Rapport annuel au Parlement sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2023-2024

Table des matières

• Introduction
  • Objectif de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Mandat de Pêches et Océans Canada
• Structure organisationnelle
  • Organisation du Ministère
  • Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
• Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Rendement pour 2023‑2024
  • Aperçu des demandes présentées en 2023‑24 en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
    • Présomption de refus
    • Délai de traitement
    • Demandes actives qui sont en suspens par rapport aux périodes de référence précédentes
    • Plaintes actives en suspens depuis les périodes de référence précédentes
    • Prorogation des délais
    • Délais de traitement des demandes de consultation relatives aux documents confidentiels du Cabinet
    • Consultations
    • Aperçu des renseignements divulgués
  • Mesures prises
    • Exemptions et exclusions
• Autres demandes
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices et procédures
• Initiatives et projets visant à améliorer l’accès à l’information
  • Stratégie numérique
• Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes
• Atteintes substantielles à la vie privée
• Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
• Divulgations dans l’intérêt public
• Surveillance de la conformité
• Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Annexe B : Rapport statistique de 2023-2024 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Objectif de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. La Loi protège la vie privée des particuliers pour ce qui est des renseignements détenus à leur sujet en imposant des limites à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels par les institutions fédérales. La Loi accorde également aux particuliers un droit d’accès à leurs renseignements personnels détenus par les institutions fédérales et le droit de demander que des corrections soient apportées à ces renseignements.

L’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels exige que le responsable de chaque institution gouvernementale rédige et dépose au Parlement un rapport sur l’application de la Loi dans cette institution à la fin de chaque exercice financier

Le présent rapport annuel décrit la façon dont Pêches et Océans Canada (MPO) a appliqué la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période allant du 1er avril 2023 au 31 mars 2024. Le rapport est déposé à la Chambre des communes et au Sénat durant l’un des 15 premiers jours de séance au cours desquels la Chambre siège après le 1er septembre 2024.

Mandat de Pêches et Océans Canada

Le MPO est responsable de la protection des eaux canadiennes et de la gestion des ressources halieutiques et océaniques du Canada. Le MPO contribue à garantir des écosystèmes aquatiques sains et durables grâce à la protection de l’habitat et aux recherches scientifiques rigoureuses. Le MPO appuie la croissance économique dans les secteurs maritimes et des pêches et l’innovation dans des domaines comme l’aquaculture et la biotechnologie. Le MPO s’engage à collaborer avec les pêcheurs, les collectivités côtières et les peuples autochtones afin d’assurer leur prospérité à long terme, laquelle repose sur le poisson et les fruits de mer.

La Garde côtière canadienne (GCC) est un organisme de service spécial du MPO qui travaille pour assurer la sécurité de tous les navigateurs dans les eaux canadiennes et à protéger l’environnement marin du Canada. Elle soutient la croissance économique du Canada grâce au transport sûr et efficace lié au commerce maritime dans les eaux canadiennes et à l’extérieur de celles‑ci. La GCC contribue à assurer la souveraineté et la sécurité du Canada par sa présence dans les eaux canadiennes. La GCC appuie également d’autres organisations gouvernementales en maintenant une flotte civile et une vaste infrastructure côtière.

Structure organisationnelle

Organisation du Ministère

Le MPO assure une présence partout au Canada. La plupart de ses employés travaillent hors de l’administration centrale nationale, dans l’une des sept régions du MPO ou des quatre régions opérationnelles de la GCC. L’administration centrale, située à Ottawa, établit des objectifs, des politiques, des procédures et des normes à l’échelle nationale pour le MPO et la GCC. Les régions sont responsables de l’exécution de programmes et d’activités selon les priorités nationales et régionales, ainsi qu’en fonction des paramètres nationaux de rendement.

Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le directeur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relevait du directeur général de la Direction des affaires publiques durant la période de rapport.

Le directeur de l’AIPRP est responsable de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces relatifs à l’AIPRP. Ce mandat permet de veiller à ce que soient assumées les responsabilités du MPO en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et que le traitement et la divulgation des renseignements soient effectués de manière conforme.

