Rapport annuel au Parlement sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2022-2023

Table des matières

• Introduction
  • Objectif de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Mandat de Pêches et Océans Canada
• Structure organisationnelle
  • Organisation du Ministère
  • Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
• Ordonnance de délégation de pouvoirs
  • Rendement pour 2022-2023
  • Aperçu des demandes présentées en 2022-23 en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Présomption de refus
  • Délai de traitement
  • Nombre de demandes actives reportées à la période de rapport suivante
  • Nombre de plaintes actives reportées à la période de rapport suivante
  • Prorogation des délais
  • Consultations
  • Survol des renseignements communiqués
  • Dispositions
  • Exemptions et exclusions
• Répercussions de la COVID-19 sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Autres demandes
  • Rapports d’enquête en matière de harcèlement et de violence dans le lieu de travail
  • Divulgations aux organismes d’enquête fédéraux
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices et procédures
• Initiatives et projets visant à améliorer la protection de la vie privée
  • Stratégie numérique
• Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes
• Atteintes substantielles à la vie privée
• Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
  • Stratégie relative au saumon du Pacifique, initiative 15.2
  • Stratégie relative au saumon du Pacifique, initiative 15.3
  • Projet pilote sur le port de caméras d’intervention par les agents des pêches
• Divulgations dans l’intérêt public
• Surveillance de la conformité
• Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Annexe B : Rapport statistique de 2022-23 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Objectif de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Cette Loi a pour objet de protéger les renseignements personnels détenus par les institutions fédérales et de conférer aux personnes un droit d’accès aux renseignements personnels qui les concernent. De plus, la Loi sur la protection des renseignements personnels accorde aux particuliers des droits en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la divulgation de leurs renseignements personnels.

L’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels exige que le responsable de chaque institution gouvernementale rédige et dépose au Parlement un rapport sur l’application de la Loi dans cette institution à la fin de chaque exercice financier.

Le présent rapport annuel décrit la façon dont Pêches et Océans Canada (MPO) a appliqué la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période allant du 1er avril 2022 au 31 mars 2023.

Mandat de Pêches et Océans Canada

Le MPO est responsable de la protection des eaux canadiennes et de la gestion des ressources halieutiques et océaniques du Canada. Le MPO contribue à garantir des écosystèmes aquatiques sains et durables grâce à la protection de l’habitat et aux recherches scientifiques rigoureuses. Le MPO appuie la croissance économique dans les secteurs maritimes et des pêches et l’innovation dans des domaines comme l’aquaculture et la biotechnologie. Le MPO s’engage à collaborer avec les pêcheurs, les collectivités côtières et les peuples autochtones afin d’assurer leur prospérité à long terme, laquelle repose sur le poisson et les fruits de mer.

Structure organisationnelle

Organisation du Ministère

Le MPO assure une présence partout au Canada. La plupart de ses employés travaillent hors de l’administration centrale nationale, dans l’une des sept régions du MPO ou des quatre régions opérationnelles de la GCC. L’administration centrale, située à Ottawa, établit des objectifs, des politiques, des procédures et des normes à l’échelle nationale pour le MPO et la GCC. Les régions sont responsables de l’exécution de programmes et d’activités selon les priorités nationales et régionales, ainsi qu’en fonction des paramètres nationaux de rendement.

Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le directeur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relevait du directeur général de la Direction des affaires publiques durant la période de rapport.

Le directeur de l’AIPRP est responsable de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces relatifs à l’AIPRP. Ce mandat permet de veiller à ce que soient assumées les responsabilités du MPO en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et que le traitement et la divulgation des renseignements soient effectués de manière conforme.

Le Secrétariat de l’AIPRP est divisé en deux secteurs d’activité selon leurs principales fonctions, et les secteurs d’activité sont gérés par des directeurs adjoints. Un secteur d’activité est chargé du traitement des demandes officielles effectuées en vertu de la Loi, tandis que l’autre s’occupe des autres activités relatives à l’application de la Loi au sein du MPO.

