
• les dommages matériels – la destruction de biens appartenant à des tiers lors de l'accostage, de l'appareillage et de l'amarrage de l'assuré ou pendant que ces biens sont sous sa garde et son contrôle.

La police prévoit :

• une couverture d'assurance jusqu'à 20 000 000 $ par accident ou événement;
• une enquête sur les incidents pour lesquels l'assureur reçoit un rapport;
• les paiement des frais de représentation d'un avocat si l'AP ou ses employés sont poursuivis;
• les paiement pour les demandes d'indemnité si l'enquête détermine que l'indemnité est justifiée.

Qui est couvert par l'ARC?

Les AP et les autres organisations qui ont signé un bail ou une entente de gestion avec PPB sont ajoutées comme parties assurées dans la police contre les réclamations faites par un tiers. Le gouvernement du Canada est également assuré.

Note : Cette assurance couvre les réclamation déposés par les tiers en cas d'incident ou de blessure. Elle ne couvre pas les employés et les bénévoles contre les réclamations pouvant découler des décisions et des actions prises lorsque l'AP gère le port. Une assurance responsabilité civile distincte est disponible pour cette couverture. Plus de détails peuvent être trouvés à la section B de ce document.

Tous les accidents ou incidents doivent-ils être signalés?

Oui, tous les accidents ou incidents doivent être signalés à votre contact des PPB, qui transmettra le rapport d'incident à l'administration centrale des PPB en utilisant le modèle de rapport d'incident qui se trouve sur le site web des PPB.

L'AP est-elle responsable de tous les incidents et accidents qui se produisent dans le port?

Si un incident se produit sur un site géré par une AP et qu'il entraîne un accident mortel, des blessures corporelles ou des dommages causés aux biens d'un tiers, ce dernier peut rejeter la responsabilité sur l'AP concernée et déposer une demande d'indemnisation contre cette administration. Si une réclamation est déposée contre une AP, il incombe à cette administration de prouver qu'elle n'est pas responsable de l'incident en démontrant qu'elle a exercé une diligence raisonnable et qu'elle a pris des précautions raisonnables pour prévenir les blessures ou les accidents. L'ARC alors en place protégera l'AP en cas de demandes d'indemnisation, et paiera des dommages-intérêts si l'AP concernée est jugée responsable.

Pour que la perte accidentelle de la vie, les blessures corporelles ou dommages matériels causés à un tiers soient couverts par la police d'ARC, il doit être démontré que les circonstances ayant mené à l'événement ne pouvaient pas être raisonnablement connues, et que l'AP n'aurait eu aucune motivation ou intention de causer des dommages. C'est la société d'assurance qui décidera en dernier ressort si le sinistre peut être réclamé au titre de la police d'ARC actuelle.

Il est énoncé ce qui suit dans la politique :

En contrepartie du paiement de la prime, l'assureur s'engage à payer au nom de l'assuré les responsabilités envers les tiers que l'assuré peut encourir en tant qu'administration portuaire, propriétaire bailleur, locataire ou exploitant, y compris les pertes consécutives à ce qui suit :

1. Toute perte ou tout dommage matériel aux navires ou embarcations, y compris la perte de jouissance de ceux-ci, de leur équipement, de leur cargaison, de leur fret et de tous les autres intérêts (y compris le coût ou les frais d'enlèvement de l'épave de ces biens ou les frais accessoires), des biens d'autrui pendant l'amarrage, le désamarrage et pendant qu'ils se trouvent dans les installations de débarquement et d'amarrage de l'assuré ou pendant qu'ils sont sous la garde et le contrôle de celui-ci.
2. Toute autre perte des biens d'autrui, ou tout autre dommage à ceux-ci, découlant des activités de l'assuré, y compris, mais sans s'y limiter, le chargement, le déchargement, la manutention et le stockage de la cargaison.
3. Toute perte de vie, toute blessure corporelle, tout préjudice personnel ou tout préjudice découlant de la publicité.

Comment une AP peut-elle faire preuve de diligence raisonnable et être proactive dans la réduction des responsabilités?

• en tenant à jour des registres d'inspection et d'entretien;
• en effectuant des inspections en matière de santé et de sécurité au travail;
• en adoptant et en mettant en œuvre une politique de sécurité et des pratiques exemplaires;
• en établissant une signalisation appropriée;
• en atténuant et en réparant dès que possible les dangers détectés;
• en exigeant des tiers une preuve d'assurance;
• en signant des accords de mouillage et des licences d'utilisation.

Qui gère l'ARC et comment fonctionne la couverture?