Le Secrétariat de l’AIPRP est divisé en deux secteurs d’activité selon leurs principales fonctions, et les secteurs d’activité sont gérés par des directeurs adjoints. Un secteur d’activité est chargé du traitement des demandes officielles effectuées en vertu de la Loi, tandis que l’autre s’occupe des autres activités relatives à l’application de la Loi au sein du MPO.

La Division des opérations est responsable des activités suivantes :

• Traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• Répondre aux demandes de consultation d’autres gouvernements ou d’autres institutions fédérales;
• Appuyer les obligations de conformité législative de Pêches et Océans Canada en vertu des lois en fournissant des conseils et une orientation à la haute direction et au personnel du Ministère concernant les lois sur l’AIPRP;
• Représenter Pêches et Océans Canada dans les communautés de praticiens de l’AIPRP, comme aux réunions de la collectivité de l’AIPRP du SCT;
• Rédiger et mettre en œuvre des procédures internes en matière d’AIPRP, des documents d’orientation et des outils de travail sur l’administration des lois.

La Division des opérations est appuyée par :

• une unité de réception, qui supervise toutes les demandes reçues et assure la liaison avec les demandeurs, les programmes et les régions;
• un groupe de soutien administratif, qui est chargé de la numérisation et du téléversement des dossiers, de la gestion des dossiers et du contrôle de la qualité;
• une équipe d’analystes responsable du traitement global des demandes, y compris l’examen des dossiers.

La Division des politiques et de la protection des renseignements personnels (DPRP) de l’AIPRP agit à titre de centre des politiques et de la gouvernance de l’AIPRP pour Pêches et Océans Canada et est responsable de bon nombre des responsabilités restantes liées à l’administration de la Loi. La DPRP :

• Fournit des conseils aux fonctionnaires du Ministère sur les questions d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels;
• Supervise les exigences en matière de publication proactive et de production de rapports, ce qui comprend la mise à jour du chapitre Info Source de Pêches et Océans Canada et la production de rapports statistiques et de rapports annuels sur l’administration des lois;
• Enquête sur les incidents soupçonnés d’atteinte à la vie privée et intervient à cet effet;
• Aide les programmes de Pêches et Océans Canada à effectuer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, des fichiers de renseignements personnels et des énoncés d’avis de confidentialité conformément aux exigences du SCT.
• Conseille la haute direction sur les changements liés aux lois et aux politiques pertinentes du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT);
• Assure la liaison avec l’ensemble de la collectivité de l’AIPRP;
• Appuie le programme d’AIPRP au niveau des processus de dotation et de l’embauche de ressources contractuelles;
• Maintient ses outils de gestion de cas, y compris la direction de projets stratégiques visant à améliorer l’exécution globale du programme d’AIPRP;
• Assure le suivi du rendement du Ministère et coordonne la formation sur l’accès à l’information afin d’assurer l’application saine et continue des lois.

Le Secrétariat de l’AIPRP travaille avec un réseau de personnes-ressources de l’AIPRP de chaque bureau de première responsabilité (BPR) au sein du Ministère qui agissent à titre d’agents de liaison pour leur région, secteur ou programme respectif.

Au total, tout au long de la période visée par le présent rapport, le Secrétariat de l’AIPRP a employé environ 13,25 équivalents temps plein (ETP) consacrés aux activités liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cela comprenait 12.31 employés à temps plein, à temps partiel et occasionnel et étudiants.

Au cours de la période visée par le présent rapport, Pêches et Océans Canada n’était partie à aucune entente de service en vertu de l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

La ministre délègue la responsabilité de l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels du MPO au directeur ainsi qu’aux directeurs adjoints du Secrétariat de l’AIPRP. Une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs est fournie à l’annexe A.

Rendement pour 2023‑2024

Le rapport statistique concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels est rédigé par des institutions gouvernementales pour aider le SCT du Canada à analyser les tendances et à assurer une surveillance.