La Division des opérations est responsable du traitement des demandes et de la gestion des enjeux, elle est appuyée par :

• l’unité de réception, qui supervise toutes les demandes reçues et assure la liaison avec les demandeurs, les programmes et les régions;
• un groupe de soutien administratif qui est chargé de numériser/ téléverser des documents, de la gestion des dossiers et du contrôle de la qualité;
• une équipe d’analystes et de consultants responsables du traitement général des demandes.

La Division des politiques et de la protection des renseignements personnels (DPRP) s’acquitte de bon nombre des autres responsabilités liées à l’application de la Loi. La DPRP agit à titre de centre de décision pour le Secrétariat et offre des conseils aux représentants du ministère sur des questions complexes concernant l’accès à l’information, met à jour le chapitre Info Source du MPO, enquête et répond aux incidents potentiel d'atteinte à la vie privée, fournit des conseils aux secteurs de programme et les aide à effectuer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, supervise les divulgations du MPO en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, supervise les divulgations proactives de renseignements, y compris les exigences de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information, fournit des conseils à la haute direction sur les changements relatifs à la Loi et aux politiques connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), et assure la liaison avec la communauté de l’AIPRP.

La DPRP est également responsable de faire le suivi du rendement du Ministère, d’appuyer la Division des opérations dans le cadre des processus de dotation, d’embaucher des ressources contractuelles, de tenir à jour la technologie de gestion des cas, de diriger des projets stratégiques visant à améliorer l’exécution générale du programme d’AIPRP, et de coordonner le programme de formation sur l’accès à l’information afin d’assurer l’application efficace et continue de la Loi.

Le Secrétariat de l’AIPRP collabore avec un réseau de personnes-ressources dans chaque région et secteur pour qu’elles servent d’agents de liaison dans leurs sections respectives du ministère.

Au total, au cours de la période visée par le présent rapport, le Secrétariat de l’AIPRP comptait environ 12 équivalents temps plein (ETP) affectés à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui comprend 11,3 employés à temps plein et 1,1 étudiant.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Secrétariat de l’AIPRP du MPO n’a conclu aucune entente de service en vertu de l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

La ministre délègue la responsabilité de l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels du MPO au directeur ainsi qu’aux directeurs adjoints du Secrétariat de l’AIPRP. Une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs est fournie à l’annexe A.

Rendement pour 2022-2023

Le rapport statistique concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels est rédigé par des institutions gouvernementales pour aider le SCT du Canada à analyser les tendances et à assurer une surveillance.

l’annexe B. Les rapports statistiques des années précédentes peuvent être obtenus sur demande auprès du Secrétariat de l’AIPRP.

Aperçu des demandes présentées en 2022-23 en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’analyse présentée dans cette section compare les données trouvées dans le rapport statistique de 2022-23 du MPO concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels avec celles de 2020-21, pour produire une analyse des tendances sur trois ans.

En 2022-23, le MPO a reçu 80 demandes déposées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui se sont ajoutées aux 17 demandes en suspens reportées de la période de référence précédente. Le Ministère a traité 86 de ces 97 demandes et a reporté les 11 autres à la période de rapport suivante.

Le tableau suivant illustre les fluctuations de la charge de travail au cours des trois dernières années.

La conformité pour 2022-23 demeure positive; les chiffres démontrent que 86,04 % des dossiers relatifs à la protection des renseignements personnels ont été fermés au plus tard à la date limite prévue par la Loi ou prorogée.

Présomption de refus

Lorsqu’une institution gouvernementale ne répond pas à une demande ou ne donne pas accès à un document (en entier ou en partie) dans les délais prévus par la Loi (30 jours civils ou la durée d’une prorogation), l’institution est réputée avoir refusé l’accès. Cette situation est communément appelée « présomption de refus ».

Parmi les demandes qui ont été fermées pendant la période de rapport, le Secrétariat de l’AIPRP a fermé 12 demandes (14 %) après le délai prescrit.

Il est à noter que la principale raison du retard dans les trois demandes est liée à la charge de travail.