C'est le programme des PPB qui gère l'ARC. Les rapports d'incidents et les déclarations de sinistres sont envoyés à votre agent des PPB, qui transmet ensuite les renseignements à l'administration centrale des PPB. L'administration centrale envoie tous les renseignements au courtier d'assurance. Le courtier d'assurance examine l'incident et indique si ce dernier est couvert par la police d'ARC. Si l'incident est couvert par la police, le courtier d'assurance envoie le rapport à l'assureur, la société d'assurance Continental Casualty Company (C N A). Un expert en sinistres est affecté à la réclamation et communique avec l'AP et le demandeur pour entamer le processus d'enquête sur la demande d'indemnisation.

À quel moment la couverture de l'ARC prend-elle effet?

• Une fois que l'AP ou l'organisation a signé un bail ou une entente de gestion avec PPB, elle est inscrite par PPB comme assurée sur la police d'assurance.
• La police s'étend du 1er avril au 31 mars de chaque année.
• Elle est renouvelée chaque année par l'administration centrale des PPB. Un certificat d'assurance qui confirme la couverture sera fourni à chaque AP ou organisation, habituellement à la fin du mois d'avril de chaque année.

Comment ajouter un nouveau port ou une nouvelle AP à la couverture d'ARC?

Une fois le bail signé, un courriel avec une copie du bail principal doit être envoyé par votre agent des PPB à l'administration centrale avec le nom et l'adresse du nouveau port. L'administration centrale des PPB en informera le courtier d'assurance et fournira une copie électronique du certificat, puis enverra une copie papier à l'adresse fournie.

Quels sont les principaux éléments exclus de la police?

• La perte ou les dommages matériels d'un bien appartenant à l'AP, ou tout bien loué ou occupé par celle-ci.
  • Les AP doivent souscrire leur propre police d'assurance pour couvrir leurs biens.
• Les blessures subies par les bénévoles et les membres du conseil d'administration.
  • La Corporation des administrations portuaires (CAP), une société incorporée en vertu de la loi fédérale travaillant pour le compte des AP, offre aux bénévoles et membres du conseil d'administration une ARC optionnelle ainsi qu'une assurance décès et mutilation accidentels et blessures corporelles (ADMA/BC).
  • Si un individu se blesse dans l'exercice de ses fonctions d'employé de l'AP, il peut possiblement bénéficier d'une indemnisation provenant d'un régime provincial d'accidents du travail.
• Infiltration et pollution – à l'exception des incidents engendrant une pollution subite et accidentelle (voir le document Foire aux questions pour « Si le réservoir de carburant d'une AP fuit, l'AP est-elle couverte? » pour plus de détails).
  • Cette assurance exclut les blessures corporelles ou les pertes ou dommages matériels, y compris la perte d'usage de ceux-ci, causés directement par des infiltrations dans l'air, le sol, l'eau ou par d'autres biens, ou par la pollution ou la contamination de ceux-ci, quelle qu'en soit la cause ou la façon dont ils sont survenus.
  • Cette assurance exclut également toute responsabilité concernant l'élimination ou le déversement de matières ou substances de rebut.
• Les réclamations déposées contre une organisation extérieure utilisant la propriété de l'AP pour un événement.
  • Avant d'accepter d'organiser seul ou conjointement un événement sur la propriété de l'AP, l'organisation hôte doit détenir sa propre assurance responsabilité civile. L'AP doit demander cette preuve de couverture aux organisateurs de l'événement. Le certificat d'assurance responsabilité civile doit étendre le statut d'assuré additionnel à l'AP et à Pêches et Océans Canada, et comprendre une disposition selon laquelle un préavis de 30 jours doit être fourni avant l'annulation d'une police. En cas d'annulation, cet avis doit être donné par l'assureur du tiers à l'AP et aux PPB avant la tenue de l'événement. L'AP doit demander à l'organisation extérieure la preuve d'une ARC, en accordant aux PPB et à l'AP le statut d'assuré additionnel et en donnant un préavis de 30 jours avant l'annulation de la police.
• L'ARC pour les véhicules appartenus par l'AP, notamment les remorques et les motoneiges.
  • Les AP doivent souscrire leur propre police d'assurance pour couvrir leurs biens.
• Les pertes, les dommages ou les dépenses qui découlent de l'exploitation de navires ou d'embarcations de plus de 26 pieds de long appartenant à l'AP.
  • Tout navire ou embarcation appartenant à l'AP et dont la longueur dépasse 26 pieds doit souscrire une assurance protection et indemnisation mutuelle.
• Les entrepreneurs à qui l'AP a confié des travaux.
  • Les entrepreneurs doivent souscrire leur propre police d'ARC. L'AP devrait demander une preuve d'ARC lui accordant à elle et aux PPB le statut d'assuré supplémentaire, et demander que l'AP soit informée 30 jours à l'avance si la police est annulée avant la date d'expiration.