Le rapport statistique 2023‑24 complet du MPO sur la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve à l’annexe B. Les rapports statistiques des années précédentes peuvent être obtenus sur demande auprès du Secrétariat de l’AIPRP.

Aperçu des demandes présentées en 2023‑24 en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’analyse présentée dans cette section compare les données trouvées dans le rapport statistique de 2023‑24 du MPO concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels avec celles de 2020‑21, pour produire une analyse des tendances sur trois ans.

En 2023-2024, Pêches et Océans Canada a reçu 100 demandes en vertu de Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui représente une augmentation de 25% par rapport à la période précédente. Pêches et Océans Canada a également traité 11 153 demandes en suspens au cours des périodes de référence précédentes. Le Ministère a traité 93 de ces 111 demandes et a reporté 18 demandes à la période de référence suivante.

La conformité reste excellente pour 2023-2024.Sur les 93 demandes traitées, 86 ont été clôturées dans le délai prévu par la loi.

Comme le montre le tableau 1 ci-dessous, la conformité pour 2023-2024 était de 92.47% et illustre les fluctuations de la charge de travail au cours des trois dernières années.

Présomption de refus

Lorsqu’une institution gouvernementale ne répond pas à une demande ou ne donne pas accès à un document (en entier ou en partie) dans les délais prévus par la Loi (30 jours civils ou la durée d’une prorogation), l’institution est réputée avoir refusé l’accès. Cette situation est communément appelée « présomption de refus ».

Parmi les demandes qui ont été fermées pendant la période de rapport, le Secrétariat de l’AIPRP a fermé 7 demandes (7.5 %) après le délai prescrit.

Il est à noter que la principale raison du retard dans les trois demandes est liée à la charge de travail.

Délai de traitement

L’article 14 de la Loi oblige les institutions à fournir une réponse au demandeur dans les 30 jours suivant la réception de la demande ou à aviser le demandeur qu’une prorogation du délai est nécessaire. Des 93 demandes traitées au cours de la période visée par le rapport, 53 demandes (57 %) ont été traitées dans les 30 jours, 26 demandes (28 %) ont été traitées dans 31 à 60 jours, 11 demandes (12 %) ont été traitées dans 61 à 120 jours, une demande (1 %) a été traitées dans 121 à 180 jours, et deux demandes (2 %) ont nécessité plus de 365 jours pour être traitée.

Demandes actives qui sont en suspens par rapport aux périodes de référence précédentes

Comme le montre le tableau 2, le MPO a reporté un total de 18 demandes actives à la prochaine période de référence. Le tableau donne un aperçu de ces demandes selon la période visée par le rapport au cours de laquelle elles ont été reçues. Deux tiers des demandes actives reportées à la prochaine période de référence ont été reçues au cours de la période de rapport de référence 2023‑24.

Plaintes actives en suspens depuis les périodes de référence précédentes

Comme le montre le tableau 3, Pêches et Océans Canada avait 4 plaintes actives auprès du commissaire à la protection de la vie privée en date du dernier jour de la période visée par le rapport. Le tableau donne un aperçu de ces plaintes reportées à la période de référence suivante, selon la période de référence au cours de laquelle elles ont été reçues.

Prorogation des délais

L’article 15 de la Loi permet la prorogation des délais prévus par la loi si le traitement d’une demande dans le délai initial entrave de façon déraisonnable le fonctionnement du Ministère, si des consultations sont nécessaires, si des délais supplémentaires sont nécessaires aux fins de traduction ou pour convertir les renseignements personnels dans un autre format.

Motifs des prorogations et mesures prises pour les demandes

Au cours de la période visée par le rapport, 39 prorogations ont été accordées en vertu du sous-alinéa 15a)(i) parce que le traitement de la demande dans le délai initial entraverait de façon sérieuse le fonctionnement du MPO. Parmi celles-ci :

• huit prorogations ont été nécessaires pour déterminer les exemptions;
• treize exemptions ont été accordées en raison d’un grand nombre de pages;
• treize exemptions ont été accordées en raison d’un grand nombre de demandes;
• cinq exemptions ont été accordées parce que les documents étaient difficiles à obtenir.

Durée des prorogations

Toutes les prorogations accordées s’étendaient de 1 à 30 jours après le délai légal initial de 30 jours.

Délais de traitement des demandes de consultation relatives aux documents confidentiels du Cabinet

Le Secrétariat de l’AIPRP consulte l’Unité des services juridiques du MPO à propos de l’application de l’article 69 relativement à toutes les exclusions (documents confidentiels du Cabinet). À l’occasion, les Services juridiques transmettent la consultation au Bureau du Conseil privé (BCP) pour avoir un avis supplémentaire. Aux fins du rapport statistique, lorsqu’une consultation est transmise de cette manière, elle est enregistrée comme consultation du Bureau du Conseil privé au lieu de consultation des Services juridiques.

Le Secrétariat de l’AIPRP a reçu des réponses directement des Services juridiques concernant une consultation en 2023-2024. Une réponse a été reçue entre 31 et 60 jours.

Aucune consultation sur les documents confidentiels du Cabinet n’a été transmise au Bureau du Conseil privé au cours de la période de rapport 2023‑24.

Consultations

Lorsque d’autres institutions et organisations récupèrent des renseignements pour des demandes d’accès à l’information concernant Pêches et Océans Canada ou provenant de ce Ministère, elles peuvent consulter le Secrétariat de l’AIPRP du Ministère pour obtenir des recommandations sur la communication. Les autres institutions sont définies comme des institutions fédérales assujetties à la Loi sur l’accès à l’information. Les organisations comprennent les gouvernements des provinces, des territoires et des municipalités du Canada ainsi que les gouvernements d’États étrangers et les organismes internationaux d’États.

En 2023-2024, le MPO a reçu une demande de consultation. Aucune demande ne demeurait en suspens depuis la période de rapport précédente. La demande provenait d’une autre institution du gouvernement du Canada. Le MPO a traité la seule demande de consultation dans un délai de 30 jours.

Aperçu des renseignements divulgués

En 2023-2024, le Secrétariat de l’AIPRP a traité un total de 134,266 pages pertinentes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. De ce nombre, 76,708 pages traitées (57.1%) ont été divulguées en tout ou en partie.

Parmi les 93 demandes fermées au cours de la période visée par le rapport, 5 demandes ont nécessité un traitement de  plus de 5,000 pages. Un total de 106, 153 (79 %) pages ont été traitées pour ces 5 demandes

Lorsque le traitement d’une demande est terminé, le demandeur peut recevoir les renseignements sur support papier ou électronique, ou il peut consulter les documents dans un des bureaux de Pêches et Océans Canada Parmi les demandes de renseignements traitées au cours de l’année de référence, le format de divulgation en cause était le suivant : 12 en format de papier, 42 en format d’enregistrement électronique, and en format d’ensemble de données,

Mesures prises

Le tableau 4 présente la façon dont les 93 demandes traitées par Pêches et Océans en 2023-2024 ont été achevées.

Aucune demande n'a été traitée lorsque tous les renseignements étaient exemptés ou exclus.

Exemptions et exclusions

La Loi sur l’accès à l’information accorde au public le droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents du gouvernement fédéral relevant des institutions fédérales, sous réserve d’exceptions précises et limitées. Ces exceptions sont appelées des « exemptions » et des « exclusions ».

Les exemptions désignent les dispositions de la Loi qui autorisent ou obligent le responsable d’une institution fédérale à refuser l’accès à des renseignements demandés en vertu de la législation.

Les exclusions désignent les dispositions de la Loi qui excluent certains documents de l’application de cette dernière. Les documents exclus des exigences de la Loi comprennent les documents publiés et les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine (documents confidentiels du Cabinet).

Le tableau 5 montre les trois exceptions les plus fréquemment invoquées par Pêches et Océans Canada en 2023-2024.

Consultez l’annexe B pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des exemptions et des exclusions invoquées par le MPO en 2023‑24, présentées par article, paragraphe et alinéa. Aux fins du présent rapport, si une exemption ou une exclusion a été invoquée à plusieurs reprises dans une même demande, elle sera signalée une seule fois dans l’annexe B.

Autres demandes

En plus de traiter les demandes en vertu de la Loi, d’élaborer des outils stratégiques et d’offrir de la formation, le Secrétariat de l’AIPRP s’engage dans de nombreuses activités liées à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces activités comprennent les suivantes :

• prévenir, évaluer, limiter, atténuer et signaler les incidents d’atteinte à la vie privée conformément aux exigences de gestion des atteintes à la vie privée;
• superviser les divulgations en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi, par exemple à un organisme d’enquête en vertu de l’alinéa 8(2)e);
• appuyer les processus ministériels pour les présentations au CT;
• fournir des conseils et une orientation aux fonctionnaires ministériels sur les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, les énoncés de confidentialité et les ententes qui comportent des renseignements personnels, comme les protocoles d’entente, les ententes d’échange de renseignements et les contrats;
• divulguer des renseignements en dehors du processus officiel de demande de l’AIPRP, s’il y a lieu;
• examiner les rapports d’enquête du point de vue de la protection de la vie privée, afin de protéger les renseignements personnels au besoin, avant de faire une divulgation aux parties concernées. Voici quelques exemples : les rapports résultant d’incidents de harcèlement ou de violence en milieu de travail, d’inconduite, de manquement aux valeurs et à l’éthique, etc.

Formation et sensibilisation

Conformément aux exigences de la Politique sur la protection des renseignements personnels du MPO, les employés et les gestionnaires de tous les niveaux doivent suivre une formation sur la protection des renseignements personnels au moins une fois tous les cinq ans. À l’appui de cette politique, le MPO fait la promotion de la sensibilisation aux lois fédérales sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels et aux responsabilités correspondantes des employés du MPO au moyen d’une formation continue, d’un bulletin trimestriel, d’articles informatifs et d’activités de sensibilisation.

Le Secrétariat de l’AIPRP a continué d’offrir de la formation aux employés et aux gestionnaires de tous les niveaux au moyen d’un calendrier de formation prévisible de 12 mois qui a été mis en œuvre au cours de la période de référence 2021-2022. Le Secrétariat de l’AIPRP a également répondu aux demandes de séances de formation ponctuelles qui ont été offertes sur demande et adaptées aux besoins des programmes. L’AIPRP offre également de la formation à la suite du traitement des dossiers ou lorsque les tendances de l’AIPRP indiquent un besoin de formation sur un sujet précis lié à l’accès à l’information ou à la protection des renseignements personnels.

Le contenu de formation et de sensibilisation a été mis à jour régulièrement pour améliorer l’expérience d’apprentissage des participants dans un environnement hybride grâce à l’utilisation de divers outils interactifs et technologies au bureau. La formation virtuelle a continué de permettre à Pêches et Océans Canada de répondre aux besoins de formation de divers groupes dans l’ensemble du Ministère, y compris dans ses régions. Au cours de la période de référence 2023-2024, 1 213 participants ont reçu une formation sur l’AIPRP dans le cadre des séances offertes par le Secrétariat de l’AIPRP, dont 54 étaient des cadres supérieurs. Ces séances portaient sur le traitement des demandes d’accès à l’information et sur la protection et la gestion des renseignements personnels.

Au cours de la période visée par le rapport, le Secrétariat de l’AIPRP a également déployé des efforts supplémentaires pour promouvoir les cours proposés par l’École de la fonction publique du Canada (ÉPC) aux employés de Pêches et Océans Canada. Au cours de cette période, 357 participants de Pêches et Océans Canada ont suivi les cours de formation de l’EFPC sur l’AIPRP.

Le tableau 6 présente toutes les activités de formation liées à l’AIPRP entreprises au cours de la période de référence.

Le Secrétariat de l’AIPRP a continué de publier divers articles pour promouvoir la formation et la sensibilisation aux principes de protection de la vie privée ainsi qu’aux processus de demande d’AIPRP et aux pratiques exemplaires, et pour s’assurer que tous les employés suivent une formation obligatoire et sont au courant des politiques, des procédures et des responsabilités légales en vertu des deux lois.

De plus, le Secrétariat de l’AIPRP a continué de mobiliser les personnes-ressources de l’AIPRP dans l’ensemble du Ministère au moyen de réunions régulières. Ces réunions servent de tribune supplémentaire pour communiquer de nouveaux renseignements et de nouvelles directives aux personnes-ressources de l’AIPRP sur divers sujets, comme le processus de récupération de documents, le respect des exigences en matière de publication proactive, le processus d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, les responsabilités et les attentes liées à l’AIPRP, et les possibilités d’amélioration au sein du Ministère.

En septembre, le Secrétariat de l’AIPRP a célébré la Semaine du droit de savoir, afin de sensibiliser le public au droit d’accès à l’information gouvernementale et de promouvoir la liberté d’information en tant qu’élément essentiel à la démocratie et à la bonne gouvernance. Les événements comprenaient un événement hybride et très fréquenté en personne du groupe de conférenciers axé sur la souveraineté des données autochtones, la collecte et l’utilisation du savoir traditionnel autochtone par les institutions gouvernementales et les obstacles auxquels font face les peuples autochtones en ce qui concerne l’accès à l’information gouvernementale. Le groupe de conférenciers comprenait des représentants de Pêches et Océans Canada, du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC). Les activités de la Semaine du droit de savoir comprenaient également un magazine interactif, un questionnaire de la Semaine du droit de savoir et un kiosque d’information fréquemment visité.

Politiques, lignes directrices et procédures

Le Secrétariat de l’AIPRP a continué de mettre en œuvre les instruments de politique du SCT, y compris les révisions et les mises à jour introduites au cours de la période visée par le rapport, et a apporté des révisions à l’ensemble des politiques d’AIPRP du Ministère au besoin. L’ensemble d’outils a été mis au point en vue d’aider les employés de Pêches et Océans Canada à comprendre leurs responsabilités en ce qui concerne la protection des renseignements personnels. L’ensemble de politiques comprend la Politique sur la protection des renseignements personnels de Pêches et Océans Canada, la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, la norme sur les atteintes à la vie privée, la norme sur la communication autorisée de renseignements personnels, le cadre de divulgation proactive, ainsi que des outils connexes tels que les Directives sur la communication informelle de renseignements et divers formulaires et modèles en vue d’assurer la conformité ministérielle aux exigences juridiques en matière d’AIPRP.

Initiatives et projets visant à améliorer l’accès à l’information

Stratégie numérique

Le Secrétariat de l’AIPRP a continué d’élargir sa stratégie numérique qui a été lancée au cours de la période de référence 2019-2020. La mise en œuvre de solutions numériques par le Secrétariat de l’AIPRP au fil des ans a permis au Ministère de continuer à respecter ses obligations législatives de fournir des documents adaptés aux demandeurs tout en réduisant l’empreinte carbone du Ministère.

En 2023-2024, le Ministère a fait une acquisition qui permettra de répondre aux demandes en vertu de la LAI et de la Loi sur la protection des renseignements personnels lorsqu’elle sera mise en œuvre à la suite d’un examen et d’une évaluation des options disponibles pour remplacer sa solution logicielle de traitement des demandes (SLTD) d’AIPRP actuelle. La nouvelle solution tirera parti des nouvelles technologies et se traduira par un traitement plus efficace de toutes les demandes. La mise en œuvre de la nouvelle SLTD de l’AIPRP est déjà en cours et devrait être terminée en 2024-2025.

De plus, Pêches et Océans Canada continue d’utiliser les Outils de gestion d’AIPRP en ligne (OGAEL), qui sont administrés par le SCT. La dernière version des OGAEL permet aux institutions fédérales d’envoyer des documents tels que des lettres de prorogation et des documents à communiquer; les outils permettent de multiples échanges avec les demandeurs.

Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes

Le Commissariat à l’information du Canada enquête sur les plaintes relatives à la gestion des demandes d’accès à l’information déposées contre les institutions fédérales. La commissaire à l’information dispose de vastes pouvoirs d’enquête pour aider à jouer un rôle de médiation entre les demandeurs mécontents et les institutions gouvernementales. La commissaire à l’information à des responsabilités et des pouvoirs d’ordonner aux institutions de rendre certains documents publics à la fin d’une enquête lorsqu’une plainte s’avère fondée. La commissaire peut également donner de telles ordonnances lorsque de nouvelles plaintes ne peuvent être résolues grâce au processus de résolution informel du Commissariat. En outre, le Commissariat à l’information peut désormais publier les résultats des enquêtes.

En 2023-2024, le MPO a reçu 13 plaintes du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP), dont 10 ont été traitées. De celles-ci, le MPO a été poursuivi en justice pour une plainte et la plainte a été réglée. De plus, les 10 plaintes traitées comprennent toutes les plaintes en suspens concernant la mise en œuvre par le MPO de la politique du SCT relative à la vaccination contre la COVID-19, qui ont fait l’objet de rapports dans le dernier rapport annuel.

Atteintes substantielles à la vie privée

Le Commissariat à la protection de la vie privée définit une atteinte à la vie privée comme étant la perte de renseignements personnels ou l’accès non autorisé à ceux-ci, ou leur divulgation. Selon la définition du Secrétariat du Conseil du Trésor une atteinte à la vie privée est réputée substantielle si elle concerne des renseignements personnels sensibles et si on peut raisonnablement penser qu’elle risque de causer un préjudice ou un dommage sérieux à la personne ou si elle touche grand un nombre de personnes.

Au cours de la période de rapport, le Secrétariat de l’AIPRP du MPO a signalé 11 atteintes à la vie privée, dont aucune n’était une atteinte substantielle à la vie privée.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Afin de remplir son mandat, le MPO doit entreprendre des activités qui requièrent souvent la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels. Conformément à la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) du SCT, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) est effectuée au besoin dans le but de déterminer et d’atténuer les risques pour la vie privée pour les programmes ou les activités (initiatives) ministériels nouveaux ou substantiellement modifiés qui créent, recueillent, utilisent, divulguent ou conservent des renseignements personnels dans le cadre d’un processus décisionnel qui touche la personne.

Pour toutes les nouvelles initiatives portant sur des renseignements personnels, une évaluation préliminaire est effectuée pour déterminer si une ÉFVP est nécessaire. Lorsqu’une ÉFVP est requise, le cadre supérieur responsable peut choisir d’effectuer une ÉFVP à l’interne avec le Secrétariat de l’AIPRP du MPO pour le guider tout au long du processus et fournir l’analyse finale et les recommandations, ou de faire appel aux services d’un expert‑conseil ayant l’expertise nécessaire pour effectuer l’ÉFVP. Dans ce dernier cas, l’AIPRP examinera l’ÉFVP qui en résultera pour s’assurer qu’elle est conforme aux exigences du SCT et fournira des conseils et des recommandations au besoin.

Lorsqu’une ÉFVP n’est pas requise, mais qu’un risque potentiel pour la vie privée a été déterminé, l’AIPRP collaborera avec les responsables du programme pour mettre en œuvre des mesures d’atténuation afin de se conformer aux exigences de la loi sur la protection des renseignements personnels.

Trois ÉFVP ont été réalisées au cours de la période visée par le rapport. Voici une brève description de chacune d’elles et un lien vers son résumé sur le site Web du MPO :

Initiative de collecte de renseignements de source ouverte

La technologie liée à la collecte de renseignements de source ouverte du programme de Conservation et Protection du MPO s’appuie sur de l’information accessible au public pour recueillir des données qui pourraient par conséquent être utilisées par le MPO pour détecter et traiter les infractions aux lois pertinentes.

Initiative de l’intégration de l’application FishingBC au Système national d’émission de permis de pêche récréative (SNEPR)

Le MPO a collaboré avec le Sports Fishing Institute (SFI) de la Colombie-Britannique pour développer une application qui relie l’application FishingBC au Système national d’émission de permis de pêche récréative (SNEPR) du MPO afin que les enregistrements de permis et de capture de saumon chinook, de flétan et de morue-lingue puissent être synchronisés entre les deux systèmes. Cette application vise à appuyer la mise en application de la loi par les agents des pêches et à rendre les activités de production de rapports efficaces et conviviales pour les détenteurs de permis.

SAP S/4HANA – Solution de gestion des finances et du matériel du gouvernement du Canada

SAP est un système de gestion financière pour gérer le budget et les finances du Ministère. Le MPO a tiré parti de la solution SAP mise au point par le Bureau du contrôleur général du SCT et a mis en place des capacités supplémentaires pour appuyer les exigences du MPO, apportant des avantages tels que des processus opérationnels rationalisés et automatisés, des contrôles renforcés, une planification et une analyse financières pluriannuelles améliorées, ainsi que des prévisions et des rapports en temps réel.

Divulgations dans l’intérêt public

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels décrit certaines circonstances dans lesquelles les renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale peuvent être communiqués sans le consentement de la personne qu’ils concernent.

L’alinéa 8(2)(m) autorise les institutions à communiquer des renseignements personnels dans les cas où des raisons d’intérêt public justifieraient clairement une éventuelle violation de la vie privée, ou dans les cas où l’individu concerné en tirerait un avantage certain.

En 2023-2024, le MPO n’a fait aucune divulgation dans l’intérêt public.

Surveillance de la conformité

Pêches et Océans Canada fait tout son possible pour respecter les délais prescrits et surveille activement le temps consacré au traitement des demandes relatives à l’accès d’information. La surveillance commence dès que le Secrétariat de l’AIPRP de Pêches et Océans Canada reçoit une demande, qu’elle est saisie dans le système de gestion des cas et qu’elle est attribuée à un analyste. Toutes les demandes, y compris les demandes de consultation ou les demandes de conseils sur les questions d’AIPRP, sont saisies dans le système de gestion des cas aux fins de suivi. Ce suivi des délais est essentiel, car les analystes travaillent sur de nombreuses demandes à tout moment, chacune avec plusieurs actions avec des délais précis. Les analystes se réunissent avec leurs chefs d’équipe respectifs toutes les semaines en vue de définir les problèmes liés aux demandes qui pourraient entraîner des retards. Les problèmes sont soulevés auprès de l’équipe de gestion de l’AIPRP, si nécessaire, et le directeur ou les directeurs adjoints du Secrétariat de l’AIPRP s’impliquent dans les dossiers lorsqu’ils peuvent user de leur autorité en tant que délégués du ministre en vertu des lois pour encourager le respect des délais et des livrables. Sur demande, l’AIPRP fournit des rapports sur le rendement aux BPR.

Le Ministère divulgue également de façon proactive des documents pour satisfaire aux exigences législatives ou en réponse à des demandes en dehors du processus officiel d’AIPRP. Bien que les exigences de publication proactive soient conformes à la partie 2 de la LAI, le programme d’AIPRP examine les documents avant que les divulgations ne soient faites pour s’assurer que les renseignements divulgués sont conformes aux lois.

En réponse aux demandes de renseignements fréquentes provenant des programmes ministériels concernant la diffusion de l’information, au cas par cas, l’AIPRP fournit une orientation claire sur une gamme de pratiques d’AIPRP à mettre en œuvre, y compris des pratiques qui garantiront la mise en place de mesures de protection de la vie privée.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Annexe B : Rapport statistique de 2023-2024 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 – Demandes informelles

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.5 Complexité

3.6 Demandes fermées

3.7 Présomptions de refus

Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 – Prorogations

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 9 – Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

Section 11 – Atteintes à la vie privée

Section 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels