Secrétariat canadien des avis scientifiques
Guide à l’intention des participants aux réunions d’examen scientifique par les pairs

1. Titre

Guide à l’intention des participants aux réunions d’examen scientifique par les pairs du Secrétariat canadien des avis scientifiques (SCAS)

2. Objectif

L’objectif de ce guide est de décrire ce qui est attendu des participants avant, pendant et après les réunions d’examen par les pairs du SCAS, que ce soit en personne ou virtuellement.

3. Contexte

Le SCAS s'appuie sur la diversité des opinions scientifiques exprimées par les participants à l'examen par les pairs, et apprécie leur contribution en termes de temps et d'expertise pour s'assurer que le Ministère et les Canadiens reçoivent des avis scientifiques de la plus haute qualité.

Les réunions d’examen scientifique par les pairs, organisées par le SCAS, sont des lieux d’examen technique des renseignements scientifiques qui permettent de formuler des avis scientifiques fondés sur un consensus. L'objectif du processus CSAS est de générer des avis scientifiques impartiaux et rigoureux. Les participants à l’examen par les pairs doivent agir en tant qu’experts indépendants.

Conformément à la Politique sur la participation aux réunions d’examen par les pairs du SCAS, les participants sont choisis en fonction de leur expertise en ce qui a trait au sujet discuté et décrit dans le cadre de référence de la réunion. Tous les participants doivent contribuer activement à la discussion d’examen par les pairs.

Les observateurs ne sont pas autorisés, mais le Comité directeur peut approuver au cas par cas la participation de personnes à des fins de perfectionnement professionnel.

4. Invitations

Les invitations aux réunions d’examen par les pairs sont envoyées par courriel par le bureau du SCAS qui organise la réunion ou par le président de la réunion d’examen par les pairs. Les invitations ne sont pas transférables; elles ne doivent pas être transmises à une autre personne ou organisation. Si les invités ne sont pas en mesure de participer, ils peuvent suggérer des remplaçants dans leur réponse à l’invitation. Seules les personnes qui ont de l’expérience scientifique et de l’expertise sur le sujet à l’étude peuvent participer.

Les invitations aux réunions d’examen par les pairs du SCAS comprennent le sujet de la réunion, son cadre de référence, les dates et le lieu de la réunion. Elles peuvent aussi préciser le travail préalable que les participants doivent effectuer avant la réunion. On demande aussi aux invités de lire la Politique sur les conflits d’intérêts dans les processus d’examen par les pairs du SCAS et ce Guide.

Il est demandé à tous les invités de lire la politique sur les conflits d’intérêt, car le fait d'accepter l'invitation signifie que le participant a lu la politique, accepte de la respecter et s'engage à rester objectif tout au long du processus d'évaluation par les pairs. Toute question concernant la présente politique ou tout autre aspect de la réunion d'évaluation par les pairs doit être adressée au président de la réunion d'évaluation par les pairs ou au bureau du SCAS avant d'accepter l'invitation.

De plus, il est demandé aux participants potentiels à la réunion de prendre connaissance de toutes les attentes énoncées dans le présent document avant d’accepter l’invitation à participer à un examen par les pairs du SCAS.

5. Avant la réunion d’examen par les pairs

Les participants recevront les documents du bureau du CSAS avant la réunion. Ces documents ne devraient pas être redistribués ou partagés; ils sont considérés comme des travaux confidentiels de l’auteur et peuvent donc être modifiés jusqu’à ce que les documents soient examinés et pleinement approuvés par le Ministère et publiés sur le site Web du SCAS.

On s’attend à ce que tous les participants lisent les documents de travail de la réunion à l’avance et qu’ils soient préparés à faire des commentaires sur les documents de travail pendant la réunion d’examen par les pairs.

Les participants à l’examen par les pairs peuvent être invités dans l’invitation ou dans une correspondance subséquente à fournir un examen écrit complet et critique des documents de travail de la réunion, à présenter au(x) président(s) à une date précise avant le début de la réunion. D’autres tâches peuvent également être demandées par le Comité directeur avant la réunion.

Bien que tous les participants soient par définition des réviseurs, un réviseur officiel désigné peut être identifié parmi les autres réviseurs et peut fournir des commentaires écrits détaillés sur le (s) document (s) de travail. L'examinateur officiel peut également être invité à présenter ces commentaires à la réunion d'examen par les pairs.

6. Pendant la réunion d’examen par les pairs

On demande aux participants d’être présents pendant toute la durée de la réunion d’examen par les pairs et ils ne doivent pas chercher à être remplacés au cours de l’examen par les pairs, sauf dans de rares circonstances et seulement avec l’approbation du ou des présidents et/ou du bureau du SCAS.

En réalisant un examen scientifique objectif par les pairs du travail des autres, on demande aux participants de formuler des commentaires constructifs et impartiaux fondés sur des données probantes, libres de différends personnels ou de désaccord non scientifique.

Les examinateurs doivent être des experts actifs et objectifs du sujet examiné et contribuer ouvertement et pleinement à l’examen critique de l’information et de l’analyse scientifique en fonction du cadre de référence de la réunion. Ainsi, le Ministère reçoit toute l’information dont il a besoin pour fournir les meilleurs avis scientifiques possible.

Le rôle du ou des président (s) de la réunion d’examen par les pairs est de diriger et de gérer la réunion. Le (s) président (s) veilleront à ce que tous les participants aient l’occasion de s'exprimer et à ce que le code de conduite décrit ci-dessous soit respecté. Pour encourager la participation, le président peut faire appel à n'importe qui à tout moment.

7. Code de conduite des participants

Pour veiller à ce que les réunions d’examen(que ce soit en personne ou virtuellement) par les pairs soient efficaces et maintiennent un ton professionnel et respectueux, les participants doivent :

• arriver/se brancher à la réunion à l’heure;
• avoir lu tous les documents préalables à la réunion et avoir pris note à l’avance des préoccupations, commentaires et questions;
• être prêts à participer activement à la discussion;
• respecter les sources de connaissances, valeurs, expérience, expertise et points de vue des autres participants;
• orienter les discussions sur les faits et les preuves;
• se concentrer sur la méthodologie et les conclusions, pas sur les implications des avis scientifique;
• parler clairement, écouter attentivement et demander des éclaircissements si un point n’est pas compris;
• être aussi concis et brefs que possible;
• s’abstenir de participer à des discussions parallèles pendant que le président ou d’autres personnes s’expriment;
• faire part de toutes les données et observations pertinentes;
• exprimer librement ses opinions dissidentes, même si vous êtes seul en désaccord ;
• mettre les idées à l’épreuve et en question de manière constructive;
• expliquer les ententes ou les désaccords;
• rechercher des points d’entente et de consensus;
• protéger les renseignements confidentiels ou exclusifs communiqués par des personnes, des collectivités ou des entités aux fins de l’examen par les pairs du SCAS;
• s’abstenir de crier, d’utiliser un langage grossier, de formuler des menaces ou d’agir d’une manière qui pourrait être perçue comme menaçante.

La présidence rappellera aux participants qui n'adoptent pas un comportement professionnel et respectueux des attentes énoncées ci-dessus. En cas de manquement répété au code, le président peut demander au participant de quitter la totalité ou une partie de la réunion, ce qui pourrait nuire à sa participation future aux processus du SCAS.

8. Après la réunion d’examen par les pairs

Les participants doivent :

• assurer la confidentialité des avis scientifiques et de tous les documents liés aux réunions jusqu’à ce que les avis aient été publiés sur le site Web du SCAS, ou jusqu’à ce que le bureau du SCAS ait autorisé la diffusion des avis, p. ex. pour une séance d’information technique ou à, ou un autre forum;
• revoir au besoin l’ébauche de l’avis scientifique (RAS) dans les délais prescrits;
• respecter ce qui a été convenu lors de la réunion (c'est-à-dire les faits saillants, des parties ou la totalité du RAS).
• s'abstenir de rouvrir les désaccords qui ont été exprimés et résolus au cours de la réunion d'évaluation par les pairs, ou de soulever de nouveaux points de désaccord. Tous ces sujets de préoccupation doivent être identifiés et résolus au cours de la réunion.

En raison de la nature de certains des travaux examinés, l'intérêt du public et des médias pour les avis scientifiques concernant des sujets spécifiques soumis à l'examen par les pairs est parfois élevé. Pour informer le public une fois qu’un consensus scientifique aura été obtenu et que les points saillants auront été, une séance d’information technique pourra être organisée peu après la fin de la réunion d’examen par les pairs pour discuter de ces points avec les intervenants, puis avec les médias. Ces séances d’information sont tenues à la discrétion du Ministère.

9. Application et autorité

Pour les processus régionaux d’examen par les pairs, l’autorité chargée de l’application du présent guide politique est le directeur régional des Sciences.

Pour les processus d’examen par les pairs au niveau de la zone, l’autorité chargée de l’application du présent guide est le directeur régional des Sciences de la région qui dirige ou coordonne le processus d’examen par les pairs.

Pour les processus nationaux, l’autorité chargée de l’application du présent guide est le directeur exécutif des Programmes scientifiques.

Les questions sur la politique peuvent être envoyées par courriel à :

Directrice exécutive, Programmes scientifiques
Sciences des écosystèmes et des océans
Pêches et Océans Canada
CSAS-SCCS@dfo-mpo.gc.ca

10. Date de la dernière révision :

Février 2021