Délai de traitement

L’article 14 de la Loi oblige les institutions à fournir une réponse au demandeur dans les 30 jours suivant la réception de la demande ou à aviser le demandeur qu’une prorogation du délai est nécessaire. Des 86 demandes traitées au cours de la période visée par le rapport, 52 demandes (60 %) ont été traitées dans les 30 jours, 18 demandes (21 %) ont été traitées dans 31 à 60 jours, huit demandes (9 %) ont été traitées dans 61 à 120 jours, trois demandes (4 %) ont été traitées dans 121 à 180 jours, trois demandes (4 %) ont été traitées dans 181 à 365 jours et deux demandes (2 %) ont nécessité plus de 365 jours pour être traitée.

Nombre de demandes actives reportées à la période de rapport suivante

Comme le montre le tableau 2, le MPO a reporté 11 demandes en suspens à la période de rapport suivante. Le tableau 2 donne un aperçu de ces demandes en fonction de la période de rapport au cours de laquelle elles ont été reçues. Presque la moitié (45,45 %) des demandes en suspens reportées en 2022-23 ont été reçues au cours de la période de rapport 2022-23.

Nombre de plaintes actives reportées à la période de rapport suivante

Prorogation des délais

L’article 15 de la Loi permet la prorogation des délais prévus par la Loi si le traitement d’une demande dans le délai initial entrave de façon déraisonnable le fonctionnement du Ministère, si des consultations sont nécessaires, si des délais supplémentaires sont nécessaires aux fins de traduction ou pour convertir les renseignements personnels dans un autre format.

Au cours de la période visée par le rapport, 27 prorogations ont été prises pour la raison suivante :

• les 27 prorogations ont été accordées en vertu du sous-alinéa 15a)(i), car le traitement de la demande dans le délai initial entraverait de manière déraisonnable les activités du MPO.

Toutes les prorogations accordées s’étendaient de 1 à 30 jours après le délai légal initial de 30 jours.

Consultations

Lorsque d’autres institutions et organismes récupèrent de l’information qui concerne le MPO ou qui provient du MPO en réponse aux demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ils peuvent consulter le Secrétariat de l’AIPRP pour obtenir des recommandations au sujet de la divulgation. Par autres institutions, on entend les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels.Les organismes comprennent les administrations des provinces et des territoires, les administrations municipales et les gouvernements d’autres pays.

En 2022-23, le MPO n’a reçu aucune demande de consultation de la part d’autres institutions gouvernementales du Canada ou d’autres organismes.

Survol des renseignements communiqués

Au cours de la période visée par le rapport, le Secrétariat de l’AIPRP a traité 58 228 pages pertinentes au total en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Des pages pertinentes traitées, 22 487 pages (38,6 %) ont été divulguées en totalité ou en partie.

Parmi les 86 demandes traitées au cours de la période visée par le rapport, 68 des demandes était pertinentes. Parmi ces 68 demandes traitées au cours de la période visée, trois demandes ont nécessité le traitement de plus de 5 000 pages. Le nombre de pages traitées dans le cadre de ces trois demandes s’élevait à 28 746. Cela représente 49 % du nombre total de pages traitées.

Lorsque le traitement d’une demande est terminé, le demandeur peut recevoir les renseignements sur support papier ou électronique, ou il peut consulter les documents dans un des bureaux du MPO. Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a donné accès, en totalité ou en partie, aux documents pertinents dans le cas de 52 demandes. Dans 21 (40 %) de ces demandes, les informations ont été communiquées sous forme papier et dans 31 (60 %) demandes, les informations ont été communiquées sous forme électronique.

Dispositions

En 2022-23, le MPO a répondu aux 86 demandes de la façon suivante :

• communication totale – Dans 10 cas (12 %), tous les renseignements pertinents ont été communiqués en totalité au demandeur.
• communication partielle – Dans 42 cas (49 %), les demandeurs ont obtenu un accès partiel aux renseignements;
  • aucun document – Dans 18 cas (21 %), aucun document pertinent ne relevait du MPO et
  • demande abandonnée – Dans 16 cas (18 %), le demandeur a abandonné sa demande.
• aucune demande n'a été traitée lorsque tous les renseignements étaient exemptés ou exclus ou que le MPO ne pouvait ni confirmer ni nier l'existence des renseignements demandés.

Exemptions et exclusions

Les exemptions désignent les dispositions de la Loi qui autorisent ou obligent le responsable d’une institution fédérale à refuser l’accès à des renseignements demandés en vertu de la Loi. Pour ce qui est des demandes traitées pendant la période de rapport, le MPO a invoqué les exemptions prévues aux paragraphes 23(a) ainsi que à l’article 26 et 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

En 2022-2023, l’article 26 est la disposition qui a été la plus souvent invoquée. Cet article a été utilisé dans 39 demandes pour protéger les renseignements personnels concernant des personnes autres que le demandeur.

Le tableau suivant montre les exemptions les plus fréquemment invoquées par le MPO en 2022-23.

Les exclusions désignent les dispositions de la Loi qui excluent certains documents de l’application de cette dernière. La Loi ne s’applique pas aux documents publiés et, en vertu de l’article 69 et 70, aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine (documents confidentiels du Cabinet. En 2022-23, il n’y a eu aucune demande pour laquelle les documents ont été exclus de l’application de la Loi.

Répercussions de la COVID-19 sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de la période de rapport, la COVID-19 n’a pas eu d’incidence sur les activités de l’AIPRP du MPO.

Autres demandes

En plus de traiter les demandes en vertu de la Loi, d’élaborer des outils stratégiques et de donner des formations, le Secrétariat de l’AIPRP s’engage dans de nombreuses activités liées à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces activités comprennent les suivantes :

• la collaboration avec les responsables des programmes ministériels afin d’atténuer les risques en matière de protection des renseignements personnels;
• la divulgation de renseignements en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• l’examen des rapports d’enquête administrative du point de vue de la protection des renseignements personnels;
• la réponse aux demandes de conseils émanant du MPO concernant les évaluations de facteurs relatifs à la vie privée, les énoncés de confidentialité, les ententes et les contrats de partage d’informations qui impliquent le partage de renseignements personnels; et
• la communication de renseignements en dehors du processus officiel prescrit en vertu de la Loi, s’il y a lieu.

Au cours de cette période de rapport, l’AIPRP a également mené à bien des enquêtes sur des cas de violations potentielles de la vie privée, dont quatre ont été considérées comme des atteintes substantielles à la vie privée.

Rapports d’enquête en matière de harcèlement et de violence dans le lieu de travail

L’AIPRP continue d’examiner les rapports d’enquête sous l’angle de la protection de la vie privée avant de les divulguer, y compris aux parties concernées. Ce service fourni par le secrétariat de l’AIPRP comprend l’examen des rapports d’enquête sur le harcèlement et la violence dans le lieu de travail, conformément aux exigences du projet de loi C-65. Ces rapports sont examinés afin de protéger les renseignements susceptibles de révéler directement ou indirectement l’identité des personnes concernées.

Divulgations aux organismes d’enquête fédéraux

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels décrit certaines circonstances dans lesquelles les renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale peuvent être communiqués sans le consentement de la personne qu’ils concernent.

L’alinéa 8(2)e) autorise les institutions à communiquer des renseignements personnels à un organisme d’enquête fédéral figurant à l’annexe II du Règlement sur la protection des renseignements personnels qui en fait la demande par écrit en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d’enquêtes licites.

Formation et sensibilisation

Conformément aux exigences de la Politique sur la protection des renseignements personnels du MPO, les employés et les gestionnaires de tous les niveaux doivent suivre une formation sur la protection des renseignements personnels au moins une fois tous les cinq ans. À l’appui de cette politique, le MPO fait la promotion de la sensibilisation aux lois fédérales sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels et aux responsabilités correspondantes des employés du MPO au moyen d’une formation continue, d’un bulletin trimestriel, d’articles informatifs et d’activités de sensibilisation.