Comment puis-je obtenir une copie de la police d'assurance?

La police d'assurance la plus récente est disponible sur l'intranet des Ports pour petits bateaux. Des copies électroniques peuvent être fournies aux AP sur demande en transmettant un courriel à leur contact des PPB.

Lorsqu'un incident ou un accident se produit

Procédure
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Quoi faire en cas d'accident ou d'incident?

Dès qu'un incident/accident se produit, même sans savoir si le tiers fera une réclamation contre l'AP ou le gouvernement du Canada, l'AP doit signaler l'incident ou l'accident en avisant votre contact des PPB. Ce dernier est chargé de fournir les renseignements à l'administration centrale des PPB, qui en informe ensuite le courtier d'assurance. Cette démarche a pour but de signaler l'incident ou l'accident.

Remarque : Bien que tous les incidents doivent être signalés d'abord à votre contact des PPB, puis à l'administration centrale des PPB, ils peuvent ne pas toujours relever de la couverture et de la police d'assurance responsabilité civile. Les rapports d'incident sont transmis pour examen au courtier d'assurance qui décide en dernier ressort si l'incident sera couvert par l'ARC. Si le courtier d'assurance estime que l'incident est couvert par l'ARC, il informe l'assureur C N A de la demande d'indemnisation présentée.

Comment remplir un rapport d'incident

Les rapports d'incidents peuvent être obtenus sur le site web des PPB.

Les rapports d'incident doivent comprendre tous les renseignements pertinents concernant l'incident et contenir autant de détails que possible. Ils doivent préciser ce que l'on croit être la cause de l'incident. Le rapport doit indiquer si l'AP estime que l'incident causé au tiers est le résultat d'actes ou de l'absence d'actes, alors qu'il se trouve sous sa garde et son contrôle. Si des photos ou des vidéos ont été prises, elles doivent être transmises avec le rapport d'incident.

Quelle est la procédure à suivre lorsqu'un tiers veut présenter une demande d'indemnisation?

1. Les tiers demandeurs peuvent et devraient communiquer avec leurs assureurs. Si le tiers souhaite déposer une demande d'indemnisation, il doit en informer l'AP qui l'informera alors de la procédure à suivre pour déposer une demande. Le tiers doit présenter une déclaration de sinistre à l'AP en précisant les détails de la demande d'indemnisation. Ce document doit être élaboré par l'assureur ou l'avocat du demandeur.
2. L'AP transmettra la déclaration de sinistre à leur contact des PPB et, si ce n'est déjà fait, y joindra le rapport d'incident. Celui-ci le fournira ensuite à l'administration centrale des PPB. Cette dernière, en consultation avec le contact des PPB, recueillera autant de renseignements que possible sur l'incident avant de les transmettre au courtier d'assurance.  Elle enverra tous les renseignements au courtier d'assurance  qui examinera le rapport d'incident et indiquera si celui-ci relève de la police d'ARC. Si des renseignements supplémentaires sont nécessaires, le courtier d'assurance  en informera l'administration centrale des PPB, qui communiquera alors avec le contact des PPB.
3. Si l'incident entre dans le cadre de la police d'ARC, le courtier d'assurance ouvre un dossier et envoie la demande d'indemnisation à l'expert en sinistres. Ces experts travaillent pour notre société d'assurance C N A. Une copie de la lettre adressée à l'expert en sinistres est également envoyée à l'administration centrale des PPB avec un numéro de dossier à utiliser pour la correspondance ultérieure.
4. L'expert en sinistres communiquera avec l'AP et/ou le tiers si nécessaire.
5. L'expert en sinistre fournira son rapport final à la compagnie d'assurance CNA.

Une fois le dossier réglé

6. Les demandes justifiées : C N A enverra un chèque correspondant au montant total de la réclamation, accompagné d'une lettre au tiers ou à l'entreprise qui réparera les dommages. Une copie de cette lettre sera également envoyée à l'AP et à l'administration centrale des PPB. Une copie de cette lettre sera par la suite transmise au contact des PPB pour leur information.
7. Demandes non justifiées :
1. L'expert en sinistre de C N A transmettra une lettre au tiers avec copie conforme à l'AP et au courtier d'assurance pour leur faire part de la décision;
2. Le courtier d'assurance  en informera l'administration centrale des PPB et l'AP.
8. L'administration centrale des PPB maintient une base de données contenant les rapports d'accident et les réclamations reçues de l'AP, du courtier d'assurance  et de C N A. Cette base de données est mise à jour régulièrement et suite à la réception de nouveaux renseignements.

Quelles sont les responsabilités des agents des PPB?

La police d'assurance est renouvelable le 1er avril de chaque année. Les agents des PPB doivent fournir une liste à jour de toutes les AP et des ports à assurer au courant du mois de janvier. Ceux-ci sont chargés de répondre aux questions relatives aux incidents ou aux demandes d'indemnisation et de les acheminer à l'administration centrale des PPB si elles n'en connaissent pas la réponse. Ils examinent les rapports d'incidents entrants fournis par les AP et les transmettent à l'administration centrale des PPB dès que possible

Quelles sont les responsabilités de l'administration centrale des PPB?

L'administration centrale des PPB est responsable du renouvellement et de l'administration générale de cette police d'assurance. L'administration centrale des PPB assure la liaison entre le contactdes PPB et le courtier en ARC. Elle est également là pour fournir toute information dont les agents des PPB pourraient avoir besoin et répondre à toutes les questions qu'ils pourraient avoir concernant la police d'ARC ou les demandes d'indemnisation.

Procédure pour les événements spéciaux

L'administration portuaire (AP) doit informer Pêches et Océans Canada (MPO) le plus rapidement possible de tout événement spécial susceptible d'avoir lieu sur le site. La notification d'un événement spécial devient ce qu'on appelle un changement important de risque. Ce changement important de risque nécessite un avis à l'assureur fourni par l'AP qui cherche à accueillir l'événement spécial. Dans cet avis, l'AP doit fournir des détails précis sur l'événement, qui sont nécessaires pour effectuer un examen approprié. Afin d'obtenir une autorisation de l'assureur en temps opportun, il est recommandé de transmettre la notification au minimum deux semaines avant la tenue de l'événement. Le MPO se réserve le droit de refuser toute activité jugée dangereuse pouvant présenter un risque pour la sécurité des personnes ou les installations.

Étapes à suivre pour les événements spéciaux organisés par l'administration portuaire

Formulaire d'évènements spéciaux
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1. L'AP doit faire une demande en complétant le formulaire des événements spéciaux et la faire parvenir à leur contact des PPB au minimum deux semaines avant la tenue de l'événement.
2. L'administration centrale (AC) des PPB recevra le formulaire du contact des PPB et le transmettra à l'assureur.
3. Suite à l'évaluation de la demande, l'assureur confirmera si une assurance supplémentaire est requise.
4. L'AC informera le contact des PPB de la réponse de l'assureur, qui en informera à son tour l'AP.

Étapes à suivre pour les événements spéciaux organisés ou co-organisés par un organisme de l'extérieur (c.-à-d. un tiers) :

1. L'AP doit faire une demande en complétant le formulaire des événements spéciaux et le faire parvenir à leur contact des PPB au minimum deux semaines avant la tenue de l'événement.
2. Le tiers doit obtenir une assurance responsabilité civile et en remettre une copie à l'AP avant l'événement.
3. Pour un événement spécial jugé à haut risque, le niveau de couverture recommandé peut varier (par exemple : feux d'artifice, permis d'alcool, etc.). Les événements sont évalués au cas par cas par l'assureur.

   Le certificat d'assurance responsabilité civile doit étendre le statut d'assuré additionnel à l'AP et à Pêches et Océans Canada, et comprendre une disposition selon laquelle un préavis de 30 jours doit être fourni avant l'annulation d'une police. En cas d'annulation, cet avis doit être donné par l'assureur du tiers à l'AP et aux PPB avant la tenue de l'événement.

4. L'AP doit transmettre une copie du certificat d'assurance au contact des PPB pour révision.
5. Sur réception des deux documents (formulaire des événements spéciaux et certificat d'assurance), le contact des PPB soumettra l'information à l'AC, qui le transmettra à l'assureur.
6. L'assureur pourra prolonger ou refuser la couverture, ou bien demander des renseignements additionnels. L'assureur avisera si le certificat d'assurance est délivré incorrectement, nécessite des corrections ou si la limite d'assurance est inadéquate pour l'exposition au risque.
7. La réponse de l'assureur sera transmise à l'AP par le contact des PPB.
8. L'AP (concédant) devra émettre une licence/permis (Permis d'utilisation) à l'organisateur de l'événement (titulaire). Cette licence/permis doit être signée avant l'événement.
9. L'AP doit soumettre une copie de la licence/permis au contact des PPB, qui en transmettra à son tour une copie à l'AC. Ce document est classé à l'interne et sera soumis à l'assureur en cas de réclamation découlant de l'événement spécial.

Section B : Assurance responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants

Qu'est-ce que l'assurance responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants?

L'assurance responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants (ARCAD) est un mécanisme de financement des risques, par exemple les pertes liées à la responsabilité pour lesquelles les administrateurs et les dirigeants d'une organisation à but non lucratif peuvent être tenus responsables en raison d'actes ou d'omissions fautifs ou négligents commis à leur encontre, à partir des réclamations qui peuvent découler des décisions et des mesures prises dans le cadre de leurs tâches habituelles. Généralement, la police ARCAD couvre également les frais juridiques et les autres coûts que l'organisation peut engager dans le cadre d'une telle poursuite.

L'assurance est offerte par les Assurances Marsh Canada Ltd. Les polices sont offertes en 3 montants de couverture différents en fonction des besoins individuels des AP : police de 1 000 000 $, police de 2 000 000 $ et police de 5 000 000 $. Cette couverture d'assurance est facultative pour les AP et autres organisations qui ont signé un bail ou un accord de gestion avec les PPB.

Qui est couvert par l'ARCAD?

L'ARCAD s'applique à toute personne qui occupe un poste d'administrateur ou de dirigeant d'une AP. L'AP doit être membre de la  Corporation des Administrations Portuaires (CAP), une société incorporée en vertu de la loi fédérale travaillant pour le compte des AP afin que leurs administrateurs et dirigeants soient couverts. La couverture peut également s'étendre dans certains cas aux employés et bénévoles de l'AP lorsqu'un incident découle de décisions et d'actions prises dans le cadre de la gestion du port. Cette assurance ne couvre que les « actes fautifs ou négligents » énumérés dans la section ci-dessous.

Que couvre l'ARCAD?

En général, des plaintes peuvent être déposées contre les administrateurs et les dirigeants concernant des actes illicites ou négligents, réels ou présumés.

Comme on peut le lire dans la police :

On entend par « acte fautif » un acte de diffamation, un manquement, une négligence, une erreur, une fausse déclaration, une déclaration inexacte, une omission – réels ou présumés – ou autre acte commis ou tenté par un assuré dans l'exercice de ses fonctions uniquement en sa qualité au sein de l'entité ou toute affaire qui lui est reprochée uniquement en raison de son statut de personne assurée.

Quelles sont les obligations des administrateurs et des dirigeants?

Les administrateurs et les dirigeants doivent exercer une diligence raisonnable dans la supervision de la gestion de l'organisation qu'ils servent. Cela implique trois obligations de base :

• l'obligation de diligence (diligence raisonnable) : agir raisonnablement, de bonne foi et dans le meilleur intérêt de l'organisation;
• l'obligation de loyauté : faire passer l'intérêt de l'organisation avant le vôtre;
• l'obligation d'obéissance : agir dans le cadre des règlements applicables.

Quels sont les rôles et les responsabilités des administrateurs et des dirigeants?

L'obligation fondamentale des administrateurs est l'obligation de gérer. Dans la plupart des cas, le conseil d'administration est seul responsable de la gestion d'une organisation à but non lucratif. En général, cela comprend l'obligation de superviser le personnel de gestion, de fournir des conseils et d'élaborer des politiques, et d'acquérir une connaissance adéquate des activités et du fonctionnement de l'organisation. Les administrateurs doivent également se conformer aux exigences légales telles que la tenue des livres, des registres et des procès-verbaux, la promulgation de règlements, l'élection en bonne et due forme des dirigeants et la nomination d'un vérificateur. Les administrateurs doivent veiller à la préparation et l'approbation des états financiers annuels et les soumettre aux membres.

En assumant l'obligation de gestion et l'obligation d'investissement (lorsque le fonds est important), les administrateurs d'une société à but non lucratif doivent respecter la norme de diligence, qui est établie en vertu de la Common Law ou du Code civil. On attend de la personne raisonnablement prudente qu'elle fasse preuve de bon sens, de sagesse pratique et de jugement éclairé, et qu'elle agisse délibérément et prudemment tout en s'efforçant de prévoir les répercussions de ses décisions.

Quelles sont les responsabilités personnelles des administrateurs et des dirigeants?

Sous réserve de certaines exceptions, la règle générale est que toute responsabilité encourue par une organisation à but non lucratif ne s'étend pas à ses administrateurs, à ses dirigeants, ses employés, ses bénévoles-ou à ses membres. Puisqu'une organisation ne peut agir que par l'entremise de ses intermédiaires, les administrateurs et les dirigeants sont soumis à un certain nombre d'obligations de la Common Law et du Code civil ainsi que d'autres obligations légales afin de garantir l'exécution appropriée de toutes les responsabilités d'une organisation à but non lucratif envers ses membres, ses employés et la collectivité dans son ensemble.

Qui gère l'ARCAD?

La police ARCAD est souscrite et administrée par la CAP, un organisme fédéralement incorporé travaillant au nom des AP. PPB fournit une contribution à la CAP pour couvrir une partie de la prime pour les AP.

Pour des renseignements sur l'ARCAD, communiquez directement avec la CAP à l'adresse courriel duplessis.management@gmail.com ou téléphonez au 1-506-625-4556.

Comment les administrateurs et les dirigeants peuvent-ils se protéger?

Les administrateurs et les dirigeants peuvent se protéger de plusieurs façons, dont les suivantes :

(1) Réduire l'exposition aux risques en matière de responsabilité civile:

Il est essentiel que les administrateurs et les dirigeants des AP s'efforcent de réduire les risques en matière de responsabilité civile. La diligence raisonnable des administrateurs et des dirigeants constitue la meilleure protection contre la responsabilité civile. Elle peut se faire notamment grâce à la sélection et la formation adéquates des dirigeants et des administrateurs, la bonne gouvernance, l'attention et la participation active, la connaissance des activités d'autrui et le suivi du rendement (employés, codirecteurs), la gestion des risques et l'adoption d'un comportement éthique.

Parmi les ressources utiles à cette fin, mentionnons :

1. Le Guide à l'intention des administrateurs des sociétés à but non lucratif, un document bilingue préparé par Industrie Canada;
2. Le Directors & Officers Liability Loss Prevention Guide (guide de prévention des pertes en matière de responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants), préparé par Dan A. Bailey de Arter & Hadden pour le groupe de compagnies d'assurance Chubb (1988);
3. L'article Directors & Officers - Building a Stronger Board: A Modest Proposal (administrateurs et dirigeants – bâtir un conseil d'administration solide : une proposition modeste) dans le bulletin de contrôle des pertes no 16 d'ENCON de février 2002.

Ces ressources fournissent aux administrateurs et aux dirigeants de toutes les organisations, y compris celles à but non lucratif, des conseils qui les informent de leurs droits et obligations juridiques de base tout en leur fournissant des outils simples pour les aider à exercer ces droits et à remplir ces obligations.

(2) Indemnisation des organisations:

La plupart des règlements administratifs des organisations prévoient l'indemnisation des administrateurs et des dirigeants pour les pertes qu'ils peuvent subir dans l'exercice de leurs fonctions, y compris les risques résiduels (non assurables). Toutefois, il est possible que l'organisation ne soit pas en mesure de couvrir cette indemnisation si les fonds nécessaires ne sont pas disponibles ou si l'administrateur ou le dirigeant a commis un acte répréhensible délibéré (n'a pas agi de bonne foi, honnêtement et dans le meilleur intérêt de l'organisation). Les membres du conseil d'administration peuvent être confrontés à un dilemme éthique lorsqu'ils doivent soit décider d'indemniser leurs dirigeants et administrateurs ou bien d'investir cet argent dans les activités futures de l'organisation.

(3) Lois fédérales ou provinciales sur les sociétés :

Les AP sont constituées en société en vertu d'une loi provinciale ou fédérale (ou, parfois, les deux). Par conséquent, leur loi respective touchant les organisations à but non lucratif, qui décrit les responsabilités personnelles, s'appliquera à elles et peut offrir certaines protections. Il peut y avoir des différences entre la loi fédérale et provinciale. Par exemple, de nouvelles règles visant à protéger les conseils d'administration formés de bénévoles ont été introduites en Saskatchewan en mai 2003, et des changements connexes sont envisagés dans la Loi sur les corporations canadiennes.

Quelles sont les responsabilités couvertes par l'ARCAD?

En général, l'ARCAD offre une couverture pour ce qui suit :

• Dommages-intérêts
• Règlements et coûts
• Décisions
• Coûts liés à l'enquête
• Montants engagés pour la défense des actions en justice, des réclamations ou des procédures et des recours

Plus précisément, l'ARCAD peut généralement fournir les couvertures suivantes aux organisations à but non lucratif :

• Réclamations liées à l'emploi : notamment le licenciement ou le congédiement injustifié des employés;
• Discrimination : discrimination (fondée sur l'âge, la race, le sexe, etc.) en matière d'emploi, la non-embauche ou la possibilité d'être membre;
• Enquête et défense : enquête et défense contre les allégations (non fondées) d'actes illégaux (il est impossible de souscrire une assurance pour des actes illégaux);
• Harcèlement : harcèlement sexuel et violence verbale (pas la violence physique);
• Certains dommages-intérêts à des tiers : dommages financiers et autres réclamations de tiers non couverts par l'assurance responsabilité civile générale;
• Non-conformité/non-prestation : non-prestation de certains services ou non-respect des exigences réglementaires;
• Diffamation : diffamation, calomnie et atteinte à la réputation;
• Actions hors du champ d'application : actes outrepassant les pouvoirs conférés;
• Actes de négligence : les conséquences des actes de négligence.

Qu'est-ce qu'un acte répréhensible ou négligent?

Voici quelques exemples précis « d'actes répréhensibles ou négligents » dont les administrateurs et les dirigeants peuvent être tenus personnellement responsables :

1. Conflit d'intérêts : le fait de toucher une rémunération illégale ou d'agir dans un but de profit personnel dans l'exercice de ses fonctions d'administrateur ou de dirigeant;
2. Dette : défaut de paiement des dettes d'une organisation en temps voulu;
3. Non-respect des exigences légales ou réglementaires :
   • de nombreuses lois imputent la responsabilité aux administrateurs et aux dirigeants pour divers manquements de la part de l'organisation. Il peut s'agir notamment du défaut de paiement des obligations légales, telles que l'assurance-emploi (AE), le Régime de pensions du Canada (RPC) et l'impôt sur le revenu, ou du défaut de paiement des salaires des employés, conformément à la Loi sur les normes du travail;
4. Principe de prudence/responsabilités fiduciaires :
   • défaut de s'acquitter de ses responsabilités de la manière dont une personne prudente et raisonnable le ferait dans des circonstances similaires;
   • mauvaise gestion entraînant des pertes;
   • mauvaise connaissance des livres et registres de la société;
   • défaut de vérifier le contenu des documents officiels avant la signature;
   • défaut de prendre des décisions fondées sur des renseignements adéquats et un jugement avisé;
   • manque de rigueur dans la conduite des activités ou des affaires juridiques;
   • manque de contrôle ou de supervision des agents ou des employés;
   • maintien du conseil d'administration à moins de trois membres pour plus de six mois;
5. Activités en dehors du champ d'application :
   • permettre à une organisation d'agir au-delà de son autorité, par exemple en ne respectant pas les documents constitutifs de l'organisation;
6. Pratiques en matière d'emploi :
• résiliation injustifiée d'un contrat de travail;
• discrimination ou harcèlement portant préjudice à tout employé ou candidat à un emploi au sein de l'entité;
• privation injustifiée d'une possibilité de carrière ou la non-embauche ou l'absence de promotion;
• mesures disciplinaires injustifiées à l'encontre d'un employé ou provocation d'une détresse émotionnelle;
• évaluation négligente des employés;
• fausses déclarations liées à l'emploi;
• diffamation liée à l'emploi;
• représailles à l'encontre d'un employé de l'entité pour avoir exercé ses droits en vertu de la loi;
• discrimination ou harcèlement à l'égard de tout client actuel, passé ou potentiel de l'entité;
• violation du contrat de travail.

La responsabilité personnelle est régie par le principe de la responsabilité conjointe et solidaire. En conséquence, la responsabilité peut incomber à un seul membre du conseil ou à l'ensemble du conseil (et peut-être à l'organisation à but non lucratif elle-même). La responsabilité de tous peut émaner des actions ou de l'inaction d'un seul membre du conseil.

Quels sont les principaux éléments exclus de la police d'ARCAD?

Les actes illégaux intentionnels ou les profits illicites ne sont généralement pas couverts par les polices A&D; la couverture ne s'étend qu'aux « actes répréhensibles » tels qu'ils sont définis dans la police, ce qui peut inclure certains actes, omissions, fausses déclarations survenant alors que l'on agit pour le compte de l'organisation. En raison des exclusions et pour des raisons d'ordre public, la fraude criminelle n'est pas couverte par cette police. La couverture ne concerne pas les actes frauduleux, criminels ou intentionnellement non conformes ou les cas où les administrateurs ont touché une rémunération illégale ou ont agi dans un but de profit personnel.

En général, l'ARCAD ne couvre pas ce qui suit :

• Actes illégaux : Les pertes résultant d'actes délibérés et illégaux (malhonnêteté, fraude, violation délibérée de lois ou de statuts, vol, mépris flagrant des droits des employés, profit illicite, etc.) ne sont jamais couvertes. Une décision définitive établissant le caractère malhonnête ou frauduleux de l'acte est requise, de sorte que les frais de défense seront couverts jusqu'à ce moment. Toutefois, l'assureur peut demander le remboursement si la culpabilité est établie.
• Réclamations antérieures : Les réclamations découlant d'un litige qui était en cours avant que l'organisation ne souscrive pour la première fois une ARCAD auprès du présent assureur, les réclamations traitées par une ARCAD antérieure ou les réclamations couvertes par d'autres polices ARCAD.
• Réclamations internes : Réclamations présentées par l'organisation à but non lucratif elle-même (ou tout administrateur ou dirigeant) contre un de ses administrateurs ou dirigeants. Cette exclusion est connue sous le nom d'exclusion « assuré contre assuré ».

Autre couverture : Les réclamations qui doivent être couvertes par d'autres polices d'assurance sont exclues, notamment :

• Services professionnels: Responsabilité liée à la prestation de services professionnels (en dehors du rôle d'administrateur ou de dirigeant). Une assurance de responsabilité civile professionnelle distincte est nécessaire pour couvrir les prestataires de services dans ces circonstances.
• Pollution : Pertes découlant de la pollution. L'ARCAD exclut normalement ces pertes. Une couverture limitée peut être prévue pour les frais de défense dans le cadre de réclamations liées à de telles pertes.
• Blessures corporelles : Les réclamations découlant de blessures corporelles, de maladie ou de décès sont exclues.

Profit illégal : Les réclamations résultant de l’obtention par l’administrateur ou le dirigeant d’un profit ou d’un avantage personnel auquel il n’avait pas droit légalement. Dans ces cas, la cour doit généralement rendre un jugement.

Section C : Assurance décès et mutilation accidentels, et blessures corporelles

Qu'est-ce que l'assurance décès et mutilation accidentels, et blessures corporelles?

L'assurance décès et mutilation accidentels, et blessures corporelles (ADMA/BC) fournit une aide financière et un soutien à tous les bénévoles et les membres du conseil d'administration, en cas de blessures corporelles ou de perte de vie à la suite d'un accident.

L'assurance est fournie par AIG Mercers Insurance Ltd. Cette couverture d'assurance est facultative pour les AP et autres organisations qui ont signé un bail ou un accord de gestion avec les PPB.

Qui administre l'ADMA/BC?

La CAP gère et administre l'ADMA/BC. PPB fournit une contribution à la CAP pour la couverture de catégorie 1. Une assurance de catégorie 2 est également disponible, qui offre une couverture supplémentaire aux membres du conseil d'administration. La catégorie 2 est financée à 100% par la CAP. Pour des renseignements sur l'ADMA/BC, communiquez directement avec la CAP à l'adresse courriel duplessis.management@gmail.com ou téléphonez au 1-506-625-4556.

Qui est couvert par l'ADMA/BC?

Tous les bénévoles et les membres du conseil d'administration de l'AP, âgés de moins de 75 ans, et les membres du conseil d'administration, âgés de moins de 80 ans, sont couverts par la police ADMA/BC. La police fournies aux AP se divisent en 2 catégories. Selon leur rôle, les bénévoles et les membres du conseil d'administration appartiendront aux couvertures de la catégorie 1 ou de la catégorie 2.

Vous trouverez ci-dessous un résumé de l’ADMA/BC pour votre commodité et pour faciliter la compréhension.

Quelles sont les principales couvertures de l'ADMA/BC?

• Frais funéraires – 5 000 $
• Maladie grave – 5 000 $
• Remboursement des fractures – 1 000 $
• Brûlure grave – 10 000 $
• Hospitalisation – 1 000 $ par mois
• Indemnités de modification de la maison et du véhicule – 10 000 $
• Ceinture de sécurité – 10 %
• Transport de la famille – 10 000 $
• Réadaptation – 10 000 $
• Rapatriement – 10 000 $
• Indemnité hebdomadaire pour accident – Employé : 75 % du salaire jusqu'à concurrence de 750 $ par semaine, après un délai de carence de 3 jours, pendant un maximum de 52 semaines.
• Indemnité hebdomadaire pour accident – Sans emploi : 150 $ par semaine, après un délai de carence de 3 jours, pendant un maximum de 52 semaines.
• Frais médicaux en cas d'accident – 10 000 $
• Soins dentaires en cas d'accident –2 000 $

L'assurance blessure corporelle prévoit également le versement d'une somme forfaitaire en cas de : perte d'un membre ou de l'usage d'un membre, perte de l'ouïe, perte de la parole, perte de la vue, fractures, brûlures, paraplégie, quadriplégie et autres.

• Paiement forfaitaire pour les bénévoles de la catégorie 1 – 50 000 $
• Paiement forfaitaire pour les membres du conseil d'administration de la catégorie 2 – 150 000 $