Le Secrétariat de l’AIPRP a continué d’offrir des formations aux employés et aux gestionnaires à tous les niveaux dans le cadre d’un calendrier de formation prévisible de 12 mois qui a été mis en œuvre au cours de la période de rapport 2021-2022. Le Secrétariat de l’AIPRP a également observé une augmentation des demandes de formation ad hoc, proposée sur demande et adaptée aux besoins des programmes.

Le contenu de la formation et de la sensibilisation a également été mis à jour afin d’améliorer l’expérience d’apprentissage des participants dans un environnement virtuel grâce à l’utilisation de divers outils interactifs. La formation virtuelle a également permis au MPO de répondre aux besoins de formation de divers groupes au sein du ministère, y compris dans les régions. Au cours de la période de référence 2022-23, 2 352 participants ont reçu une formation sur l’AIPRP dans le cadre de séances offertes par le Secrétariat de l’AIPRP. Ces séances ont porté sur le traitement des demandes d’accès à l’information, la protection et la gestion des renseignements personnels et le respect des exigences en matière de publication proactive.

Le Secrétariat de l’AIPRP a également déployé des efforts supplémentaires pour promouvoir l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) auprès des employés du MPO, ce qui s’est traduit par une augmentation de 9 % de la participation globale par rapport à l’exercice précédent. Au cours de cette période de rapport, 741 participants ont suivi les cours de formation de l’EFPC sur l’AIPRP.

Le tableau 5 présente toutes les activités de formation liées à l’AIPRP entreprises au cours de la période de référence.

Tableau 5 : Activités de formation et de sensibilisation liées à l’AIPRP en 2022-23

Le Secrétariat de l’AIPRP a continué de promouvoir la sensibilisation à la formation afin de s’assurer que tous les employés ont suivi la formation obligatoire sur la protection de la vie privée et qu’ils connaissent les politiques, les procédures et les responsabilités légales en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’AIPRP dispense également des formations à la suite du traitement de dossiers ou lorsque les tendances de l’AIPRP indiquent un besoin de sensibilisation à la protection de la vie privée sur un sujet précis. En outre, l’AIPRP reconnaît les possibilités de formation et de sensibilisation lors de la rédaction des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et offrira une formation spécifique aux programmes concernés. L’AIPRP publie régulièrement des articles dans le bulletin ministériel afin de fournir aux employés des renseignements et des conseils sur les principes et les meilleures pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Des activités ont également été organisées tout au long de la période de rapport pour célébrer la Journée de la protection des données, la Semaine de la sensibilisation à la protection de la vie privée et la Semaine du droit à l’information.

Politiques, lignes directrices et procédures

Le Secrétariat de l’AIPRP poursuit la révision de l’ensemble de politiques de l’AIPRP du MPO, au besoin. La suite d'outils politiques a été élaborée pour aider les employés du MPO à comprendre leurs responsabilités en ce qui concerne la protection des renseignements personnels. L’ensemble de politiques comprend la Politique du MPO sur la protection des renseignements personnels, la Directive du MPO sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, la norme du MPO sur les atteintes à la vie privée, la norme sur la communication autorisée de renseignements personnels, ainsi que des outils connexes, comme les Lignes directrices sur la communication informelle de renseignements, l’Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : analyse des besoins, les modèles d’Avis de confidentialité et les formulaires de signalement d’atteinte à la vie privée.

Initiatives et projets visant à améliorer la protection de la vie privée

Stratégie numérique

Tout au long de la période de rapport, le Secrétariat de l’AIPRP a continué de développer sa stratégie numérique lancée au cours de la période de référence 2019-2020. Au cours de la période de rapport, l’utilisation des Outils de gestion d’AIPRP en ligne (OGAEL) a augmenté pour les demandes soumises au MPO et les dossiers de réponse envoyés aux demandeurs. Le MPO a continué d’utiliser des solutions numériques telles que Connexion postel, WeTransfer et le courrier électronique pour faciliter la transmission des réponses de l’AI aux demandeurs.

La mise en œuvre par le Secrétariat de solutions numériques, a permis au Ministère de continuer à respecter ses obligations législatives en matière de fourniture de documents recevables aux demandeurs, tout en réduisant son empreinte carbone.

Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes

Le Commissaire à la protection de la vie privée examine toute plainte résultant d’un refus de la part du responsable d’une institution gouvernementale de divulguer des renseignements personnels. Le MPO examine les résultats de chaque enquête et vérification du Commissaire à la protection de la vie privée. Le cas échéant, le MPO intègre les leçons apprises aux processus opérationnels.

En 2022-2023, le MPO a reçu neuf plaintes du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) concernant des demandes officielles de protection de la vie privée, dont deux ont été traitées. Ces deux plaintes sont le résultat de la priorisation de ces dossiers afin d’achever l’examen des nombreuses pages de documents faisant l’objet des demandes. Les sept autres plaintes sont en cours d’examen, et l’une d’entre elles fait l’objet d’un litige contentieux.

Le CPVP a reçu six autres plaintes qui n’étaient pas liées à des demandes officielles de protection de la vie privée. Les plaignants dans ces plaintes ont allégué la collecte, l’utilisation, la divulgation ou la conservation inappropriées ou non autorisées de leurs renseignements personnels. Le MPO a collaboré avec le CPVP pour résoudre trois de ces plaintes au moyen du processus de résolution rapide du CPVP. Les trois autres plaintes, dont deux concernent la mise en œuvre par le MPO de la politique du SCT relative à la vaccination contre la COVID-19, étaient toujours actives à la fin de la période de rapport.

Atteintes substantielles à la vie privée

Le Commissariat à la protection de la vie privée définit une atteinte à la vie privée comme étant la perte de renseignements personnels ou l'accès non autorisé à ceux-ci, ou leur divulgation. Selon la définition du SCT, une atteinte à la vie privée est réputée substantielle si elle concerne des renseignements personnels sensibles et si on peut raisonnablement penser qu'elle risque de causer un préjudice ou un dommage sérieux à la personne ou si elle touche un grand nombre de personnes.

Au cours de la période de rapport, le Secrétariat de l’AIPRP du MPO a signalé au CPVP et au SCT 4 atteintes substantielles à la vie privée. Une description de la nature de chaque atteinte substantielle de la vie privée et un résumé des mesures prises à la suite de chacune d’entre elles sont décrits ci-dessous.

1. La divulgation inappropriée ou non autorisée – Des renseignements personnels sur des candidats étudiants ont été envoyés à un destinataire involontaire. L’atteinte a été immédiatement contenue par la désactivation des liens.
2. L’accès et la divulgation incorrects ou non autorisés – Des  renseignements personnels ont été divulgués sans les limiter au « besoin de savoir » des destinataires. Des mesures immédiates ont été prises pour contenir l’atteinte à la vie privée, notamment en veillant à ce que les destinataires suppriment les renseignements qui leur ont été communiqués par erreur.
3. L’accès et la conservation inappropriés ou non autorisés – Les renseignements personnels ont été stockés électroniquement sans des contrôles appropriés pour en limiter l’accès. Le secteur responsable du programme qui possède les dossiers concernés a été informé, et les autorisations d’accès ont été corrigées.
4. L'accès et la conservation inappropriés ou non autorisés – Les renseignements personnels ont été stockés électroniquement sans des contrôles appropriés pour en limiter l’accès. Des mesures immédiates ont été prises pour modifier les contrôles d’accès.

En réponse à ces atteintes substantielles à la vie privée, l’AIPRP a recommandé des mesures pour éviter que chaque incident ne se reproduise. Les recommandations portaient notamment sur la mise à jour de la formation de sensibilisation à la protection de la vie privée et à la sécurité, la consultation de la gestion de l’information le cas échéant, et l’essai de solutions de stockage électronique nouvelles ou modifiées avant leur mise en œuvre.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Afin de remplir son mandat, le MPO doit entreprendre des activités qui requièrent souvent la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels. Conformément aux politiques et directives du SCT, le MPO se sert d’Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) à titre d’outils de gestion du risque pour déterminer si les programmes, les initiatives ou les projets du Ministère (nouveaux ou ayant subi des modifications importantes) présentent des risques en matière de protection de la vie privée lorsqu’ils nécessitent la collecte, l’utilisation et la conservation de renseignements personnels.

Pendant la période d'établissement de rapport, trois ÉFVP ont été complétées. Deux d’entre elles concernaient l’Initiative de la Stratégie relative au saumon du Pacifique, et l’autre concernait le port de caméras d’intervention par les agents des pêches. Une brève description de chaque ÉFVP et des liens vers leurs résumés sur le site Web du MPO se trouvent ici :

Stratégie relative au saumon du Pacifique, initiative 15.2

L’initiative 15.2 ISSP permet aux détenteurs de permis de pêche commerciale qui quittent l’industrie de recevoir une compensation à la valeur du marché pour leur permis.

Stratégie relative au saumon du Pacifique, initiative 15.3

Afin de soutenir la conservation du saumon du Pacifique et d’apporter plus de stabilité et de clarté aux pêcheurs commerciaux, le MPO a lancé un programme de fermeture à long terme de la pêche commerciale au saumon dans les zones où la conservation est préoccupante. L’initiative 15.3 apporte un soutien financier à court terme aux pêcheurs commerciaux autochtones afin d’atténuer les conséquences socio-économiques de la fermeture à long terme de la pêche non sélective dans les zones préoccupantes.

Projet pilote sur le port de caméras d’intervention par les agents des pêches

La caméra d’intervention des agents des pêches est un projet pilote dans le cadre duquel la Direction de la conservation et de la protection du MPO testera l’utilisation des caméras d’intervention à petite échelle dans les régions des Maritimes et du Pacifique.

Divulgations dans l’intérêt public

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels décrit certaines circonstances dans lesquelles les renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale peuvent être communiqués sans le consentement de la personne qu’ils concernent.

L’alinéa 8(2)(m) autorise les institutions à communiquer des renseignements personnels dans les cas où des raisons d’intérêt public justifieraient clairement une éventuelle violation de la vie privée, ou dans les cas où l’individu concerné en tirerait un avantage certain.

En 2022-23, le MPO a effectué une divulgation en vertu de l’alinéa 8(2)m). Il s’agissait de la divulgation de renseignements personnels concernant un employé du MPO à son superviseur en raison de préoccupations liées à la sécurité de l’employé. Conformément à la norme sur la communication autorisée de renseignements personnels du MPO en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le CPVP a été avisé avant que la divulgation ne soit effectuée.

Surveillance de la conformité

Le MPO s’efforce de respecter les délais prescrits et surveille activement le temps consacré au traitement des demandes relatives à l’accès à l’information. La surveillance commence dès que le Secrétariat de l’AIPRP du MPO reçoit une demande, qu’elle est saisie dans le système de gestion des cas et qu’elle est attribuée à un analyste. Toutes les demandes, y compris les demandes de consultation et les demandes de conseils non officiels ou d’examen des documents, sont saisies dans le système de gestion des cas aux fins de suivi. Ce suivi électronique des délais est essentiel, car les analystes travaillent sur de nombreuses demandes assorties d’actions ayant une échéance précise, à n’importe quel moment donné. Les analystes se réunissent avec leurs chefs d’équipe respectifs toutes les semaines en vue de définir les problèmes liés aux demandes qui pourraient entraîner des retards. Les problèmes sont soulevés auprès de l’équipe de gestion de l’AIPRP, au besoin. Le directeur et les directeurs adjoints du Secrétariat de l’AIPRP participent aux dossiers lorsqu’ils peuvent se servir de leur pouvoir à titre de délégués de la ministre en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour promouvoir le respect des délais et des produits à livrer.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Annexe B : Rapport statistique de 2022-23 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

1.2 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Format des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par dispositions des demandes

3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par dispositions des demandes

3.5.7 Autres complexités

3.6 Demandes fermée

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 – Prorogations

6.1 Motifs des prorogations

6.2 Durée des prorogations

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 – Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution et centraux

Section 11 – Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalée

11.2 Atteintes à la vie privée signalée non-substantielles

Section 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts répartis

12.2 Ressources humaines

Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales.